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        論大型企業(yè)文秘人員“生存”技能

        2018-01-15 09:52:06歐陽孟強
        智富時代 2018年11期
        關(guān)鍵詞:生存學習方法

        歐陽孟強

        【摘 要】大型企業(yè)中樞部室是辦公室,文秘崗位是辦公室中樞崗位,起到承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)保障的樞紐作用。做好文秘工作,要有扎實的功底,要有豐富的知識儲備和較強的寫作能力,要有對企業(yè)大局的思考和廣闊的視角等等,只有不停地學習,不斷地豐富自己,才能不斷地成長,適應(yīng)工作崗位的需要。

        【關(guān)鍵詞】傳達;方法;學習

        文秘工作是文書工作和秘書工作的總稱,是大型企業(yè)日常工作的重要組成部分。它是實現(xiàn)企業(yè)職能的重要手段,又是承上啟下,聯(lián)系內(nèi)外,溝通左右的紐帶,為領(lǐng)導工作起著參謀和助手的作用。文秘人員要在大型企業(yè)“生存”下去,要具備以下技能。

        一、勤學習,不斷豐富內(nèi)涵

        企業(yè)的發(fā)展要順應(yīng)社會的發(fā)展,當今時代是一個風起云涌的時代,信息化、大數(shù)據(jù)、AI智能的快速發(fā)展讓各個行業(yè)的發(fā)展既面臨著前所未有的機遇,同時也面臨著生死存亡的考驗,“市場不相信眼淚”,同樣的,企業(yè)也不需要無用之才,只有不斷地快速適應(yīng)時代的發(fā)展,企業(yè)才能更好更健康的發(fā)展、生存下去,作為企業(yè)重要樞紐的文秘工作人員更是要適應(yīng)社會和企業(yè)的發(fā)展。

        要全方位涉獵各類知識。大型企業(yè)的經(jīng)營范圍一般就比較廣泛,大多涉獵不同行業(yè)、領(lǐng)域,企業(yè)文秘人員就要對企業(yè)的方方面面所有了解和掌握,這就需要盡可能的廣泛涉獵各類知識,且越多越好,不管與企業(yè)的經(jīng)營范圍是否有關(guān)。很多人會質(zhì)疑,學那么多跟企業(yè)無關(guān)的知識是不是浪費時間,其實不然,社會是一個整體,所有的行業(yè)或多或少有存在著聯(lián)系,我們學的越多,在使用的時候才能出類拔萃、才能旁征博引,比如,學習邏輯學,對于文字秘書在謀篇布局時會提供參考。研究國家大政方針政策,是提出企業(yè)發(fā)展思路的基石。要深入學習專業(yè)知識。術(shù)業(yè)有專攻,文秘人員就要對崗位的工作技能進行深入了解和分析,然后進行針對性的學習、鍛煉,文書工作需要上傳下達,需要文件處理、分析,需要對文稿進行排版、審核,這就需要細致了解企業(yè)領(lǐng)導分工、熟悉企業(yè)政策方向、熟記公文格式規(guī)范等等,比如,文書工作人員在文稿審核過程中要進行排版(很多企業(yè)不設(shè)專門的文稿排版人員,一般由文書人員兼任),這就需要對排版工作由準備的把握,而當前使用文稿排版規(guī)范主要遵循的是中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2012年4月16日印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》,這就需要對條例進行學習、掌握,同時配套相關(guān)的應(yīng)用指南一類的書籍,對公文用紙幅面尺寸、版面要求、編排規(guī)則、印制裝訂要求進行全面的熟悉掌握,才能勝任文稿排版的工作;秘書工作經(jīng)常腰撰寫文稿,就要不斷學習寫作的方法的技巧,勤學多練。同時,要熟悉公文寫作的各類文體,通知怎么寫,通報怎么寫,兩者的主要區(qū)別有哪些都要進行了解,否則,就可能出現(xiàn)通知、通報混用的情況,貽笑大方。不管是文書還是秘書,都要對專業(yè)知識進行深入學習和掌握,因為這是安身立命的基礎(chǔ)和前提,也是服務(wù)好企業(yè)的根本和必須。

        二、善表述,做好上傳下達

        表述,是指口述個人對某實際特征的觀察結(jié)果,在這里用作在工作中對領(lǐng)導交辦的事項,下級單位請示的事項,其他單位考察交流文函的原意表達?!安钪晾?、謬之千里”,如果不能原意的表達所需要傳達的意思,很可能會出現(xiàn)截然相反的結(jié)果,比如說領(lǐng)導安排事項時,明確了牽頭部門,配合部門,牽頭、配合的順序就一定不能搞錯,因為牽頭部門一般是業(yè)務(wù)的專業(yè)辦理部門,如果把配合部門安在牽頭部門身上,那么事情的辦理結(jié)果可能就會偏離方向,從而達不到理想的效果,追究起來的話文秘人員有著直接責任。

        在工作中,文秘人員要準確掌握領(lǐng)導的意圖,這就需要對領(lǐng)導平時的言行就行認真細致的觀察,這樣才能更好、更快地去領(lǐng)會領(lǐng)導所要表達的想法;同時,要敢于發(fā)問、善于發(fā)問,發(fā)問的前提是要做好充分的準備,需要問什么,要明確什么,這個一定要搞清楚,比如,對領(lǐng)導交代的事情不是特別清楚的時候,為了避免出現(xiàn)傳達錯誤,就需要向領(lǐng)導進一步請示,請示之前,要做好充分的準備工作,比如事情的大致概況,要實現(xiàn)的目標等等,這樣在請示過程中才能有的放矢,用最簡單明了的語言表達自己的意思,獲得自己想要的內(nèi)容,進而準備的傳達。上傳下達,不止是對人的意圖的傳達,還包括對文件的傳達,現(xiàn)在很多大型企業(yè)都在使用OA辦公平臺,文件由文秘人員按照領(lǐng)導的審閱意見進行流轉(zhuǎn),一般來說,這樣的上傳下達是最簡單的,因為它是由文字的形式出現(xiàn),而不會出現(xiàn)上面因表達或者理解有誤從而出現(xiàn)差錯的情況。作為文秘人員,你如果這么認為的話,那就大錯特錯了,一般來說,文字簡單明了,按章操作就行,其實這里面也是很有講究的,比如一些比較緊急的文件,在處理過程中,文秘人員要實時跟蹤,不能一放了之,出現(xiàn)滯留情況時,要及時提醒催促,避免流轉(zhuǎn)卡殼;一些大型企業(yè)領(lǐng)導層較多,領(lǐng)導簽署意見時,有時不寫全稱,而是以形式代之,如“請孫總閱處”這個批閱意見,單位只有一個孫總,那么文件直接轉(zhuǎn)給孫總,若公司出現(xiàn)兩個甚至更多的孫總時,該怎么辦?文書人員就要根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導分工進行流轉(zhuǎn),拿捏不準的要請領(lǐng)導明示。情況各有不同,但是方法都是共通的。

        三、掌方法,力爭游刃有余

        上面就文秘工作人員的基本要求做了簡單說明,會了不難,但是作為企業(yè)的樞紐,文秘人員在做好業(yè)務(wù)工作的同時,更要精益求精的去找好的工作方法,一個好的工作方法往往會起到事半功倍的效果。在企業(yè)中,不論在任何崗位,大家的目的都是一致的,取得更高的薪水、獲得更高的職位,這不僅需要扎實的業(yè)務(wù)功底,還需要突出的綜合素質(zhì),綜合素質(zhì)則主要體現(xiàn)在干工作的方法上。

        物競天擇,適者生存,這句放之四海而皆準的話,在企業(yè)中一樣適應(yīng)。很多人認為,作為文秘人員,離企業(yè)管理層最近,往往也有著更容易進步的渠道和路徑,這話說的也對,也不對,離領(lǐng)導進,升職的機會可能要多些,也不對,崗位競爭的壓力也更大;而且,往往一個小事故就會失去晉升的機會。文秘人員從事的工作比較繁雜,而且需要經(jīng)常應(yīng)對突發(fā)的事情,一旦稍有疏忽,就會造成不可彌補的損失,對企業(yè)和個人造成不好的影響。為了更好地處理工作,文秘人員就要掌握高效的工作方法,遇事不亂,從容面對,才能有條不紊的處理好繁雜的工作,獲得領(lǐng)導的好評,得到升職加薪的機會。比如,遇到緊急重要事情時,要按照“急事緩辦”的原則來處理,首先要保持大腦清醒,要先匯報相關(guān)分管領(lǐng)導,同時報告給辦公室主任,告知事情的處理過程,并做好記錄,這樣的話既能確保領(lǐng)導在第一時間知曉事情,又能讓辦公室主任知曉事情始末,使事情在最短的時間內(nèi)得以解決,這種特事特辦的事情一定要在熟知領(lǐng)導分工的前提下去通知,拿捏不準的要先包括辦公室主任,由辦公室主任進行處理,否則,只會出現(xiàn)“好心”辦壞事,不但事情沒解決好,領(lǐng)導對辦事人員也會產(chǎn)生不好的印象。在日常工作中,文秘人員要想學會好的工作方法,就需要多聽、多看、多想、多練,經(jīng)常向身邊的同時學習,只有不斷的借鑒、實踐、積累,才能形成一套自己的工作方法,才能在工作中不斷地成長進步,才能游刃有余的干好自己的本職工作。

        行百里者半于九十,文秘工作比較單調(diào),枯燥,很多人在長時間的工作中出現(xiàn)了懈怠的心理,干工作沒有激情、得過且過,久而久之就會消極怠工,而文秘工作容不得半點馬虎,這樣的工作態(tài)度往往會出現(xiàn)錯誤,嚴重者可能會丟掉“飯碗”。要想干好文秘工作,就要持之以恒的保持飽滿的工作激情,加強學習,豐富自己;掌握方式方法,干好本職工作,只有這樣,才能在企業(yè)中不斷地成長進步,實現(xiàn)企業(yè)與個人的“雙贏”。

        【參考文獻】

        [1]胡鴻杰.辦公室事務(wù)管理[M].北京:中國人民出版社,2004.

        [2]袁維國.秘書學[M].北京:高等教育出版社,1990.

        [3]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02).

        [4]崔淑花.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(17).

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