王婷

【摘 要】隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展的要求，醫(yī)院檔案管理信息化已成為必然趨勢。醫(yī)院檔案管理信息化出現(xiàn)了很多問題，必須對其存在的問題進行分析與解決，從而采取有效措施來加強醫(yī)院檔案管理信息化工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；信息化；問題；對策

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作加快了自身信息化建設(shè)的步伐，提高了工作效率、實現(xiàn)信息共享、節(jié)約成本，為制定醫(yī)院工作質(zhì)量評價、醫(yī)療、護理、教學(xué)、科研等提供了堅實平臺，有重要的現(xiàn)實意義。加速實現(xiàn)檔案管理信息化，既是時代發(fā)展的客觀要求，也是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

1、醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案文件歸檔方式，節(jié)約成本，實現(xiàn)了檔案資源原件的永久儲存和保護。應(yīng)用信息技術(shù)對醫(yī)院檔案原件進行電子掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，最終以電子文檔的形式存儲和保護，根據(jù)文檔性質(zhì)、內(nèi)容、形式和所屬關(guān)系進行數(shù)字化存儲和信息化檢索，改變了手工實物型的傳統(tǒng)歸檔方式，節(jié)省了空間，節(jié)約了成本，提高了效率，實現(xiàn)了檔案原件的永久保存。

2、醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案資源利用方式，打破了時空限制，實現(xiàn)了檔案資源的快捷使用和安全利用。傳統(tǒng)條件下，醫(yī)院檔案資源的利用受到時空條件和諸多因素的限制，獲取和利用過程復(fù)雜，效率低下。信息化條件下，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)通過信息查詢系統(tǒng)，就可以快速、便捷和安全地獲得內(nèi)容完整的檔案信息，效率高、范圍廣，不受時空限制，能夠最大限度地獲得檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的安全共享。

3、醫(yī)院檔案管理信息化提升了檔案資源的自身價值和效益，放大了固有價值，實現(xiàn)了檔案資源的高效利用和應(yīng)有價值。由于檔案管理的信息化改變了檔案資源的利用方式，實現(xiàn)了檔案資源的快捷使用和安全利用，因此，它真正彰顯了檔案資源的自身價值，使其對任何真正需要它的個人和單位都能隨時隨地發(fā)揮作用，顯示價值，因此，相對于傳統(tǒng)情況下檔案資源價值的利用受多種條件的限制和約束，檔案管理的信息化在事實上解除了一切限制和約束，放大了檔案資源的實用價值，實現(xiàn)了檔案資源的高效利用和應(yīng)有價值。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的突出問題

一是對檔案信息化管理認識不足。受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，我國很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理信息化建設(shè)認識不足，觀念陳舊，不清楚信息化對醫(yī)院檔案管理工作的全新要求和重要作用。大多數(shù)醫(yī)院時至今日仍然習(xí)慣于手工檔案管理模式和工作方法，重收集輕整理、重保存輕統(tǒng)計、重使用輕編研的情況普遍存在，檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，專職人員缺乏，檔案利用率低下，直接影響到醫(yī)院自身的發(fā)展前景和長遠利益。

二是對檔案信息化管理人員把關(guān)不嚴、培訓(xùn)不夠，人員素質(zhì)技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化，不僅要求提高管理者的思想認識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。由于傳統(tǒng)管理體制的原因和人們對檔案工作的普遍忽視，目前很多醫(yī)院檔案管理人員缺乏管理專業(yè)知識，不少檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的，檔案專業(yè)出身的人極少，在職人員大多數(shù)沒有在職培訓(xùn)或外出進修的機會與條件，不具備良好的信息技能和素質(zhì)，現(xiàn)實工作中既熟悉檔案業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的人如鳳毛麟角。

三是對檔案管理工作要求不高，檔案管理信息化制度尚未建立。醫(yī)院檔案管理工作，由于歷史原因，長期以來一直處于政出多門、多頭管理的狀態(tài)，既缺乏統(tǒng)一的管理標準和協(xié)調(diào)機構(gòu)，也沒有科學(xué)化的管理制度。盡管醫(yī)院檔案資料始終由綜合檔案室負責(zé)，但事實上，綜合檔案室只對部分文書資料、科技檔案和音像檔案進行管理，而醫(yī)院各部門、各科室和行政機關(guān)的病理切片檔案、病歷檔案、財會檔案、人事檔案等分別由各個科室管理，這就造成了醫(yī)院檔案管理上機構(gòu)繁多、標準不一、要求不同、水平各異的狀況，真正科學(xué)的、規(guī)范的和統(tǒng)一的管理制度根本沒有建立起來。

三、加強醫(yī)院檔案管理信息化的有效途徑

針對以上存在的問題，為加速醫(yī)院檔案管理信息化進程，必須采取以下措施：

1、牢固樹立信息時代的檔案管理科學(xué)理念。首先必須轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案管理意識，牢固樹立信息時代的檔案管理科學(xué)理念。一要充分認識檔案信息資源的巨大價值及其信息化管理的重大意義。醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院歷史發(fā)展的原始記錄和權(quán)威憑證，不僅是醫(yī)院以往管理工作和計劃決策的重要依據(jù)，而且是醫(yī)院未來發(fā)展的可靠依據(jù)和寶貴財富，不僅關(guān)系到醫(yī)院自身的聲譽和發(fā)展，而且關(guān)系到人民群眾的身體健康，關(guān)系到醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，關(guān)系到國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。二要把檔案管理信息化納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃之中，科學(xué)規(guī)劃好醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，使其與醫(yī)院其他方面和部門的建設(shè)整體規(guī)劃、共同部署、協(xié)調(diào)發(fā)展、同步推進。三要樹立醫(yī)院檔案資源快速流動、信息共享和安全使用的全新理念，加速實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化改造和信息化進程，充分發(fā)揮檔案資源的依據(jù)、財富、服務(wù)和保障功能，盡早實現(xiàn)檔案信息資源的集中管控、無縫鏈接、無障流動、授權(quán)服務(wù)和安全共享。四要提高認識，統(tǒng)一思想，樹立科學(xué)管理的理念，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分層管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，切實提高檔案管理工作在醫(yī)院工作中的地位，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、管理嚴格、部門協(xié)作、職工支持的良好工作環(huán)境和氛圍。

2、加速培養(yǎng)檔案管理信息化專業(yè)人才隊伍。一要大力引進檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，有計劃有步驟地吸納管理專業(yè)優(yōu)秀人才，按照信息時代的要求加快實現(xiàn)檔案管理隊伍的輸液換血，不斷優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，加速實現(xiàn)管理人才的結(jié)構(gòu)調(diào)整和技能升級。二要加強在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過崗位培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進修、繼續(xù)教育等多種形式，全面提高在職人員的崗位技能和綜合素質(zhì)，努力使在職人員都具有管理信息化的專業(yè)知識和能力。三要加強考核，建立健全檔案管理獎勵與淘汰制度。要根據(jù)工作需要和崗位要求，整頓隊伍，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，對確實不勝任工作的人員實行轉(zhuǎn)崗或下崗，逐步淘汰專業(yè)素質(zhì)差、工作不負責(zé)任的管理人員，鼓勵和獎勵優(yōu)秀員工，充分調(diào)動每一位員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

3、建立健全規(guī)范化的檔案信息化管理制度。具體地說，一要形成權(quán)威統(tǒng)一、開放動態(tài)的信息化標準體系。醫(yī)院檔案部門首先要明確檔案信息化建設(shè)的一系列標準和規(guī)范，并在建設(shè)發(fā)展的同時不斷實現(xiàn)標準的升級換代和與時俱進。只有這樣，檔案信息化建設(shè)才能方向明、路子正，工作才能積極主動、事半功倍。二要形成科學(xué)規(guī)范、銜接配套的檔案管理制度體系。要著眼信息化發(fā)展要求，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定一整套科學(xué)有效的檔案管理制度，包括檔案信息資源的集中管控制度、授權(quán)共享制度、分級管理制度、崗位責(zé)任制度、檢查評估制度、審查監(jiān)督制度、獎懲問責(zé)制度等，并使其相互配套、互動銜接、相互支持。三要形成順暢高效、協(xié)調(diào)互動的檔案管理運行機制和模式。立足上述一系列標準和制度，建立由主要領(lǐng)導(dǎo)主抓、各級主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、檔案管理部門負責(zé)、檔案業(yè)務(wù)人員具體管理的運行機制和模式，努力使其上下一致，相互配合，運行高效，良性互動，以此全面提升檔案管理信息化的水平和層次。

【參考文獻】

[1]對檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位研究[J]. 潘嘯.才智.2015（33）