張?jiān)娷?張爽+徐杰+孫巍

摘要：本文重點(diǎn)著眼于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案的發(fā)展現(xiàn)狀，分析和論證全面構(gòu)建企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的必要性，提出信息化服務(wù)的具體思路和相關(guān)措施，為構(gòu)建適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案信息服務(wù)體系提出建設(shè)性的意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系

伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)企業(yè)檔案的內(nèi)涵和外延正在經(jīng)歷一場(chǎng)前所未有的深刻變革。當(dāng)下的企業(yè)檔案工作格局、管理模式和操作方法，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的“做新、做多、做好、做快”的整體信息數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢(shì)相較，亦在潛移默化地進(jìn)行著碰撞和契合。全面推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)與企業(yè)檔案的融合進(jìn)程，傾力打造全新企業(yè)檔案信息服務(wù)體系，為企業(yè)的健康快速發(fā)展提供更全面、更快捷、更安全的檔案服務(wù)，已成為當(dāng)務(wù)之急。

一、大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的必要性

（一）有助于轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)思想

以往的企業(yè)檔案信息服務(wù)思想是將檔案信息服務(wù)看作是本機(jī)構(gòu)的一種正常業(yè)務(wù)來(lái)完成，被動(dòng)而消極。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案利用者則對(duì)企業(yè)檔案館（室）的服務(wù)質(zhì)量和水平提出了更高的期待和要求。企業(yè)檔案部門應(yīng)以此為契機(jī)轉(zhuǎn)變服務(wù)思想。企業(yè)檔案信息服務(wù)要逐步實(shí)行以用戶為中心，在滿足用戶個(gè)性化需求的同時(shí)，提供更好的人性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)為企業(yè)檔案館（室）服務(wù)思想的轉(zhuǎn)變提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，其豐富的檔案信息資源使企業(yè)檔案館（室）為用戶提供準(zhǔn)確的解答、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為了可能。

（二）有助于豐富檔案信息服務(wù)內(nèi)容

數(shù)據(jù)的快速增長(zhǎng)為檔案服務(wù)提供了豐富的檔案資源，使得企業(yè)檔案部門的工作內(nèi)容能夠打破原有的限制，而提供巨量的檔案信息資源。就企業(yè)檔案館（室）而言，檔案資源除了儲(chǔ)藏在本館（室）內(nèi)的檔案資源外，還可以與其他檔案館進(jìn)行檔案信息資源共享，以克服本館（室）檔案資源的局限性，為利用者提供更豐富、更有效的檔案資源。這些海量的檔案信息資源為企業(yè)檔案館（室）信息服務(wù)提供了內(nèi)在的數(shù)據(jù)支持，使其提供的服務(wù)內(nèi)容更加豐富多彩，滿足利用者的多方面需求。

（三）有助于完善檔案信息服務(wù)方式

以往的檔案信息服務(wù)模式基本上都比較傾向于被動(dòng)服務(wù)，企業(yè)檔案部門很少主動(dòng)服務(wù)，而服務(wù)方式也極為簡(jiǎn)單。最常見(jiàn)的服務(wù)方式是用戶提出查檔要求，企業(yè)檔案工作者根據(jù)其需求查找相應(yīng)的檔案信息資源以提供利用。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門可以在保持原有的服務(wù)方式基礎(chǔ)上，利用各種電子設(shè)備和數(shù)據(jù)技術(shù)擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案館（室）信息服務(wù)應(yīng)在提高原有服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，積極主動(dòng)地向本系統(tǒng)內(nèi)外發(fā)布一些檔案信息，進(jìn)行檔案信息推送，提高服務(wù)效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的概念尚未真正樹(shù)立

一直以來(lái)，企業(yè)檔案管理都存在著重視保管而忽視利用的現(xiàn)象，沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)利用，更很少上升到信息服務(wù)的高度。對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，保管不是最終目的，利用才是出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)。這種重藏輕用的思想對(duì)檔案信息服務(wù)的影響非常嚴(yán)重，不利于檔案信息服務(wù)的發(fā)展和質(zhì)量提升。另外，由于企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的管理問(wèn)題，員工缺乏明確的績(jī)效考核，容易產(chǎn)生惰性，缺少服務(wù)的主動(dòng)性和參與性，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于信息服務(wù)需求關(guān)注比較少。

（二）企業(yè)檔案信息服務(wù)人才匱乏，整體關(guān)注度不高

目前檔案部門所提供的信息主要是內(nèi)容較為單一的科技檔案和行政類文件。對(duì)于具有較高參考價(jià)值的綜合性資料的提供比較少。同時(shí)，由于企業(yè)檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化水平不高，管理工具和手段比較落后，以及宣傳不到位等原因，很多人不能有效了解檔案信息服務(wù)工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息服務(wù)的有效利用。低質(zhì)量的檔案信息服務(wù)工作很難獲得全公司的廣泛關(guān)注和高度認(rèn)可，檔案專職崗位因此也缺乏對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力，專業(yè)人才的匱乏又導(dǎo)致檔案信息服務(wù)難以優(yōu)化升級(jí)，難以形成良性循環(huán)，難以促進(jìn)企業(yè)檔案信息服務(wù)的提升和發(fā)展。

（三）檔案信息查詢難度大

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，所需查找的檔案信息往往淹沒(méi)在大量的檔案信息中，檢索速度急劇下降。如何在海量復(fù)雜的檔案信息中快速準(zhǔn)確地查找到利用者所需的檔案信息是企業(yè)檔案工作者要解決的首要問(wèn)題。同時(shí)，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)主要基于本地（單機(jī)管理），無(wú)論是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)還是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都比較零亂、不便管理，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，原有的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

綜上所述，本文所要構(gòu)建的企業(yè)檔案信息化服務(wù)體系，主要針對(duì)現(xiàn)階段檔案信息服務(wù)工作存在的問(wèn)題，打造具有既能夠體現(xiàn)多樣化特點(diǎn)，包括網(wǎng)頁(yè)、圖像、音頻視頻、文檔等多元化數(shù)據(jù)，又能保障獲得高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息的檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)。該平臺(tái)不僅可以通過(guò)內(nèi)網(wǎng)獲取現(xiàn)有局域網(wǎng)中的元數(shù)據(jù)、中心數(shù)據(jù)、引用數(shù)據(jù)、運(yùn)行數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)、服務(wù)數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還可以通過(guò)外網(wǎng)、RFID射頻、B/S移動(dòng)輸入等多種方式實(shí)現(xiàn)用戶反饋、監(jiān)視器采集、遠(yuǎn)程應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的獲取、采集、變更和處理。

三、大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的思路和措施

（一）總體思路

從檔案的收集、管理、利用來(lái)看，在傳統(tǒng)管理方式下，“收”是各部門移交；“管”是手工管理，手工查詢；“用”是提供查閱服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，“收”是數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、自動(dòng)歸集；“管”是采用云平臺(tái)存儲(chǔ)、計(jì)算、分析；“用”則是分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測(cè)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。根據(jù)國(guó)家電網(wǎng)檔案信息化建設(shè)多年積累的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的自動(dòng)化、智能化目標(biāo)，依據(jù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理規(guī)則，筆者的基本思路是主要采用垂直+水平的分布式檔案數(shù)據(jù)庫(kù)模型，從處理平臺(tái)、電子文件歸檔、信息加工、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)四個(gè)層面構(gòu)建企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)信息服務(wù)系統(tǒng)。

（二）主要措施

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