綦子俊

摘 要 EPC模式下項目文件管理是項目管理工作的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的項目文件管理方式存在諸多問題，項目文件質(zhì)量無法得到有效保障。

關(guān)鍵詞 EPC 火電建設(shè) 施工管理信息系統(tǒng) 項目文件

一、EPC項目文件的范圍及特點

項目文件是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

二、EPC項目中施工文件管理的質(zhì)量要求[1]

完整性、準(zhǔn)確性和有效性是EPC模式下的火電建設(shè)項目施工文件質(zhì)量的基本要求。施工文件的完整性是指每個單位工程都應(yīng)包含綜合管理文件、施工記錄文件、質(zhì)量驗收文件，歸檔的文件不能缺張少頁，如正文與附件須完整、進(jìn)場材料報驗單與出廠質(zhì)量證明文件須完整等。

三、EPC模式下施工文件管理中的問題

（一）專業(yè)人員配備不足

EPC模式下火電建設(shè)項目總承包單位通常設(shè)置專業(yè)的文控工程師負(fù)責(zé)施工文件的過程管理，但各施工承包商通常由專業(yè)工程師或其他人員兼職，人員的數(shù)量及專業(yè)程度無法滿足對施工文件過程管理的要求。

（二）施工文件格式不統(tǒng)一

由于人為隨意性，紙質(zhì)生成的施工文件的格式無法做到前后完全一致，如頁邊距、頁眉、頁腳、字體樣式、字體大小、表格寬度等，這些問題將在一定程度上影響項目檔案的質(zhì)量，并對項目優(yōu)質(zhì)工程獎或魯班獎的評選帶來不利影響。

（三）文件管理涉及單位多，文件編碼不標(biāo)準(zhǔn)

由于同一類文件涉及分包單位較多，手動記錄文件編碼經(jīng)常出現(xiàn)重號、編碼規(guī)則混亂等現(xiàn)象，給后期施工文件分類、編目、組卷及過程查找?guī)砹死щy。

（四）文件閉合情況控制困難，準(zhǔn)確性和有效性較低

手工簽署的文件會出現(xiàn)大量漏簽、人為刮擦等現(xiàn)象，導(dǎo)致施工文件簽字蓋章手續(xù)不全，文件無法閉合，最終影響竣工文件的評審和移交。

（五）程序文件同步更新不及時，時效性較低

項目前期各專業(yè)項目劃分表須經(jīng)過多次升版才能定稿，下發(fā)給各施工承包商的項目劃分表如果版本更新不及時，檢驗批報審時項目劃分就會不一致，大量施工文件出現(xiàn)重新返工的現(xiàn)象。

四、施工管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）確定施工文件過程管理組織機(jī)構(gòu)

EPC模式下火電建設(shè)項目施工文件多數(shù)由施工分包商編制，并由總承包單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位分步審核完成后，施工分包商、總承包單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位分別歸檔存放，各單位明確接口文控工程師及相應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)，便于施工文件過程管理中文件交接順暢及問題快速解決。

（二）建立施工管理體系文件

建立健全的施工管理程序文件是施工管理信息系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)。施工文件范圍內(nèi)的文件都建立了對應(yīng)的管理程序文件，程序文件的內(nèi)容主要包含施工分包商、總承包單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位各崗位職責(zé)，工作流程圖，各流程節(jié)點工作描述及輸出文檔，形成的報告和記錄等。

（三）建立施工文件過程控制管理程序

根據(jù)施工文件過程控制管理的要求完成施工管理信息系統(tǒng)中文件編碼、文件樣式等基礎(chǔ)信息初始化，施工文件過程控制管理程序主要對施工文件的編碼、文件的收集與檔案整理、文件過程控制、文件格式作了詳細(xì)要求。

（四）施工管理信息系統(tǒng)應(yīng)用

第一，各參建方文控工程師參與信息管理流程，推動流程有效流轉(zhuǎn)。在應(yīng)用信息系統(tǒng)之前，文控工程師須根據(jù)每份文件的內(nèi)容建立臺賬本手工登記接收文件，同時根據(jù)施工文件流程要求及項目部工作分工將施工文件送至專業(yè)工程師手中；施工文件發(fā)放實現(xiàn)信息化后，流程相對固定，每個流程節(jié)點定義了專業(yè)工程師簽批，流程參與人只需根據(jù)流程定義完成各自工作，這種方式大大節(jié)省了文控工程師登記臺賬的時間，同時解決了施工分包商人員不足、專業(yè)化水平不高的問題；同時將文控工程師納入施工文件信息化流程，發(fā)現(xiàn)人員更換或者休假等情況可以在流程中及時更換，快速通知相關(guān)人員及時簽審文件，在項目部人員較為固定、流程流轉(zhuǎn)較為順暢的情況下可以免除此步驟。

第二，統(tǒng)一表格樣式，批量生成施工文件。通過應(yīng)用施工管理信息系統(tǒng)，可以預(yù)定義文件樣式，生成的所有文件保持樣式一致，如要求左邊距為25mm，右邊距為15mm，上邊距為20mm，下邊距為15mm，標(biāo)題為宋體加黑，小二；正文為宋體，小四，1.5倍行距，裝訂線位置居左，頁眉7mm，頁腳15mm；表格屬性：縱向-指定寬度為16.88cm，居中，橫向-指定寬度25.88cm，居中。

第三，預(yù)定義文件編碼規(guī)則，編碼自動生成。根據(jù)施工文件過程控制管理程序文件編碼規(guī)則，施工管理系統(tǒng)可以對每份文件定義文件編碼規(guī)則，規(guī)則一旦建立，每份文件便可自動生成編碼，解決了手動編碼重號、規(guī)則不準(zhǔn)確的問題。

第四，預(yù)定義文件簽署人員，流程節(jié)點完不成簽署無法送達(dá)下一步。系統(tǒng)中生成的每份文件同時生成文件流程，流程中明確了每個步驟的簽署人員，當(dāng)前步驟簽署完成，流程自動發(fā)送至下一步簽署人員，簽批過程中如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有問題，可以駁回文件編制人處進(jìn)行修改，此種方式有效避免了文件漏簽及刮擦等現(xiàn)象。

第五，自動實現(xiàn)文件流程跟蹤，實時統(tǒng)計流程流轉(zhuǎn)情況。施工管理系統(tǒng)能夠自動跟蹤每份文件的流轉(zhuǎn)情況，實現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)的實時統(tǒng)計。

第六，實現(xiàn)質(zhì)量驗收在線報審。通過系統(tǒng)實現(xiàn)檢驗批、分部、分項、單位工程在線驗收報審，不僅提高了施工文件的準(zhǔn)確性，同時大大提高了施工文件的報審效率。

第七，實現(xiàn)施工記錄文件統(tǒng)一管理。施工管理系統(tǒng)中建立了施工記錄存儲目錄，施工分包單位根據(jù)文件編制要求及時下載對應(yīng)的施工記錄表單，做到表格樣式統(tǒng)一、編號統(tǒng)一。

五、結(jié)語

以施工管理程序文件及施工管理過程控制程序文件為基礎(chǔ)建立的施工管理信息系統(tǒng)，不僅使施工文件的規(guī)范性得到了有效保證，有效解決了紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的文件格式不一致、編碼混亂、簽署不全等問題，同時在過程管理中能夠有效跟蹤施工文件流轉(zhuǎn)情況，及時發(fā)現(xiàn)未正常流轉(zhuǎn)文件，對施工文件與工程建設(shè)同步移交提供了可靠保障。

（作者單位為山東電力工程咨詢院有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）[S].endprint