雋文裕

摘要隨著社會的發(fā)展，科技水平的提高，電子計算機(jī)無疑給我們的辦公帶來了巨大的便捷，海量資源可供我們利用但在這同時，怎樣對數(shù)不盡的資源進(jìn)行歸納管理，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用成為困擾我們的一大難題，本文就這方面來展開探討。

關(guān)鍵詞辦公自動化 電子文檔 管理

一、深入了解辦公自動化與電子文檔管理

電子文檔管理起先是由個體獨立操作進(jìn)行的，即個體將自己的辦公資料歸納整理在電腦上，以方便自身的使用，在這個時期電子文檔還沒有形成統(tǒng)一管理的局面，只是各用各的，文檔資源不能被充分利用。接下來就到了資源共享時期，電子文檔被投入到統(tǒng)一運(yùn)行管理中，可供職工參考的資料大大增加，促進(jìn)了資源的利用率，到目前為止電子文檔已發(fā)展到脫離紙質(zhì)的階段，可完全依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實現(xiàn)辦公，做到了完全的辦公自動化。而電子文檔的發(fā)展歷程也反映著辦公自動化的發(fā)展軌跡。個人對自己的辦公資料進(jìn)行電子式的歸納整理實際上就是個體在進(jìn)行辦公自動化，這樣的工作方式能夠提高職工的辦公效率，隨著個體自動化的廣泛運(yùn)用，以單位為基礎(chǔ)的辦公自動化開始實行，這樣單位內(nèi)部之間的資源就可達(dá)到共享，促進(jìn)單位整體辦公水平的提高。此時的辦公自動化還停留在對電子文檔的管理及工作方式的改變上，接下來的辦公自動化就已經(jīng)進(jìn)入了流程方面了，職員之間的任務(wù)分配，工作交接，都可以由公司的系統(tǒng)來完成，還能夠與其它公司進(jìn)行密切的聯(lián)系。而現(xiàn)在的辦公自動化已經(jīng)可以將之前的二者很好的結(jié)合起來了，更專注于對海量電子資源的管理與分析，在自動化方面顯的更加專業(yè)，做到了真正的辦公自動化。

二、當(dāng)前辦公自動化與電子文檔管理遇到的阻礙

電子文檔是為辦公自動化服務(wù)的，而現(xiàn)在很多電子文檔的管理無法與自動辦公過程相配合，這樣一來電子文檔發(fā)揮的作用就大打折扣了，單位就不能利用電子技術(shù)來對文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理了。到現(xiàn)在為止，還有很多人對電子文檔的利用抱有懷疑的態(tài)度，潛意識里認(rèn)為還是紙質(zhì)性的東西拿在手里“實在”，這種想法根深蒂固，但是又鑒于電子文檔確實有其便捷性，于是導(dǎo)致的狀況就是對每一份資料都進(jìn)行雙份備份，即電子版一份，紙質(zhì)版一份，而在使用的過程中又不需要如此雙份的資源，最終造成相關(guān)資源的浪費，這實在是沒有必要的。另一方面，網(wǎng)絡(luò)世界千變?nèi)f化，在人力物力不出錯的情況下，我們把握不住網(wǎng)絡(luò)帶來的威脅，各種網(wǎng)絡(luò)病毒會在不知不覺中損害電子文檔，造成損失，這也是職員對電子文檔抱有懷疑態(tài)度的一大原因。

三、電子文檔如何能得到長足的發(fā)展

（一）形成完整的管理程序，對紙質(zhì)文檔與電子文檔合理規(guī)劃區(qū)分

電子文檔從開始形成到最后歸納都應(yīng)在一個可控的范圍之內(nèi)，對不同性質(zhì)的電子文檔設(shè)置不同的屬性，一方面可防止部分文件被隨意修改，一方面可隨時修改需要更新的文件，這樣一來就可以保證電子文檔的真實性和及時性。上面說到現(xiàn)在很多人在使用電子文檔時都會同步備份一份紙質(zhì)文檔，造成資源的浪費，針對此種現(xiàn)象，我們可以將二者共同存儲在光盤上，電子文檔可做為幻燈片進(jìn)行放映，紙質(zhì)文檔可做成文本文檔儲存起來，既方便查看又方便打印，最后將這些資料統(tǒng)一集結(jié)到創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫中，這樣職員在使用起來時只需在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行關(guān)鍵字搜索即可，大大提高了便捷性，當(dāng)然對于重要的使用頻率高的文件，可進(jìn)行紙質(zhì)的備份，做到萬無一失。

（二）從安全性入手，增加辦公自動化及電子文檔的可靠性

不可否認(rèn)電子文檔在帶來巨大便捷性的同時，也存在著一定的安全隱患，所以在電子文檔的安全方面我們要多注入精力，做好保護(hù)措施。電子文檔是保存在硬件里的，所以在硬件的維護(hù)與提升方面不能掉以輕心，否則會直接損害電子文檔。硬件之外就是對于計算機(jī)安全的維護(hù)，若是計算機(jī)無法正常使用那其上所儲存的文件使用起來也會受到影響，可計算機(jī)總有丟失或出意外的時候，我們可對其磁盤進(jìn)行加密或?qū)⒅匾奈募浞菰诳梢苿哟疟P里，為了避免計算機(jī)出現(xiàn)異常的損壞，應(yīng)讓專人定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題。數(shù)據(jù)庫的資料也是要進(jìn)行備份的，數(shù)據(jù)庫是總的資源歸納，一旦出現(xiàn)問題是很麻煩的事情，所以對于數(shù)據(jù)庫方面要保證常規(guī)運(yùn)行，使資料信息保持可靠性。最后，計算機(jī)最易受到病毒的侵害，病毒總是能在不經(jīng)意間滲入到電腦中，經(jīng)常讓我們找不到源頭，為了不讓病毒造成我們的損失，最好定期進(jìn)行殺毒，對計算機(jī)進(jìn)行全面體檢，在連接外來設(shè)施時，要確保其綠色安全方可實行，不讓病毒有可乘之機(jī)。

四、結(jié)語

我國的辦公自動化和電子文檔管理無疑正在向著更先進(jìn)的方向邁進(jìn)，在這過程中遇到了各方面的阻礙，而我們也提出了相對的應(yīng)對措施，相信在大家的共同努力下，辦公自動化與電子文檔管理會給我們的工作生活帶來更多的便利。