楊麗賢

【摘 要】 在信息經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，出版企業(yè)的管理人員需要學(xué)會運(yùn)用恰當(dāng)?shù)墓ぞ?，努力提高工作效率。?xiàng)目管理作為靈活性工具的代表，能讓使用者最大限度地利用企業(yè)的內(nèi)外部資源，快速完成管理目標(biāo)，從而達(dá)到提高管理人員工作效率的目的。

【關(guān)鍵詞】 出版企業(yè)；項(xiàng)目；項(xiàng)目管理

隨著信息時(shí)代的來臨和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，出版企業(yè)的管理人員發(fā)現(xiàn)，許多以前的管理方法現(xiàn)已不再適用。在信息經(jīng)濟(jì)環(huán)境里，事物的獨(dú)立性取代了以往的重復(fù)性過程。由于信息本身是動(dòng)態(tài)的、不斷變化的，所以靈活性成了新秩序的代名詞。項(xiàng)目管理恰恰是實(shí)現(xiàn)靈活性的工具。能最大限度地利用出版企業(yè)的內(nèi)外資源，從根本上改善出版企業(yè)中層管理人員的工作效率。

一、項(xiàng)目及項(xiàng)目管理的基本概念

1.項(xiàng)目

項(xiàng)目就是以一套獨(dú)特而相互聯(lián)系的任務(wù)為前提，有效地利用資源，為實(shí)現(xiàn)一個(gè)特定的目標(biāo)所作的努力，如建一棟房子、組織一場出版活動(dòng)、策劃一套選題、開發(fā)一套出版管理系統(tǒng)等。

項(xiàng)目具有6個(gè)方面的特點(diǎn)，即有一個(gè)明確界定的目標(biāo)、執(zhí)行要通過一系列相聯(lián)系的人物來完成、有具體的時(shí)間計(jì)劃或有限的壽命、可能是獨(dú)一無二的或一次性的任務(wù)、包含一定的不確定性、都有既定的客戶。

通常，項(xiàng)目的生命周期由4個(gè)階段組成。

1）概念階段。在這一階段選擇并定義需要解答的項(xiàng)目概念。此時(shí)，需要收集數(shù)據(jù)，識別需求，確立項(xiàng)目的目標(biāo)和目的。

2）開發(fā)或定義階段。此時(shí)，檢驗(yàn)概念并由此開發(fā)出一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)劃，指定關(guān)鍵工作人員，制定范圍基準(zhǔn)線（最終產(chǎn)品、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、資源等）。

3）執(zhí)行階段。這一階段將實(shí)施計(jì)劃付諸實(shí)踐。要建立好組織和溝通渠道，激勵(lì)團(tuán)隊(duì)向目標(biāo)前進(jìn)，還要做好控制工作。

4）結(jié)束階段。項(xiàng)目過程完成并歸檔，最終產(chǎn)品交付客戶管理、保管和控制，重新分配資源，分配項(xiàng)目隊(duì)伍。

2.項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理是以項(xiàng)目為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個(gè)臨時(shí)性的、專門的彈性組織，對項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。

所謂實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動(dòng)態(tài)管理，是指在項(xiàng)目的生命周期內(nèi)，不斷進(jìn)行資源的配置和協(xié)調(diào)，做出科學(xué)的決策，從而使項(xiàng)目處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)，并產(chǎn)生最佳的效果。項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化是指項(xiàng)目管理應(yīng)綜合協(xié)調(diào)好時(shí)間、費(fèi)用及功能等約束性目標(biāo)，在相對較短的時(shí)期內(nèi)成功地達(dá)到一個(gè)特定的結(jié)果。

二、項(xiàng)目管理的內(nèi)容

項(xiàng)目管理的日?；顒?dòng)常圍繞項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組織、質(zhì)量管理、費(fèi)用控制、進(jìn)度控制5個(gè)方面進(jìn)行。

1.項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃就是根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的要求，對項(xiàng)目范圍內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)做出合理安排。它系統(tǒng)地確定了項(xiàng)目的任務(wù)、進(jìn)度和完成任務(wù)所需的資源等，使項(xiàng)目在合理的期限內(nèi)，用盡可能低的成本和以盡可能高的質(zhì)量來完成。任何項(xiàng)目的管理都要從制訂項(xiàng)目計(jì)劃開始。項(xiàng)目計(jì)劃是確定項(xiàng)目協(xié)調(diào)、控制方法及程序的基礎(chǔ)和依據(jù)，項(xiàng)目的成敗首先取決于項(xiàng)目計(jì)劃工作的質(zhì)量。

對于出版企業(yè)來說，在一個(gè)項(xiàng)目開始運(yùn)作以前，首先對項(xiàng)目進(jìn)行全面計(jì)劃，對整個(gè)過程所需的時(shí)間、費(fèi)用、資源有所了解是很重要的。例如，在策劃一套圖書時(shí)，要確定圖書出版的時(shí)間、所需出版費(fèi)用、需要那個(gè)領(lǐng)域的專家或是作者等。全面的計(jì)劃會使得項(xiàng)目管理人員能夠從宏觀上整體把握并保障項(xiàng)目順利完成。

項(xiàng)目計(jì)劃按其活動(dòng)內(nèi)容分類，主要有項(xiàng)目主體計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、資源計(jì)劃等；按其作用和服務(wù)對象可以分為4個(gè)層次，即決策型計(jì)劃、管理型計(jì)劃、執(zhí)行型計(jì)劃、作業(yè)型計(jì)劃。

目前最常用的進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的工具主要有工作分解結(jié)構(gòu)、線性責(zé)任圖、橫道圖、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)及SSD圖等。

2.項(xiàng)目組織

項(xiàng)目管理的組織是指為進(jìn)行項(xiàng)目管理、完成項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)現(xiàn)組織職能而建立的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)組織運(yùn)行與組織調(diào)整等組織活動(dòng)。項(xiàng)目管理組織的職能包括5個(gè)方面，即組織設(shè)計(jì)、組織聯(lián)系、組織運(yùn)行、組織行為和組織調(diào)整。項(xiàng)目組織是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃、完成項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)條件，其好壞對于能否取得項(xiàng)目的成功具有最直接的影響。

典型的項(xiàng)目組織形式有以下3種。

①樹型組織。它是指從最高管理層到最低管理層按系統(tǒng)以樹型展開的方式建立的組織形式，包括直線制、職能制、直線職能制、純項(xiàng)目型組織等。它當(dāng)前的發(fā)展趨勢是樹型組織El趨扁平化。

②矩陣型組織。矩陣型組織是現(xiàn)代大型項(xiàng)目管理應(yīng)用最廣泛的組織形式，要按職能原則和對象原則結(jié)合起來使用，形成一個(gè)矩陣結(jié)構(gòu)，使同一個(gè)項(xiàng)目的工作人員既參加原職能部門的工作，又參加項(xiàng)目組的工作。矩陣型組織是目前最為典型的項(xiàng)目組織形式。

③網(wǎng)絡(luò)型組織。網(wǎng)絡(luò)型組織是未來企業(yè)和項(xiàng)目的一種組織形式，它立足于以一個(gè)或多或少固定連接的業(yè)務(wù)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的小單位的聯(lián)合。它以組織成員間縱橫交錯(cuò)的聯(lián)系代替了傳統(tǒng)的一維或二維聯(lián)系，采用平面性和柔和組織體制的新概念，形成了充分分析與加強(qiáng)橫向聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

對于不同的出版企業(yè)來說，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況采取不同的組織形式，以保證達(dá)到最好的組織效果。通常，對于涉及部門不多的小型項(xiàng)目采用樹型組織；若是項(xiàng)目較大、較復(fù)雜則采用矩陣型組織；若是出版企業(yè)同時(shí)要實(shí)施的項(xiàng)目很多，應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)型組織。

3.項(xiàng)目時(shí)間管理

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，時(shí)間就是金錢，效率就是生命。一個(gè)項(xiàng)目能否在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成，是項(xiàng)目最為重要的問題之一，也是項(xiàng)目時(shí)間管理的目標(biāo)之一。要有效地管理好項(xiàng)目完成時(shí)間，最重要的是找出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑（CPM），即計(jì)算出項(xiàng)目各項(xiàng)工作的最早、最遲開始和結(jié)束時(shí)間，以此來分析每一工作相對緊迫程度和工作的重要程度。關(guān)鍵路徑上的任何工作都不能拖延工期，否則會使整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度減緩。

對于出版企業(yè)來說，時(shí)間管理更是尤為重要的。例如，選題完成得越早、圖書上市得越快，同類書也許就越少，市場競爭力可能就越大。而且，隨著出版單位轉(zhuǎn)制的完成，出版市場的競爭勢必會愈加激烈，要在其中占有一席之地，就必須努力提高自身的生產(chǎn)效率，把出版所需的時(shí)間控制在計(jì)劃范圍之內(nèi)。

4.項(xiàng)目成本管理

項(xiàng)目成本管理主要是在批準(zhǔn)的預(yù)算成本下，確保項(xiàng)目保質(zhì)、按期完成。通常用掙值法來對成本進(jìn)行控制。掙值法通過測量和計(jì)算已完成的工作的預(yù)算費(fèi)用（BCWP）與已完成工作的實(shí)際費(fèi)用（ACWP）和計(jì)劃工作的預(yù)算費(fèi)用（BCWS），得到有關(guān)計(jì)劃實(shí)施的進(jìn)度和費(fèi)用偏差，從而判斷實(shí)際是否與計(jì)劃有偏差。

掙值法的評價(jià)指標(biāo)包括以下幾個(gè)方面。

1）費(fèi)用偏差CV=BCWP-ACWP。若CV>0，表示實(shí)際消耗人工或費(fèi)用低于預(yù)算值，即有節(jié)余或效率高；若CV<0，表示實(shí)際消耗人工或費(fèi)用超過預(yù)算值，即出現(xiàn)超支；若CV=0，表示項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行。

2）進(jìn)度偏差SV=BCWP-BCWS。若SV>0，表明進(jìn)度提前；若SV<0，表示進(jìn)度延誤；若SV=0，表明進(jìn)度按計(jì)劃執(zhí)行。

3）費(fèi)用執(zhí)行偏差CPI=BCWP/ACWP。若CPI>1，表明項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用低于預(yù)算費(fèi)用；若CPI<1，表明實(shí)際費(fèi)用高于預(yù)算費(fèi)用；若CPI=1，表明項(xiàng)目費(fèi)用按計(jì)劃進(jìn)行。

4）進(jìn)度執(zhí)行偏差SPI=BCWP/BCWS。若SPI>1，表明項(xiàng)目進(jìn)度提前；若SPI<1，表明項(xiàng)目進(jìn)度延誤；若SPI=1，表明實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度相符。

5.項(xiàng)目質(zhì)量管理

項(xiàng)目質(zhì)量管理的范疇包括“決定質(zhì)量政策、目標(biāo)和責(zé)任的全面管理職能的所有活動(dòng)，以及通過各種方法，使這些活動(dòng)實(shí)施”。在出版企業(yè)中，項(xiàng)目質(zhì)量管理就是如何保證圖書的質(zhì)量，如編校質(zhì)量、印刷質(zhì)量，裝幀質(zhì)量等，以及如何保證圖書的最終出版。保證出版的圖書能滿足讀者的要求、滿足市場的要求，就是質(zhì)量管理的目的。

用于項(xiàng)目質(zhì)量管理的方法有許多，如帕累托法、因果圖法、散布圖法等。

在質(zhì)量管理的初期多用因果圖法分析質(zhì)量問題，如圖1所示。

帕雷托圖法（見圖2）多用于找出可能造成質(zhì)量問題的主要因素，對其進(jìn)行控制，以提高產(chǎn)品的質(zhì)量。它的分析的原則是“僅僅20%的要素造成了80%的質(zhì)量問題”。圖中左縱坐標(biāo)是某種因素發(fā)生的次數(shù)，右縱坐標(biāo)是某種因素發(fā)生的累計(jì)頻率。橫坐標(biāo)是各種影響因素，按其影響質(zhì)量的程度大小，從右向左排。

三、結(jié)束語

要增強(qiáng)已經(jīng)轉(zhuǎn)制的出版企業(yè)的競爭力，引入項(xiàng)目管理技術(shù)是非常必要的。利用項(xiàng)目管理技術(shù)，可以使讀者對出版企業(yè)的滿意度增加（圖書能盡量滿足市場需求）。不論你是自己項(xiàng)目的顧客（例如改善辦公條件），還是執(zhí)行項(xiàng)目由國家資助 （國家資助出版項(xiàng)目），高質(zhì)量地按時(shí)在預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目，都會使出版企業(yè)產(chǎn)生一種極大的滿足感，并能增強(qiáng)自信，以更積極的態(tài)度投入到工作中去，這勢必會提高出版企業(yè)的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，使出版企業(yè)在市場競爭中處于越來越有利的地位。