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        房屋檔案數(shù)字化管理方法

        2018-01-08 05:20:59孫麗平
        環(huán)球市場信息導報 2017年44期
        關鍵詞:紙質(zhì)房屋檔案管理

        ◎?qū)O麗平

        房屋檔案數(shù)字化管理方法

        ◎?qū)O麗平

        社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,房地產(chǎn)行業(yè)作為國民經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)同樣得到了快速發(fā)展。近年來,房屋需求量居高不下,房屋交易數(shù)量逐年增加,這對房屋檔案管理工作提出了更高要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)檔案保存為主,這種檔案形式易出現(xiàn)破損、丟失等問題。隨著信息技術的發(fā)展,房屋檔案數(shù)字化管理成為檔案管理的發(fā)展趨勢,本文中筆者立足于工作實際,對當前房屋檔案數(shù)字化管理存在的問題進行分析,并對房屋檔案數(shù)字化管理方法進行深入探究,為方案檔案數(shù)字化管理提供可參考的方法。

        當前我國房屋檔案管理現(xiàn)狀

        紙質(zhì)檔案管理不足。傳統(tǒng)房屋檔案管理方式為紙質(zhì)檔案管理,各類正式檔案是十分重要的信息資源,也是權(quán)威、真實的數(shù)據(jù)來源。當房屋檔案引用數(shù)字化管理后,紙質(zhì)檔案應用價值明顯降低,甚至一些地區(qū)完全實現(xiàn)了以數(shù)字化管理代替紙質(zhì)管理。在實現(xiàn)數(shù)字化管理初期,一些工作人員錄入數(shù)據(jù)時處理不當,容易造成信息的丟失,在新舊交換的過程中,應注重實現(xiàn)兩種形式的對接。

        數(shù)字化管理人員技術專業(yè)化程度較低。房屋檔案數(shù)字化管理加快了檔案管理的現(xiàn)代化進程,房屋檔案管理工作不僅僅是檔案管理,也是結(jié)合計算機應用的現(xiàn)代信息技術。從專業(yè)程度上來說,部分房屋檔案管理人員未經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓,在技術上相對欠缺。檔案數(shù)字化管理的實施,對檔案管理人員的專業(yè)技術提出了更高要求,從當前房屋檔案管理人員的總體水平來說,管理人員素質(zhì)普遍較低,多數(shù)人員只具備專業(yè)檔案管理能力,而對計算機數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡安全等相關知識掌握較少,這也限制了房屋檔案管理的專業(yè)化程度。

        房屋檔案數(shù)字化管理方法探究

        建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理標準。 數(shù)字化管理方法相對于傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是,數(shù)字化的管理方式需要以完善的管理制度作為保障。制定統(tǒng)一、完善的管理標準,其中包括:業(yè)務、技術、管理等層面,結(jié)合房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展特點,逐步形成制度規(guī)范、技術標準、管理有序的管理體系。房屋檔案數(shù)字化檔案管理工作還應確保安全性,檔案以電子版的形式存儲于計算機之中,如計算機出現(xiàn)安全問題,檔案數(shù)據(jù)信息就會遭到破壞,因此,制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度勢在必行,有效保管檔案數(shù)據(jù)的存儲盤,避免病毒入侵計算機,確保檔案管理的安全性。

        加強對檔案管理人員的培訓。房屋檔案數(shù)字化管理對檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)水平有較高要求,以先進的管理理念和明確的檔案管理要求,對檔案管理人員加強培訓。對檔案管理人員的培訓主要包括如下幾個內(nèi)容:

        一是,加強計算機技術培訓。檔案數(shù)字化管理的基礎是計算機技術,熟練的計算機操作技術能提高檔案管理人員水平,加強管理;二是,加強檔案管理相關知識培訓。在原有紙質(zhì)檔案管理的基礎上,對檔案管理的方法和技巧進行深化和提升;三是,加強檔案管理人員綜合素質(zhì)、職業(yè)道德的培訓。嚴謹、負責的工作態(tài)度幫助檔案管理人員的綜合能力得到快速提升,管理人員對檔案管理認真負責,同樣在其他事情上也能保持嚴謹、負責的態(tài)度。加強對數(shù)字化檔案管理人員的培訓,培養(yǎng)管理人員全面的知識結(jié)構(gòu)、良好的職業(yè)道德品質(zhì),滿足房屋買賣、租賃等的正常進行。從房地產(chǎn)行業(yè)長遠發(fā)展來說,復合型的房屋方案管理人才是關鍵。

        完善數(shù)字化檔案管理配套設施。 完善的設施是房屋檔案數(shù)字化管理的基礎和前提條件,如何完善數(shù)字化檔案管理相應配套設施,主要從以下幾個方面進行:

        一是,加強與采購部門的溝通,需采購先進的檔案管理設施,更快更好的推進檔案數(shù)字化管理發(fā)展;二是,建立完善的信息化管理系統(tǒng),根據(jù)房屋檔案管理的特點,建立特色的信息化管理系統(tǒng),實現(xiàn)資源共享;三是,建立專業(yè)化的檔案管理信息化網(wǎng)站,使數(shù)字化檔案管理與其他部門資源之間實現(xiàn)交流,充分利用信息檔案資源來服務于其他工作。

        實現(xiàn)房屋檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于被動,檔案管理人員在提供檔案服務時,多為咨詢與問答,在社會發(fā)展的新時期,人們對房屋需求量逐年增加,房屋交易數(shù)量逐年上升,在這種情況下,傳統(tǒng)的咨詢與問答形式顯然不能滿足人們的需求。在對房屋檔案管理人員進行培訓的過程中,還應注重改變、創(chuàng)新服務方式,充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢,促進房屋檔案管理工作的新進展。

        加強對房屋檔案數(shù)字化管理工作的重視程度。在加強房屋檔案數(shù)字化制度化管理、人員培訓以及創(chuàng)新房屋檔案管理的同時,最重要是要檔案管理人員加強對房屋檔案數(shù)字化管理工作??v觀當前房屋檔案數(shù)字化管理工作現(xiàn)狀,管理人員缺乏積極性,對檔案管理的重視程度不夠,這與檔案管理人員自身業(yè)務水平息息相關。為解決上述問題,應從管理人員思想意識上提高認知,積極引導檔案管理人員形成正確認識,提高自身管理能力,加強對檔案管理的規(guī)范性,確保安全性。

        隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展,人們對房屋需求量逐年上升,對于數(shù)量龐大的房屋檔案管理工作也提出了挑戰(zhàn),如何更加完備、更加準確的保存房屋檔案,是當前房地產(chǎn)行業(yè)持續(xù)發(fā)展的重中之重,將數(shù)字化管理引進到房屋檔案管理之中,能有效規(guī)范檔案管理,提高檔案管理水平。數(shù)字化檔案管理,減少了查找檔案時的繁瑣程序,能在最短的時間內(nèi),快速、準確的查找到相應檔案,真正實現(xiàn)高效的房屋檔案管理。

        綜上所述,傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)檔案保存為主,這種檔案形式易出現(xiàn)破損、丟失等問題。隨著信息技術的發(fā)展,房屋檔案數(shù)字化管理成為檔案管理的發(fā)展趨勢,本文中筆者立足于工作實際,對當前房屋檔案數(shù)字化管理存在的問題進行分析,對房屋檔案數(shù)字化管理方法進行深入探究,為方案檔案數(shù)字化管理提供可參考的方法。對房屋檔案數(shù)字化管理方法的探究,不僅有助于信息技術與檔案管理的融合發(fā)展,同樣促進了城市的發(fā)展和進步。

        松原市房屋產(chǎn)權(quán)交易管理中心)

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