◎楊濤

高校計(jì)生檔案管理工作思考

◎楊濤

計(jì)生檔案管理是我國(guó)高校計(jì)生工作中至關(guān)重要的內(nèi)容，其不僅為高校計(jì)生工作的實(shí)施提供了重要的信息資料依據(jù)，同時(shí)對(duì)計(jì)生工作的質(zhì)量也有著至關(guān)重要的影響。本文將對(duì)高校計(jì)生檔案管理工作現(xiàn)存的主要問(wèn)題進(jìn)行充分的分析，并在此基礎(chǔ)上針對(duì)其計(jì)生檔案管理工作的優(yōu)化提出相關(guān)建議。

計(jì)生檔案管理在我國(guó)高校的檔案管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的位置，對(duì)提高高校工作管理的有序性發(fā)揮著重要的作用。但由于我國(guó)高校對(duì)計(jì)生檔案管理工作未能給予充足的重視且線管檔案資料的不完善，以及未能對(duì)計(jì)生檔案管理制定完善的工作管理制度并配備專業(yè)的管理人員，導(dǎo)致高校計(jì)生檔案管理工作的質(zhì)量一直無(wú)法得到有效的提升。

高校計(jì)生檔案管理工作現(xiàn)存的主要問(wèn)題

未給予計(jì)生檔案管理工作充足的重視。就目前來(lái)看，高校未能給予計(jì)生檔案管理工作充足的重視是現(xiàn)存的主要問(wèn)題之一，究其原因主要是因?yàn)?，有絕大多數(shù)的高校都對(duì)計(jì)生檔案管理存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其是國(guó)家計(jì)生部門工作內(nèi)容，而自己的主要任務(wù)就是進(jìn)行人才的教育培養(yǎng)。因此有絕大多數(shù)的高校針對(duì)計(jì)生檔案的管理采用的都是對(duì)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單搜集記錄的方式，且未能采用規(guī)范的記錄方式而導(dǎo)致無(wú)法有效地對(duì)檔案資料進(jìn)行管理保存，這就導(dǎo)致高校的計(jì)生檔案管理工作質(zhì)量一直無(wú)法得到有效的提升。

缺乏科學(xué)有效的計(jì)生檔案管理方式。要保證高校計(jì)生檔案的管理質(zhì)量得到有效的提升，就必須保證高校針對(duì)計(jì)生檔案的管理能采取科學(xué)有效的管理方式。目前，我國(guó)高校針對(duì)計(jì)生檔案的管理仍采用的是傳統(tǒng)的管理方式，這就會(huì)在很大程度上造成檔案資料的遺漏。一方面，科學(xué)有效檔案管理方式的缺乏導(dǎo)致高校在計(jì)生檔案材料的搜集中無(wú)法充分全面的對(duì)各部門的資料進(jìn)行搜集而造成了檔案材料的遺漏；另一方面，科學(xué)有效檔案管理方式的缺乏無(wú)法有效對(duì)資料的借閱進(jìn)行記錄，也會(huì)造成檔案資料的缺失。

缺乏健全的計(jì)生檔案管理制度。由于高校對(duì)計(jì)生檔案管理工作的不重視，因此其也未能針對(duì)計(jì)生檔案管理工作的落實(shí)制定健全的管理制度，這就導(dǎo)致高校的計(jì)生檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的工作要求，而使得計(jì)生檔案管理員在實(shí)際的工作中顯得過(guò)于隨意。也正由于管理制度的缺失，導(dǎo)致高校計(jì)生檔案管理仍未形成一套科學(xué)有效的檔案管理工作體系，因此計(jì)生檔案管理工作仍顯得過(guò)于混亂，工作的質(zhì)量也為得到充分的提升。

缺少專業(yè)的計(jì)生檔案管理員。檔案是相關(guān)工作有序開(kāi)展的重要保障，因此近年來(lái)檔案管理工作開(kāi)始受到人們的廣泛重視，市場(chǎng)對(duì)專業(yè)檔案管理人才的需求也出現(xiàn)了相應(yīng)的提升。然而就目前來(lái)看，我國(guó)高校針對(duì)計(jì)生檔案的管理卻未能培被專業(yè)的管理人員，而更多的是由學(xué)校行政部門或者是其他部門的工作人員兼職擔(dān)任，這類工作人員往往并不具備專業(yè)的計(jì)生檔案管理能力，這也在很大程度上限制了計(jì)生檔案管理工作質(zhì)量的提升。

高校計(jì)生檔案管理工作實(shí)施的方式

通過(guò)宣傳提高高校對(duì)計(jì)生檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。要切實(shí)有效的提高高校計(jì)生檔案管理工作的質(zhì)量，首先就必須要保證高校對(duì)計(jì)生檔案管理工作有充足的認(rèn)識(shí)，這就要求相關(guān)部門能通過(guò)宣傳的方式提高高校對(duì)計(jì)生檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。要求高校能充分將計(jì)生檔案管理落實(shí)到日常的工作管理中，并通過(guò)有效的方式來(lái)加強(qiáng)其宣傳力度。一方面，要充分運(yùn)用功效內(nèi)部的宣傳欄與公告欄來(lái)進(jìn)行計(jì)生檔案管理重要性的宣傳，以充分有效的加強(qiáng)高校群體對(duì)計(jì)生檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)；另一方面，國(guó)家應(yīng)將高校計(jì)生檔案管理納入到相關(guān)的政策制度中來(lái)提高高校對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)。

采用科學(xué)有效的計(jì)生檔案管理方式。為提高高校計(jì)生檔案管理工作的質(zhì)量，也要求我國(guó)各高校能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流采用更加科學(xué)有效的計(jì)生檔案管理方式。要求高校在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)充分將現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)充分運(yùn)用到計(jì)生檔案的管理中來(lái)對(duì)其傳統(tǒng)的計(jì)生檔案管理方式進(jìn)行改革，針對(duì)計(jì)生檔案構(gòu)建專業(yè)的信息資源庫(kù)，以此來(lái)提高計(jì)生檔案管理的有效性。將互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用到高校的計(jì)生檔案管理中，既能有效對(duì)相關(guān)的資料信息進(jìn)行保存，又能利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，對(duì)提高計(jì)生資料管理的便捷性具有良好幫助。

針對(duì)計(jì)生檔案管理完善相關(guān)制度。針對(duì)高校計(jì)生檔案管理工作完善相關(guān)的制度對(duì)提高高校計(jì)生檔案管理工作的規(guī)范性具有良好的作用。究其原因主要是因?yàn)?，相關(guān)制度的完善能有效對(duì)高校計(jì)生檔案管理者自身的工作內(nèi)容及職責(zé)進(jìn)行明確，這往往對(duì)提高高校計(jì)生檔案管理工作的有序性具有良好的幫助。此外，相關(guān)制度的完善也在一定程度上為高校計(jì)生檔案管理工作的監(jiān)督提供了相應(yīng)的依據(jù)，能充分有效地提高高校計(jì)生檔案管理工作者自身的自主意識(shí)，確保其在計(jì)生檔案的管理中對(duì)自身的工作行為進(jìn)行規(guī)范來(lái)提高計(jì)生檔案管理工作的質(zhì)量。

建立專業(yè)的計(jì)生檔案管理隊(duì)伍。 高校計(jì)生檔案管理工作的質(zhì)量也往往與其內(nèi)部計(jì)生檔案管理的工作隊(duì)伍質(zhì)量之間有著密切的關(guān)聯(lián)，對(duì)此我國(guó)各高校針對(duì)計(jì)生檔案管理也必須依據(jù)自身的實(shí)際情況及檔案管理工作的實(shí)際需求建立一支專業(yè)化的管理隊(duì)伍。尤其是近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校計(jì)生檔案的管理除了要求管理者自身具備專業(yè)的知識(shí)能力之外，往往還要求其能掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)能力來(lái)對(duì)自身的檔案管理能力進(jìn)行強(qiáng)化。對(duì)此，我國(guó)高校就必須針對(duì)計(jì)生檔案的管理建立一支專業(yè)化的隊(duì)伍，并定期對(duì)成員進(jìn)行培訓(xùn)來(lái)強(qiáng)化其自身的工作能力。

綜上所述，計(jì)生檔案管理是我國(guó)高校檔案管理工作中不可或缺的組成部分，對(duì)高校整體的工作管理質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響?；诖?，在社會(huì)形勢(shì)不斷變革發(fā)展的時(shí)代背景下，我國(guó)各高校就必須提高自身對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視，確保針對(duì)自身在檔案管理工作中存在的問(wèn)題采取有效的應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)而從根本上提高學(xué)校計(jì)生檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校整體管理的質(zhì)量水平得到提升。

武漢城市職業(yè)學(xué)院）