趙磊

【摘要】：信息技術(shù)的發(fā)展使得社會(huì)逐漸轉(zhuǎn)變成一個(gè)信息化的時(shí)代，而人們的需求也逐漸發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案管理的信息化提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，發(fā)揮了檔案資料對(duì)社會(huì)的作用。彌補(bǔ)了傳統(tǒng)模式下的檔案管理中存在的弊端。但是同時(shí)也迎來了不小的挑戰(zhàn)，伴隨而來的問題也急需我們?nèi)ソ鉀Q，只有在信息化時(shí)代下發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并進(jìn)行分析解決，才能提高檔案管理的水平，發(fā)揮有效的價(jià)值作用。

【關(guān)鍵詞】：信息時(shí)代；檔案管理；問題；對(duì)策

【引言】：在信息時(shí)代下，檔案管理工作也發(fā)生了極大的改變，以往單純的檔案保管已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，在當(dāng)前的檔案管理活動(dòng)中，必須實(shí)現(xiàn)信息采集、信息化管理、信息化服務(wù)，也就說要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，這樣才能充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。

1、信息時(shí)代檔案管理中的問題

1.1管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關(guān)管理軟件實(shí)質(zhì)上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個(gè)部門的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會(huì)給檔案管理軟件研發(fā)帶來非常嚴(yán)重的影響，增加研發(fā)難度。初次之外，檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務(wù)或者是辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來的問題，將會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時(shí)化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來一定的消極影響。

1.2信息化建設(shè)缺乏安全性

在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺(tái)中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)并不健全，而存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴(yán)重的甚至造成整個(gè)檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補(bǔ)的后果。在信息時(shí)代下的檔案管理由于其特殊的存儲(chǔ)形式極容易受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的破壞，對(duì)檔案資料的安全具有極大的威脅。

1.3信息化水平不高

當(dāng)前很多檔案在管理過程中信息化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，并且影響檔案管理效率，比如紙質(zhì)檔案在自然情況下的破損，歷史久遠(yuǎn)的檔案材料內(nèi)容模糊不清，檔案利用不方便等，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。

1.4檔案管理保密性相對(duì)較差

現(xiàn)有檔案管理大部分都是運(yùn)用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會(huì)大大降低檔案管理工作人員的實(shí)際工作量，效果顯著。然而，在實(shí)際工作過程中，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時(shí)候甚至?xí)馐艿讲《局踩耄M(jìn)而造成檔案資料丟失，甚至還會(huì)造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時(shí)代的檔案管理是非常容易遭受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

2、信息時(shí)代檔案管理的對(duì)策分析

2.1對(duì)管理技術(shù)和管理制度進(jìn)行改革

在信息化管理過程中，應(yīng)該要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行改革，按照網(wǎng)絡(luò)化信息采集的要求設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，逐漸將傳統(tǒng)的完全依靠人工管理的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化為主人工為輔的模式，加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得對(duì)內(nèi)高效，對(duì)外便民，提高檔案的利用率。在實(shí)際工作中，為了減少人事檔案的出庫率和損壞率，紙質(zhì)材料通過軟件掃描后可以進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，獲得管理者授權(quán)的人員或單位在局域網(wǎng)內(nèi)可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借，便于人事檔案的管理和利用。在信息化管理過程中，還應(yīng)該要對(duì)信息化檔案管理技術(shù)進(jìn)行完善，比如通過數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)各類檔案材料以及其他類型的檔案進(jìn)行集中化管理。另外，還應(yīng)該要對(duì)檔案形式進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合多媒體技術(shù)，使得基建檔案、聲像檔案的內(nèi)容和形式更豐富，也能促進(jìn)檔案信息的有效傳遞。

2.2完善信息化檔案管理的安全體系建設(shè)

應(yīng)當(dāng)在檔案的信息化建設(shè)下完善安全體系的建設(shè)。通過檔案信息的存儲(chǔ)以及應(yīng)用兩個(gè)方面進(jìn)行安全體系建設(shè)的完善?；谛畔r(shí)代下的檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中面臨的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設(shè)保障檔案資料的信息安全。

2.3增強(qiáng)檔案管理的保密性

從某種程度上講，現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，就信息來說具有兩面性，盡管可以在客觀上加快信息競(jìng)爭(zhēng)，然而卻非常容易引發(fā)檔案資料的安全隱患。所以，檔案管理人員要實(shí)現(xiàn)檔案管理的保密性以及安全性，則必須要在管理觀念上進(jìn)行更新，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子竊取檔案信息。此外，檔案管理部門還應(yīng)該借助用戶身份驗(yàn)證等方式，強(qiáng)化信息管理，全方位監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案信息保密性。

2.4提高企業(yè)檔案服務(wù)意識(shí)

檔案資料是企業(yè)信息資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)

營活動(dòng)中形成的理念、行為、思想、精神的綜合體現(xiàn)。為了進(jìn)

一步提高企業(yè)檔案管理工作效率，就必須樹立全新的檔案服務(wù)意識(shí)，在日常工作中，企業(yè)要加大宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)全體員工都意識(shí)到檔案管理的重要性，提高其檔案服務(wù)意識(shí)，這樣才能充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，打破以往檔案管理的局限，真正的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。檔案管理人員應(yīng)該樹立全新的檔案理念，熟讀保密職責(zé)，嚴(yán)守企業(yè)秘密，在信息化持續(xù)推進(jìn)的今天，企業(yè)的檔案資料以各種電子文檔的形式出現(xiàn)，這就需要檔案管理人員注重檔案利用與保密之間的關(guān)聯(lián)。對(duì)此，企業(yè)可以針對(duì)不同級(jí)別的用戶進(jìn)行訪問限制，并建立相應(yīng)的檔案監(jiān)督機(jī)制，保證企業(yè)檔案資料的安全、完整。在企業(yè)檔案服務(wù)中，還應(yīng)該具有針對(duì)性，也就是針對(duì)不同的使用者提供不同的服務(wù)方式，因此，企業(yè)應(yīng)該建立多元的檔案服務(wù)系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案種類較多，載體比較復(fù)雜，各種檔案的價(jià)值也有所差異，所以在檔案管理中，應(yīng)盡可能的滲透在各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，提高檔案利用率，同時(shí)也提升檔案服務(wù)水平。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化時(shí)代，檔案管理也要逐漸從傳統(tǒng)的單純?nèi)斯す芾磙D(zhuǎn)變?yōu)橐揽啃畔⒒芾?。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)檔案，在未來的檔案管理發(fā)展中要加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的利用工作，建立電子檔案庫，對(duì)一些特殊的檔案資料進(jìn)行保存。針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理現(xiàn)狀，檔案管理者必須要加強(qiáng)檔案數(shù)字化意識(shí)，同時(shí)不放松對(duì)檔案信息安全性監(jiān)控，促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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