關(guān)偉強(qiáng)

[摘 要] 辦公室是一個(gè)企業(yè)的“窗口”，它是溝通上下、協(xié)調(diào)左右的橋梁紐帶。文章主要探討了企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的具體內(nèi)容并提出了有關(guān)的改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；辦公室；行政管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 049

[中圖分類號(hào)] F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）21- 0088- 03

1 引 言

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，就必須依靠有效的管理。企業(yè)的行政部門(mén)已經(jīng)成為帶動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的重要因素。企業(yè)內(nèi)部的行政管理，肩負(fù)著企業(yè)的管理工作，是企業(yè)發(fā)展的核心。所以，加強(qiáng)行政管理勢(shì)在必行。

2 加強(qiáng)管理的重要性

2.1 行政管理的內(nèi)容

要想更好地加強(qiáng)行政管理，首先要了解行政管理的內(nèi)容到底是什么。行政管理包含著兩個(gè)方面的內(nèi)容，一個(gè)是行政管理，一個(gè)是企業(yè)管理。行政管理不僅僅要對(duì)企業(yè)的后勤事物進(jìn)行管理，還要對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行管理，并實(shí)行組織化管理。要讓企業(yè)的每一個(gè)員工，知道自己工作的責(zé)任和工作的內(nèi)容。最大限度提高員工在工作上的積極性，并讓員工之間形成良好的競(jìng)爭(zhēng)合作關(guān)系。

2.2 行政管理的特征

行政管理的特征主要有三個(gè)。首先它的第一個(gè)特征是縱向性?？v向性又名層級(jí)性，這是指企業(yè)的行政層把決策層的政策思路，有效傳達(dá)給執(zhí)行層。第二個(gè)特征是時(shí)效性。這是因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展，需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行改革和調(diào)整，因此企業(yè)呈現(xiàn)出很強(qiáng)的時(shí)效性。最后一個(gè)特征就是權(quán)威性。要想進(jìn)行更好的行政管理，就必須要建立在企業(yè)權(quán)威性基礎(chǔ)上。

3 做好辦公室行政管理工作的意義

首先，行政管理可以提高企業(yè)員工的工作積極性。讓各項(xiàng)工作得到優(yōu)質(zhì)、高效的完成，這樣企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力就得到了增強(qiáng)。

其次，行政管理可以有效提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)變化的能力。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)的繁榮，同時(shí)也引發(fā)了一些矛盾。想要緩解這些矛盾，必須依靠企業(yè)自身的行政管理。所以，行政管理必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向協(xié)調(diào)一致。這樣就可以使企業(yè)的發(fā)展順應(yīng)市場(chǎng)，企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)的能力也得到了提高。

4 行政管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

4.1 行政管理體系的有效性不夠

在實(shí)際的企業(yè)管理當(dāng)中，有很多企業(yè)把辦公室管理、檔案文書(shū)管理當(dāng)成行政管理的重點(diǎn)，這樣就使企業(yè)的行政管理體系缺乏有效性。

4.2 行政工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠好

行政管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，會(huì)影響到企業(yè)行政管理的效果。由于企業(yè)的行政管理部門(mén)是一個(gè)服務(wù)性的機(jī)構(gòu)，所以行政管理者要把“服務(wù)意識(shí)”運(yùn)用到 工作當(dāng)中。

4.3 行政管理沿用傳統(tǒng)的管理模式

目前還有不少企業(yè)，受以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期保留的傳統(tǒng)思維模式影響。在實(shí)際的行政管理當(dāng)中，行政管理者還保留著機(jī)關(guān)的作風(fēng)。在這樣的情況下，行政管理就會(huì)出現(xiàn)形式主義、不講實(shí)效等等許多問(wèn)題的出現(xiàn)。

4.4 脫離企業(yè)實(shí)際的行政管理工作

在實(shí)際的企業(yè)當(dāng)中，脫離實(shí)際的行政管理工作現(xiàn)象非常多。這是因?yàn)?，企業(yè)的人事制度不健全，行政人員知識(shí)素質(zhì)能力不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)不夠了解，思想政治素質(zhì)也不高，這就導(dǎo)致他們?cè)诠芾砥髽I(yè)時(shí)，很難結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行管理。

5 做好辦公室行政管理工作的舉措

5.1 合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)

實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先配置上要進(jìn)行改進(jìn)，做到辦公室管理的科學(xué)化，要從辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和工作人員的合理分工入手， 培養(yǎng)出一支管理水平高、文字寫(xiě)作能力強(qiáng)、集體主義感強(qiáng)的退伍，促進(jìn)企業(yè)辦公室管理的發(fā)展。

5.2 加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的思想作風(fēng)建設(shè)

辦公室不能成為聊閑話的地方，辦公室人員要具備良好的思想作風(fēng)。為此，企業(yè)要定時(shí)為辦公室的工作人員開(kāi)展思想教育的課程。必須抓好隊(duì)伍的思想作風(fēng)建設(shè)。首先，辦公室人員要堅(jiān)持辦公室工作的原則，遵守基本要求，是擁有良好思想作風(fēng)的基礎(chǔ)；然后要時(shí)刻為企業(yè)著想，為企業(yè)做事。

5.3 采用先進(jìn)科學(xué)的行政管理辦法

我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，為采用科學(xué)的管理方式提供了便利?？梢院侠淼氖褂糜?jì)算機(jī)，運(yùn)用效率管理軟件來(lái)管理企業(yè)。同時(shí)要明確，績(jī)效考評(píng)、企業(yè)目標(biāo)管理、企業(yè)的自主管理。

5.4 提高企業(yè)行政管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室工作人員職業(yè)素質(zhì)是非常重要的，提高職業(yè)素質(zhì)的作用是辦公室人員專業(yè)理論知識(shí)能力增強(qiáng)和工作能力提高。由于辦公室的工作內(nèi)容廣泛且多，所以對(duì)工作人員的要求較高，不僅知識(shí)面廣，還要工作能力強(qiáng)。

職業(yè)素質(zhì)還包括較強(qiáng)的思維能力、寫(xiě)作能力、溝通能力、處理事務(wù)的能力、良好的工作態(tài)度及工作的積極性都是辦公室管理科學(xué)化的要具備的基本能力。

5.5 要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際進(jìn)行行政管理

在進(jìn)行行政管理工作時(shí)，最重要的就是要結(jié)合自身的實(shí)際情況展開(kāi)工作。假如行政管理者遇到情況不明的問(wèn)題時(shí)，必須要去企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，深入實(shí)際去了解。

5.6 加強(qiáng)制度建設(shè)

一個(gè)企業(yè)沒(méi)有一個(gè)完整的制度，就像一盤(pán)散沙。因此，一個(gè)制度在企業(yè)辦公室管理中起著相當(dāng)重要的作用。企業(yè)辦公室管理制度建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)，具有創(chuàng)新的意識(shí)，使制度更加規(guī)范化、更加完善。

規(guī)范化指的是企業(yè)辦公室的管理制度必須嚴(yán)格規(guī)范辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作行為以及工作計(jì)劃，每一項(xiàng)都要按照制度來(lái)完成，能使管理水平上升到一定的標(biāo)準(zhǔn)。

5.7 加強(qiáng)思想建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理室的思想建設(shè)，有以下三個(gè)個(gè)步驟：第一，必須具有創(chuàng)新意識(shí)，企業(yè)辦公室的工作人員要對(duì)自己的工作有十分的熱情，員工具備創(chuàng)新意識(shí)，才能利用新方法，更有效率地完成工作，跟隨著社會(huì)發(fā)展的腳步和結(jié)合企業(yè)發(fā)展的情況制定出一個(gè)既創(chuàng)新又與企業(yè)實(shí)際情況相符的方法來(lái)幫助企業(yè)在決策中做出更好的決定，在工作中體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)；第二是學(xué)會(huì)全方位地看待問(wèn)題，這要求企業(yè)辦公室的管理工作人員要具備全局觀念，在工作中要從整個(gè)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)考慮，遇到問(wèn)題時(shí)要聽(tīng)取不同階層員工的意見(jiàn)；第三個(gè)步驟是要時(shí)時(shí)關(guān)注國(guó)家頒布的相關(guān)政策，因?yàn)槠髽I(yè)制定的一些相關(guān)政策都是依據(jù)國(guó)家的政策，所以要重視國(guó)家的政策。

5.8 創(chuàng)新溝通渠道

辦公室行政管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是要建立并保持良好的溝通渠道，以保證企業(yè)上下對(duì)辦公室行政管理工作的認(rèn)可和員工對(duì)辦公室行政管理的認(rèn)可。可以通過(guò)管理流程制度文件發(fā)布、OAK郵件系統(tǒng)、EIP企業(yè)門(mén)戶網(wǎng)站、綜合信息系統(tǒng)、員工合理化建議論等多種形式，促進(jìn)企業(yè)相關(guān)信息內(nèi)部共享、企業(yè)文化和制度知悉度提高等。

同時(shí)，辦公室應(yīng)為員工搭建各種良好的非正式溝通平臺(tái)，營(yíng)造各部門(mén)間員工相互理解、加深感情聯(lián)絡(luò)的機(jī)會(huì)。組織開(kāi)展多種形式的員工集體活動(dòng)，建立緊張工作和輕松活動(dòng)相結(jié)合的和諧氛圍，平衡員工心理狀態(tài)，使他們?cè)诰o張的工作和生活壓力下，能夠有輕松娛樂(lè)的溝通和宣泄渠道。如運(yùn)動(dòng)會(huì)、各種單項(xiàng)體育活動(dòng)和體育比賽、各種體育和文藝協(xié)會(huì)、文藝巡演、聯(lián)誼會(huì)、歌詠比賽、團(tuán)體旅游等等。

6 結(jié) 語(yǔ)

行政事務(wù)管理工作作為企業(yè)辦公室的重點(diǎn)工作，是確保企業(yè)正常運(yùn)行的重要保障，有效的辦公室行政管理，能促進(jìn)一個(gè)企業(yè)的成功運(yùn)營(yíng)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，對(duì)于辦公室行政事務(wù)的管理有了更為嚴(yán)格的要求，作為這一工作核心的行政事務(wù)工作人員，必須要有認(rèn)真的態(tài)度去對(duì)待，還要非常有責(zé)任心，完善相關(guān)的管理制度，提高自身的職業(yè)素質(zhì)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張波， 李念良. 淺析現(xiàn)代企業(yè)行政管理者的管理素養(yǎng)[J]. 湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2011， 24（6）：71-22.