張艷

摘 要： 本文首先分析了檔案管理的數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，包括檔案管理軟件的通用性不強(qiáng)、檔案管理數(shù)字化的安全性有待提高等。接著從提升對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新等方面提出了檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；數(shù)字化；安全保密

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展需求，檔案管理的數(shù)字化勢(shì)在必行，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措。縱觀當(dāng)前我國(guó)多數(shù)單位的檔案管理狀況可以看出，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)還是存在一定的問(wèn)題，安全性不能被控制，甚至出現(xiàn)了病毒攻擊導(dǎo)致的資料泄露等狀況。因此，要注重?cái)?shù)字化建設(shè)的安全保密工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1、檔案管理的數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

首先，檔案管理數(shù)字化意識(shí)問(wèn)題。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、自動(dòng)化能夠?yàn)闄n案管理信息化提供了強(qiáng)大的信息支撐。在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了管理內(nèi)容的數(shù)字化，但是，部分單位對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位，甚至不重視這項(xiàng)工作，導(dǎo)致管理軟件之間的通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，影響了檔案管理工作的成效。

其次，檔案管理數(shù)字化的安全性有待提高。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)夠把檔案的信息與檔案載體分離開(kāi)來(lái)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來(lái)，信息的深度就得到了提升，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)?？v觀當(dāng)前的檔案管理工作，由于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)還存在漏洞，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化的安全問(wèn)題被提升日程。因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)主要是通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)行安全性能防范，雖然相對(duì)比較方便，但是一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，就會(huì)對(duì)檔案資料的安全性產(chǎn)生威脅。

再次，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)制度不完善。事實(shí)上，在檔案信息安全防護(hù)工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是盡管如此，還有一些單位并沒(méi)有建立行之有效的檔案管理制度，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)非法運(yùn)行和非法竊取問(wèn)題得不到有效解決。在部分檔案信息丟失之后，并沒(méi)有建立有效的追蹤工作，這就使得數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題停留在表面，并沒(méi)有真正的解決。

最后，檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)問(wèn)題。作為檔案管理工作的實(shí)施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。在信息化環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，要求檔案管理人員具備良好的信息化素質(zhì)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件處理檔案資料。但是部分檔案工作人員會(huì)按照自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行工作開(kāi)展，工作人員工作方式與習(xí)慣的不同會(huì)導(dǎo)致檔案管理比較混亂，隨意性大，效率低下，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提升。加上現(xiàn)在很多檔案管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的水平都不夠達(dá)標(biāo)，工作素養(yǎng)有所缺失，這也是檔案管理數(shù)字化工作需要注意的問(wèn)題之一。

2、檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密策略

2.1提升對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)要先從思想上認(rèn)識(shí)到位，注重工作效率方面的提升，還要關(guān)注對(duì)收集到的相關(guān)信息數(shù)據(jù)的深入挖掘，確保檔案信息庫(kù)的有序性與科學(xué)性。在信息化時(shí)代進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，用預(yù)先設(shè)定好的路徑，管理人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的收集、記錄與傳遞，進(jìn)而對(duì)系統(tǒng)中各項(xiàng)自動(dòng)化的任務(wù)進(jìn)行分析，簡(jiǎn)化了檔案整理程序，提高了工作成效。可以建立檔案目錄檢索庫(kù)，開(kāi)展相應(yīng)的信息檢索服務(wù)，結(jié)合檔案相關(guān)法律法規(guī)制定下發(fā)的檔案著錄細(xì)則，對(duì)所有的自主檔案進(jìn)行編目整理，進(jìn)而建立相應(yīng)的數(shù)字資源庫(kù)，開(kāi)發(fā)合適的檔案目錄檢索系統(tǒng)，通過(guò)輸入關(guān)鍵字就能查找出相應(yīng)的檔案信息。

2.2對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新

基于長(zhǎng)期保存需求需要把傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫(kù)，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點(diǎn)，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)精確查詢的目標(biāo)，增強(qiáng)檔案信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息資源無(wú)損利用?？傊?，要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，要確保檔案管理的安全性與完整性，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案，并對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行安全設(shè)置，方便檔案調(diào)取和利用，也能確保檔案的安全性。除此之外，還可以通過(guò)設(shè)置條形碼或者二維碼等方式來(lái)檢索檔案信息，提升文書(shū)檔案信息的應(yīng)用成效與工作成效。明確檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的意義，建立數(shù)字化管理意識(shí)，積極應(yīng)用新的技術(shù)和手段，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理提供幫助。

2.3建立完善的數(shù)字化檔案管理制度

隨著檔案數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變，要提升數(shù)字化建設(shè)成效與安全保密成效，需要建立完善的工作制度與方案。制度在文案管理中的作用就是引導(dǎo)和約束，隨著檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，制度也是要不斷完善的。要明確檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)，統(tǒng)籌兼顧階段性目標(biāo)與總體目標(biāo)之間的關(guān)系。結(jié)合單位的具體實(shí)際與軟件、硬件方面的實(shí)力，以數(shù)字化、科學(xué)化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，明確存在的問(wèn)題，制定具體的操作標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則?？傊?，制度建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的工作管理模式，規(guī)范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模塊，提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作的水準(zhǔn)。

2.4提升檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)

要做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，要求檔案管理員的自身專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，具備數(shù)字化管理意識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，還要具備很強(qiáng)的溝通協(xié)作能力，更需要他們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中不斷更新自己的知識(shí)，做到專精博通。尤其是要具備專業(yè)化的檔案管理知識(shí)，保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，不要讓檔案發(fā)霉或被蟲(chóng)咬，為數(shù)字化轉(zhuǎn)變打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。嚴(yán)格履行檔案借閱制度，不能讓人隨意查閱檔案資料。此外，檔案管理人員還要有社會(huì)知識(shí)的積累，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)以及社會(huì)科學(xué)等方面，能夠讓知識(shí)變得更加多元化。在工作中提升自己，有集體觀念，在檔案管理工作中體現(xiàn)自己的價(jià)值。因此，單位管理人員要定期組織檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能測(cè)試與職業(yè)能力測(cè)試，針對(duì)測(cè)試中不足得到地方制定培訓(xùn)方案，從而提升其工作能力與工作效率。

2.5提升檔案數(shù)字化管理的安全管理成效

首先，強(qiáng)化檔案管理工作人員用戶權(quán)限管理和訪問(wèn)控制。在檔案數(shù)字化管理安全防范過(guò)程中，權(quán)限管理與訪問(wèn)控制是其中的重要環(huán)節(jié)。強(qiáng)化用戶權(quán)限管理與訪問(wèn)能夠有效的識(shí)別計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患。通常都是在網(wǎng)絡(luò)信息入口之處設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)控制環(huán)節(jié)，通過(guò)認(rèn)證和識(shí)別用戶的身份，非本用戶難以進(jìn)入到檔案信息管理界面，只有通過(guò)識(shí)別之后合法的用戶才能進(jìn)去。其次，利用防火墻技術(shù)做好網(wǎng)絡(luò)隔離。為了提高檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的處理成效，需要技術(shù)人員在防火墻方面下功夫，監(jiān)控和選擇信息源，之后根據(jù)需求獲取有效數(shù)據(jù)資源。在對(duì)獲取的檔案信息進(jìn)行加工和整理的時(shí)候，工作人員要進(jìn)行綜合考量，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)管理。所以，在檔案信息存儲(chǔ)的時(shí)候，要盡可能的把信息往內(nèi)部管理傾斜，定時(shí)檢測(cè)檔案內(nèi)部管理與外部管理存在的安全隱患，通過(guò)防火墻技術(shù)將其清除。

結(jié)論

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，要不斷提升管理技術(shù)與管理人員數(shù)字化綜合素養(yǎng)，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提升檔案數(shù)字化管理的安全管理成效。

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