【摘要】：隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)的改制，企業(yè)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，隨之而來(lái)是的國(guó)有企業(yè)的人事檔案工作的變化，檔案管理人員工作任務(wù)量繁重的問(wèn)題。這樣的現(xiàn)狀要求改制國(guó)有企業(yè)對(duì)企業(yè)員工的人事檔案進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以便最好在改制和重組國(guó)企人事檔案信息的遷移和借閱。但是，縱觀目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的人事管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)仍然存在著不少的問(wèn)題。本文明確國(guó)有企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，嘗試著提出規(guī)范我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】：國(guó)有企業(yè)；人事檔案；管理；對(duì)策

一、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理概念及特點(diǎn)

國(guó)有企業(yè)人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是企業(yè)員工個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。一般企業(yè)檔案具有以下全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。

二、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題

當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在以下主要問(wèn)題：

（一）重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致管理不規(guī)范，歸檔材料不齊

在國(guó)有企業(yè)，大部分人事檔案管理職能就放在人事管理部門(mén)，問(wèn)題就在于人事管理領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理也不了解，主要是沒(méi)有配置足夠多的人員來(lái)滿足工作需要，總認(rèn)為有一人管就行。筆者前段時(shí)間遇到這樣一件事：企業(yè)社區(qū)改革，學(xué)校、醫(yī)院等要分離到社會(huì)，涉及這些機(jī)構(gòu)的人員人事檔案全部要轉(zhuǎn)移，這時(shí)才發(fā)現(xiàn)，原有管理不規(guī)范，要重新整理，短短時(shí)間組織和動(dòng)員了近百人來(lái)整理這部分人的人事檔案。還有最重要的問(wèn)題，人事檔案卷內(nèi)的檔案不能充分發(fā)應(yīng)個(gè)人工作情況，每年應(yīng)歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸入個(gè)人檔案內(nèi)，問(wèn)其原因，忙不過(guò)來(lái)。

（二）人事檔案人檔分離和斷檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重

總結(jié)歸納為以下兩方面：

（1）人走檔留。人才流動(dòng)性增大，但由于很多客觀原因，很大部分人的檔案并沒(méi)有隨之調(diào)走，仍留存在原工作單位。由于人員走了，封存起來(lái)成為死檔。檔案管理人員無(wú)法對(duì)此人的檔案進(jìn)行更新，離職后的工作經(jīng)歷一片空白。

（2）不查看檔案，不及時(shí)調(diào)回檔案。企業(yè)將人才引進(jìn)后，很少有人去查看求職者的檔案，用人單位基本上以個(gè)人在實(shí)際工作中的業(yè)績(jī)來(lái)考評(píng)員工。造成人事檔案托管在人才市場(chǎng)，造成該員工在該單位沒(méi)有檔案。

（三）人事檔案管理仍停留在手工的傳統(tǒng)管理階段國(guó)有企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，基本上沒(méi)有起步，更多熱衷于搞HR 系統(tǒng)，但對(duì)人事檔案這塊沒(méi)有規(guī)劃和涉及，有的也只是弄一個(gè)目錄而已，以及在人事檔案的利用上，大打折扣，造成較大的資源浪費(fèi)。

三、解決問(wèn)題措施

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理牽涉到企業(yè)每一位員工的切身利益，要以高度的責(zé)任心認(rèn)真負(fù)責(zé)做好每一項(xiàng)工作，針對(duì)以上的問(wèn)題，提出以下解決措施：

（一）.提高對(duì)人事檔案的重視程度

物質(zhì)決定意識(shí)，反之正確的意識(shí)可以指導(dǎo)實(shí)踐，要想做好人事檔案管理工作，首先就得需要提高對(duì)人事檔案管工作的重視程度，加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，首先要從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面的思想入手，讓他們真正明白檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值和意義，增強(qiáng)檔案意識(shí)。其次，企業(yè)管理者也要加深對(duì)企業(yè)員工檔案意識(shí)的培訓(xùn)工作，督促其認(rèn)真真實(shí)填寫(xiě)自己的檔案資料。對(duì)于檔案管理工作人員，更要嚴(yán)格做好入職培訓(xùn)工作，提高他們的檔案意識(shí)和工作能力，積極鼓勵(lì)他們使用信息化的管理辦法，從源頭上保證人事檔案管理工作的快速便捷，另外行政部門(mén)也要做好對(duì)檔案管理部門(mén)的工作的監(jiān)督，杜絕偽造虛假信息，保證每一個(gè)員工的合法權(quán)利，為公司創(chuàng)造良好的用人環(huán)境。

（二）.人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效

要想提高人事檔案的利用價(jià)值，首先必須保證人事檔案信息填寫(xiě)的真實(shí)有效性，及時(shí)更新員工檔案信息，每個(gè)員工所取得的成就、工作經(jīng)歷、所犯錯(cuò)誤等信息都要真實(shí)填寫(xiě)，隨時(shí)更新，以保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好的配置人力資源，做好企業(yè)的管理工作。除了要及時(shí)更新人事檔案信息之外，更重要的是要保證人事檔案信息的真實(shí)有效性。檔案是記錄一個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、違法亂紀(jì)的重要載體，它呈現(xiàn)了某個(gè)人在社會(huì)上的軌跡和做出的成績(jī)，是企業(yè)評(píng)價(jià)一個(gè)人的重要參照物，這就不可避免的會(huì)發(fā)生某些人偽造檔案，美化信息的現(xiàn)象，針對(duì)這種情況，要給予嚴(yán)厲的懲罰制度，降低檔案人的投機(jī)取巧性，充分保證每一個(gè)檔案人真實(shí)有效。檔案管理人員要做到對(duì)個(gè)人檔案信息保密，不能隨便出借或者出賣(mài)檔案人的個(gè)人信息，充分保證個(gè)人信息的隱私性。

（三）.以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求人事檔案管理工作

緊隨時(shí)代潮流，及時(shí)更新檔案人信息，是目前人事檔案管理發(fā)展的重要方向，充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，例如加入反映個(gè)人技術(shù)專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)水平、工作業(yè)績(jī)等方面的內(nèi)容，幫助現(xiàn)代企業(yè)可以快速高效便捷的尋找到需要的人才。而從管理模式上看，人事檔案的管理更應(yīng)該規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，要作為企業(yè)的一個(gè)重要組成部分和科學(xué)的管理理論和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，建立一套適合自己企業(yè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理方法，形成系統(tǒng)的管理體系，把管理制度、管理職責(zé)、檔案借閱、檔案保管條例等規(guī)則都要明確清楚，并且在實(shí)施的過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行，維護(hù)人事檔案管理制度的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，樹(shù)立現(xiàn)代人事的管理理念，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，從事務(wù)性管理向人本性管理轉(zhuǎn)變，真正提高企業(yè)的人事檔案管理水平，以適應(yīng)公司對(duì)人員的有效需要和儲(chǔ)備，提高員工的工作積極性和競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)性。

（四）.應(yīng)用信息化技術(shù)存放檔案

現(xiàn)代化的人事檔案管理需要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和信息化的管理系統(tǒng)，這就需要企業(yè)加大對(duì)人事檔案管理工作的管理，充分利用HR系統(tǒng)、硬件設(shè)施等計(jì)算機(jī)，以及現(xiàn)代化的通訊設(shè)備。在原有檔案資料的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理信息軟件，確保軟件的安全性，實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化需要從認(rèn)識(shí)檔案的有效管理開(kāi)始，提高人事檔案的使用價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)的人事管理和發(fā)展。這樣不僅可以節(jié)省檔案管理人員的工作時(shí)間和降低工作難度，還能夠讓用人單位在較短的時(shí)間內(nèi)找到自己需要的人事檔案信息，不僅提高了工作效率，而且也實(shí)現(xiàn)了檔案資料的信息化儲(chǔ)存，從而使人事檔案管理方式從傳統(tǒng)的裝訂紙質(zhì)到現(xiàn)代化的信息管理方式轉(zhuǎn)變。值得注意的是，應(yīng)用信息化的技術(shù)存放檔案，需要警惕黑客或者不法分子對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的破壞，造成個(gè)人檔案信息泄露，給個(gè)人和企業(yè)造成不可避免的損失，為了防止這一點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)引起一批計(jì)算機(jī)人員，定期為檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)和防護(hù)，充分保證員工檔案信息的安全性和隱秘性，維護(hù)企業(yè)的利益。

四、結(jié)束語(yǔ)

縱觀我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問(wèn)題，可以發(fā)現(xiàn)主要是思想意識(shí)和技術(shù)手段的落后，以至于現(xiàn)在很多企業(yè)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)的階段，管理制度不健全，信息更新不及時(shí)，這不僅不利于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，而且會(huì)造成人員流失。所以改善我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀勢(shì)在必行，本文認(rèn)為從以上四個(gè)方面入手，必定能從源頭和行動(dòng)上改善我國(guó)國(guó)有企業(yè)的人士檔案管理現(xiàn)狀。

參考文獻(xiàn)：

[1] 文華.國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題和對(duì)策研究[J].人事天地，2014，（6）：32-34.

[2] 楊麗茹.淺析國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（15）：185.