對于學生而言，學籍檔案無疑是證明其學習階段的最佳證明。對于高校中眾多的檔案管理來說，學籍檔案是其中最重要又復雜的一種工作。本文作者結(jié)合自身工作經(jīng)歷，對高等院校學籍檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并提出切實可靠的意見。

一、現(xiàn)階段檔案管理上出現(xiàn)的各種問題

1.整理不規(guī)范 在高校學籍檔案中不僅僅有在讀學生的檔案，更包括已經(jīng)畢業(yè)的學生的部分信息。尤其在近些年來，高校重組和改革的不斷進行，導致了這些檔案的混雜。其中最嚴重的問題是時間上的混亂。面對眾多的學生信息，稍不注意便會混雜。其次，由于時間的變革和時代的進步，在學校發(fā)展的每個時期內(nèi)，對于檔案的規(guī)范要求都是不同的。這就導致了學籍檔案及相關(guān)卷宗的混雜。同時，由于技術(shù)的局限，時間較遠的學籍檔案的裝訂存在很多問題。

2.管理不嚴肅 在十年前的時代里，計算機在辦公方面的應用還沒有大面積普及，這就加大了了管理檔案的難度。很多不法分子利用這一漏洞進行大規(guī)模的牟利。這就導致了學籍檔案中屢次被查出假檔案的存在。在這一方面高校必須加大管理力度，在學籍檔案的整理方面增加人手，加快這一工作的完成。

3.檢索不先進 在時代發(fā)展的推動下，高等院校很早就在檔案管理方面做了改進，然而面對時隔久遠的檔案資料，高等院校除了加大力度對檔案資料進行整理外，并沒有什么好的方法。對于若干年前的雜亂繁瑣的紙質(zhì)檔案，在查找和管理方面仍然很困難，極其費時費工。

二、解決措施

針對高校學籍檔案目前存在的問題，現(xiàn)提出以下幾項解決措施。

1.提高重視程度，健全規(guī)章制度

在現(xiàn)代化的信息時代中，信息的交流與溝通無疑是重要的，各個行業(yè)之間的競爭無非是信息方面的競爭。對于企業(yè)的長期發(fā)展而言，挑選優(yōu)秀的人才無疑能使企業(yè)的人力資源配備達到最優(yōu)。在企業(yè)挑選人才的過程中，學籍檔案無疑給企業(yè)提供了一定的依據(jù)。面對這種情況，本著對學生的未來負責的想法，高等院校在學籍檔案的管理方面必須足夠重視。而學籍檔案涉及學校的部門眾多，這就要求學校加強在各部門之間的協(xié)調(diào)，減少不必要的失誤的出現(xiàn)。同時，高等學校中對這些管理人員要不斷培訓，增強他們的專業(yè)技能，避免業(yè)務技能不強而導致的錯誤。

對于高等院校的學籍檔案管理人員來說，學校中沉積檔案較多，而且隨著高校的不斷擴招、擴建和在其他地方創(chuàng)辦分校的不斷增多，工作人員的工作量在不斷加大，這就要求工作人員必須不斷學習先進的管理理論，完善自己學校在管理方面的漏洞。做到對檔案的規(guī)范化管理、科學化管理。同時在工作時必須嚴格按照相關(guān)規(guī)定的標準進行執(zhí)行，不斷提高管理人員的職業(yè)道德和素養(yǎng)，避免出現(xiàn)徇私謀利的現(xiàn)象。

2.講究分類方法，便于檢索利用

面對檔案管理工作浩大的工作量和復雜的工作工程，管理人員只有做好檔案的分類工作，才能做到學籍檔案的在管理中不出現(xiàn)錯誤。在對檔案進行分類時采用科學的方法是極其重要的?？茖W的對學籍檔案進行分類不僅僅有利于檔案的管理，更為以后查找檔案都提供了一定的便捷。目前的高等院校中對于檔案的分類主要采用：年度--學院--專業(yè)這樣的分類順序。但是在高等學校中一個學年包括了春秋兩個學期，這就意味著在高校的檔案管理是不能以學年來進行分類，這就更加加大了學籍檔案管理的難度。所以面對學籍檔案的復雜程度，大多高校都采用入學年份對學生進行分類。同時，目前的高等院校在不斷發(fā)展的過程中所涉及的方面在不斷變多，綜合性在不斷提高。面對這種情況，高等院校為了便于管理，將學校所涉及的方面按一定的標準先從大方向上分成學院，再進一步細分劃分成專業(yè)。這樣在學籍檔案的管理上就形成了入學年份—學院—專業(yè)這樣的分類整理方法。然而對于現(xiàn)實中的高等院校來說，在學籍檔案的管理工作中的問題是不斷出現(xiàn)的。在管理過程中，由于學生自身情況可能出現(xiàn)休學或轉(zhuǎn)專業(yè)、留級等情況，這是就需要檔案管理人員對其檔案進行合理的管理，及時對檔案進行合理的修改，保證學生檔案符合學生的實際情況，做到檔案的及時性、準確性，然后整理上傳到學校數(shù)據(jù)庫，為學生今后的數(shù)據(jù)使用提供有利條件。

3運用電子注冊，杜絕學歷造假

作為學生若干年努力讀書學習的最有力證明，高等院校學生的畢業(yè)證、學位證書等學歷證明文件對于學生和高校都是極其重要。國家這這方面也表現(xiàn)出了高度的重視。盡可能的對這些學歷證明文件的頒發(fā)做了明確的法律規(guī)定。然而仍有很多知法犯法的頑固之徒在高額利潤的誘惑下，鋌而走險偽造假的學歷證明文件。早在本世紀初教育部就針對這些現(xiàn)象的出現(xiàn)制定了應對措施。同時，及時將計算機這一先進設備引入檔案管理工作中。從2001年之后的所有學歷證明文件都必須進行網(wǎng)上注冊，只有將這些證明文件都匯入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，才能方便用人單位和高等院校的查詢工作。在這之后的一年里，國家教育部又創(chuàng)新性的將畢業(yè)生的照片、有效證件號等也錄入同一數(shù)據(jù)庫中，這就對數(shù)據(jù)的完整性有了進一步的保證，同時，將這一數(shù)據(jù)庫全國聯(lián)網(wǎng)，避免因為地域的局限性出現(xiàn)各種問題。這一重大的舉措使得用人單位和高等院校只要登錄這一數(shù)據(jù)庫便可快捷方便的查詢畢業(yè)生的相關(guān)情況，并且隨著教育部對這一數(shù)據(jù)庫的不斷完善，各個單位可以從這一數(shù)據(jù)庫中獲得的信息越來越多。小到入學、轉(zhuǎn)專業(yè)記錄，大到所獲榮譽和處分等均可清晰明了的展現(xiàn)出來。這一做法在十年內(nèi)廣泛推廣到全國，目前已經(jīng)全面覆蓋中國所有高校。這就使得學籍檔案的管理進一步變得簡單方便、易于查詢。同時，這就極大的降低了不法分子在這一方面牟利的可能性，保護了大部分高校畢業(yè)生的利益。

（作者單位：東南大學成賢學院）