一、文書檔案概述

文書檔案是現代單位記錄行政管理與黨務活動內容的重要資料，通常情況下其資料文件的管理效率直接關系到單位常規(guī)運行的實際效率，其管理內容包括：文件收發(fā)、會議記錄、檔案存儲及其調取修改等方面。而文書檔案在管理過程中主要記錄了單位相關管理活動的開展情況，包括黨群管理、業(yè)務管理、人力資源調動、單位現金流向、財務管理等方面。而辦公室作為單位單位的重要組成部分，其業(yè)務范疇也涉及到傳達消息、溝通協調、以及處理日常業(yè)務等方面，那么管理相應的文書檔案也是記錄工作流程的重要方式。同時其管理效率也是評估單位管理水平的重要依據，而單位穩(wěn)定的發(fā)展脈絡以及長期發(fā)展保障，都需要文書檔案的支持，因此在現代單位中辦公室文書檔案管理效率尤為重要。

二、辦公室文書檔案管理效率的提升策略

（一）加速檔案管理信息化進程

在網絡數字技術快速發(fā)展的階段，辦公室文書檔案管理工作應當緊隨時代脈絡，著力開展檔案管理的信息化進程。進而通過信息化管理的實際效果，提高其管理效率。利用通信技術和網絡技術，配合完善文書檔案管理內容。而信息化管理的優(yōu)勢就在于其規(guī)范性與便捷性，對于文書檔案的收集、整理、歸納、調取的實際效率。同時在辦公室檔案管理過程中，其信息化管理的實際效果，也能夠合理規(guī)避檔案遺失或者不規(guī)范操作的多種問題。而在利用信息化布局文書檔案管理內容時需要注意兩個方面的應用問題，其一，必須妥善處理檔案存儲的統一格式，以及在后期調取時的方式方法，進而規(guī)避信息孤島的不利因素。其二，對于補充性文件必須處理好原始數據的整理與存檔，同時需要及時記錄檔案調取和修改的具體時間，以免出現檔案管理誤差和遺失情況。其三，在信息化管理的應用階段，必須處理好檔案管理保護工作，進行完整的檔案加密，并設置管理員權限，從而避免檔案信息篡改或盜取的風險。

（二）樹立文檔一體化管理觀念

文檔一體化管理觀念是文書檔案管理的關鍵要務，在運行程序和實際流程上，必須樹立統一管理和提升管理質量的工作職能協調配合。一方面，對于文件管理的相關內容，必須在同一時間建立相應的存檔內容和規(guī)范劃流程，同時需要簡化具體工序，通過簡化流程提高管理效率。另一方面，需要提高辦公室文書管理人員的普遍意識，加強重視立卷歸檔與文件處理工作的內在聯系，實現一體化管理流程的實際效率。同時注重文件材料的管理質量，以標準化的管理細則，指導檔案管理內容的順利落實。要求其所有文件材料的格式與文體統一，不可隨意修改和謄印，或者使用復寫紙起草，所有文件必須具備統一編碼并相對齊全完整。

（三）規(guī)范多部門協作配合范疇

提升辦公室文書檔案管理效率，并非辦公室內部人員能夠單獨完成，協調其他部門配合完善管理細則尤為重要。在其文書檔案管理質量上，協同效應的最終效果，也需要眾多部門通力配合，才能達到較高的實施效果。為此，應當強調各部門在文書檔案管理上的具體職責。而辦公室文書檔案管理的具體責任人，也應當明確自身的管理職責，同時了解各部門管理效能的支持力度與方向。進而建立暢通無阻的信息收集渠道，為文書檔案管理工作奠定堅實的管理質量基礎。同時辦公室人員也要加強與其他部門的內部溝通與交流，及時了解其他部門對于文書檔案管理的需求，進而以較高的情報價值，以及相應的檔案管理服務重點，加強檔案信息的收集與整理工作。此外，結合各單位的實際情況，定期組織文書檔案管理工作的反思與探討，勤于動腦和動手，才能加強文書檔案管理的實際效率，并及時反映出普遍存在的現實問題，提出針對性更強的調整方案。

（四）建立科學合理的監(jiān)管制度

在辦公室文書檔案管理工作中必須配合相應的監(jiān)管制度，進而及時發(fā)掘管理問題和誤區(qū)。一方面，需要以定期檢查的方式驗證階段性工作的開展情況，并以實際的管理效率評估現階段檔案管理質量。既要保證管理效率的實際時間充裕，也要從檔案內容和管理方式上驗證管理質量的標準化。另一方面，需要通過不定期抽查的方式，考核檔案管理工作的實效性，并從抽查結果中作為相應的績效標準，核實文書檔案管理工作的落實情況。此外，需要進一步加強管理人員的培訓工作，將檢查和抽查的問題重點作為培訓方向，以全面培養(yǎng)為主，針對性培養(yǎng)為輔，進而加強所有文書檔案管理人員的實際工作效率與質量。而在具體落實階段，也可以根據監(jiān)管效果的落實和反饋信息，進行適當調整，通過監(jiān)管頻次加強對于文書檔案管理人員的督促，并以實施效果鑒定現階段管理效率提升的實際效果。（作者單位為山東省濰坊市奎文區(qū)公共資源交易中心）