摘 要：隨著我國信息時代的到來，數(shù)字化社會已經(jīng)成為我國不可逆轉(zhuǎn)的一個發(fā)展趨勢。因此各行各業(yè)都普遍采用信息技術(shù)提高工作的效率以及現(xiàn)代化的水平和質(zhì)量。在企業(yè)的檔案管理當中，電子檔案必然會成為檔案管理的一種重要形式，因此加強電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用具有十分重要的意義。本文主要探討電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用。首先介紹電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要作用和意義，然后分析當下電子檔案管理面臨的問題，最后針對這些存在的問題提出有效的改進舉措。

關(guān)鍵詞：電子檔案；企業(yè)單位；檔案管理；重要途徑

隨著我國檔案管理逐漸向信息化的方向發(fā)展，企業(yè)單位檔案管理過程當中，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的重要形式和內(nèi)容。通過電子檔案可以使得檔案管理更加具有現(xiàn)代化的特征，同時能夠使得檔案管理工作適應(yīng)信息時代發(fā)展的需求。但是面對當下電子檔案在企業(yè)單位檔案管理工作中不能夠有效的運用以及檔案管理的電子信息化管理理念較為落后等問題，必須要采取有效的措施，才能夠解決這些問題和不足，從而推動我國企業(yè)單位檔案管理工作中電子檔案的廣泛運用，并且充分發(fā)揮電子檔案的重要作用，推動企業(yè)檔案人事管理水平的進一步提升。

一、電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中運用的重要意義和作用

各個企業(yè)單位之所以在進行檔案管理中更加注重應(yīng)用信息化的手段，主要是因為進行檔案信息化管理不僅能夠推動電子檔案的發(fā)展，而且對于提高檔案管理效率以及質(zhì)量等方面具有十分重要的意義和作用，具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，企業(yè)單位推動電子檔案的發(fā)展，能夠有效的提高檔案管理的效率和水平。檔案管理工作本身任務(wù)比較繁重，而且需要很多的勞動力，為了能夠使更多的勞動力從繁重的勞動中解放出來，企業(yè)在進行檔案管理的過程中可以充分的運用電子信息技術(shù)提高工作效率，解放檔案管理人員的雙手。所以，在一定程度上來講，推動電子檔案事業(yè)的發(fā)展能夠有效地提高企業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。

其次，適應(yīng)我國信息時代的發(fā)展趨勢。各行各業(yè)中運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備已經(jīng)成為企業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)代化的一個重要標志。檔案管理作為企業(yè)單位管理工作的重要組成部分，為了體現(xiàn)其現(xiàn)代化的特征，也必須要開展電子檔案工作，充分運用電子信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化和現(xiàn)代化水平?？梢哉f為了增強企業(yè)單位的核心競爭力，各項管理都必須要有條不絮的推進，并且更加具有現(xiàn)代化的氣息，這就需要企業(yè)檔案管理過程當中不斷完善電子檔案，完善電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)單位的檔案管理工作增添現(xiàn)代化和信息化的特征，有效的提高企業(yè)單位的整體實力、競爭力以及現(xiàn)代化水平。

最后，通過建立電子檔案，能夠有效的提高檔案管理的效率和質(zhì)量，并且使檔案管理與信息技術(shù)進行有效的融合。應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)開展檔案的整理以及保存工作，能夠有效地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。不僅能夠完善檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫，而且能夠為企業(yè)單位的檔案管理工作提供更有效的依據(jù)。而且通過電子檔案建設(shè)能夠充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，為企業(yè)單位的人事調(diào)整以及考核更加快速的提供更加完善的依據(jù)，通過完善的電子檔案能夠為企業(yè)做出決策提供更加方便、快捷的資料。

二、當下我國電子檔案在企業(yè)單位檔案管理工程中存在的主要問題和不足

（一）企業(yè)單位檔案管理信息化的理念較為落后，對于電子檔案建設(shè)重視程度不夠。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作的理念比較根深蒂固，使得很多企業(yè)單位依然采用手工工作整理存檔傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得他們對電子檔案的接受程度依然不高。另外，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式也不是一朝一夕可以完成的事，所以對于電子檔案推薦工作重視程度不夠，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，最終影響到了我國電子檔案在企業(yè)單位檔案管理工作中的有序推進。

（二）推動電子檔案管理的軟硬件資源不夠完善。由于部分企業(yè)對于電子檔案管理工作的認識不到位，使得他們不能夠配備足夠的軟硬件資源開展電子檔案的整理工作。正所謂，巧婦難為無米之炊，一旦缺乏電子檔案工作開展的設(shè)備以及軟件，就會做阻礙到電子管理信息化的進程，尤其是缺乏投入資金，使得檔案管理工作不能夠配備足夠的計算機設(shè)備以及掃描儀等信息化檔案整理設(shè)備，這樣也會影響到電子檔案的發(fā)展。

（三）檔案管理整體協(xié)調(diào)性比較差，各部門之間配合不密切，導(dǎo)致檔案管理信息化進程緩慢。檔案管理本身就涉及到非常繁重的任務(wù)，而且需要各個部門之間進行有效的配合，加之檔案信息化整理的周期比較長，短時間內(nèi)不能顯現(xiàn)其效果，使得各個部門在進行檔案整理的過程中積極性不高，無論是檔案的收集以及整理工作都不能夠正常的推進，檔案管理工作信息化進程緩慢。

（四）在檔案管理信息化的過程當中存在著泄密現(xiàn)象，直接威脅到了檔案管理的安全性以及保密性?；ヂ?lián)網(wǎng)本身就是一把雙刃劍，因此，借助于互聯(lián)網(wǎng)形成的檔案管理信息化的電子檔案也存在著較大的安全隱患。對檔案進行信息化管理，就面臨著檔案的保密工作以及安全工作更加重要，可能由于人為因素或者是技術(shù)因素等原因，導(dǎo)致企業(yè)單位人事檔案被泄露或者是惡意篡改等現(xiàn)象，直接影響到企業(yè)單位檔案管理的安全性。

三、加強電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中有效運用的舉措

為了充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)有作用，解決當下存在的問題和不足，應(yīng)該采取以下幾個有效的舉措：

（一）加強對企業(yè)單位檔案管理的資金投入，完善電子檔案整理所需的軟硬件資源。電子檔的整理，需要配備計算機掃描儀以及打印機等電子設(shè)備和專門的電子檔案管理軟件，因此企事業(yè)單位必須要加強對檔案管理工作的資金投入，通過投入足夠的資金，為檔案整理配備足夠的設(shè)備，這樣才能夠有效地推進電子檔案工作在企業(yè)單位中的有效運用，同時提高檔案整理的效率。

（二）加強各部門之間的有效協(xié)作，提高電子檔案整理的效果和質(zhì)量。電子檔案的整理工作，需要各個部門之間的有效配合，因此為了更好地推進電子檔案整理工作，要加強各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，通過積極的整理部門提供素材以及材料，完成電子檔案整理工作，這樣不僅能夠保證檔案整理的內(nèi)容更加全面具體，而且有效地提高檔案整理的效率。這就需要整個企業(yè)單位的各個部門，加強對電子檔案整理工作的重視程度，通過積極配合，協(xié)調(diào)努力，完成電子檔案的整理工作，才能夠使得電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中充分發(fā)揮作用。

（三）規(guī)范電子檔案整理的程序，確保檔案整理的保密性及安全性。鑒于電子檔案整理過程中存在的一些安全隱患，在企業(yè)單位進行電子檔案整理的過程中，必須要嚴格規(guī)范檔案整理的程序，但管理人員也應(yīng)提高保密意識以及安全意識，通過規(guī)范檔案整理流程，提高檔案管理的安全性。同時要對檔案管理工作進行及時的督導(dǎo)和檢查，及時的發(fā)現(xiàn)疏漏、遺忘或者是不規(guī)范現(xiàn)象，提高電子檔案整理的規(guī)范性。

（四）提高檔案整理人員的整體素質(zhì)，尤其是運用現(xiàn)代化信息設(shè)備的技能。為了更好地推進電子檔案整理工作，有必要提高當下檔案管理人員的整體素質(zhì)以及專業(yè)技能，這就需要檔案管理機構(gòu)及時的組織檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及職業(yè)道德培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，強化檔案管理人員的責任意識，優(yōu)化及使用信息技術(shù)手段進行檔案整理的技能，從而提高電子檔案整理的效率，為企業(yè)單位的檔案管理工作注入新鮮的活力，改變當下電子檔案整理混亂的現(xiàn)狀。

四、結(jié)語

電子檔案在企業(yè)單位檔案管理中具有十分重要的意義，開展檔案管理信息化不僅適應(yīng)我國信息化發(fā)展的需求，同時也能夠提高企業(yè)單位檔案管理的水平和質(zhì)量，推動檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展。面對當下檔案管理信息化的管理理念比較淡薄，對于檔案管理信息化的重視程度不高以及信息化檔案管理存在的安全隱患等問題，必須要采取有效的措施給予解決，這就需要加強對檔案管理尤其是電子檔案管理的重視程度，配備檔案管理信息化的相關(guān)軟硬件資料，同時完善檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從而有效地確保檔案管理信息化的有序推進。

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