◎岳吉

關于事業(yè)單位檔案安全的相關研究

◎岳吉

隨著國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位也在迅速發(fā)展。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是一項重要工作，檔案不僅僅是歷史的記錄和保存，還是開展其他工作的基礎，是事業(yè)單位的資金和其他工作得到有效利用的直接依據(jù)，也是對后續(xù)工作的記錄和跟進。一切的檔案管理都在安全的基礎上的，所以保證檔案的安全是事業(yè)單位檔案管理工作中的重中之重。就目前而言，我國事業(yè)單位工作檔案管理中還存在一些問題，對于檔案的管理存在一定的安全隱患，本文根據(jù)事業(yè)單位工作中保證檔案的管理安全的重要性、存在的問題及優(yōu)化對策做了簡單的分析。

在我國經(jīng)濟發(fā)展中，事業(yè)單位承擔著為社會服務的職責和任務，事業(yè)單位檔案管理中大量的信息，有的是涉及到國家機密的重要文件，有的是事業(yè)單位、企業(yè)以及國家機關各項經(jīng)濟活動的反映，這些信息都需要嚴格的保密，要堅決保護機密文件的安全，防止泄密。隨著我國科技的不斷發(fā)展，信息化水平越來越高。怎樣保證檔案的安全，怎樣讓檔案管理跟得上信息化的腳步，這是我國事業(yè)單位檔案管理的重要課題。

事業(yè)單位檔案安全的重要性

檔案安全主要指檔案實體安全和檔案信息安全，檔案實體安全是指檔案在保管及使用過程中，因各種疏忽造成檔案原件破損或丟失，這易發(fā)生在檔案館基礎設施建設、庫房溫濕度、管理和利用等諸多工作環(huán)節(jié)，檔案信息安全是指檔案信息內容由于保管不善和利用不當而產(chǎn)生侵權、泄密、侵犯個人隱私等行為，危及國家安全，對檔案形成者造成危害。如何安全的保管和利用檔案是檔案管理工作中的熱門話題。是否科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平高低的重要尺度。

目前檔案安全管理存在的問題

事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊。剛畢業(yè)的大學生或者事業(yè)單位老員工是檔案管理的主要負責人。剛畢業(yè)大學生在大學學習期間對于檔案的管理和檔案的安全沒有充分的學習，在培訓中大多數(shù)的老師只注重理論知識的的講解，沒有明確的思想指引。學生們只是對檔案管理的程序進行學習，很少會涉及到檔案管理的重要性的培養(yǎng)。這就導致了在工作中僅僅是走程序，沒有在思想上引起重視。也有很多事業(yè)單位的檔案管理是由老員工負責，也存在基本業(yè)務素質薄弱，工作管理的思想落后，思維方式陳舊，管理模式缺乏創(chuàng)新，無法緊跟時代發(fā)展的腳步。

陳舊落后的檔案管理方式。目前還存在一些事業(yè)單位的日常人事、業(yè)務、資產(chǎn)等檔案信息處理方式仍停留在單一的登記造冊流程上，檔案管理的標準化、制度化、程序化運作體系還不健全。在科技迅速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)取代了手工操作，但是檔案管理卻沒有完全實現(xiàn)信息化。這種情況下對于檔案安全就存在了很大的隱患，在查找、翻閱的過程中很容易發(fā)生破損、抽調、毀壞等問題。

檔案建設的投入資金不足，軟硬件設備陳舊。由于事業(yè)單位計劃中投入檔案建設的資金有限，很多事業(yè)單位將淘汰的電腦打印機等用于檔案管理，這就致使檔案室的硬件條件和基礎設施比較差，儀器設備配置不齊全。在軟件上也沒有做到及時的更新處理。現(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)利用不夠，硬件設備陳舊，軟件設備也沒有及時的更新。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理，由于設施的不完善就會導致無法進行自動化，也不利于保護檔案安全，不能滿足現(xiàn)代化電子檔案處理的需求。

加強辦公室檔案安全管理工作的對策

增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。要提高各級事業(yè)單位對于檔案安全管理工作的重視，不斷完善各級各類事業(yè)單位職能部門、檔案部門歸口負責、協(xié)調管理、社會機構共同參與的檔案管理工作體制。轉變檔案管理的意識，加強有關檔案管理安全的宣傳工作，建立更完善檔案安全的應急管理制度和突發(fā)事件應對制度，對于調取、查看進行電子化管理。建立稀少、重要檔案的備份制度和受損遺失檔案的搶救補救制度。

培養(yǎng)現(xiàn)代化適用于檔案管理的人才。要保障事業(yè)單位檔案安全，就要有專門專業(yè)人員進行管理維護，企業(yè)應該用知識水平較高的管理人員，充分的利用現(xiàn)代科學管理方式進行檔案管理。對于一些老員工，單位應該進行培訓，提高他們的現(xiàn)代化的管理水平，結合老員工的自身經(jīng)驗，更好地去管理檔案，更好的去保障檔案的安全。

踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作量越來越大，行業(yè)劃分也越來越細致，為了降低手工工作中帶來的失誤率，必須踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法。將計算機與軟件技術相結合，將傳統(tǒng)的紙質檔案歸納到數(shù)字化管理工作中去，實現(xiàn)資源共享，各部門還要打破時間空間的限制，可以將檔案實現(xiàn)云端共享，方便查閱。

加大支持力度，提高保障水平。各級事業(yè)單位應當將檔案管理的工作納入單位發(fā)展規(guī)劃的計劃中，為工作提供人力、物力、硬件、軟件的支持，對于加強單位檔案安全管理的項目應該進行預算。定期進行在職人員的培訓學習。改善檔案保管保密的基礎設施條件，建立數(shù)字檔案和電子文件信息安全制度，推進檔案信息系統(tǒng)的安全等級保護和分級保護工作，完善數(shù)字檔案館測評標準，健全涉密網(wǎng)絡系統(tǒng)、涉密計算機和涉密多媒體的安全保密機制。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案不僅能夠反映出事業(yè)單位現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，還對事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新起到十分重要的作用。所以保證檔案的安全是檔案管理工作的基礎，事業(yè)單位想要有先進的檔案管理體系，就必須引進現(xiàn)代化管理模式，運用現(xiàn)代化的技術來確保檔案的完整性、安全性。還要建立健全相關檔案管理制度，以確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，要注重在職人員的基本素質，提高專業(yè)技能水平，在檔案安全的前提下更好地監(jiān)督事業(yè)單位的工作，并且有利于推動事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

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