◎卓淑芳

新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策

◎卓淑芳

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變化，學(xué)校檔案管理工作必然需要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化。然而，在現(xiàn)實(shí)中由于各種主客觀因素，許多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有引起相應(yīng)的關(guān)注和重視，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作面臨諸多問(wèn)題。在新時(shí)期如何對(duì)學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，已經(jīng)成為當(dāng)前的一項(xiàng)重要研究課題。因此，本文將介紹學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容、積極意義以及存在問(wèn)題的基礎(chǔ)之上，提出針對(duì)性的優(yōu)化策略，以期可以真正提高學(xué)校檔案管理水平。

學(xué)校檔案作為學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、人才培養(yǎng)、日常管理以及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的直接記錄，不僅真實(shí)反映著學(xué)校發(fā)展的客觀情況，而且是教育主管部門全面了解廣大學(xué)生發(fā)展的真實(shí)客觀依據(jù)，同時(shí)也是廣大中小學(xué)教師職業(yè)生涯發(fā)展中的基礎(chǔ)性工作。伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變化，學(xué)校檔案管理工作必然需要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化。然而，在現(xiàn)實(shí)中由于各種主客觀因素，許多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有引起相應(yīng)的關(guān)注和重視，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作面臨諸多問(wèn)題。在新時(shí)期如何對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范管理，已經(jīng)成為當(dāng)前的一項(xiàng)重要研究課題。因此，本文將介紹學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容、積極意義以及存在問(wèn)題的基礎(chǔ)之上，提出針對(duì)性的優(yōu)化策略，以期可以真正提高學(xué)校檔案管理水平。

學(xué)校檔案管理工作的主要內(nèi)容

檔案收集。檔案收集作為學(xué)校檔案管理工作的主要基礎(chǔ)，是學(xué)校檔案管理工作根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，將學(xué)校日常教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種資料收集起來(lái)，并從中篩選出具有保存價(jià)值的檔案資料，并將其統(tǒng)一存放到學(xué)校檔案室。

檔案整理。檔案整理是在檔案收集工作的基礎(chǔ)之上，根據(jù)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)整理的過(guò)程，并對(duì)其進(jìn)行基本的分類組合并編目，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化。

檔案鑒定。在完成檔案收集和檔案整理的工作之后，學(xué)校檔案管理工作人員需要分析和確定各種檔案本身所蘊(yùn)含的不同價(jià)值，并對(duì)其進(jìn)行分類管理，進(jìn)而為檔案的開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。

檔案保管。檔案保管是指學(xué)校檔案管理部門采取各種有效的檔案保管措施，從而盡量防止和克服各種各樣客觀因素對(duì)檔案造成的損害，以保證學(xué)校檔案資料的完整性，是學(xué)校檔案管理工作的重點(diǎn)。

檔案的開發(fā)和利用。開展學(xué)校檔案管理工作的根本目的在于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效開發(fā)和合理利用，以期可以為學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教師職業(yè)發(fā)展以及學(xué)生升學(xué)就業(yè)提供可靠的、重要的參考資料。

新形勢(shì)下不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的重要意義

有利于提高學(xué)校管理水平。新形勢(shì)下不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，不僅可以幫助學(xué)校管理者可以全面客觀的掌握學(xué)校的發(fā)展和變化情況，從而可以從檔案中發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展中存在的各種問(wèn)題，并及時(shí)采取針對(duì)性措施來(lái)解決這些問(wèn)題，以便可以提高學(xué)校的教育管理水平。與此同時(shí)，由于學(xué)校檔案信息資料中包括了許多各種先進(jìn)的辦學(xué)成果和先進(jìn)事跡，從而可以在各類評(píng)估評(píng)先工作中讓評(píng)委得以更加全面客觀的認(rèn)識(shí)學(xué)校實(shí)際狀況，進(jìn)而有助于幫助學(xué)校更好地獲得相關(guān)專家的認(rèn)可和好評(píng)。

有利于提高學(xué)校工作效率。學(xué)校檔案管理可以幫助教育部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加全面客觀的認(rèn)識(shí)一線教師的日常教學(xué)工作實(shí)際情況，及時(shí)掌握學(xué)校在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展過(guò)程過(guò)程中存在的各種不同類型的問(wèn)題，從而更好地提高學(xué)校工作效率。與此同時(shí)，檔案作為師生之間以及校師之間的溝通橋梁，各種各樣的問(wèn)題如出勤情況、職稱職任、學(xué)習(xí)態(tài)度等可以及時(shí)的反饋到相關(guān)管理部門，從而推動(dòng)學(xué)相關(guān)管理部門可以在第一時(shí)間了解學(xué)校各種情況。

當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

檔案工作作為學(xué)校整體發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作之一，其管理水平的高低在一定程度上影響著學(xué)校教育質(zhì)量。然而，在現(xiàn)實(shí)中由于各種主客觀因素，一些學(xué)校的檔案管理工作存在著各和各樣的問(wèn)題，進(jìn)而影響其應(yīng)有功能的發(fā)揮，同時(shí)也妨礙了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄。長(zhǎng)期以來(lái)，由于學(xué)校的主要任務(wù)是教學(xué)，認(rèn)為學(xué)校的主要工作任務(wù)在于搞好教學(xué)管理工作，進(jìn)而使得學(xué)校教職工對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)較為淡薄，甚至將其簡(jiǎn)單直接為只是收集和儲(chǔ)存一些檔案信息資料，對(duì)于學(xué)校檔案管理工作普遍抱著“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的態(tài)度，認(rèn)識(shí)上的局限性使得學(xué)校檔案管理工作難以真正落到實(shí)處。與此同時(shí)，在社會(huì)上同樣沒(méi)有形成良好的社會(huì)氛圍，進(jìn)而在嚴(yán)重阻礙學(xué)校檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

高素質(zhì)管理人才缺乏。通常而言，由于學(xué)校沒(méi)有重視檔案管理工作，對(duì)其缺乏足夠的支持力度，進(jìn)而使得學(xué)校檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員配備等方面難以得到有效的支持。目前學(xué)校檔案管理工作中一般很少配備有專職的檔案工作人員，而大多是由其他老師兼職，而這些老師本職工作原本就重再加上不具備扎實(shí)的檔案知識(shí)，從而使得他們工作熱情不高，甚至不愿意兼任檔案管理工作，因此許多學(xué)校檔案管理工作人員不得不頻繁換人，造成學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高。事實(shí)上，學(xué)核檔案管理在本質(zhì)上是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜且需要一定耐心的工作。

缺乏完善檔案管理制度。目前，檔案管理制度不夠完善在一定程度上影響著學(xué)校檔案管理工作的順利開展，由于許多尚未根據(jù)《檔案法》建立起相對(duì)完善的學(xué)校檔案管理工作制度，使得學(xué)校檔案管理模式仍然停留在傳統(tǒng)落后的“粗放型”管理模式，學(xué)校檔案日常管理工作帶有很大的“隨意性”，難以真正將檔案管理工作的積極作用在學(xué)校發(fā)展中充分發(fā)揮出來(lái)。此外，雖然有的學(xué)校已經(jīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的相關(guān)要求建立起學(xué)校檔案管理制度，然而在現(xiàn)實(shí)工作中卻由于各種主客觀因素難以真正的將檔案管理制度落實(shí)，從而導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。

檔案管理工作信息化低。自從進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以來(lái)，信息化管理已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理工作的主要趨勢(shì)。然而，在現(xiàn)實(shí)中由于觀念問(wèn)題、資金問(wèn)題以及人才問(wèn)題嚴(yán)重阻礙著學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展,進(jìn)而使得學(xué)校檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)工作模式。信息化時(shí)代下，要想真正推進(jìn)信息化建設(shè)首先需要配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的前提條件，同時(shí)軟硬件設(shè)施的質(zhì)量和水平在一定程度上也直接決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。因此，學(xué)校在開始檔案信息化建設(shè)階段就必須投入較大的資金以購(gòu)置基礎(chǔ)性的設(shè)備及軟件，然而這些先進(jìn)的設(shè)備及軟件的價(jià)格較高，而學(xué)校對(duì)于檔案管理的資金投入有限，主要依靠財(cái)政拔款，資金投入不足必須阻礙著學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。

新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化策略

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。從上述的分析我們可以看出來(lái)，落后觀念已經(jīng)在一定程度上影響著學(xué)校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，要想真正推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的健康發(fā)展，就需要觀念先行，改變錯(cuò)誤觀念，真正認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的重要作用，樹立正確的檔案管理理念，在思想和行動(dòng)上不斷加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視力度,并且在學(xué)校教育管理實(shí)際工作中嚴(yán)格落實(shí)。作為學(xué)校檔案管理工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和責(zé)任人，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須主動(dòng)更新觀念，在思想上樹立對(duì)檔案管理工作的重視,并對(duì)學(xué)校檔案管理工作積極負(fù)責(zé)，將其提到正確的位置上來(lái)。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，立足于學(xué)校的實(shí)際情況，認(rèn)真梳理學(xué)校檔案管理工作的各項(xiàng)流程，并及時(shí)查漏補(bǔ)缺，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

不斷加強(qiáng)檔案工作宣傳力度。通過(guò)上述的分析我們不難看出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)于學(xué)校檔案工作認(rèn)識(shí)不足，一定程度上制約著學(xué)校檔案管理工作的順利開展。因此，教育主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視并加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳教育力度。首先，應(yīng)積極組織廣大師生參加各種檔案宣傳活動(dòng)，促使他們對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)得到及時(shí)更新，使他們強(qiáng)化檔案意識(shí)，從而在日常工作中可以積極配合學(xué)校檔案管理工作的開展，還可以組織相關(guān)檔案專家進(jìn)校向師生宣傳檔案的價(jià)值和作用，使廣大師生對(duì)檔案本質(zhì)有更深刻的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的順利開展發(fā)揮積極的助推作用。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《檔案法》和學(xué)樣檔案管理制度的宣傳教育力度，從而不斷提高廣大師生尤基是檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，從而有效推動(dòng)各項(xiàng)規(guī)章制度得以嚴(yán)格執(zhí)行，從而保證學(xué)校檔案管理工作得以規(guī)范高效地進(jìn)行。

構(gòu)建信息化的檔案管理模式。正所謂：工欲善其事，必先利其器。要想在信息化時(shí)代之中做好學(xué)校檔案管理工作就必須需要配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的前提條件，這就要求我們必須不斷加大對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，以真正確保其得以正常進(jìn)行。首先，應(yīng)該多途徑的加大對(duì)信息化建設(shè)的資金投入力度，將更多的資金向?qū)W校檔案管理傾斜，逐步加大對(duì)學(xué)校檔案管理的資金投入比例。其次，應(yīng)不斷擴(kuò)展資金來(lái)源渠道，因?yàn)閱渭円揽繉W(xué)校是難以完成學(xué)校管理信息化建設(shè)工作的，學(xué)?？梢圆扇∠鄳?yīng)激勵(lì)機(jī)制引進(jìn)外部信息化建設(shè)資金。最后，相關(guān)教育主管部門可以通過(guò)建立地區(qū)學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的方式來(lái)解決各個(gè)學(xué)校資金不足的問(wèn)題，更好的推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作。在配置好軟硬件設(shè)施的基礎(chǔ)之上，還應(yīng)當(dāng)推進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，不斷提高學(xué)校檔案管理水平。

建立健全學(xué)校檔案管理制度。管理制度作為各種工作開展的重要行為準(zhǔn)則和規(guī)范指導(dǎo)，在實(shí)際中對(duì)于工作的順利開展發(fā)揮著十分重要的示范引導(dǎo)作用。在教育改革不斷深入發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，學(xué)校需要開展、組織和參與的活動(dòng)日益增多，這也必然會(huì)導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作的日益復(fù)雜化。面對(duì)這種發(fā)展變化，這就要求學(xué)校必須樹立以制度管事、管人的正確的學(xué)校檔案管理工作理念，結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)際情況，不斷完善學(xué)校檔案管理制度，對(duì)學(xué)校檔案管理工作涉及到所有工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，并且認(rèn)真梳理學(xué)校檔案管理工作的各項(xiàng)流程，并及時(shí)查漏補(bǔ)缺，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。此外，學(xué)校應(yīng)建立起嚴(yán)格的檔案管理責(zé)任制度，工作人員的責(zé)任明確，提高其崗位意識(shí)，并在工作實(shí)際中嚴(yán)格監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)失職、瀆職現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)及時(shí)根據(jù)相關(guān)管理制度做出相應(yīng)的懲罰，反之如果學(xué)校檔案管理人員出色完成工作任務(wù)時(shí)，做出相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)?？梢哉f(shuō)，人的因素在學(xué)校檔案管理工作中發(fā)揮十分至關(guān)重要的作用，工作人員的綜合素質(zhì)在一定程度上影響著學(xué)校檔案管理工作能否順利開展，并且對(duì)學(xué)校的后續(xù)工作也起到非常重要的影響。在社會(huì)分工日益細(xì)化，技術(shù)、管理日益復(fù)雜的時(shí)代背景之下，檔案管理工作發(fā)生了變化，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)的理論知識(shí)和操作技能，這就對(duì)于學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。因此，這要求學(xué)校必須重視并不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要作用，不斷加大優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，招聘時(shí)應(yīng)注重人才的專業(yè)學(xué)科背景，吸引更多的檔案優(yōu)秀人才參與到學(xué)校檔案管理工作中來(lái)。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校在職檔案管理人員專業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，從而培養(yǎng)出一大批具有先進(jìn)檔案管理知識(shí)，且熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的綜合型人才，以便更好地促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的提高。另外，學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)堅(jiān)持主動(dòng)學(xué)習(xí)和終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，進(jìn)而不斷提高自身的檔案管理專業(yè)能力。

檔案工作作為學(xué)校整體發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作之一，其管理水平的高低在一定程度上影響著學(xué)校教育質(zhì)量。信息化時(shí)代背景下的學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，同時(shí)伴隨著機(jī)遇和考驗(yàn),這就要求我們必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念,不斷加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視力度、加強(qiáng)檔案工作宣傳力度、積極構(gòu)建先進(jìn)檔案管理模式、建立健全學(xué)校檔案管理制度、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，從而確保學(xué)校檔案管理工作規(guī)范、高效、科學(xué)地進(jìn)行，從而為學(xué)校自身的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

（作者單位：福建省莆田市秀嶼區(qū)教育局檔案室）