◎劉婧

新環(huán)境下的事業(yè)單位會計檔案管理工作分析

◎劉婧

在分析當前事業(yè)單位會計檔案管理新環(huán)境的具體特征基礎上，結合當前事業(yè)單位會計檔案管理的實際清空，分析了其中存在的主要問題。以提高事業(yè)單位檔案管理水平為目的，提出了對應的檔案管理工作策略與建議，為提高事業(yè)單位會計檔案管理工作提供相應的參考。

會計檔案是事業(yè)單位檔案的重要構成部分，其記錄并反映單位的業(yè)務與經(jīng)濟水平，是重要的原始資料。完整、準確的會計檔案能夠為分析單位各個時期的經(jīng)濟與財務活動提供重要的參考資料，是單位管理政策、問題研究及經(jīng)濟活動開展的可靠依據(jù)。事業(yè)單位作為國家機構的重要構成部分，其直接承擔了國家管理及社會服務的相關職能，與公務員管理、財政核撥或撥補事業(yè)單位的經(jīng)費主要來自于財政撥款，做好財政資金的運行記錄及管理，并按照相關規(guī)定管理并用好事業(yè)單位會計檔案，具有十分現(xiàn)實的意義。

當前事業(yè)單位會計檔案管理新環(huán)境

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，其在會計管理方面的應用日益拓展。因此，當前會計管理的新環(huán)境實際上是會計管理工作的數(shù)字化、信息化。在該環(huán)境下，會計檔案管理工作需要實現(xiàn)數(shù)字化管理，即通過充分應用數(shù)據(jù)庫、掃描、存儲以及多媒體等數(shù)字化技術，將傳統(tǒng)的以紙質、圖像為載體的 檔案資源通過數(shù)字化處理之后進行網(wǎng)絡存儲、共享，實現(xiàn)計算機系統(tǒng)對檔案信息的自動化遠程管理。通過這種方法能夠促進檔案信息庫結構的構成和完善，充分提高檔案的利用效率和共享水平。

利用數(shù)字化的檔案管理方式，不但能夠有效的節(jié)省事業(yè)單位的檔案存儲空間，而且能夠縮減檔案管理的相關費用，使得檔案經(jīng)濟效益得到明顯提升，提高檔案歸檔效率，使得會計檔案的存儲安全性得到明顯提升。

新環(huán)境下事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的主要問題

相關的基礎支撐工作缺位。在數(shù)字化的新環(huán)境下，事業(yè)單位會計檔案的基礎工作缺位主要體現(xiàn)在這樣四個方面：在部分事業(yè)單位中，因為受到客觀條件的限制，導致單位的會計檔案管理工作在專業(yè)化、體系化等方面沒有得到規(guī)范化的管理與實現(xiàn)。導致缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，檔案管理工作甚至沒有設置專門的崗位，大部分的檔案管理工作由業(yè)余兼職人員進行，導致檔案管理工作不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生；在數(shù)字化檔案建設方面相對落后，當前的會計檔案管理在具體的移交、整理、規(guī)范等方面沒有完善、詳細的規(guī)定，導致管理工作中存在漏洞；存在數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象，這主要是因為受到工作效率低下、利益驅使等影響而造成的，出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)隨意篡改、操作等情況，使得檔案信息與實際情況相互背離；檔案管理工作缺位，相關的信息內容更新不及時，導致檔案數(shù)據(jù)的有效性與權威性受到影響。

會計檔案管理意識不足，缺少對應的資料。部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員不重視檔案管理工作，沒有認識到檔案管理工作的重要作用。所以，其在日常的工作中不能夠履行檔案管理工作的相關職責，不能夠負責任的開展相關工作，對檔案的認識也極為模糊，加之事業(yè)單位財務管理人員較少，工作過程中主要以應付了事的態(tài)度為主。認為事業(yè)單位的賬目較為簡單，沒有必要納入到檔案管理工作中，認為只需要保存會計憑證、賬簿和相關的報表等基本資料之后就可以，導致單位的工作規(guī)劃、財務決算等資料沒有及時地收集起來，甚至部分人將單位的檔案資料據(jù)為己有，在離崗時也沒有及時的上交相關資料，導致失業(yè)單位的會計檔案資料不齊全。

會計檔案管理技術缺乏。在數(shù)字化環(huán)境下，當前事業(yè)單位的會計檔案管理工作技術缺乏主要包括網(wǎng)絡管理系統(tǒng)及防火軟件的選擇方面不恰當，數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)格式及轉換等方面都會造成會計檔案數(shù)據(jù)的損壞與丟失，對會計檔案信息管理系統(tǒng)的錯誤操作會造成檔案信息的丟失、泄露等。其次，數(shù)字檔案的特質，由于數(shù)字化的會計檔案雖然具有保存、管理方面的便捷性與優(yōu)勢，但是因為屬于數(shù)字資料，在內容方面容易被篡改，且難以追蹤痕跡，一旦安全問題發(fā)生，將會對事業(yè)單位的會計檔案信息造成影響，限制了檔案管理工作水平的提高。

新環(huán)境下事業(yè)單位會計檔案管理工

作的策略與建議

做好事業(yè)單位會計檔案管理工作人員的業(yè)務培訓工作。在新環(huán)境下，會計檔案管理工作證不斷向數(shù)字化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展，資源共享的時代已經(jīng)到來。這時，應該提升會計檔案管理工作人員相關方面的基本素質。事業(yè)單位必須強化對工作人員業(yè)務素質的提升訓練，使得會計檔案管理人員能夠通過學習相關的新技術與知識，提高檔案管理的信息化理念及信息化處理能力，使得計算機與網(wǎng)絡技術應用能力得到提升。最后，還應該關注理論學習工作，并將之與工作實踐結合起來，培養(yǎng)理論與應用能力兼具的會計檔案管理專業(yè)人員。

提高檔案管理的硬件水平。硬件是提高會計檔案管理工作水平的基礎，在數(shù)字化的環(huán)境下，提高檔案管理的硬件水平是優(yōu)化會計檔案管理工作能力的重要支撐，必須做好會計檔案的硬件環(huán)境建設工作，做好檔案管理系統(tǒng)的硬件升級與維護工作。例如，應該設置專門的會計檔案室，并在硬件上加裝檔案室的防磁、防塵、防潮功能；構建完善的檔案批準授權制度，以提高檔案數(shù)據(jù)的歸檔與查詢效率；對計算機病毒、防火墻等安全技術要進行較為深入的理解，保證檔案資料的安全性，避免檔案數(shù)據(jù)的泄露、丟失等。

提高會計檔案管理人員的數(shù)字化處理意識。意識直接影響人的行為，具有極強的導向性，對事業(yè)單位的會計檔案管理工作而言，管理人員的重視是會計檔案管理工作能夠順利開展的重要條件。所以，為了使得事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化工作能夠得以優(yōu)化，必須首先從檔案管理人員的思想意識方面著手，著力培養(yǎng)各級管理人員對會計檔案數(shù)字化管理的意識，在全單位形成重視數(shù)字化會計檔案管理工作的氛圍。構建覆蓋全單位的會計檔案管理工作責任制度體系，并將檔案管理工作一一落實，并明確檔案管理過程中具體人員的責任和范圍，使得整個檔案管理體系能夠高效地運作起來。

（作者單位：棲霞市寺口鎮(zhèn)社會服務站）