◎鄭曉春
事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策
◎鄭曉春
檔案工作在事業(yè)檔案的管理中占據(jù)著重要地位,完成好檔案管理各項(xiàng)要求也成為保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案管理的意義巨大,因而探索檔案管理對(duì)策的優(yōu)化則更加凸顯其重要性。由此,本文便從檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化目標(biāo)出發(fā),并提出具體的優(yōu)化方法,以期為各位讀者提供參考。
事業(yè)檔案作為重要的記錄資料,不僅是單位發(fā)展歷程的真實(shí)反映,同時(shí)也在單位的未來(lái)發(fā)展中起到參考、依據(jù)性作用。而為了讓事業(yè)檔案的管理工作能夠滿足與適應(yīng)不斷提高的管理需要,加強(qiáng)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策分析則具有了十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
事業(yè)檔案管理優(yōu)化的問(wèn)題現(xiàn)狀.在事業(yè)單位的檔案管理工作中仍舊存在一些問(wèn)題亟待解決,概括來(lái)說(shuō)主要有以下幾點(diǎn)。
檔案管理人員的水平素質(zhì)參差不齊。一些管理人員思維觀念陳舊、工作模式定式化、工作責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題也在日常工作中暴露出來(lái)。管理行為最終需要落實(shí)到人員上,所以缺乏高素質(zhì)能力的檔案管理人才也不能使得管理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度相適應(yīng),同時(shí)也無(wú)法滿足管理模式、運(yùn)行機(jī)制能夠在管理工作中得到較好發(fā)揮。
檔案管理的模式落后。在一些單位內(nèi)部已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化的檔案管理,但對(duì)于一些事業(yè)單位而言,其管理模式仍然是依賴于將單位資產(chǎn)、業(yè)務(wù)、人事信息等內(nèi)容編制到造冊(cè)中,這樣既無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化,同時(shí)在使用檔案時(shí)也容易造成檢索復(fù)雜、不易管理等問(wèn)題。
檔案管理的設(shè)備設(shè)施落后也是造成管理效果不佳的原因之一。在一些事業(yè)單位中,缺乏對(duì)檔案管理的重視力度,或者是由于經(jīng)費(fèi)投入不足,也使得檔案室內(nèi)部中的設(shè)備設(shè)施性能較差,影響檢索效率,情況嚴(yán)重時(shí)甚至不能滿足使用要求。而設(shè)備的性能不能得以實(shí)現(xiàn),例如軟件、硬件設(shè)備不能更新,影印設(shè)備、電腦、掃描儀器的欠缺等,也會(huì)使得事業(yè)單位難以發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理。
事業(yè)單位檔案優(yōu)化所要遵循的原則。要使得事業(yè)單位檔案管理的措施優(yōu)化取得良好成效,需要制定嚴(yán)格的優(yōu)化原則,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)。
規(guī)則制定與執(zhí)行并舉的原則。在優(yōu)化檔案管理過(guò)程中,需要管理者忽視檔案管理制度的制定與執(zhí)行的關(guān)系,在實(shí)施過(guò)程中容易過(guò)于偏向一方而忽視另一方,從而造成管理制度的不健全或執(zhí)行落實(shí)不到位的情況發(fā)生。
差異化與統(tǒng)一化相互兼顧的原則。在事業(yè)單位檔案管理的具體實(shí)踐中,需要注意掌握“同”與“異”的不同標(biāo)尺。只有靈活兼顧此項(xiàng)要求,才能使得優(yōu)化管理能夠真正富有成效。舉例來(lái)說(shuō),在制定檔案管理制度時(shí),需要將國(guó)家層面的管理標(biāo)準(zhǔn)予以堅(jiān)守,并在規(guī)則制定中使之具備更強(qiáng)的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性,通過(guò)衡量提高管理標(biāo)準(zhǔn),從而讓制度的落實(shí)更加具有可行性。
加大檔案管理工作宣傳力度。要切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的效率,實(shí)現(xiàn)管理效率的大幅提高,關(guān)鍵需要從思想意識(shí)上明確管理工作的重要性。通過(guò)加大關(guān)于檔案管理的宣傳力度,一方面讓管理人員認(rèn)識(shí)到崗位職責(zé),從而能夠激發(fā)工作的熱忱促使自身在工作中更好的履行職責(zé)。
另一方面,關(guān)于檔案管理的宣傳內(nèi)容還應(yīng)包含相關(guān)工作情況的通報(bào)。舉例來(lái)說(shuō),在宣傳檔案管理工作時(shí),還需對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理制度規(guī)范、人力資源開(kāi)發(fā)情況等情況均需加以介紹。要多方位的選擇宣傳渠道,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、媒體、刊物、宣傳單的宣傳。從而讓員工能夠樹(shù)立關(guān)于檔案管理的正確認(rèn)識(shí),進(jìn)而讓檔案管理工作能夠具有更為廣泛的群眾基礎(chǔ)。
創(chuàng)新檔案管理方法.要優(yōu)化檔案管理的方法,主要需要對(duì)當(dāng)前的管理體制進(jìn)行創(chuàng)新。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛躍發(fā)展與經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革,檔案管理也必須建立起與之相匹配的相關(guān)機(jī)制。通過(guò)管理制度的逐步完善,從而做到由事業(yè)單位的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚓邆渖鐣?huì)各要件的檔案。而要達(dá)到這一目標(biāo),可以從以下方面著手。
讓事業(yè)單位的檔案更加具備完整性,并在在區(qū)域內(nèi)部要按照分類要求建立起專項(xiàng)檔案以便查閱。
加大人力、財(cái)力在檔案管理中的投入,只有做到制度層面與物質(zhì)層面的相互協(xié)調(diào)輔助,從而才能最終達(dá)到構(gòu)建起具有整體性、專業(yè)性的檔案管理機(jī)構(gòu)。
深化數(shù)字信息化的檔案建設(shè)在管理過(guò)程中所占比重。當(dāng)前檔案管理朝著以數(shù)字化發(fā)展為道路向前邁進(jìn),因而在事業(yè)檔案的管理過(guò)程中,需要做好數(shù)字檔案的管理工作。簡(jiǎn)要概括起來(lái)主要有以下幾點(diǎn):其一,要建立起數(shù)字化、信息化的事業(yè)單位檔案系統(tǒng)。在系統(tǒng)中,管理人員通過(guò)多媒體信息設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)化的利用,便可簡(jiǎn)單便捷的實(shí)現(xiàn)檢索目標(biāo)。檔案的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)也是一項(xiàng)綜合性的活動(dòng),要切實(shí)推動(dòng)數(shù)字檔案的建成,還需要對(duì)檔案系統(tǒng)所涉及的多個(gè)方面予以考慮。例如,設(shè)備選型、檔案整理、軟件開(kāi)發(fā)、資料備份、錄入檔案、總體設(shè)計(jì)以及安全防范性措施等都需要進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。其二,要提高檔案管理數(shù)字化性能,關(guān)鍵需要在軟、硬件設(shè)施上有所投入。只有確保設(shè)施設(shè)備真正符合檔案系統(tǒng)要求,才能使得使用者在收獲良好體驗(yàn)的同時(shí)也能夠保障檔案資料的安全。其三,做好檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的銜接工作。在實(shí)際操作過(guò)程中,檔案管理系統(tǒng)的獨(dú)立性是較強(qiáng)的,但是將檔案管理同辦公系統(tǒng)相互“隔絕”,則不能將檔案使用的效率得到更大的提高,因而要使得檔案在辦公中得到高效、充分、及時(shí)的運(yùn)用,則需要強(qiáng)化兩個(gè)系統(tǒng)之間的銜接配合工作,力求在保障檔案安全的前提下,提高數(shù)字檔案的使用效率。
事業(yè)檔案檔案管理方法的優(yōu)化是單位獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必經(jīng)之路,在堅(jiān)持檔案管理方式優(yōu)化方式的同時(shí),也需要管理人員加大檔案的信息化建設(shè)力度。只有通過(guò)深層的改革,創(chuàng)新其管理方法,才能使得事業(yè)單位的檔案管理可以更好滿足信息管理與服務(wù)的各項(xiàng)功能。
(工作單位:孝感市港航管理局)