◎鄭曉春

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策

◎鄭曉春

檔案工作在事業(yè)檔案的管理中占據(jù)著重要地位，完成好檔案管理各項(xiàng)要求也成為保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案管理的意義巨大，因而探索檔案管理對(duì)策的優(yōu)化則更加凸顯其重要性。由此，本文便從檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化目標(biāo)出發(fā)，并提出具體的優(yōu)化方法，以期為各位讀者提供參考。

事業(yè)檔案作為重要的記錄資料，不僅是單位發(fā)展歷程的真實(shí)反映，同時(shí)也在單位的未來(lái)發(fā)展中起到參考、依據(jù)性作用。而為了讓事業(yè)檔案的管理工作能夠滿足與適應(yīng)不斷提高的管理需要，加強(qiáng)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策分析則具有了十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的相關(guān)概述

事業(yè)檔案管理優(yōu)化的問(wèn)題現(xiàn)狀.在事業(yè)單位的檔案管理工作中仍舊存在一些問(wèn)題亟待解決，概括來(lái)說(shuō)主要有以下幾點(diǎn)。

檔案管理人員的水平素質(zhì)參差不齊。一些管理人員思維觀念陳舊、工作模式定式化、工作責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題也在日常工作中暴露出來(lái)。管理行為最終需要落實(shí)到人員上，所以缺乏高素質(zhì)能力的檔案管理人才也不能使得管理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度相適應(yīng)，同時(shí)也無(wú)法滿足管理模式、運(yùn)行機(jī)制能夠在管理工作中得到較好發(fā)揮。

檔案管理的模式落后。在一些單位內(nèi)部已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化的檔案管理，但對(duì)于一些事業(yè)單位而言，其管理模式仍然是依賴于將單位資產(chǎn)、業(yè)務(wù)、人事信息等內(nèi)容編制到造冊(cè)中，這樣既無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，同時(shí)在使用檔案時(shí)也容易造成檢索復(fù)雜、不易管理等問(wèn)題。

檔案管理的設(shè)備設(shè)施落后也是造成管理效果不佳的原因之一。在一些事業(yè)單位中，缺乏對(duì)檔案管理的重視力度，或者是由于經(jīng)費(fèi)投入不足，也使得檔案室內(nèi)部中的設(shè)備設(shè)施性能較差，影響檢索效率，情況嚴(yán)重時(shí)甚至不能滿足使用要求。而設(shè)備的性能不能得以實(shí)現(xiàn)，例如軟件、硬件設(shè)備不能更新，影印設(shè)備、電腦、掃描儀器的欠缺等，也會(huì)使得事業(yè)單位難以發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理。

事業(yè)單位檔案優(yōu)化所要遵循的原則。要使得事業(yè)單位檔案管理的措施優(yōu)化取得良好成效，需要制定嚴(yán)格的優(yōu)化原則，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

規(guī)則制定與執(zhí)行并舉的原則。在優(yōu)化檔案管理過(guò)程中，需要管理者忽視檔案管理制度的制定與執(zhí)行的關(guān)系，在實(shí)施過(guò)程中容易過(guò)于偏向一方而忽視另一方，從而造成管理制度的不健全或執(zhí)行落實(shí)不到位的情況發(fā)生。

差異化與統(tǒng)一化相互兼顧的原則。在事業(yè)單位檔案管理的具體實(shí)踐中，需要注意掌握“同”與“異”的不同標(biāo)尺。只有靈活兼顧此項(xiàng)要求，才能使得優(yōu)化管理能夠真正富有成效。舉例來(lái)說(shuō)，在制定檔案管理制度時(shí)，需要將國(guó)家層面的管理標(biāo)準(zhǔn)予以堅(jiān)守，并在規(guī)則制定中使之具備更強(qiáng)的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，通過(guò)衡量提高管理標(biāo)準(zhǔn)，從而讓制度的落實(shí)更加具有可行性。

事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的具體措施

加大檔案管理工作宣傳力度。要切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)管理效率的大幅提高，關(guān)鍵需要從思想意識(shí)上明確管理工作的重要性。通過(guò)加大關(guān)于檔案管理的宣傳力度，一方面讓管理人員認(rèn)識(shí)到崗位職責(zé)，從而能夠激發(fā)工作的熱忱促使自身在工作中更好的履行職責(zé)。

另一方面，關(guān)于檔案管理的宣傳內(nèi)容還應(yīng)包含相關(guān)工作情況的通報(bào)。舉例來(lái)說(shuō)，在宣傳檔案管理工作時(shí)，還需對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理制度規(guī)范、人力資源開(kāi)發(fā)情況等情況均需加以介紹。要多方位的選擇宣傳渠道，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、媒體、刊物、宣傳單的宣傳。從而讓員工能夠樹(shù)立關(guān)于檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而讓檔案管理工作能夠具有更為廣泛的群眾基礎(chǔ)。

創(chuàng)新檔案管理方法.要優(yōu)化檔案管理的方法，主要需要對(duì)當(dāng)前的管理體制進(jìn)行創(chuàng)新。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛躍發(fā)展與經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革，檔案管理也必須建立起與之相匹配的相關(guān)機(jī)制。通過(guò)管理制度的逐步完善，從而做到由事業(yè)單位的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚓邆渖鐣?huì)各要件的檔案。而要達(dá)到這一目標(biāo)，可以從以下方面著手。

讓事業(yè)單位的檔案更加具備完整性，并在在區(qū)域內(nèi)部要按照分類要求建立起專項(xiàng)檔案以便查閱。

加大人力、財(cái)力在檔案管理中的投入，只有做到制度層面與物質(zhì)層面的相互協(xié)調(diào)輔助，從而才能最終達(dá)到構(gòu)建起具有整體性、專業(yè)性的檔案管理機(jī)構(gòu)。

深化數(shù)字信息化的檔案建設(shè)在管理過(guò)程中所占比重。當(dāng)前檔案管理朝著以數(shù)字化發(fā)展為道路向前邁進(jìn)，因而在事業(yè)檔案的管理過(guò)程中，需要做好數(shù)字檔案的管理工作。簡(jiǎn)要概括起來(lái)主要有以下幾點(diǎn)：其一，要建立起數(shù)字化、信息化的事業(yè)單位檔案系統(tǒng)。在系統(tǒng)中，管理人員通過(guò)多媒體信息設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)化的利用，便可簡(jiǎn)單便捷的實(shí)現(xiàn)檢索目標(biāo)。檔案的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)也是一項(xiàng)綜合性的活動(dòng)，要切實(shí)推動(dòng)數(shù)字檔案的建成，還需要對(duì)檔案系統(tǒng)所涉及的多個(gè)方面予以考慮。例如，設(shè)備選型、檔案整理、軟件開(kāi)發(fā)、資料備份、錄入檔案、總體設(shè)計(jì)以及安全防范性措施等都需要進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。其二，要提高檔案管理數(shù)字化性能，關(guān)鍵需要在軟、硬件設(shè)施上有所投入。只有確保設(shè)施設(shè)備真正符合檔案系統(tǒng)要求，才能使得使用者在收獲良好體驗(yàn)的同時(shí)也能夠保障檔案資料的安全。其三，做好檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的銜接工作。在實(shí)際操作過(guò)程中，檔案管理系統(tǒng)的獨(dú)立性是較強(qiáng)的，但是將檔案管理同辦公系統(tǒng)相互“隔絕”，則不能將檔案使用的效率得到更大的提高，因而要使得檔案在辦公中得到高效、充分、及時(shí)的運(yùn)用，則需要強(qiáng)化兩個(gè)系統(tǒng)之間的銜接配合工作，力求在保障檔案安全的前提下，提高數(shù)字檔案的使用效率。

事業(yè)檔案檔案管理方法的優(yōu)化是單位獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必經(jīng)之路，在堅(jiān)持檔案管理方式優(yōu)化方式的同時(shí)，也需要管理人員加大檔案的信息化建設(shè)力度。只有通過(guò)深層的改革，創(chuàng)新其管理方法，才能使得事業(yè)單位的檔案管理可以更好滿足信息管理與服務(wù)的各項(xiàng)功能。

(工作單位:孝感市港航管理局)