◎楊啟紅

疾控中心檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的重要性

◎楊啟紅

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，信息化趨勢已經(jīng)在多個領(lǐng)域得到采納并應(yīng)用。但是目前的疾控中心檔案管理依然使用人工整理的方式，這直接導(dǎo)致檔案的使用率下降，無法滿足當(dāng)前疾控中心的工作需求。因此，必須加快對檔案的規(guī)范化數(shù)字化管理，提高對疾控資料的檢索效率，為人民身體健康提供有力的保障。

疾控預(yù)防機構(gòu)是由政府組建的公益事業(yè)單位，在保護人民健康、防止疾病傳播等方面都發(fā)揮著重要的作用，其工作的職能包含了傳染病等疾病的預(yù)防、突發(fā)事件的處理、實驗室的預(yù)測分析等內(nèi)容。檔案資料是疾控工作運作的原始記錄，其中疫情的數(shù)據(jù)更是極為珍貴的文件，對疾病防控的研究有著重要的參考價值，并且在人們健康的保障方面也有著深遠的意義。因此檔案的管理工作必須要謹(jǐn)慎的操作，保證資料的完整性與真實性。將檔案資料進行數(shù)字化規(guī)范化的管理，提高檔案資料的使用率，為疾控事業(yè)的高效發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，為人民群眾的身體健康提供有力的保障。本文將會對疾控機構(gòu)在檔案管理方面的現(xiàn)狀做簡要的闡述，并分析規(guī)范化數(shù)字化管理的必要性。從而針對性的提出可行的建議，期望能更好的為疾控事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。零散，加大了查找的難度，無法做到統(tǒng)一化的管理，檔案資料的利用率便會下降。在日益增長的社會經(jīng)濟環(huán)境中，這種傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前疾控工作的需求。

檔案管理規(guī)范化數(shù)字化的必要性

疾控機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀

目前的疾控疾控在檔案管理方面依然采用傳統(tǒng)的人工方式管理，每個科室自行做資料的收集、整理等工作，因此單位中沒有設(shè)置專門的統(tǒng)一管理中心。當(dāng)單位涉及到業(yè)績考核以及上級查閱資料等工作時，需要去具體的科室來翻閱相關(guān)的紙質(zhì)檔案。即使有電子版的文件也都是存放在各個科室內(nèi)部，而科室數(shù)量多且關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致檔案資料分布

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的提升。自2009年疾控機構(gòu)的績效考核制度頒布以來，國家對檔案資料的管理提出了更高的要求，需要對資料的分類做進一步的細化處理。2009版本中關(guān)于疾病預(yù)防控制的績效考核中涉及到了省級機構(gòu)、設(shè)區(qū)市級、縣級機構(gòu)等多個項目與指標(biāo)，考核的內(nèi)容包括了日常工作的記錄、檢測的數(shù)據(jù)、專項調(diào)查的資料等內(nèi)容，其收集的信息體量數(shù)以萬計。如果僅僅通過人工處理，不僅浪費了大量的人力資源，數(shù)據(jù)處理的效率也極低。因此面對日常工作中的海量數(shù)據(jù)，采用規(guī)范化數(shù)字化的檔案管理模式必將成為當(dāng)前社會時代背景下的選擇。

辦公設(shè)備自動化技術(shù)的發(fā)展。隨著技術(shù)的更迭與進步，信息技術(shù)在辦公設(shè)備的自動化工作中得到了廣泛的應(yīng)用，加之大數(shù)據(jù)時代的到來，為檔案管理線上平臺的開展提供了技術(shù)支撐。將紙質(zhì)版的檔案通過相關(guān)的技術(shù)設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子信息，以數(shù)字化的形式存儲到相應(yīng)的檔案信息庫中，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)連接各個部門的計算機，形成一項系統(tǒng)的中心管控數(shù)據(jù)庫。這樣才能對疾控中心的數(shù)據(jù)做好規(guī)范化、數(shù)字化的管理，高效的收集檔案的信息，實現(xiàn)統(tǒng)一的保管模式。讓各個部門之間的信息能夠得到及時的共享，從根本上改善傳統(tǒng)分散式的管理模式。

實現(xiàn)檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的對策

加強檔案管理員工培訓(xùn)。員工永遠是檔案管理工作有序進行的重要因素。因此加強檔案管理人員的技能訓(xùn)練，豐富其專業(yè)知識，定期的開展專業(yè)的培訓(xùn)活動。除了對檔案知識的學(xué)習(xí)之外，還需要掌握計算機相關(guān)的知識，包括了計算機基礎(chǔ)知識、數(shù)字檔案信息存儲、網(wǎng)絡(luò)安全保密等。在對員工的培訓(xùn)過程中，可以聘請外來的專家來開展專題的講座，并為機構(gòu)內(nèi)部的工作人員提供外出進修的機會。在全面且專業(yè)的培訓(xùn)下，可以幫助檔案管理人員及時的了解最新的管理信息，做好對電子設(shè)備的維護工作，進一步提高疾控中心的檔案管理水平。

加大對檔案管理設(shè)備的投入。軟硬件設(shè)備是進行檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的前提。為了更好的開展檔案管理工作，疾控中心需要對各個部門的現(xiàn)有資源做全面的整合，包括各個科室中的信息采集設(shè)備、存儲設(shè)備等。將這些設(shè)備統(tǒng)一集中到中心檔案管理工作室中，并為檔案室聘請專門的管理人員。除此之外，還需要在原先的設(shè)備基礎(chǔ)上購入其他高端的設(shè)備，比如掃描儀、服務(wù)器等，完成對當(dāng)前紙質(zhì)資料的數(shù)字化采集工作，并實現(xiàn)轉(zhuǎn)換、存儲、檢索等功能。

實現(xiàn)各個科室資源的共享。為了對檔案資料做好信息整合工作，各個科室的檔案管理員需要做好內(nèi)部的資料錄入、目錄整理等工作。完成之后將這部分?jǐn)?shù)據(jù)設(shè)置為共享狀態(tài)，由中心檔案室的工作人員對獲取的檔案資料進行統(tǒng)一編排，實現(xiàn)文檔的規(guī)范化管理。在單位的局域網(wǎng)內(nèi)供用戶查閱，通過檢索的功能快速獲取所需要的信息，大大的提高了檔案資料的管理效率。

建立檔案信息網(wǎng)站。相關(guān)的疾控機構(gòu)需要為檔案信息建立統(tǒng)一的網(wǎng)站平臺，將資料內(nèi)容連入到平臺中，不僅可以讓單位內(nèi)部的工作人員進行信息的交流與共享，還可以實現(xiàn)異地傳檔的功能。這種形式打破了空間與時間上的限制，可以進一步擴大疾控服務(wù)的實效性。

嚴(yán)格控制電子檔案的質(zhì)量。中心檔案的管理人員除了編排整理檔案外，還需要對各個科室分享的檔案內(nèi)容做好抽查工作，核實其卷宗號、年號等信息的準(zhǔn)確性，確認(rèn)檔案圖片的完整性以及保密資料的安全性等。一旦發(fā)現(xiàn)問題，需要及時的上報與處理，確保檔案資料的完整性與真實性。

進入信息時代以來，人們的生活得到了極大的改變，我國的檔案管理工作也不例外。疾控機構(gòu)在檔案管理工作中實現(xiàn)數(shù)字化的操作，其操作方式靈活便捷，易于升級與維護，可以實現(xiàn)信息資源的智能識別與歸類。用戶只需要通過檢索功能，就可以快速且準(zhǔn)確的獲取相關(guān)的文件。這種新型模式的推進改變了傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式，并且利用中心檔案控制的形式實現(xiàn)資源的統(tǒng)一分配與共享，大大提高了檔案的使用效率。除此之外，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)異地傳檔的功能，打破了過去限于紙質(zhì)資料的傳遞方式，對于提高資源的傳送效率有著極大的幫助。疾控機構(gòu)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化規(guī)范化的管理既是當(dāng)前時代發(fā)展的必然選擇，也為疾控工作的高效開展提供了有力的保障。

（工作單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）