文/謝威，鹿邑縣人力資源和社會(huì)保障局

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新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革分析

文/謝威，鹿邑縣人力資源和社會(huì)保障局

檔案管理是事業(yè)單位中一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其中包含著商業(yè)機(jī)密和個(gè)人信息等資料，因此，要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。但是，從目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，普遍存在著不規(guī)范和不科學(xué)等問(wèn)題，需要對(duì)其進(jìn)行改革以促進(jìn)管理的完善。本文論述了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的改革措施。

事業(yè)單位；檔案管理；改革措施

引言

事業(yè)單位屬于一種公益性組織，事業(yè)單位的檔案管理對(duì)地方及該單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的發(fā)展地位有著重要的促進(jìn)作用。但是目前，事業(yè)單位檔案管理中存在著一些問(wèn)題，要想解決這些問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展腳步的相適應(yīng)，一定要采取科學(xué)有效的措施進(jìn)行改革，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理缺乏重視

檔案管理工作在事業(yè)單位中屬于幕后工作，所以，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面的管理不是很重視，導(dǎo)致在考核時(shí)沒(méi)有建立完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，從而使檔案管理工作缺少監(jiān)督和重視。另外，對(duì)于基層的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們只負(fù)責(zé)檔案管理，沒(méi)有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的命令，他們并沒(méi)有權(quán)利進(jìn)行改革創(chuàng)新。而又因?yàn)樯霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，監(jiān)管力度不強(qiáng)，導(dǎo)致工作人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心，對(duì)于工作往往是應(yīng)付了事。

1.2 管理制度缺失

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，完善的管理制度可以為其提供借鑒的標(biāo)準(zhǔn)，其中，自動(dòng)化在檔案管理工作中也起著非常重要的作用。但是，在實(shí)際的管理中，由于一些事業(yè)單位受傳統(tǒng)方式或其他因素的影響，使得單位中缺乏完善的管理制度，也沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃，導(dǎo)致工作效率也不斷降。

1.3 管理方法缺乏科學(xué)性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的處理方式也發(fā)生了很大的變化，將其應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中，可以為其提供更好的服務(wù)。但是，在一些事業(yè)單位中，雖然應(yīng)用了信息技術(shù)，卻沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)的更新，同時(shí)，缺乏相關(guān)的技術(shù)人員，使檔案在管理的過(guò)程中缺乏科學(xué)性。

1.4 管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要求工作人員有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。而且，在實(shí)際的工作之中，要求工作人員不僅要具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)能在枯燥乏味的工作環(huán)境中刻苦努力的工作。但是，在實(shí)際的工作中并非如此，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作不夠重視，再加上工作環(huán)境的枯燥乏味，使得聘請(qǐng)的人員都是兼職人員，這些工作人員不僅不具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)在工作中的責(zé)任心不強(qiáng)，直接降低了檔案管理的工作效率。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

2.1 建立完善的檔案管理制度

首先要建立責(zé)任機(jī)制，細(xì)化管理流程，并且將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，建立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都有相關(guān)的人員負(fù)責(zé)，當(dāng)工作出現(xiàn)誤差時(shí)，可以追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，從而能夠提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而提高工作效率；其次，要健全考核機(jī)制。對(duì)工作人員的工作情況進(jìn)行考核，考核應(yīng)從定量、定型兩個(gè)層次，過(guò)程、結(jié)果兩個(gè)維度進(jìn)行，并且將員工的工資和獎(jiǎng)金與考核的結(jié)果直接掛鉤，可以充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。最后，建立監(jiān)督機(jī)制，單位從上到下建立其監(jiān)督小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，如果在監(jiān)督的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取措施加以解決，促進(jìn)檔案管理工作順利的開(kāi)展。

2.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

單位要重視對(duì)檔案管理人員的引進(jìn)及素質(zhì)的培養(yǎng)，因此，在實(shí)際管理中要做到以下幾點(diǎn)，首先，單位要引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和良好素養(yǎng)的人才，對(duì)于缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員要拒絕聘用，以便優(yōu)化檔案管理的隊(duì)伍，提高管理工作的效率；其次，對(duì)于已經(jīng)上崗的工作人員，單位要定期或不定期的對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，保證工作人員始終具有先進(jìn)的管理理念和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的革新。最后，注意經(jīng)驗(yàn)交流，事業(yè)單位要與社會(huì)企業(yè)或者其他單位進(jìn)行溝通交流，在分享自己的管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，吸收其他企業(yè)在管理方面的長(zhǎng)處，不斷促進(jìn)檔案管理工作有效革新。

2.3 加快先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的開(kāi)發(fā)

在計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了較高的要求，因此，企事業(yè)單位要想促進(jìn)檔案管理工作更好的開(kāi)展，就要加快對(duì)科學(xué)技術(shù)的開(kāi)發(fā)。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在掃描的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理；其次，檔案的管理人員可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，建立不同類(lèi)別的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便使用數(shù)據(jù)時(shí)方便查找，無(wú)形中提高了管理的工作效率；最后，要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，充分發(fā)揮防火墻的功能，避免由于操作失誤或病毒攻擊導(dǎo)致檔案丟失或受損。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，防止黑客的攻擊，保證檔案的安全。

2.4 加強(qiáng)檔案的多方位管理

事業(yè)單位中的檔案管理人員應(yīng)該明確自身的職責(zé)，在管理中找好自己的位置，做好自己的工作，認(rèn)真做好工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和流程，保證工作的質(zhì)量，提升工作人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，要了解檔案管理工作中的各項(xiàng)政策和規(guī)定，全方位多角度的對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效的管理。另外，事業(yè)單位要建立良好的管理機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，做到吸引人才，留住人才，避免人才的流失，真正提高事業(yè)單位管理工作的水平。分析與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，以確定檔案管理的范圍，促進(jìn)檔案管理沿著更科學(xué)更標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的革新，以解決在工作中存在的諸多問(wèn)題。通過(guò)健全管理機(jī)制、提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、加快科學(xué)技術(shù)的開(kāi)發(fā)、加強(qiáng)檔案的多方位管理，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)管理工作沿著更標(biāo)準(zhǔn)、更規(guī)范的方向發(fā)展，最終推動(dòng)事業(yè)單位向著更高效的方向發(fā)展。

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