楊睿

新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索

楊睿

檔案管理工作能夠促進(jìn)行政事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。在新形勢(shì)下行政事業(yè)單位的檔案管理工作需要加快創(chuàng)新的步伐，形成與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形式相適應(yīng)的管理體系。本文主要介紹了新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路，希望可以推動(dòng)我國(guó)行政事業(yè)單位的發(fā)展。

行政單位的檔案管理工作在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下必須要轉(zhuǎn)變觀念和形式，才可以使當(dāng)前行政單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)得以解決。行政單位檔案管理工作人員需要就檔案管理工作加以重視，積極吸收數(shù)字化檔案管理的方式，增強(qiáng)行政單位檔案管理的創(chuàng)新性，進(jìn)而提高效率。

新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

目前行政事業(yè)單位的檔案管理工作存在多方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題均對(duì)行政事業(yè)單位的工作效率有負(fù)面影響。比如檔案管理工作人員和相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視。盡管在行政單位從人力物力等方面都對(duì)檔案管理投入了很多，但是由于缺乏監(jiān)督，行政單位的檔案管理工作質(zhì)量始終無(wú)法提高。另外，由于存在部分行政單位為檔案管理創(chuàng)造的條件不夠好，也導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，一些甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的空間儲(chǔ)存檔案。管理人員本身又缺乏安全意識(shí)，檔案的毀損破壞性特別大。行政單位中的管理人員綜合素質(zhì)不高，一方面缺乏技術(shù)技能，另外一方面則是缺乏職業(yè)道德精神，工作中不按照我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行工作。他們除了肩負(fù)管理檔案的工作責(zé)任之外，還需要處理其他的相關(guān)事務(wù)，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展。總體上行政單位的檔案管理工作就呈現(xiàn)出無(wú)秩序的狀態(tài)，一些檔案經(jīng)常沒(méi)有及時(shí)整理歸類(lèi)，或者不按時(shí)移交到相關(guān)部門(mén)。

新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

完善行政事業(yè)單位檔案管理制度。行政事業(yè)單位的檔案管理具有一定的特點(diǎn)，完善檔案管理制度是一個(gè)最為基礎(chǔ)的方式。檔案管理的制度需要具備科學(xué)性和合理性，能夠滿足行政事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需要。另外要保證檔案管理工作具備實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，在實(shí)踐中可以真正起到作用。行政事業(yè)單位檔案管理制度也非常強(qiáng)調(diào)平等性。這樣可以解決檔案管理過(guò)程中的人際關(guān)系問(wèn)題，使其始終符合制度規(guī)范的要求。檔案制度還要從獎(jiǎng)懲這一內(nèi)容進(jìn)行完善。只有保證檔案管理制度具備以上幾個(gè)特點(diǎn)，才可以讓行政事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸適應(yīng)現(xiàn)在發(fā)展迅速的社會(huì)。

提高檔案管理工作質(zhì)量。行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量提高需要從組織機(jī)構(gòu)的角度出發(fā)，需要具體的管理人員將檔案管理工作納入到行政事業(yè)單位的事務(wù)中，并以此為依據(jù)建立起專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)。這樣做的好處是可以針對(duì)檔案管理工作采取有效的監(jiān)督檢查措施，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。行政事業(yè)單位檔案管理需要符合當(dāng)前的發(fā)展情況，并以此為基礎(chǔ)建立起科學(xué)的管理工作水平考核制度。其中應(yīng)當(dāng)包括檔案管理的工作數(shù)量和質(zhì)量?jī)煞矫娴脑u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)考核制度的公平性。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)可以采取動(dòng)態(tài)化管理檔案的方式，即可以將檔案管理進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，需要嚴(yán)格依照我國(guó)的檔案管理機(jī)制進(jìn)行。通過(guò)以上這些方法使檔案管理形成自上而下的形式，并制定有效的監(jiān)督措施，從根本上提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理檔案。行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理檔案也成為了可能。行政事業(yè)單位的檔案管理完全可以借由單位的物資力量應(yīng)用信息技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)管理檔案需要從其檔案信息傳輸?shù)臅r(shí)效性入手，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的時(shí)候要確保數(shù)據(jù)信息的傳輸能夠第一時(shí)間進(jìn)行，同時(shí)還要具備高質(zhì)量。數(shù)字化技術(shù)管理檔案還需要從相關(guān)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行完善，比如常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)和掃描儀，要選擇符合國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，而且要定期維修。通常情況下檔案管理資料都需要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，一些文字、圖片以及音像視頻資料不僅要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，還要保存紙質(zhì)資料。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理上面，需要針對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)。通常情況下，可以分為保密性質(zhì)的檔案管理資料以及非保密性的檔案管理資料。兩者性質(zhì)即決定了其可利用的范圍，前者需要在特定的情況下使用，而后者則可以公開(kāi)使用，形成共享資源，為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

提高檔案管理的安全性。行政事業(yè)單位的檔案資料關(guān)系到我國(guó)政治方面的內(nèi)容，因此尤其強(qiáng)調(diào)檔案管理的安全性。我國(guó)針對(duì)檔案管理工作已經(jīng)有了明確的文件，文件中也一再?gòu)?qiáng)調(diào)檔案管理的保密工作。針對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的庫(kù)房要求都特別高。但是由于實(shí)踐中很多行政單位不夠重視這一問(wèn)題，造成了很多的損失。行政事業(yè)單位提高檔案管理的安全性需要從庫(kù)房的選擇開(kāi)始，確定庫(kù)房的位置的時(shí)候要綜合各方面的情況，盡量避開(kāi)辦公樓底層。檔案庫(kù)房的防盜工作要做好，可以設(shè)置監(jiān)控系統(tǒng)。行政事業(yè)單位檔案管理的辦公室和檔案庫(kù)房不要設(shè)置成一個(gè)房間，最好是將辦公室、檔案庫(kù)房和檔案閱覽室分開(kāi)。行政事業(yè)單位同時(shí)要安排專(zhuān)門(mén)的工作人員從事檔案的保管工作，輔助檔案管理人員工作。并禁止與檔案管理無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入到檔案管理空間。行政事業(yè)單位檔案具有保管的期限，其影響著檔案的安全性。可以按照現(xiàn)實(shí)和歷史兩種情況區(qū)分檔案，一些屬于國(guó)家積累文化財(cái)富的檔案資料要與行政事業(yè)單位所需要的檔案資料區(qū)分開(kāi)來(lái)。根據(jù)要求確保某一類(lèi)檔案資料在要求的期限內(nèi)不發(fā)生泄漏，為保障檔案信息的安全作出努力。

我國(guó)行政單位檔案管理目前還存在很多的不足，對(duì)于行政單位的發(fā)展形成了不利影響。社會(huì)功能和經(jīng)濟(jì)功能無(wú)法最大程度的發(fā)揮，在當(dāng)前迅速發(fā)展和進(jìn)步的社會(huì)大背景之下，行政單位檔案管理人員也要不斷完善自身的綜合素質(zhì)，采用創(chuàng)新檔案管理方法，提高管理效率和質(zhì)量。

（工作單位：荊州市疾病預(yù)防控制中心）