俞穎

大數(shù)據(jù)時代建筑工程檔案管理信息化建設(shè)

俞穎

隨著大數(shù)據(jù)時代技術(shù)的不斷革新，不僅推動了建筑工程檔案管理水平的不斷提高，而且還極大地促進(jìn)了建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)。建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)，是建筑工程檔案管理發(fā)展過程的必經(jīng)階段，對于建筑工程檔案管理具有十分重要的實際意義。本文對大數(shù)據(jù)時代背景下的建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行了系統(tǒng)全面的分析研究，分析了信息技術(shù)在建筑工程管理中的作用，以及如何實施工程檔案管理的信息化建設(shè)，對于從事建筑工程檔案管理的工作人員具有一定的參考價值。

隨著Web2.0、物聯(lián)網(wǎng)、云計算和云儲存等新型信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國社會正從信息時代逐步進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代。2014年3月大數(shù)據(jù)首次寫入政府工作報告，標(biāo)志著國家層面對“大數(shù)據(jù)”的理解進(jìn)入了一個全新發(fā)展境界。

大數(shù)據(jù)具有4V特點，即數(shù)據(jù)種類繁多、容量浩大、生成處理速度快、價值高且密度低。當(dāng)前大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中，對于建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)也起到非常重要的推動作用。

在大數(shù)據(jù)時代的新形勢下，建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)也具有其鮮明的特色。針對建筑工程檔案管理系統(tǒng)使用中新的需求和檔案信息管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，進(jìn)一步探索大數(shù)據(jù)時代建筑工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的途徑，為實現(xiàn)建筑工程檔案管理系統(tǒng)共享大數(shù)據(jù)資源，提高建筑工程檔案利用率和信息化管理水平提供借鑒。

信息技術(shù)在建筑工程檔案管理中的作用

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代的到來與其它信息技術(shù)相比更能彰顯建筑工程檔案管理工作創(chuàng)新的需要，加強檔案管理的信息化建設(shè)對建筑工程檔案管理人員來說是當(dāng)務(wù)之急。

提高工作效率和效能。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，建筑工程檔案管理的管理理念、環(huán)節(jié)以及檔案管理技術(shù)正在逐漸地發(fā)生變革，未來建筑工程檔案管理工作發(fā)展的趨勢是建筑工程大檔案管理，應(yīng)用更加先進(jìn)的大技術(shù)，提供更加優(yōu)質(zhì)的大服務(wù)。建筑工程檔案是建筑工程建設(shè)全過程的真實記錄，對于建筑工程具有十分重要的作用。傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理模式下，檔案管理過程中存在很多的不便和問題，例如，檔案查詢比較困難、檔案資料容易受到損壞、檔案信息資料共享困難。在大數(shù)據(jù)時代背景下，當(dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)建筑工程檔案管理的發(fā)展需要，為了更進(jìn)一步提高建筑工程檔案的利用效率，結(jié)合當(dāng)前建筑工程檔案管理的實際情況，將信息技術(shù)應(yīng)用于建筑工程檔案的管理中，進(jìn)而提高建筑工程檔案管理人員的工作效率和效能，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

優(yōu)化檔案工作業(yè)務(wù)流程。在傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理過程中，各類檔案資料主要是以紙質(zhì)文件作為載體進(jìn)行儲存的，各類紙質(zhì)建筑工程檔案是按照不同類別進(jìn)行分別編碼，按照目錄就能查詢到相關(guān)檔案。利用信息技術(shù)建立一個服務(wù)于建筑工程檔案管理實際需求的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而對建筑工程檔案進(jìn)行更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理，從而提高建筑工程檔案歸檔的及時性和完整性，對建筑工程檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，從而便于建筑工程檔案的檢索和利用。通過利用該檔案管理系統(tǒng)，可以快速的查詢到某一份建筑工程檔案，從而提高建筑工程檔案利用的效率。

建筑工程的檔案管理是一項內(nèi)容十分龐雜的工作，管理工作量非常大，僅依靠人工進(jìn)行建筑工程檔案資料的管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。對建筑工程檔案管理進(jìn)行信息化的改善升級，分析檔案管理信息系統(tǒng)的實際需求，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息化業(yè)務(wù)流程，從而實現(xiàn)建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)。

建筑工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)理念。涂子沛在《大數(shù)據(jù)：正在到來的數(shù)據(jù)革命》一書中說道，“‘大數(shù)據(jù)’之大，不僅僅是數(shù)據(jù)量眾多，還表明每種類型的數(shù)據(jù)都能在互聯(lián)網(wǎng)上獲得生命，進(jìn)而產(chǎn)生智能，從而散發(fā)出活力和光彩。”隨著我國大數(shù)據(jù)時代的到來，對建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)起到了強力的推動作用。隨著建筑工程檔案資料數(shù)字化和電子檔案的逐年遞增，建筑工程的檔案數(shù)據(jù)量會大大增加，這些資源中存在著大量的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化種類繁多的數(shù)據(jù)。

管理系統(tǒng)建設(shè)理念就是以檔案利用者為中心，同時具有功能強大、操作簡便的查詢系統(tǒng)，友好的用戶界面以及完善的借閱、調(diào)用功能，使用者可以通過網(wǎng)絡(luò)與檔案管建立有效的聯(lián)系，在檔案管授權(quán)的范圍內(nèi)，不受時間和地址位置的限制，隨時可以對建筑工程檔案的大數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢和閱讀。檔案館的信息化建設(shè)主要從系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系和運行管理機制六個方面進(jìn)行建設(shè)，加大檔案工作者的培訓(xùn)力度，熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用和數(shù)據(jù)分析。

實施建筑工程檔案管理信息化建設(shè)的措施

提升檔案管理人員對建筑工程檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知。從建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)角度來看，建筑工程檔案的管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的理解認(rèn)識程度對其檔案管理的工作效率具有十分重要的影響。在進(jìn)行建筑工程檔案的信息化建設(shè)過程中，建筑工程檔案的管理人員是信息化建設(shè)的主要力量。若他們對建筑工程檔案信息化建設(shè)的重要性都沒一個正確的認(rèn)識，那么在推動檔案的信息化建設(shè)過程中，就很難做到積極主動、全力以赴，建筑工程檔案的信息化建設(shè)就難以順利實施。因此，為了確保建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利展開，就要對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化建設(shè)的認(rèn)知水平。確保檔案管理人員從思想意識層面上，能夠充分的意識到建筑工程檔案信息化建設(shè)的重要性，從而在建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)過程中起到強力的推動作用。

主動推進(jìn)建筑工程檔案管理的信息化進(jìn)程。為了順利推進(jìn)建筑工程檔案管理的信息化進(jìn)程，首先，要拓寬信息化管理的思路，在信息化建設(shè)中要以先進(jìn)的信息化技術(shù)作為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上對建筑工程檔案管理的模式進(jìn)行革新。同時，還要結(jié)合檔案資料的實際情況提升檔案資料的二次利用率，確保建筑工程檔案資料之中的寶貴財富能夠被充分地挖掘出來，進(jìn)行有效的利用。其次，要不斷提升建筑工程檔案管理的信息化水平，在建筑工程的檔案管理系統(tǒng)中，各類電子文件是其非常重要的載體，在各類檔案管理的軟件的管理控制下，就能對各類電子文件進(jìn)行整合管理，進(jìn)而提升建筑工程檔案管理的工作效率。再次，為了保障建筑工程檔案資料的安全，要進(jìn)一步提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，從而確保各類檔案資料能夠安全的進(jìn)行儲存，防止被外界的不法分子盜用。

強化建筑工程檔案管理信息化工作的制度建設(shè)。為了推動建筑工程檔案管理的信息化工作，檔案管理單位就要結(jié)合其檔案管理工作的實際情況，建立一個契合實際的檔案管理信息化的工作制度。當(dāng)前國家已經(jīng)針對建筑領(lǐng)域的企業(yè)設(shè)置了相關(guān)的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度。因此，作為建筑工程檔案管理工作的具體實施單位，要結(jié)合當(dāng)前檔案管理的實際情況，在管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新，確保其能夠更好的適應(yīng)建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)。在良好工作制度的調(diào)控下，才能進(jìn)一步提高建筑工程的檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)在大數(shù)據(jù)時代背景下的建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，對建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)是機遇，也是挑戰(zhàn)，建筑工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。建筑工程檔案的管理者必須進(jìn)行理論上創(chuàng)新，學(xué)習(xí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維方式，創(chuàng)新建筑工程檔案管理工作方式，建設(shè)好建筑工程檔案管理系統(tǒng)。本文對大數(shù)據(jù)時代背景下的建筑工程檔案管理如何更好的進(jìn)行信息化建設(shè)，進(jìn)行了系統(tǒng)全面的分析研究，對從事建筑工程檔案管理的工作人員具有一定的借鑒意義。

（作者單位：上海匯成（集團(tuán)）有限公司）