計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展探討

文/王勇強(qiáng)，商水縣計(jì)劃生育避孕藥具管理站

在信息化時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)，有助于提高檔案管理質(zhì)量及效率，從而有效促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理發(fā)展。本文則關(guān)于計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展展開探討。

計(jì)劃生育；檔案管理；信息化建設(shè)

計(jì)劃生育檔案管理工作是我國實(shí)施計(jì)劃生育基本國策的重要信息基礎(chǔ)，通過不斷的對(duì)計(jì)劃生育檔案信息管理人員進(jìn)行創(chuàng)新工作宣傳和信息化培訓(xùn)，可以提升工作人員的工作效率，提升計(jì)劃生育檔案管理的信息化建設(shè)程度，提高計(jì)劃生育檔案的利用率。同時(shí)也可以使我國的計(jì)劃生育檔案管理人員對(duì)自己的工作有更全面深入的認(rèn)識(shí)，更積極主動(dòng)地開展檔案管理服務(wù)。

1 計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)意義

1.1 計(jì)劃生育檔案信息化是計(jì)劃生育工作信息化發(fā)展的必然結(jié)果

國家計(jì)劃生育委主任李斌在講話中明確提出“要把信息化作為計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先領(lǐng)域，推動(dòng)計(jì)劃生育信息化實(shí)現(xiàn)新的跨越”。我們要充分利用信息科技手段即時(shí)、便捷、高效的特點(diǎn)，為計(jì)劃生育管理工作服務(wù)。使人口和計(jì)劃生育工作由管理型向服務(wù)型、由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)化?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正成為一種必然趨勢。

1.2 傳統(tǒng)方式檔案管理已不能適應(yīng)計(jì)劃生育管理需要

傳統(tǒng)管理不僅占用大量的庫房空間而且管理成本費(fèi)用較高。由于長時(shí)間保管檔案，檔案容易損壞，紙張容易發(fā)黃，易枯，易脆，尤其是在兌現(xiàn)獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)和生育審批時(shí)需長期高頻繁的調(diào)用相關(guān)檔案資料，既費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。原始的育齡婦女信息全部靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務(wù)的需求，并不能做到隨時(shí)收集，計(jì)劃生育業(yè)務(wù)檔案已不能適應(yīng)目前計(jì)劃生育管理要求。

1.3 計(jì)劃生育檔案信息化可以給計(jì)劃生育部門帶來顯而易見的效果

通過引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，改造原有的檔案管理模式，省卻了傳統(tǒng)意義上的那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，提 高了工作效率。不但能管理日益龐大的檔案信息，滿足快速查詢的需要，而且能有效地保護(hù)檔案原件， 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本異地存放。通過利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常的統(tǒng)計(jì)、檢索工作，就能很快地查找到計(jì)劃生育家庭的檔案信息，在兌現(xiàn)計(jì)劃生育獎(jiǎng)勵(lì)，生育審核等工作中，可以為群眾提供方便快捷的服務(wù)。

2 計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展

2.1 強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需加大宣傳力度，調(diào)動(dòng)各級(jí)干部和各有關(guān)工作人員積極支持和參與。一個(gè)信息化計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有信息化管理水平的檔案管理者。否則，信息化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案工作者在信息化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，還要懂得信息化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案信息化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化信息化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理信息化的形勢，迫使檔案工作人員發(fā)奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。

2.2 加大資金投入，購買先進(jìn)的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備

在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級(jí)政府都必須加大對(duì)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，幫助他們購置先進(jìn)的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強(qiáng)大的物質(zhì)保障。

2.3 加強(qiáng)情報(bào)監(jiān)控

加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案的情報(bào)監(jiān)控對(duì)于完善各類計(jì)劃生育檔案信息，進(jìn)行科學(xué)的檔案信息管理意義巨大。在計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強(qiáng)計(jì)生檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)性、適用性和安全性。在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理時(shí)，特別是在信息情報(bào)管理過程中，不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實(shí)時(shí)瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計(jì)劃生育檔案信息。在具體的計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強(qiáng)的職業(yè)道德意識(shí)，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方法，對(duì)計(jì)生檔案分類、歸整，并最終實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)劃育檔案的利用率，確保計(jì)劃生育檔案管理的實(shí)用性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性。也就是說計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計(jì)劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲(chǔ)，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進(jìn)了我國計(jì)生檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.4 做好計(jì)劃生育檔案信息的虛擬化工作

計(jì)劃生育檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器資源進(jìn)行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計(jì)劃生育檔案信息資源，可以增強(qiáng)服務(wù)器的管理性能，進(jìn)而降低檔案信息數(shù)字化管理運(yùn)行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計(jì)劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)本部門計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)劃生育檔案信息的利用率。③在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實(shí)現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

計(jì)劃生育檔案是在計(jì)劃生育工作中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是計(jì)劃生育技術(shù)的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和計(jì)生技術(shù)現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。準(zhǔn)確把握新時(shí)期計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)計(jì)生技術(shù)檔案管理, 是計(jì)生技術(shù)檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

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