◎王麗娜

信息化背景下的不動產檔案管理探究

◎王麗娜

不動產檔案管理工作的好壞關系到登記信息的查詢、登記工作的順利開展及登記結果的社會公信力。在信息化背景的影響下，檔案管理要根據(jù)社會發(fā)展的特點與需求，不斷創(chuàng)新，順應時代的進步，轉變多年不變的管理模式和信息資源方式，探究不動產檔案管理新思路，完善檔案管理相關機制，促使不動產檔案管理工作便捷、高效地開展。

檔案是指機關、組織和個人在各項社會活動中直接形成的文字、圖表及其他各種形式和載體的具有保存價值的原始記錄。檔案管理工作就是國家及其下屬的管理部門對檔案實體和檔案信息進行有序地、統(tǒng)一地規(guī)劃管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。在當今信息化高速發(fā)展的背景下，為了推進不動產登記檔案管理工作統(tǒng)一、高效地開展，要適應時代的發(fā)展，加大現(xiàn)代信息技術的應用，對不動產實行統(tǒng)一登記、強化其檔案管理機構、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的整合，實現(xiàn)對不動產登記檔案的集約化管理。

不動產登記檔案最初是采用傳統(tǒng)的紙質檔案，紙質檔案的保存受到多方面的影響，尤其對于內容價值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好就顯得尤為重要。另外，檔案要經(jīng)常進行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來很大的困擾。因此，要轉變不動產檔案的管理模式，利用現(xiàn)代信息化技術，如互聯(lián)網(wǎng)等對檔案信息進行采集、整合及儲存，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡化及檔案信息一體化，加強不動產檔案管理信息化的推廣與應用。因此，建立與實施不動產統(tǒng)一登記制度、成立專職登記機構、統(tǒng)一和完善登記簿冊、建立不動產檔案管理信息化平臺等都是在信息化背景下，我們需要對不動產檔案管理進行探究的工作。與創(chuàng)新，確保不動產檔案管理工作高效地進行。

多年來，不動產登記機關的職能過于分散，各部門采用不同的數(shù)據(jù)標準，不同的數(shù)據(jù)采集方式、精度要求等。每個部門的管理側重點不同，致使檔案信息資源不能共享、互通，不僅給利用者的查閱帶來了極大的不便，而且對不動產檔案信息的完整性及保密性產生不良的影響。因此，改變當前較為分散的職能管理情況，建立相對統(tǒng)一的標準是不動產檔案管理探究的重要部分。由于普遍的檔案管理人員存在檔案只是為了保管的觀念，對檔案管理模式的轉變與創(chuàng)新沒有意識，對電子文件的歸檔、檔案的安全保密等方面意識薄弱，使不動產檔案管理信息化只成為口頭上的目標。同時，檔案數(shù)據(jù)的實施調查與更新關系到檔案信息資源能否有效地進行整合，然而不動產檔案管理模式的不夠明確、數(shù)據(jù)調查與更新的標準缺乏、數(shù)據(jù)的入庫匯總不夠及時、數(shù)據(jù)信息共享程度偏低等問題一直制約著檔案管理工作的有效開展。

不動產檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

不動產登記工作是不動產檔案管理的前提，在不動產統(tǒng)一登記規(guī)定出臺之前，不動產登記工作主要由原有土地、房屋、農林（牧）業(yè)、海洋等部門進行，且各部門有自己的管理制度，這樣使得登記信息混亂、檔案管理分散，各部門檔案信息管理體系標準不一、規(guī)范管理工作發(fā)展不協(xié)調，使不動產登記檔案管理工作極不規(guī)范地進行。目前，土地和房屋等不動產登記管理系統(tǒng)和信息化建設步伐較快，而林業(yè)、海域、農業(yè)等部門的不動產登記系統(tǒng)建設及其信息化管理還需較大程度的提高與改善。由于這些原因的存在，迫使對不動產檔案的管理模式進行轉變

對不動產檔案管理的思考與建議

抓好基礎制度，完善管理體系。不動產檔案管理制度是不動產檔案管理工作有序進行的基礎，分散的管理機構、差異化的管理體系都很大程度上抑制了不動產檔案管理工作的開展及檔案利用服務的水平。為了抓好和完善檔案管理的基礎制度，第一：要了解分散檔案的情況、整理檔案資料、理清相互關系；第二：對現(xiàn)有檔案進行整合，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范電子檔案標準，進而移交檔案，實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理；第三：強化檔案管理規(guī)范，創(chuàng)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)以檔案信息化管理為主，基礎的管理制度為輔助的整套檔案管理體系。為了方便檔案登記信息的查詢、檔案管理信息化的實施，要不斷完善不動產登記法律體系，出臺檔案管理方面的法律法規(guī)，補充更新地方性的法規(guī)等，使得不動產檔案管理工作的進行提供法律依據(jù)。另外，針對不同的地方、不同的情況，要對地方性法律法規(guī)進行合理的使用與改進，以此確保不動產檔案管理制度體系的全面改善。與此同時，要以適應現(xiàn)代化發(fā)展的理念來提高對不動產檔案的管理，制定不動產檔案管理制度、完善檔案管理法律法規(guī)體系。

理順管理機制，落實管理職責。在實施檔案數(shù)據(jù)整合管理時，要明確統(tǒng)一的管理標準、管理部門及職責，原有土地、房屋、農林（牧）業(yè)、海洋等部門的檔案數(shù)據(jù)信息資料要以各自現(xiàn)有的檔案信息資料作為依托，通過互聯(lián)網(wǎng)、局部網(wǎng)等現(xiàn)代信息化技術實現(xiàn)不動產檔案信息資源的互通與共享。同時，在檔案管理實施過程中，建立由國土部門為首的整合管理，逐步實現(xiàn)農林（牧）業(yè)、海洋等部門檔案數(shù)據(jù)的移交與整合。為了理順管理機制，落實管理職責，對國土部門實施全面規(guī)范的管理機制，建立以國土部門為統(tǒng)一的管理平臺，實現(xiàn)不動產檔案管理統(tǒng)一體系。

提高信息化水平與服務意識。在不斷轉變和創(chuàng)新不動產檔案管理工作的過程中，要加強檔案信息化管理的意識，把檔案管理信息化體系建設列入日常的工作計劃與考核范圍。同時，為了提高檔案管理信息化水平，要建立相關獎，勵機制、開展相關培訓工作，使檔案管理工作實現(xiàn)全面的信息化管理體系。另外，在提高檔案管理信息化水平的同時，也要強化不動產檔案利用的服務意識，做到檔案管理為不動產登記檔案利用而服務，實現(xiàn)改革不動產檔案管理的初衷與價值。

在現(xiàn)代信息化飛速發(fā)展的社會背景下，不動產檔案管理體系的改革與探究是一項長期而復雜的工作。由于不動產檔案管理部門分散、部門職能不明確，檔案管理體系標準不統(tǒng)一,檔案管理模式的不夠明確、數(shù)據(jù)調查與更新的標準缺乏、數(shù)據(jù)的入庫匯總不夠及時等諸多問題，致使檔案數(shù)據(jù)信息整合工作難以推進，檔案信息資源不能共享、互通。同時，檔案管理人員對檔案管理模式的轉變與創(chuàng)新意識薄弱，一直保持檔案只是為了保管的觀念，都使得不動產檔案管理工作繁瑣而單調。因此，要抓好檔案管理基礎制度工作，進一步完善管理體系，理順管理機制，落實管理職責，并且提高檔案管理信息化水平與服務意識，才能使不動產檔案管理工作真正做到便捷、高效地進行。

四平市不動產登機中心）