劉英姿 夏澤義

（懷化學(xué)院 懷化 418008）

地方高校檔案館藏資源實(shí)況統(tǒng)計(jì)分析
——以懷化學(xué)院為例

劉英姿 夏澤義

（懷化學(xué)院 懷化 418008）

本文以懷化學(xué)院館藏檔案歸檔臺(tái)賬為切入點(diǎn)，運(yùn)用文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)的方法，對(duì)館藏資源形成分布、檔案排架、編研與利用等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以掌握檔案工作的規(guī)律，并針對(duì)現(xiàn)狀提出建議，為地方高校檔案館藏資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用提供參考依據(jù)。

館藏檔案 統(tǒng)計(jì) 解析 地方高校

G270

A

2017-07-28

檔案庫(kù)藏量代表了檔案館信息資源建設(shè)的綜合實(shí)力和服務(wù)潛能，對(duì)館藏檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可全面客觀反映各職能部門(mén)歷年來(lái)檔案變化狀況，揭示館藏信息資源的分布形成、管理與利用狀況，在一定程度上可反映館藏資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)。

懷化學(xué)院是一所地方性本科院校，館藏結(jié)構(gòu)以現(xiàn)代檔案為主。升本以來(lái)，檔案館建立了較為完善的檔案臺(tái)賬登記制度。在日常業(yè)務(wù)性工作中，注重做好各類(lèi)檔案原始數(shù)據(jù)的登記工作，數(shù)據(jù)來(lái)源真實(shí)、完整。本文以懷化學(xué)院檔案館2012—2016年間檔案立卷歸檔臺(tái)賬和基本情況年報(bào)為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)源，運(yùn)用文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)的原理與方法，憑借Excel對(duì)館藏信息資源的內(nèi)容分布及查閱利用狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以期從一個(gè)側(cè)面了解本館館藏資源現(xiàn)狀，可為教學(xué)評(píng)估及申碩、校慶籌備、校史建設(shè)、修史編研等工作提供原始查閱，也為今后高校檔案館藏信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用提供借鑒依據(jù)。

一、館藏形成數(shù)量統(tǒng)計(jì)解析

1.館藏來(lái)源數(shù)量解析。來(lái)源原則是檔案界公認(rèn)的檔案管理基本原則，能充分體現(xiàn)檔案形成的歷史聯(lián)系，維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)屬性，從館藏形成來(lái)源看，懷化學(xué)院在建立全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的環(huán)境下，由資料來(lái)源部門(mén)預(yù)立卷，已實(shí)現(xiàn)了黨群類(lèi)、行政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基建、外事、設(shè)備、出版、財(cái)會(huì)、聲像與實(shí)物共11大類(lèi)檔案的收集立卷歸檔工作（見(jiàn)表1）。從數(shù)量上看，5年來(lái)共收集到歸檔材料2315盒/卷（其中永久1664卷，定期651卷），12306件/張，（其中永久8696件/張，定期3610件/張）；各門(mén)類(lèi)檔案接收數(shù)量方面，科研檔案為637卷，3075件，教學(xué)檔案為351卷，2271件，黨群檔案為145卷，1775件，行政檔案為291卷，1448件。各年度不同檔案類(lèi)別的歸檔數(shù)量在表1、表2中均有顯示（見(jiàn)表 1、表 2）。

統(tǒng)計(jì)表明：懷化學(xué)院檔案來(lái)源部門(mén)齊全，覆蓋了全校所有職能單位產(chǎn)生的各門(mén)類(lèi)檔案，且內(nèi)容豐富。各類(lèi)檔案之間，不管是橫向比較，還是縱向比較，教學(xué)與科研檔案均高于其他檔案類(lèi)別，由此可充分體現(xiàn)教學(xué)、科研在高校發(fā)展中的核心地位。黨群、行政檔案較次于教學(xué)與科研，且年均數(shù)量相對(duì)穩(wěn)定，顯示出二者高校發(fā)展中占有著主導(dǎo)地位。變化明顯的是基建、聲像與實(shí)物檔案，2012—2015年基建檔案總案卷數(shù)低于2016年案卷數(shù)，且2016年卷內(nèi)件數(shù)成倍增加。究其原因：基建檔案是在校園各類(lèi)建設(shè)、校園維護(hù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的，周期性長(zhǎng)且來(lái)源分散，收集難度較大，故以往的基建檔案歸全率較低，而設(shè)計(jì)圖紙方面的歸檔幾乎是空白，受基建檔案利用率低下的影響，基建檔案已逐漸受到重視，并加大了基建檔案的收集力度，注重了建、結(jié)、水、電等設(shè)計(jì)圖紙方面的收集，故2016年件數(shù)明顯增多，且在以后的校園發(fā)展建設(shè)中，基建檔案將會(huì)越來(lái)越多，其利用價(jià)值也會(huì)越來(lái)越大。出版是學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)等，出版期數(shù)比較固定，館藏?cái)?shù)量也很穩(wěn)定，還有設(shè)備檔案與外事檔案年度歸檔也相對(duì)較穩(wěn)定。

解析：由于實(shí)物與聲像檔案的特殊性，其單位不是“卷”。實(shí)物檔案包括有印章、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、贈(zèng)品、字畫(huà)及房地產(chǎn)等內(nèi)容，常用“件”表示；聲像檔案主要是照片和光盤(pán)，單位用“冊(cè)”“張”表示。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子影像等在高?；顒?dòng)中占據(jù)著越來(lái)越重要的地位，冊(cè)數(shù)比較穩(wěn)定，但張數(shù)卻顯著增多，聲像檔案等也逐步增多，因此特殊載體檔案所占比例也逐步上升。財(cái)務(wù)檔案是在財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料，可分為財(cái)務(wù)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及工資冊(cè)）等，財(cái)務(wù)檔案產(chǎn)生的管理性文件按年度歸檔，而其當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案則是在會(huì)計(jì)年度終了后仍需財(cái)務(wù)部門(mén)保管一段時(shí)間，期滿(mǎn)后次年再向檔案館移交，所以本文中財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)顯示的只是以政策性文件為主的財(cái)務(wù)文書(shū)檔案，年度數(shù)量也相對(duì)穩(wěn)定。

2.館藏年度歸檔數(shù)量分析。從館藏年度歸檔數(shù)量上看，檔案歸檔件數(shù)較多的是2016年3035件，2013年2589件，2015年2459件，最少的2012年1886件；卷數(shù)較多為2015年593卷，2014年479卷，2016年450卷，較少是2012年375卷（見(jiàn)圖1）。

從表1、表2中可以看出，2014年和2015年新增加了實(shí)物檔案，且2014年增加了148件，2015年增加了255件。單從文書(shū)檔案（黨群、行政、外事等）和科技檔案（科研、基建、設(shè)備）比較，隨著教學(xué)科研活動(dòng)的開(kāi)展，歷年的檔案數(shù)量總體上也是呈現(xiàn)出逐年平緩上升的趨勢(shì)。特殊載體檔案（聲像、實(shí)物）由于載體幅面尺寸和保管要求各異，需要另行單獨(dú)歸檔及存放，在今后的檔案管理工作中，可適當(dāng)增設(shè)特殊載體檔案管理項(xiàng)目。

表1 2012—2016年庫(kù)藏量案卷統(tǒng)計(jì)表

表2 2012—2016年庫(kù)藏量件數(shù)統(tǒng)計(jì)表

圖1 2012—2016年度檔案庫(kù)藏量圖表

3.館藏檔案內(nèi)容分析。統(tǒng)計(jì)表明：幾類(lèi)館藏檔案中，不論是卷還是件，文書(shū)檔案館藏量最多，分別占總數(shù)42%、53%；科技檔案次之，分別占34%、32%；較少的是專(zhuān)門(mén)檔案與特殊載體檔案，占24%、15%。從館藏類(lèi)型上看，已明顯打破了以往檔案館藏以文書(shū)檔案為主的局面，且檔案形式多樣，館藏結(jié)構(gòu)比較合理。

圖2 2012—2016年度館藏檔案類(lèi)別分布 單位：卷

圖3 2012—2016年度館藏檔案類(lèi)別分布 單位：件/張

二、館藏排架長(zhǎng)度分析

案卷排架長(zhǎng)度是《全國(guó)檔案事業(yè)基本情況年報(bào)》中的一項(xiàng)內(nèi)容，是根據(jù)實(shí)體檔案入庫(kù)排架的長(zhǎng)度進(jìn)行計(jì)量的單位。表3中，排架長(zhǎng)度最長(zhǎng)的是2016年9.52m，其次是2015年8.03m，最少的是2014年7.05m。

統(tǒng)計(jì)表明：特殊載體檔案（聲像、實(shí)物）由于其載體幅面尺寸各有不同，需要獨(dú)立編號(hào)入庫(kù)，沒(méi)有參與實(shí)體檔案排架，而在2014年的檔案館藏?cái)?shù)量上，聲像與實(shí)物檔案分別占了較大數(shù)量，所以雖然2014年檔案件數(shù)較多，而排架長(zhǎng)度卻并不長(zhǎng)。所以檔案排架長(zhǎng)度是根據(jù)文書(shū)檔案和科技檔案的排架長(zhǎng)度來(lái)衡量的，從排架上看，文書(shū)檔案和科技檔案也是呈現(xiàn)逐年平緩上升的趨勢(shì)。

表3 館藏排架長(zhǎng)度 單位：米

分析：原則上來(lái)看，件多卷多檔案多，這是針對(duì)實(shí)體檔案管理而言的，但是在需要滿(mǎn)足檔案來(lái)源、檔案事由并結(jié)合檔案時(shí)間的原則下，卷內(nèi)檔案的件數(shù)各有差異，有些卷內(nèi)件數(shù)多，有些卷件數(shù)少，而在測(cè)量排架長(zhǎng)度時(shí)，一般是手測(cè)和目測(cè)相結(jié)合，測(cè)到的是所有卷的長(zhǎng)度，精確性并不高。隨著高校活動(dòng)的開(kāi)展和數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展，實(shí)體檔案將會(huì)逐年減少，電子檔案也會(huì)越來(lái)越多，聲像等特殊載體檔案日益增加，會(huì)計(jì)檔案也因其本身原因，不會(huì)按年度及時(shí)移交入館，因此個(gè)人看法，在今后的檔案館藏統(tǒng)計(jì)年報(bào)中，作為評(píng)價(jià)館藏檔案的標(biāo)準(zhǔn)檔案排架長(zhǎng)度可逐漸退出，逐步增設(shè)電子檔案、特殊載體檔案及專(zhuān)門(mén)檔案的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，以確保統(tǒng)計(jì)年報(bào)的精準(zhǔn)性。

三、館藏編研內(nèi)容分析

檔案編研是以服務(wù)檔案管理和利用為目的，以匯編檔案文件和編寫(xiě)檔案參考資料為成果的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)性工作，并能在最短的時(shí)間內(nèi)通過(guò)知識(shí)的形式實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)放共享。

統(tǒng)計(jì)表明：文件匯編是以文件產(chǎn)生來(lái)源為單位，有學(xué)校黨委發(fā)文、行政發(fā)文及學(xué)工委發(fā)文3類(lèi)文件匯編；專(zhuān)題匯編則是以文件所反映的問(wèn)題為單位，將涉及相同問(wèn)題的有關(guān)文件集中在一起，有規(guī)章制度、職稱(chēng)及教職工獎(jiǎng)懲3類(lèi)；檔案目錄匯編有文書(shū)檔案目錄2本（黨群、行政各1），教學(xué)業(yè)務(wù)類(lèi)1本，科技目錄3本（科研、基建、設(shè)備各1），聲像與實(shí)物檔案目錄各1本（見(jiàn)表4）。另外，為了減少直接利用對(duì)原始檔案的危害，對(duì)利用率高的檔案也進(jìn)行了復(fù)制備份（如新生錄取表），每年檔案完成年度歸檔后，都會(huì)整理編寫(xiě)全宗卷，內(nèi)容涉及組織機(jī)構(gòu)沿革、學(xué)校大事記及檔案收集管理利用等方面的內(nèi)容。

表4 編研材料統(tǒng)計(jì)

匯編的最大優(yōu)勢(shì)就是材料集中且針對(duì)性強(qiáng)，科學(xué)合理的檔案編研能提高檔案自身的行業(yè)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，其形成的復(fù)制品、文獻(xiàn)匯編等忠實(shí)地轉(zhuǎn)錄了檔案文獻(xiàn)的原文，保持了檔案原貌，擴(kuò)大了保存范圍，也延長(zhǎng)了文獻(xiàn)的生命周期，有效地保護(hù)了原始檔案。目前，各類(lèi)編研材料均存放于閱覽室中，既能最大限度提高查閱利用率，又能保護(hù)原始檔案。

四、館藏利用服務(wù)分析

檔案的利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最好體現(xiàn)方式，了解檔案的館藏與利用之間的關(guān)系，有利于為今后檔案工作的收集、組卷編目及檢索利用提供指引方向。

表5 館藏利用數(shù)量統(tǒng)計(jì)

從館藏利用數(shù)量上看，2015年利用卷次為4972次，利用件次為5146次，利用人次為1213次，均高于其他年度（見(jiàn)表5）。以往檔案利用者主要是本校師生員工，利用內(nèi)容集中在行政決策、史學(xué)研究等方面。近些年，由于全國(guó)各地干部人事檔案的管理越來(lái)越嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，我校往屆畢業(yè)生來(lái)校查詢(xún)學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、新生錄檢表、學(xué)籍證明、黨員發(fā)展等方面檔案的人次顯著增加。且我校2015年時(shí)干部人事檔案的核查力度也明顯加大，2016主要是開(kāi)展黨員身份清查工作，近兩年檔案?jìng)€(gè)人利用頻次明顯上升，查詢(xún)頻次也上升很快，但查詢(xún)方向各有側(cè)重。隨著檔案信息化管理進(jìn)程的加快，預(yù)計(jì)今后檔案利用的頻次將會(huì)越來(lái)越高。

五、館藏質(zhì)量分析

1.館藏形成中的馬太效應(yīng)。馬太效應(yīng)是指館藏信息在產(chǎn)生、傳遞和利用過(guò)程中，信息及相關(guān)因素常表現(xiàn)出明顯的核心趨勢(shì)和集中取向[4]。上述表格顯示，本館館藏信息產(chǎn)生中的馬太效應(yīng)主要集中于校內(nèi)各職能部門(mén)的年度歸檔材料，說(shuō)明本館館藏來(lái)源比較集中，內(nèi)容主要分布在文書(shū)檔案與科技檔案方面，而在特色檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、電子檔案等特殊載體檔案方面有待加強(qiáng)。

2.服務(wù)利用質(zhì)量分析。服務(wù)利用方式上，目前被動(dòng)提供服務(wù)較多，主動(dòng)推送服務(wù)少。利用者需要到館內(nèi)閱文室查閱，利用方式也僅限于文件復(fù)制、館外借閱、實(shí)物展覽、咨詢(xún)解答及出具檔案證明等。紙質(zhì)檔案調(diào)取多，信息化程度有待提高。今后的工作中可加大利用服務(wù)途徑，加大宣傳力度，樹(shù)立師生走近檔案、檔案走向社會(huì)的新意識(shí)，以提高檔案的公共服務(wù)能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)媒體、微信、易信等平臺(tái)進(jìn)行檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，也可與校史館等有關(guān)部門(mén)合作，開(kāi)展檔案專(zhuān)題展覽，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育及精神文明教育等文化育人活動(dòng)。

查閱利用內(nèi)容上：從歷年的查閱利用登記看，利用的內(nèi)容相對(duì)集中，館藏與利用呈“金字塔”式關(guān)系。館藏利用主要在工作查找與個(gè)人利用方面。工作查找又集中在規(guī)章制度、文件查閱及會(huì)議記錄等方面。個(gè)人查找主要是學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、新生錄取表及學(xué)籍查詢(xún)，其次是黨員檔案查詢(xún)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果表示：以上方面的查詢(xún)大都能查到原始憑證。查無(wú)結(jié)果的主要集中在基建檔案方面。在今后的工作中，可以借鑒檔案查詢(xún)利用頻次來(lái)收集整理檔案，尤其要注意基建檔案的收集整理歸檔。

根據(jù)上述分析和統(tǒng)計(jì)可以看出：懷化學(xué)院檔案館藏內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、類(lèi)型多樣。隨著校園文化活動(dòng)的開(kāi)展，館藏資源呈現(xiàn)逐年上升的趨勢(shì)。因此，應(yīng)不斷創(chuàng)新機(jī)制，優(yōu)化館藏檔案資源建設(shè)，走特色開(kāi)發(fā)之路，開(kāi)展多元化利用服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案工作存儲(chǔ)歷史記憶、傳承大學(xué)文化及服務(wù)未來(lái)的作用。

[1]王燕萍，陶家柳.檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2006（2）.

[2]李財(cái)富，張錦云.2000年以來(lái)我國(guó)檔案利用研究的文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)分析[J].檔案學(xué)通訊，2012（3）.

[3]姜晨黎.社會(huì)大背景下檔案館藏資源的文化開(kāi)發(fā)與利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（2）.

[4]王協(xié)舟.檔案管理理論與方法[R]，2016（7）.

Statistical Analysis on Archives Resources of Local University Libraries——Taking Huaihua University as an Example

Liu Yingzi,Xia Zeyi
（Huaihua University,Huaihua 418008,China）

Taking Huaihua University archives filing account as the starting point,this paper makes a statistical analysis of the formation and distribution,archives arrangement,compilation and utilization of library resources by using the method of bibliometrics,in order to understand the rules of archival work.Then it puts forward the countermeasures for the status quo to provide reference to the construction and development of local university archives resources.

archives;statistics;analysis;local universities

★本文系2017年懷化學(xué)院科學(xué)研究項(xiàng)目“地方高校檔案館藏資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用研究”（編號(hào)：HHUY2017-18）和湖南省教育廳科學(xué)研究項(xiàng)目“基于云平臺(tái)的高校檔案信息資源共享策略研究”（編號(hào)：17C1283）的階段性成果。

劉英姿，懷化學(xué)院檔案館館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理；夏澤義，懷化學(xué)院經(jīng)濟(jì)學(xué)院副教授，博士，研究方向?yàn)橛?jì)量區(qū)域經(jīng)濟(jì)。