王偉國 張 茜

（中國工程物理研究院激光聚變研究中心 綿陽 621900）

大科學(xué)工程項目檔案管理實踐
——以神光-III激光裝置建設(shè)項目為例

王偉國 張 茜

（中國工程物理研究院激光聚變研究中心 綿陽 621900）

首先界定了大科學(xué)工程項目的特點，進(jìn)而引申出大科學(xué)工程項目檔案管理的特點，緊接著介紹了神光-III激光裝置建設(shè)項目檔案管理工作中采取的措施，通過建立管理網(wǎng)絡(luò)、前期進(jìn)行總體策劃、過程加強(qiáng)跟蹤控制、加強(qiáng)交流培訓(xùn)、做好驗收準(zhǔn)備等，實現(xiàn)了大科學(xué)工程項目檔案規(guī)范有效管理，順利通過檔案單項驗收，受到驗收專家好評，最后談了經(jīng)驗與體會供借鑒。

大科學(xué)工程 項目檔案 檔案管理 實踐

G275.9

A

2017-08-29

大科學(xué)工程又稱大科學(xué)裝置建設(shè)工程，是面向國家科技發(fā)展或國防建設(shè)的戰(zhàn)略需求，經(jīng)費投入大，具有明確任務(wù)目標(biāo)與科學(xué)目標(biāo)，處于國際科學(xué)技術(shù)前沿，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)和社會發(fā)展作出戰(zhàn)略性貢獻(xiàn)，同時是國家在國際相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域占有重要地位的重大科學(xué)工程。

一、大科學(xué)工程項目的特點

大科學(xué)工程的建設(shè)一般采用項目制，因此大科學(xué)工程通常也叫大科學(xué)工程項目，其特點如下。

1.投資巨量，規(guī)模龐大，建設(shè)周期長。大科學(xué)工程項目動輒投資過億元人民幣，通常建設(shè)內(nèi)容不僅包括大科學(xué)裝置，還包括為裝置建設(shè)配套的實驗室建設(shè)、元件及設(shè)施建設(shè)等。大科學(xué)裝置通常需要采用國內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)，配置的許多實驗設(shè)備復(fù)雜且昂貴，還要建立相應(yīng)的實驗設(shè)施，整個項目建設(shè)下來規(guī)模十分龐大。且項目建設(shè)涉及眾多的參建單位，需要投入巨大的財力、物力、人力。

由于大科學(xué)工程項目建設(shè)內(nèi)容較多，規(guī)模較宏大，技術(shù)指標(biāo)較先進(jìn)，建造難度極大，還需嚴(yán)格按照項目管理流程實施，整個工程不可能在短時間內(nèi)完成。建成后還需一段時間的試運(yùn)行，驗證達(dá)到設(shè)計指標(biāo)后才能進(jìn)行驗收，之后才能轉(zhuǎn)入正式運(yùn)行。因此，大科學(xué)工程項目的建設(shè)周期特別長，一般需要幾年甚至十幾年的時間。

2.多學(xué)科交叉，技術(shù)復(fù)雜度高，系統(tǒng)集成度高。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的進(jìn)步，綜合利用各相關(guān)學(xué)科的優(yōu)勢，進(jìn)行跨學(xué)科合作，協(xié)同探索科學(xué)世界的奧秘，是科學(xué)研究的必然選擇。大科學(xué)工程的目標(biāo)是進(jìn)行科學(xué)研究，且大多是基礎(chǔ)科學(xué)方面的研究，其研究的內(nèi)容通常位居國際前沿，需要的科學(xué)知識和技術(shù)必然是多學(xué)科交叉的，技術(shù)復(fù)雜度不是一般的高。

大科學(xué)工程是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，大科學(xué)工程建設(shè)的裝置由許多系統(tǒng)、子系統(tǒng)、單元組件組成，這些子系統(tǒng)或單元組件的數(shù)量成千上萬，甚至更多，且類型各不相同，需由建設(shè)單位耦合眾多外協(xié)單位共同合作才能完成。工程建造中，每個外協(xié)單位承擔(dān)的工作都必須達(dá)到設(shè)計要求，才能進(jìn)行系統(tǒng)總體集成和聯(lián)合調(diào)試。工程對系統(tǒng)集成度要求相當(dāng)高，否則無法滿足科學(xué)研究需要的功能和技術(shù)指標(biāo)要求。

3.具有工程和科研雙重性質(zhì)。大科學(xué)工程是為開展科學(xué)研究而建設(shè)的，具有工程和科研雙重性質(zhì)也是其一大特點。大科學(xué)工程一般采用項目制進(jìn)行管理，按照立項、可行性研究、初步設(shè)計、工程設(shè)計、加工制造、試運(yùn)行、驗收等一般項目的實施流程進(jìn)行操作。但在建設(shè)過程中，因為整個工程科學(xué)探索成分居多，其結(jié)果也在某種程度上具有不確定性，所以每一步都需要精心設(shè)計、精心制造，許多過程都具有創(chuàng)新性，都包含著科學(xué)研究活動，也有可能出現(xiàn)了最新的更好的技術(shù)，就會及時進(jìn)行論證，作出優(yōu)化方案，改進(jìn)之前的設(shè)計，加以采用。

二、大科學(xué)工程項目檔案管理的特點

大科學(xué)工程項目檔案管理除具有一般檔案管理的特點外，還有如下特點。

1.檔案數(shù)量龐大、載體多樣、內(nèi)容復(fù)雜。大科學(xué)工程項目的特點決定了檔案數(shù)量十分龐大，能達(dá)上萬份甚至十幾萬份之多。這些檔案包括文字、圖表、照片、聲像、電子文件、軟件程序等多種載體形式，幾乎涵蓋了我們通常所見的載體類型。其內(nèi)容包括文書、基建、設(shè)備、科研、采購等檔案門類，既有工程性的，又有科研性的。這也是大科學(xué)工程項目檔案的一個突出特點。

2.檔案工作周期長，時間緊迫，工作難度大。項目檔案是伴隨項目實施產(chǎn)生的，項目檔案工作貫穿于項目建設(shè)全過程，應(yīng)做到二者同步進(jìn)行。大科學(xué)工程項目建設(shè)周期長的特點決定了其檔案工作周期也相當(dāng)長。雖然檔案工作周期長，但時間相當(dāng)緊迫，要在限定的時間內(nèi)完成檔案的收集、整理、著錄，同時還要配合提供借閱利用，為項目審計和竣工驗收總結(jié)提供檔案資料。還要準(zhǔn)備檔案驗收的相關(guān)材料，包括驗收申請，匯報材料，檔案工作情況，自查報告，項目招投標(biāo)、合同、單項工程劃分、設(shè)備、主要參建單位等清單，檔案分類方案、移交清單、參建單位歸檔說明、檔案指導(dǎo)檢查等材料，及項目建設(shè)大事記、專題文件匯編、工程介紹、工程圖集等檔案編研材料。做好這些工作，還必須同眾多參建單位和本單位相關(guān)部門打交道，工作難度大可想而知。

3.要在限定時間內(nèi)完成檔案工作，并順利通過檔案單項驗收。這是固定資產(chǎn)投資項目檔案管理特有的一點?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》規(guī)定，“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行現(xiàn)場竣工驗收”，“應(yīng)在項目檔案驗收一個月前向項目檔案驗收組織單位報送驗收申請”，這意味著所有的檔案管理和驗收準(zhǔn)備工作已經(jīng)完畢，才能報送檔案驗收申請，并且還要考慮好檔案驗收整改及驗收通過后給項目竣工驗收留出相應(yīng)的時間。因此，至少在項目建設(shè)周期到期三到四個月前完成檔案驗收準(zhǔn)備，并提交檔案驗收申請。

三、神光-III激光裝置建設(shè)項目檔案管理實踐

神光-III激光裝置是我國開展激光慣性約束聚變研究的主要實驗平臺之一。該建設(shè)項目（以下簡稱神光-III項目）是一個涉及多學(xué)科、多單位參與、集成度高、技術(shù)復(fù)雜度高的大科學(xué)工程，它不僅要完成上千臺套高精度非標(biāo)設(shè)備的研制，還要完成規(guī)模龐大、技術(shù)復(fù)雜的實驗室土建及安裝工程。貫穿項目建設(shè)全過程的檔案管理活動也相當(dāng)復(fù)雜，難度也非常大，需要精心進(jìn)行統(tǒng)籌，謀劃得力措施，才能做好這項工作。

1.明確責(zé)任，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。從神光-III項目建設(shè)開始，就在《神光-III項目管理大綱》中，將檔案工作作為項目管理的重要組成部分，納入了項目的領(lǐng)導(dǎo)層、組織層和執(zhí)行層的崗位職責(zé)，形成了完整的組織管理體系。在項目管理組織架構(gòu)中，項目兩總（總指揮、總設(shè)計師）系統(tǒng)為項目實施組織體系中的領(lǐng)導(dǎo)層級，項目總指揮是項目級組織體系的行政責(zé)任人，負(fù)責(zé)項目實施過程中的最終決策，對項目建設(shè)第一責(zé)任人負(fù)責(zé)。項目總設(shè)計師為項目技術(shù)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項目技術(shù)管理和產(chǎn)品質(zhì)量控制，對項目總指揮負(fù)責(zé)。兩總系統(tǒng)是項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)層。本項目專門成立了神光-III項目管理部，專職負(fù)責(zé)項目組織實施和管理工作，是項目檔案工作的責(zé)任主體，配備專職的文件資料管理人員，負(fù)責(zé)歸檔材料收集、整理、預(yù)立卷和歸檔工作。各相關(guān)職能及管理實體，負(fù)責(zé)按照職責(zé)分工負(fù)責(zé)分管專業(yè)板塊文件的收集、整理、歸檔工作。檔案管理部門全程進(jìn)行跟蹤，監(jiān)督、指導(dǎo)項目檔案工作，負(fù)責(zé)項目檔案接收和統(tǒng)籌組織檔案驗收工作。

2.檔案部門積極介入，做好項目檔案工作總體策劃。《神光-III激光裝置建設(shè)項目檔案管理大綱》作為項目檔案工作總體性文件，主要包含以下內(nèi)容。

（1）細(xì)化項目檔案歸檔范圍。根據(jù)項目實施方案和項目全周期實施計劃，按照項目的五個子項及其實施流程，分別梳理了項目全周期生成文件（見圖1），形成項目生成文件清單，作為項目檔案的歸檔范圍。這樣就解決了項目實施人員不清楚具體該將哪些文件歸檔的問題，項目管理人員和檔案部門人員也有了收集和歸檔的依據(jù)。

（2）確定項目檔案分類方案。神光-III激光裝置建設(shè)項目包含神光-III激光裝置、神光-III項目標(biāo)記實驗室、神光-III精密裝校系統(tǒng)、神光-III光學(xué)元件供貨網(wǎng)絡(luò)、神光-III精密光學(xué)制造車間五個子項。其中，神光-III激光裝置實驗室和神光-III精密光學(xué)制造車間兩個子項為土建工程，其余三個子項為主工藝設(shè)備建造。據(jù)此我們搭建起了本項目檔案的分類框架，即兩個土建工程子項檔案按基建類檔案管理，其余三個主工藝設(shè)備建造子項檔案按設(shè)備類檔案管理，項目報批等管理過程中形成的管理文件按管理類檔案管理，將項目檔案整體上分成三大類別進(jìn)行管理。其中較為復(fù)雜的主工藝設(shè)備類又可按系統(tǒng)、分系統(tǒng)、組件、單元組件等層次劃分進(jìn)行分類組卷。

（3）強(qiáng)調(diào)項目檔案管理制度。該項目強(qiáng)調(diào)以《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》和《中國工程物理研究院國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》作為開展檔案工作的依據(jù)性文件，項目檔案的收集和歸檔按照本單位制定的文書、設(shè)備、基建、照片、聲像、電子等檔案管理實施細(xì)則執(zhí)行，項目檔案整理組卷分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（4）明確項目檔案歸檔要求。明確了項目檔案的歸檔時間從項目實施開始，到項目建設(shè)批復(fù)周期截止日期，各子項的歸檔完成日期；歸檔方式上，確定分子項進(jìn)行歸檔，各子項內(nèi)基建類按實施階段歸檔，設(shè)備類按系統(tǒng)歸檔，分別納入年度歸檔計劃實施歸檔；對歸檔質(zhì)量要求方面，除歸檔原件、制作材料耐久性、圖紙線條清晰、符合標(biāo)準(zhǔn)化等要求外，還特別強(qiáng)調(diào)電子版文件采用通用格式編寫，對使用特殊軟件編寫的文件，應(yīng)同時提交閱讀軟件。

3.加強(qiáng)跟蹤控制，強(qiáng)化過程管理。

（1）統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件管理。為便于管理，使神光-III項目文件與其他文件區(qū)別開來，做到統(tǒng)一、規(guī)范、鮮明地顯現(xiàn)神光-III項目標(biāo)記，我們編制了《神光-III激光裝置技術(shù)文件編制格式及歸檔質(zhì)量要求》及《神光-III激光裝置加工制造階段技術(shù)文件編制格式及歸檔質(zhì)量要求（外協(xié)部分）》兩個規(guī)范性文件。對各階段形成的文件、圖表和記錄的名稱、格式、封面、編號、紙張、裝訂等作了詳細(xì)要求。前者主要規(guī)范單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件，后者規(guī)范外部協(xié)作單位提交的文件。

（2）使用“工程驗收圖”章，創(chuàng)新版本標(biāo)識。神光-III激光裝置工藝設(shè)備在研制過程中進(jìn)行技術(shù)改動是很正常的現(xiàn)象，這樣就會形成多個版本的技術(shù)圖紙，為了便于以后裝置的運(yùn)行維護(hù)，很有必要將最終版圖紙加以標(biāo)識存檔。但實際上這類圖紙既不同于工藝定型圖紙，也不同于基建竣工圖紙，沒有可以直接拿來用的標(biāo)識圖章，最終我們在基建竣工圖的基礎(chǔ)上加以改進(jìn)，取名叫“工程驗收圖”（見圖2）。并編寫了《神光-III激光裝置工程驗收圖歸檔要求與管理規(guī)范》，規(guī)范與強(qiáng)化對主工藝設(shè)備圖紙的審核與管理。

圖1 神光-III激光裝置項目全周期生成文件示意圖

圖2 工程驗收圖章樣式

（3）加強(qiáng)過程跟蹤，強(qiáng)化關(guān)鍵節(jié)點控制。在基建類文件資料管理方面，作為甲方派現(xiàn)場代表監(jiān)督檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和部位的資料形成，工程竣工驗收前項目管理部門會同檔案管理部門初步審查項目施工過程文件和竣工資料，形成建設(shè)單位自查報告，報請中物院固投項目管理中心審查，整套文件材料通過審查后才能召開工程竣工驗收會。在設(shè)備類文件資料管理方面，在合同簽訂時列明文件資料交付專門條款，檔案人員參與設(shè)備到貨開箱，檢查隨機(jī)資料交付情況，將設(shè)備資料交付與進(jìn)度付款相關(guān)聯(lián)，有效約束外協(xié)單位按時完整交付資料。

（4）把牢設(shè)備合同驗收關(guān)。對于大型非標(biāo)研制設(shè)備，往往分批次分階段交付文件資料，我們會組織會議進(jìn)行合同驗收，將文件資料交付情況作為驗收的內(nèi)容之一。驗收會前，檔案人員同工程技術(shù)人員先對資料進(jìn)行集中審查。驗收會上檔案人員作文件資料交付情況專題報告，對合同整體文件資料交付的齊全完整和真實有效性作全面匯報，由現(xiàn)場領(lǐng)導(dǎo)和專家進(jìn)行包括技術(shù)準(zhǔn)確性在內(nèi)的綜合審查評估，審查合格后才能通過合同驗收。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)交流，提高管理水平。項目檔案管理涉及許多部門、單位和人員，檔案的形成、收集、整理和歸檔要靠大家的共同努力，必通過不斷地培訓(xùn)交流，才能統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識、共同提高。每年組織檔案專兼職人員參加國家和院外單位開展的培訓(xùn)交流，并把獲得的相關(guān)知識同其他人員宣傳和交流，使檔案全程管理理念深入人心。在項目實施過程中，檔案人員經(jīng)常與外協(xié)單位合同負(fù)責(zé)人交流討論，共同討論解決遇到的問題，向他們宣貫檔案管理的要求，強(qiáng)化了檔案意識，增強(qiáng)了認(rèn)同感，能夠按要求交付資料。

5.周密進(jìn)行驗收策劃，做好驗收準(zhǔn)備。

（1）提前進(jìn)行周密策劃。神光-III項目進(jìn)展十分緊促，檔案驗收準(zhǔn)備工作非常繁重，時間相當(dāng)緊迫，為確保順利通過檔案驗收，提前進(jìn)行周密的檔案驗收準(zhǔn)備工作策劃。研究成立了由項目負(fù)責(zé)人和各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，詳細(xì)列舉了需要完成的準(zhǔn)備事項，明確了責(zé)任人和時間節(jié)點，做到“任務(wù)分解、責(zé)任到人、明確時限”。

（2）利用“兩會”制度，解決實際困難。項目建設(shè)后期，檔案工作進(jìn)度受項目建設(shè)直接影響，各項準(zhǔn)備工作時間節(jié)點都是按照項目工作進(jìn)度和總體驗收時間倒排的，彈性很小，為確保工作順利開展，我們充分利用好“兩會”制度，為驗收工作排除困難。充分利用月例會制度，匯報檔案工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)各板塊和環(huán)節(jié)遇到的問題，使各階段節(jié)點目標(biāo)順利完成；對月例會上不能解決的問題，召開檔案專題會議，對出現(xiàn)的問題開展有針對性的討論，制定有效的應(yīng)對辦法。

（3）歸檔前系統(tǒng)審查。為保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、有效，建設(shè)單位在歸檔前組織有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員對檔案資料進(jìn)行全面審查，每個合同問題開一張“單子”，問題“單子”及時發(fā)給責(zé)任單位進(jìn)行整改。并按照檔案驗收要求，形成檔案自檢情況報告，為項目檔案順利通過驗收做好充分的準(zhǔn)備。

（4）分子項進(jìn)行驗收。根據(jù)項目各子項實施完成情況，按照項目管理要求，分子項進(jìn)行驗收。先進(jìn)行子項所級綜合驗收，所級驗收通過后，及時向檔案驗收主管部門提交驗收申請報告，進(jìn)行院級（代國家級）驗收。

四、結(jié)語

神光-III項目共形成歸檔文件兩千余卷，包含各類文件及圖紙數(shù)萬份，正是由于采取了上述有效措施，檔案工作一開始就與項目建設(shè)同步開展，實現(xiàn)了文件資料的系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，檔案資料格式規(guī)范、分類清晰、齊全完整，受到驗收專家的好評，順利通過了檔案單項驗收。總結(jié)經(jīng)驗的同時，也有一些體會，供大家借鑒。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好項目檔案工作的前提。領(lǐng)導(dǎo)重視非常關(guān)鍵，從項目負(fù)責(zé)人到各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，從上到下，都真正重視和支持檔案工作，項目檔案工作才能真正開展好。檔案工作是項目工作的重要組成部分，各級領(lǐng)導(dǎo)除了人、財、物支持，還要將檔案工作真正納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，親身參與協(xié)調(diào)檔案工作同其他板塊工作的關(guān)系，研究解決檔案工作中遇到的問題，做到全方位地支持檔案工作。

2.前期一定要做好總體策劃。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。前期一定要做好總體策劃工作，對項目檔案工作作一個總體安排，歸檔具體范圍、分類組卷方案、歸檔方式、總體時間進(jìn)度、驗收方式等都作總體上的計劃安排。這就好比有了“綱”，綱舉才能目張，才能始終使檔案工作行駛在正確的軌道上，不偏離總目標(biāo)和大方向。

3.檔案人員和項目管理人員要多交流學(xué)習(xí)。檔案人員和項目管理人員除了要在工作中密切配合，還應(yīng)多交流學(xué)習(xí)，在檔案總體策劃時應(yīng)相互討論，檔案人員應(yīng)向項目管理人員多了解學(xué)習(xí)項目實施情況，方能做好分類立卷工作。在神光-III項目檔案工作中，根據(jù)項目目標(biāo)分解確定了項目分類框架，但實施并未完全按目標(biāo)分解進(jìn)行，我們通過向管理人員了解，及時進(jìn)行了微調(diào)，在保持分類框架不變的同時，按實際實施情況進(jìn)行立卷和排列，做到了組卷科學(xué)合理。項目管理人員應(yīng)多向檔案人員了解檔案管理的要求，才能將這些要求納入項目管理中，才能做到檔案工作同項目工作高度融合。

4.加強(qiáng)項目檔案信息化建設(shè)，深入推進(jìn)項目檔案信息化。在項目檔案工作中，我們深刻感受到紙質(zhì)檔案及其目錄電子化的管理模式難以滿足項目檔案高強(qiáng)度工作的需要。檔案工作本來就任務(wù)重、時間緊，特別是驗收準(zhǔn)備階段，還要為項目總結(jié)、財務(wù)審計、安全環(huán)境衛(wèi)生驗收工作提供檔案利用，嚴(yán)重影響檔案驗收的緊張準(zhǔn)備。從項目檔案管理和驗收的角度講，加強(qiáng)項目檔案信息化建設(shè)，深入推進(jìn)項目檔案信息化，十分有必要。深入開展項目檔案信息化建設(shè)，力求內(nèi)部文件電子化、外來文件數(shù)字化，實現(xiàn)全流程文件的信息化利用，避免項目總結(jié)、財務(wù)審計等各環(huán)節(jié)的大規(guī)模借閱影響項目檔案工作進(jìn)度。

[1]李志剛，金鐸，閻永廉，等.我國大科學(xué)裝置發(fā)展戰(zhàn)略研究和政策建議[J].中國科學(xué)基金，2004，18（3）：166-171.

[2]羅小安，許健，佟仁城.大科學(xué)工程的風(fēng)險管理研究[J].項目管理，2007，19（4）：43-48.

[3]張麗瑛.大科學(xué)工程檔案形成過程的管理[J].蘭臺世界，2013（12月中旬）.

[4]凌麗，等.基于神光-III激光裝置建設(shè)項目檔案管理實踐[J].科技管理，2016（10）.

[5]王偉國.筑牢四道關(guān)口 確保檔案質(zhì)量[J].四川檔案，2015（5）.