任云鵬
【摘 要】現(xiàn)在是信息化高速發(fā)展的時(shí)代,信息化無所不在?!靶畔⒏咚俟贰?、“大數(shù)據(jù)”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等概念的涌現(xiàn),更加體現(xiàn)信息化的重要性與戰(zhàn)略高度。在信息技術(shù)的助推下,我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的理論和實(shí)務(wù)均得到了迅猛發(fā)展。同時(shí),企業(yè)管理者也意識(shí)到管理會(huì)計(jì)應(yīng)與信息技術(shù)相結(jié)合應(yīng)用,也越來越重視通過應(yīng)用信息化推動(dòng)和加強(qiáng)本企業(yè)的管理會(huì)計(jì)等各項(xiàng)工作。管理會(huì)計(jì)信息化具有自動(dòng)化管理、提高企業(yè)生產(chǎn)效率、保證信息準(zhǔn)確性等優(yōu)點(diǎn),故近年來備受關(guān)注,應(yīng)用也開始起步。但目前我國(guó)的管理會(huì)計(jì)信息化尚處在剛剛起步的階段,在所難免的存在著各種各樣的問題。那么我國(guó)中小企業(yè)在建設(shè)管理會(huì)計(jì)信息化時(shí)遇到了哪些主要問題呢?以及應(yīng)采取何種策略去應(yīng)對(duì)呢?本文通過闡述我國(guó)中小企業(yè)應(yīng)用管理會(huì)計(jì)信息化的現(xiàn)狀、實(shí)施信息系統(tǒng)的管理效果,分析了中小企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)和應(yīng)用中存在的問題,并提出與未來發(fā)展方向相適應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略,為中小企業(yè)利用管理會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)及時(shí)決策和高效管理提供思路。
【關(guān)鍵詞】管理會(huì)計(jì);信息化;中小企業(yè)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng),與國(guó)際間的貿(mào)易合作和經(jīng)濟(jì)往來越來越頻繁,企業(yè)管理水平不斷的提升。無論是政府部門還是企業(yè)都對(duì)建設(shè)管理會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)越來越重視。為此,財(cái)政部于2014年和2016年分別發(fā)布了《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》《管理會(huì)計(jì)基本指引》,兩次文件通過不斷深化會(huì)計(jì)改革,旨在鼓勵(lì)促進(jìn)企業(yè)單位建立起與本企業(yè)所處行業(yè)、規(guī)模以及發(fā)展階段相適應(yīng)的管理會(huì)計(jì)信息化體系。
一、信息化建設(shè)對(duì)管理會(huì)計(jì)實(shí)踐的重要作用和現(xiàn)實(shí)局限
會(huì)計(jì)核算目前是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中最為常見的工作,新成立的企業(yè)都需要有會(huì)計(jì)進(jìn)行核算和報(bào)稅,但管理會(huì)計(jì)目前的發(fā)展則較為緩慢,中小企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)的認(rèn)知還停留在核算和報(bào)稅的階段,較好的企業(yè)則會(huì)建立預(yù)算管理和往來款項(xiàng)管理等管理會(huì)計(jì)的部分功能,但實(shí)際管理的效果如何主要依賴于員工的業(yè)務(wù)素質(zhì),內(nèi)控方面相對(duì)薄弱;至于經(jīng)營(yíng)方面,企業(yè)更多的是來自于經(jīng)營(yíng)部門的數(shù)據(jù)分析和決策,財(cái)務(wù)一般僅提供數(shù)據(jù)方面的支持,并且提供的數(shù)據(jù)口徑相對(duì)經(jīng)營(yíng)的需求也較為單薄,此外對(duì)于經(jīng)營(yíng)實(shí)時(shí)的需求,在提供方面也相對(duì)落后。
為了能夠在企業(yè)有效地開展管理會(huì)計(jì)工作,必然要打造利器,這個(gè)“器”就是信息技術(shù)。信息化是支持管理會(huì)計(jì)思想落地,支撐管理會(huì)計(jì)工具發(fā)揮和價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要手段。會(huì)計(jì)信息化是通過信息化的技術(shù)手段,使各類會(huì)計(jì)工作固化在信息化的產(chǎn)品上面,通過在信息化產(chǎn)品上的應(yīng)用,以達(dá)到完成核算,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,提升內(nèi)部管控,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最終目的。
在實(shí)際應(yīng)用方面,會(huì)計(jì)核算的信息化由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)務(wù)報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)化,以及執(zhí)行層面基本為財(cái)務(wù)部門,故在中小企業(yè)的推進(jìn)較為普及;但管理會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用實(shí)施需要涉及到企業(yè)的各個(gè)部門機(jī)構(gòu),由于中小企業(yè)內(nèi)部流程的不規(guī)范以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)模式多變,且應(yīng)用人員素質(zhì)參差不齊,在應(yīng)用實(shí)施上受到很大的制約,實(shí)施效果也大打折扣。
二、中小企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的問題分析
管理會(huì)計(jì),是指通過運(yùn)用管理會(huì)計(jì)工具方法,參與企業(yè)的規(guī)劃、決策、控制、評(píng)價(jià)的活動(dòng)并提供有價(jià)值的信息,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的推動(dòng)。其涉及戰(zhàn)略、投融資、預(yù)算、成本、營(yíng)運(yùn)、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)等7個(gè)管理領(lǐng)域。中小企業(yè)大多是民營(yíng)企業(yè),對(duì)管理會(huì)計(jì)的信息化建設(shè)的重視程度不夠。目前主要存在如下問題:
1.經(jīng)營(yíng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)薄弱
管理會(huì)計(jì)通過參與單位的內(nèi)部控制活動(dòng),推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃。中小企業(yè)一般信息化的基礎(chǔ)比較薄弱,加之對(duì)管理會(huì)計(jì)的理解和重視程度不夠,因此導(dǎo)致管理會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)從應(yīng)用范圍和使用效果上均不理想。
以資金預(yù)算管理的信息化建設(shè)來展開分析。對(duì)于中小企業(yè)來說,對(duì)于生存最重要的就是資金,因此企業(yè)經(jīng)營(yíng)者最為關(guān)注的就是資金的預(yù)算管控。比如月度資金管控,傳統(tǒng)方式是通過在月末或月初制定資金使用計(jì)劃,然后通過手工進(jìn)行資金控制。如某業(yè)務(wù)員需要支付合同款,預(yù)算管理人員就通過本月制定的月度預(yù)算進(jìn)行查詢,看金額是否超標(biāo)進(jìn)行審核,這種方式從流程上看很合理。但從實(shí)際執(zhí)行來看,由于資金是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程,現(xiàn)金的流入和流出不是同時(shí)發(fā)生,在企業(yè)資金緊張的情況下,就需要審核人員具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外,從付款人員的角度來說無法時(shí)時(shí)查看到預(yù)算的剩余額度以及審批的進(jìn)度,對(duì)于已完成付款的業(yè)務(wù)也無法做到隨時(shí)隨需的追溯查看。
部分實(shí)施了預(yù)算管理軟件的企業(yè),目前主要是通過預(yù)算管理與網(wǎng)上報(bào)銷軟件相結(jié)合實(shí)施對(duì)資金支出的管控,相較于純手工有了一定效率提升和信息共享,但對(duì)于合同款的支付管控,依然還要靠手工管理;此外對(duì)于資金收支的動(dòng)態(tài)變化,審核人員依然只能通過靜態(tài)的月度計(jì)劃進(jìn)行審核,對(duì)于資金的即時(shí)狀況只能通過查詢網(wǎng)銀,進(jìn)行人工管理,管控依賴于員工的專業(yè)素質(zhì)。
2.信息系統(tǒng)間的差異形成信息孤島
全面的實(shí)施會(huì)計(jì)信息化,企業(yè)需要在各個(gè)不同的業(yè)務(wù)范疇進(jìn)行信息化的建設(shè),系統(tǒng)的種類繁多,每款信息化產(chǎn)品都有相應(yīng)的專業(yè)性,不同廠家系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)不同,導(dǎo)致了系統(tǒng)間兼容性差,從而使數(shù)據(jù)之間無法有效地銜接,形成信息孤島,這就無法滿足企業(yè)對(duì)于數(shù)據(jù)的追溯以及分析的需求。
以成本管理的信息化建設(shè)來展開分析。一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)某種產(chǎn)品,往往需要經(jīng)歷產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)、生產(chǎn)領(lǐng)用、成本核算四個(gè)環(huán)節(jié)。目前大多數(shù)企業(yè)的研發(fā)部門和工藝部門要么不使用,要么選擇不同品牌的信息化產(chǎn)品;生產(chǎn)和財(cái)務(wù)部門采用另一品牌的供應(yīng)鏈和成本核算軟件相結(jié)合的模式,通過領(lǐng)入消耗的材料、完工產(chǎn)品的出庫(kù)以及制造費(fèi)的分?jǐn)傆靡酝瓿蓪?duì)產(chǎn)品的成本核算。從傳統(tǒng)的成本核算角度來看該種模式較好的完成了工作,但對(duì)于成本管理來說,所提供的信息則較為有限。比如同樣的產(chǎn)品,從上述的模式下我們只能得出最新批次的生產(chǎn)成本,但相對(duì)于研發(fā)的設(shè)計(jì)BOM、工藝的生產(chǎn)BOM是否存在成本差異?選擇的原料與設(shè)計(jì)BOM相比有哪些原料進(jìn)行替換?與生產(chǎn)BOM相比,輔料的消耗是否異常?只有經(jīng)過類似上述信息的對(duì)比,才能實(shí)現(xiàn)從源頭進(jìn)行分析控制達(dá)到優(yōu)化成本的目的。endprint
3.及時(shí)有價(jià)值的決策分析數(shù)據(jù)提供不足
管理會(huì)計(jì)對(duì)單位的決策分析提供支持。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的采購(gòu)生產(chǎn)狀況利用信息化技術(shù)與客戶和供應(yīng)商相互聯(lián)系,控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn);另一方面,企業(yè)通過獲得與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的人力、生產(chǎn)、營(yíng)銷等數(shù)據(jù),把握資金流,形成一個(gè)涵蓋規(guī)劃、控制、決策、評(píng)價(jià)等的大管理系統(tǒng),打破信息孤島難題,實(shí)現(xiàn)信息協(xié)同效應(yīng)。但從傳統(tǒng)的管理會(huì)計(jì)分析軟件來看,數(shù)據(jù)的分析更多是依賴于會(huì)計(jì)核算后的數(shù)據(jù)。在此條件下,存在著如下的問題:(1)財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)口徑上的差異,比如營(yíng)業(yè)收入這個(gè)指標(biāo),會(huì)計(jì)核算指基于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則下確認(rèn)的銷售收入,但管理者此時(shí)需要的可能是當(dāng)月發(fā)出商品的收入,不同的口徑下,形成很大的差異。(2)目前企業(yè)的信息化建設(shè)不完善或欠缺的情況下,管理會(huì)計(jì)軟件的決策分析就如同無源之水無本之木,這種情況下系統(tǒng)如何應(yīng)用。(3)企業(yè)在基礎(chǔ)信息化建設(shè)完備的情況下?lián)碛懈鞣N經(jīng)營(yíng)口徑數(shù)據(jù),但傳統(tǒng)管理會(huì)計(jì)軟件無法有效充分的利用。
4.與內(nèi)控制度無法充分融合
對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部管控,管理會(huì)計(jì)的信息化產(chǎn)品是非常適用于在事中控制企業(yè)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn),在完善的內(nèi)部控制制度下,通過企業(yè)所應(yīng)用的各個(gè)信息化系統(tǒng)上設(shè)置不同審批流以達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)的控制目的。比如資金付款的審核,通過填寫付款單,保存環(huán)節(jié)自動(dòng)審核是否超出本月的資金預(yù)算,提交后又由不同環(huán)節(jié)的審核人員根據(jù)設(shè)置的權(quán)限,最終審批完成資金的支付,這一系列審核的動(dòng)作即實(shí)現(xiàn)了對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制。通過軟件固化流程,避免超權(quán)限、超預(yù)算的審批。
但中小企業(yè)大多是民營(yíng)企業(yè),變動(dòng)性強(qiáng),哪兒利潤(rùn)空間大就轉(zhuǎn)向哪兒,此外人員的流動(dòng)性大,自身的內(nèi)部制度不健全,導(dǎo)致相對(duì)固化的信息化產(chǎn)品總是需要根據(jù)不完善的制度處在不斷的變化中。
5.無法提供高效便捷的及時(shí)信息支持
傳統(tǒng)的信息化軟件一般基于PC端開發(fā),因此操作和查詢需要通過登錄電腦才能使用。如庫(kù)房的出入庫(kù),就需要專門人員通過笨重的電腦錄入大量的單據(jù)信息。但管理會(huì)計(jì)由于涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié),因此對(duì)于便捷性提出了較高的要求。對(duì)于企業(yè)管理者、業(yè)務(wù)人員來說需要不同的環(huán)境下做出決策和了解經(jīng)營(yíng)的動(dòng)態(tài)信息,因此需要一種更為及時(shí)方便的信息獲取方式。
三、中小企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略
1.營(yíng)造管理會(huì)計(jì)信息化適合的內(nèi)部環(huán)境
管理會(huì)計(jì)要參與單位的內(nèi)部控制活動(dòng),內(nèi)部制度的實(shí)施質(zhì)量依賴于公司的基礎(chǔ)信息化程度。比如預(yù)算管理的全面信息化建設(shè)就需要建立在企業(yè)應(yīng)用實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷、應(yīng)收應(yīng)付管理、采購(gòu)生產(chǎn)管理、合同銷售管理、資產(chǎn)人事管理、銀行出納管理等各模塊的基礎(chǔ)之上,才能通過實(shí)施預(yù)算管理,最終實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算的管控。管理者需要通過不斷的完善企業(yè)內(nèi)控制度,形成適合管理會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的內(nèi)部環(huán)境,最終達(dá)到強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制的目的。
以資金預(yù)算管理的現(xiàn)狀來看,存在資金管控片面,審批的進(jìn)度和數(shù)據(jù)的追溯性較差等問題。為了從根本上解決上述問題,就需要企業(yè)實(shí)施全面的預(yù)算管理信息化。其建設(shè)的思路,第一步需要購(gòu)建一個(gè)完整清晰的預(yù)算管理體系,其需要綜合考慮預(yù)算的制定、控制、考核等各個(gè)環(huán)節(jié),具體到逐個(gè)梳理公司的內(nèi)部制度,涉及到《預(yù)算管理制度》《資金支付管理辦法》《費(fèi)用報(bào)銷制度》《采購(gòu)付款制度》《績(jī)效考核制度》等各個(gè)環(huán)節(jié),是一個(gè)綜合的預(yù)算體系的建設(shè);第二步是在完成預(yù)算體系的建設(shè)后,從各個(gè)需要強(qiáng)化控制的環(huán)節(jié)深化預(yù)算管理,并在此基礎(chǔ)上增強(qiáng)信息化的參與程度,通過信息化的手段對(duì)制度予以固化,對(duì)涉及到資金收支的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的信息化建設(shè),同時(shí)通過審批流的設(shè)置強(qiáng)化內(nèi)部審批環(huán)節(jié),最終達(dá)成全面預(yù)算的實(shí)現(xiàn)。下圖為信息化下的資金預(yù)算管控的流程圖:
2.建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)信息化語言
管理會(huì)計(jì)信息化的建設(shè),需要在各個(gè)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域應(yīng)用信息化的系統(tǒng)。以成本管理來看,就是通過信息化的手段延伸成本核算的起點(diǎn),從設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)開始,進(jìn)而延伸到工藝環(huán)節(jié),隨后進(jìn)入供應(yīng)鏈、生產(chǎn)等環(huán)節(jié),最終完成成本核算;利用信息化的手段提高各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率,同時(shí)提高成本核算的價(jià)值,在核算的基礎(chǔ)上可以直觀的去對(duì)比實(shí)際成本和研發(fā)環(huán)節(jié)、工藝環(huán)節(jié)等存在的異同,優(yōu)化成本。
為了實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合統(tǒng)一:(1)需要企業(yè)從信息化建設(shè)的角度,全局規(guī)劃,統(tǒng)一部署。(2)應(yīng)統(tǒng)一各個(gè)品牌信息化產(chǎn)品的數(shù)據(jù)接口,這樣在產(chǎn)品的選擇上可實(shí)現(xiàn)多元化選擇,否則選擇了某一品牌的某個(gè)模塊的產(chǎn)品就只能選擇這個(gè)品牌,如果更換為另一品牌,要么將出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法銜接的問題;要么需要支出更多的資金用以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞。(3)政府相關(guān)部門應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范信息化系統(tǒng)的通用語言,企業(yè)資源計(jì)劃軟件和會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口加快國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化的步伐。
3.拓展信息化數(shù)據(jù)源頭
大數(shù)據(jù)的時(shí)代,企業(yè)內(nèi)部所形成的和外部所獲取的數(shù)據(jù)信息海量且多樣,數(shù)據(jù)取得方法不同,形成的方式也不同;有基于信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù),也有外部取得的數(shù)據(jù),如何高效充分的利用這些信息提升企業(yè)效益。就需要我們?cè)诠芾頃?huì)計(jì)信息化產(chǎn)品的選擇上,跳出傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的思維,基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)可基于不同的源頭取數(shù),根據(jù)管理者的需求,隨時(shí)滿足其對(duì)不同口徑下數(shù)據(jù)分析。比如選用可以將企業(yè)中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識(shí),幫助企業(yè)做出明智的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)決策的商業(yè)智能BI系統(tǒng),可以對(duì)數(shù)據(jù)深度挖掘,并提供自助分析和個(gè)性化的定制是經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要。
4.加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控建設(shè)
風(fēng)險(xiǎn)分為兩種,來自于內(nèi)部和外部,對(duì)于中小企業(yè)來說,更多的風(fēng)險(xiǎn)是來自于外部的生存壓力形成風(fēng)險(xiǎn),而非來自于內(nèi)部;因此為了企業(yè)能夠更好的生存和發(fā)展,管理者更多的考慮是減少外部的風(fēng)險(xiǎn),這是由企業(yè)所處發(fā)展階段決定的。內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控雖然在中小企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理上居于次要地位,但企業(yè)也不應(yīng)該完全放任自流。實(shí)施應(yīng)用管理信息化產(chǎn)品應(yīng)通過加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部制度的完善和健全,根據(jù)企業(yè)自身情況,可適當(dāng)縮短審批環(huán)節(jié),提高審批效率。endprint
5.推進(jìn)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的普及
在現(xiàn)今大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”迅猛發(fā)展的時(shí)代,管理會(huì)計(jì)的信息化工具應(yīng)拓展應(yīng)用的平臺(tái),如經(jīng)營(yíng)者需要時(shí)時(shí)關(guān)注的數(shù)據(jù)和指標(biāo),可通過手機(jī)或PAD等方式展示,在時(shí)間效率提高后,繼續(xù)從空間和距離上提高管理會(huì)計(jì)的應(yīng)用。
四、中小企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)應(yīng)注意的事項(xiàng)
對(duì)于中小企業(yè)來說,管理會(huì)計(jì)信息化的建設(shè),首先作為企業(yè)的管理者要重視,并理解建設(shè)信息化的管理會(huì)計(jì)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值;其次作為執(zhí)行者的會(huì)計(jì)人員需要掌握一定程度的管理會(huì)計(jì)知識(shí)和工具。
對(duì)于應(yīng)用管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)來說,完善的內(nèi)部控制制度和ERP企業(yè)資源計(jì)劃軟件的充分利用是取得管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)成功的前提。由于管理會(huì)計(jì)軟件和ERP軟件需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成,如果使用的ERP系統(tǒng)內(nèi)缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù),就會(huì)導(dǎo)致管理會(huì)計(jì)軟件無法展開有效地?cái)?shù)據(jù)分析,阻礙管理會(huì)計(jì)工作的推進(jìn),進(jìn)而難以實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通常來看,ERP軟件無法充分的使用,管理會(huì)計(jì)軟件的使用效果也不好。
管理人員除了從各種系統(tǒng)中獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息之外,還需根據(jù)企業(yè)目前的難題,選擇適當(dāng)?shù)墓芾頃?huì)計(jì)工具,推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)中通常包含的功能模塊有預(yù)算模塊、成本模塊、分析模塊、績(jī)效模塊以及商業(yè)智能模塊,各種不同的功能模塊根據(jù)企業(yè)的管理需求對(duì)不同的數(shù)據(jù)展開分析。管理者需要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀、目前遇到的問題,對(duì)管理會(huì)計(jì)工具進(jìn)行選擇,最后應(yīng)用管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)。
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