何艷紅 / 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術學院

高職院校檔案管理人員素質現(xiàn)狀分析及其對策的思考

何艷紅 / 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術學院

隨著高等教育改革的不斷深化，高職院校檔案工作也邁上了新的臺階，對高職院校檔案工作人員也提出了更高的要求，高職院校的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，而高職院校檔案管理人員的綜合素質的高低,決定著其檔案管理工作的水平和成效。本文分析了高職院?，F(xiàn)有檔案管理人員的素質現(xiàn)狀,以及目前高職院校檔案管理中存在的問題,針對這些問題,提出了提升高職院校檔案管理人員素質的對策。

檔案管理；素質現(xiàn)狀；對策；思考

高職院?，F(xiàn)有檔案管理人員的素質現(xiàn)狀存在以下問題：

一、學院領導重視度不夠

長期以來,相當一部分人員包括部分領導干部,對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū),認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位不是部門的主要工作,不能給單位或者部門創(chuàng)造經(jīng)濟效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應付外調(diào)就可以了。

二、專職檔案管理人員人數(shù)少

高職院校的檔案管理人員一般都不是專業(yè)人員，大多數(shù)之前都是從事其他工作或者兼職做部門檔案整理工作，缺乏檔案專業(yè)知識，外語能力和計算機能力知識水平較低，從而難以運用現(xiàn)代信息技術完成檔案的整理歸檔記錄等，限制了高職院校的信息化建設。

三、檔案意識、服務意識不高

一些新調(diào)動過來的管理人員的專業(yè)檔案管理業(yè)務比較不熟練，無法真實地了解高校的信息流動情況。另外，有些高校的檔案管理人員是兼職工作者，他們在實際的檔案管理工作中沒有較強的責任心，對檔案工作沒有投入足夠的精力和時間，沒有好好對待相關的檔案管理業(yè)務培訓活動，進而在檔案管理的過程中也不能很好地了解和鉆研檔案信息，無法保證檔案管理的質量，檔案管理人員的檔案意識和服務意識有待加強。

四、自我業(yè)務素質提升少

單位領導重視不夠資金投入不夠 ,致使有的單位至今檔案保管條件較差 ;人力投入不夠 ,檔案人員的配備嚴重不足 ;不重視對檔案的利用。在考察選拔、任用干部時 ,少數(shù)領導只重視日常表現(xiàn) ,不重視看檔案 ,致使干部檔案的作用得不到應有的發(fā)揮。針對這些問題，采取以下對策提升高職院校檔案管理人員素質：

1.學院領導高度重視。

學院領導對檔案工作高度重視，檔案管理人員配備到位、設施設備配套齊全、制度建設保障有力。是檔案工作機制科學合理，管理責任能夠有效落實。在檔案基礎建設等方面工作深入、細致、扎實，擁有較好的管理水平。

2.穩(wěn)定專業(yè)專職檔案管理隊伍。

檔案專職隊伍的文化程度和專業(yè)素質普遍還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入本世紀末到下世紀初，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏，跨世紀人才短缺，如果不加強人才的培養(yǎng)，提高檔案干部隊伍的素質，檔案館功能將受到很大制約。社會的發(fā)展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術也廣泛應用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。注重人才的使用，要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術特長的年青干部，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點和長處，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。穩(wěn)定檔案干部隊伍。檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎業(yè)務和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案干部的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育面對目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。繼續(xù)教育應注意以下幾個方面：注重實用性：要結合工作實際需要和未來的發(fā)展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講究實效。拓寬知識面：面對二十一世紀檔案工作的未來，為適應崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以適應本學科最新發(fā)展的動態(tài)。因材施教：檔案專業(yè)技術人員繼續(xù)教育的類型和形式方法與手段，可因人而異。有些單位的檔案人員，由于人員變動，需要學習基礎知識，掌握檔案管理工作的基本技能；但也有些單位的檔案人員穩(wěn)定，又具有一定的文化知識，需要補充一些新技術、新方法，因此，繼續(xù)教育的內(nèi)容應根據(jù)各層次人員的情況，因人而異。

3.提高檔案意識、服務意識。

檔案工作者充分挖掘自身的潛力，利用檔案，尤其將雜亂無章的各種文件材料經(jīng)過篩選，組成郵寄聯(lián)系的信息資料系統(tǒng)，對檔案進行二次文獻加工，編寫大事記，擴大檔案的影響，有效地利用檔案。要主動、熱情，要耐心細致地去服務，主動去熟悉本部門、本單位工作。

4.提升檔案管理人員業(yè)務素質。

檔案管理人員要完成檔案管理工作任務，必須具備有履行職責的知識水平和技術實踐能力，要熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務工作。隨著信息社會的普及化，檔案管理部門也應該與時俱進，不斷更新辦公設備。但是很多檔案管理人員隊新科技的知識還沒有完全接受，雖然具備檔案的基礎知識，但是掌握的知識較為單一，例如多數(shù)檔案管理人員只是會用計算機做最基本的文檔，還不會很好地運用計算機來完成工作，這也限制了檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

5.提供培訓進修機會。

重視隊檔案人員加強業(yè)務培訓，提高檔案人員的素質和水平。除了加強專業(yè)理論和知識學習外，還要加大計算機知識的學習，重視網(wǎng)絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。對于檔案管理的工作人員，很多學校沒有也組織其進行專業(yè)培訓，但是由于學院的檔案管理人員經(jīng)常進行調(diào)動，這樣就導致培訓工作無法起到良好的效果，自身的學習提升意識

6.自我學習提升。

如果檔案管理人員不想被時代所淘汰就必須要增加學習緊迫感，只有不斷的增強和豐富自己才能不被時代所淘汰，特別是要將重心放在知識的攝取和更新上，只有不斷更新自己知識才能跟得上知識的更新步伐。同時還要提升自己各項素質做到全面發(fā)展。高職院校很多檔案管理人員多數(shù)為兼職人員，沒有接受過專業(yè)的培訓所以很難認清自己檔案工作的職責和意義所在。