王爽

（陜西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，西安 710021）

就業(yè)與管理需求導(dǎo)向下的高校學(xué)生檔案管理改革

王爽

（陜西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，西安 710021）

學(xué)生檔案既是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)的完整記錄，又是高校對(duì)學(xué)生進(jìn)行培養(yǎng)的重要方式。以高校學(xué)生檔案管理的重要性為切入點(diǎn)，探討新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理存在的問題，并對(duì)今后的發(fā)展路徑進(jìn)行探索，以期完善學(xué)生檔案管理改革，為推動(dòng)高校學(xué)生就業(yè)提供積極服務(wù)。

高校；學(xué)生檔案；管理；就業(yè)

一、高校學(xué)生檔案管理的重要性

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活以及參加各種活動(dòng)之時(shí)所形成的有一定保存價(jià)值的全部檔案材料，它與干部檔案及高校教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案等不同，將學(xué)生個(gè)人視作單一的保管單位，屬于一種獨(dú)一類別的實(shí)體檔案。高校學(xué)生檔案對(duì)學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的整個(gè)過程、學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷以及具體發(fā)展情形予以反映，向國(guó)家、社會(huì)、用人單位對(duì)人才的選拔與任用提供重要的參考依據(jù)。

在對(duì)高校學(xué)生進(jìn)行培養(yǎng)之時(shí)，學(xué)生檔案發(fā)揮著重要的作用。對(duì)人的培養(yǎng)是高等院校的根本任務(wù)，高校教育始終將育人貫徹其中。育人工作的完善以對(duì)學(xué)生的了解為前提，這是因材施教、有的放矢的要求。高校學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生德智體美勞全方面的發(fā)展?fàn)顩r予以記載，產(chǎn)生于學(xué)生接受教育的全過程，從不同角度真實(shí)地記錄著學(xué)生的成長(zhǎng)及其基本情況，能夠?qū)W(xué)生的了解與考察提供幫助，以第一手資料支持于學(xué)生的培養(yǎng)與教育工作。在具體的工作實(shí)踐過程中，很多輔導(dǎo)員都對(duì)學(xué)生檔案的開發(fā)與利用予以高度的重視，部分輔導(dǎo)員會(huì)在學(xué)生入學(xué)之初便開始新生檔案的研究，以此明確今后的工作思路與教育方法，盡可能地爭(zhēng)取工作的主動(dòng)性。

高校在對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)與總結(jié)之后，生成學(xué)生檔案，它對(duì)學(xué)生進(jìn)步與成長(zhǎng)所遵循的“軌跡”予以反映。合理且充分地利用學(xué)生檔案，能夠在很大程度上強(qiáng)化學(xué)生的思想政治教育與日常管理。學(xué)生思想與觀念處于一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展與不斷變化的過程中，忠實(shí)與全面的檔案記錄能夠體現(xiàn)學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷，證明學(xué)生自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在積累“成就”的過程中，學(xué)生能夠產(chǎn)生榮譽(yù)感，進(jìn)而以更大的熱情參與至高校舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)之中，增強(qiáng)能力與綜合素質(zhì)，挖掘自身優(yōu)勢(shì)資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)自我的完善。

二、新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理存在的問題

現(xiàn)階段，我國(guó)高校的學(xué)生檔案管理已達(dá)到一定的規(guī)范化發(fā)展水平，但其中存在的問題仍不容忽視。

（一）學(xué)生檔案材料與信息量不足，難以對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)予以反映

作為學(xué)生就業(yè)、組織調(diào)動(dòng)以及升遷的重要憑證，高校學(xué)生檔案不僅要對(duì)學(xué)生在校期間的各項(xiàng)基本情況進(jìn)行記錄，還要將其身體、心理以及技能等多方面內(nèi)容囊括在內(nèi)。分析現(xiàn)有情況，一些高校對(duì)學(xué)生檔案材料的收集制定了不同的標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致不同學(xué)校之間所收集的材料各有差異，一些高校還會(huì)出現(xiàn)材料不全的問題，加之多數(shù)高校在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行記錄之時(shí)只列及學(xué)生的思想政治、成績(jī)單、學(xué)年鑒定等內(nèi)容，很難對(duì)學(xué)生的綜合情況予以完整的反映，檔案應(yīng)有的作用也由此而喪失。

在高等教育改革以及高校就業(yè)制度改革的背景下，各高校均加強(qiáng)了對(duì)教育質(zhì)量的重視，致力于高素質(zhì)應(yīng)用型與復(fù)合型人才的培養(yǎng)，大膽調(diào)整并探索課程設(shè)置、師資配備以及學(xué)生素質(zhì)教育、心理素質(zhì)訓(xùn)練、技能培養(yǎng)等內(nèi)容。相應(yīng)地，很多新材料亦應(yīng)納入至檔案涉及的范圍內(nèi)，例如大學(xué)英語等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、技能競(jìng)賽證書、心理素質(zhì)檢測(cè)結(jié)果、志愿者活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐以及“三支一扶”活動(dòng)總結(jié)與評(píng)價(jià)等。作為學(xué)生在校期間開展各項(xiàng)學(xué)習(xí)、活動(dòng)以及社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，上述資料能夠?qū)Ω咝W(xué)生的個(gè)人素質(zhì)與能力予以綜合性的反映，對(duì)于用人企業(yè)而言，是一項(xiàng)十分重要的人才考察依據(jù)，因此應(yīng)得到學(xué)生檔案管理工作的高度重視。

（二）學(xué)生檔案管理滯后，對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)

隨著就業(yè)形勢(shì)的越發(fā)嚴(yán)峻，追求于在人才市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)中良好“包裝”與“推銷”自己的高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多，“自薦信”與“自薦材料”種類日益多樣化，層出不窮，幾乎所有的高校畢業(yè)生都用盡全力將能夠凸顯自己能力特長(zhǎng)與優(yōu)勢(shì)的材料裝幀成冊(cè)，以期給用人單位留下一個(gè)良好的第一印象。雖然畢業(yè)生對(duì)自我進(jìn)行“包裝”與“推銷”能夠在一定程度上體現(xiàn)他們的智慧與能力，但是，這一行為之后所凸顯的，卻是高校學(xué)生檔案管理的滯后，高等院校學(xué)生檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。

面對(duì)激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，一些高校畢業(yè)生為了尋求理想的工作，不惜采用不正當(dāng)手段，進(jìn)行考試成績(jī)的涂改與虛假證明材料的編造。為了提高學(xué)校畢業(yè)生的就業(yè)率，獲取“生源素質(zhì)好、就業(yè)難度小”的名聲與社會(huì)效應(yīng)，個(gè)別高校亦會(huì)配合畢業(yè)生提高考試成績(jī)，擴(kuò)大班干部與校級(jí)干部覆蓋面，降低考核標(biāo)準(zhǔn)與獲獎(jiǎng)門檻，更為嚴(yán)重地，還會(huì)對(duì)學(xué)生的處分材料予以撤銷，或者采取以次充好的手段。一系列造假現(xiàn)象具有明顯的短視行為特征，不僅對(duì)就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)造成了嚴(yán)重的負(fù)面干擾，還制約了學(xué)校與學(xué)生的良好發(fā)展，對(duì)于高校學(xué)生檔案管理工作人員而言，急需采取規(guī)范化的管理措施，對(duì)造假現(xiàn)象予以杜絕。

（三）檔案管理制度不健全，落后的管理手段無法適應(yīng)學(xué)生就業(yè)要求

目前，多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理工作尚未形成一套規(guī)范化與科學(xué)化的管理制度及工作流程。在這一情形下，高校的學(xué)生檔案管理難以避免地成為了學(xué)校某一行政部門的附屬品。當(dāng)學(xué)生入學(xué)之后，檔案并不會(huì)對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活以及參加活動(dòng)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄，管理部門只對(duì)某一方面資料的收集負(fù)責(zé)，這一懈怠的工作狀態(tài)會(huì)一直持續(xù)到學(xué)生畢業(yè)之時(shí)，檔案的傳遞工作是在突擊整理過程中完成的。如此一來，學(xué)生檔案的積壓會(huì)在很大程度上降低自身的利用率，不能向人才的發(fā)掘與培養(yǎng)提供服務(wù)。除此之外，我國(guó)很多高校的學(xué)生檔案管理依舊處于紙質(zhì)水平，手工方式主導(dǎo)下的管理手段明顯落后。隨著高校擴(kuò)招導(dǎo)致的學(xué)生檔案數(shù)量大規(guī)模增加，檔案管理的難度日益增加，落后的檔案管理造成了大量人力、物力以及財(cái)力的浪費(fèi)，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與利用亦產(chǎn)生了很大的阻礙。

畢業(yè)生供需見面的雙向選擇就業(yè)活動(dòng)開始于學(xué)生畢業(yè)離校之前的一個(gè)學(xué)期，落后的管理方式勢(shì)必會(huì)造成管理工作的異常分散、雜亂無序與差錯(cuò)頻出，這會(huì)在負(fù)面影響高校畢業(yè)生的就業(yè)?；诟咝W(xué)生檔案存放時(shí)間短與流動(dòng)快的特點(diǎn)，檔案管理工作人員必須高度重視對(duì)管理方式與手段的改革，使之與現(xiàn)代化的高等教育發(fā)展相適應(yīng)。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的思路與對(duì)策

在高等教育事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)下，面對(duì)上述高校學(xué)生檔案管理的各項(xiàng)問題，高等院校應(yīng)加速改革，完善學(xué)生檔案工作，與嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)相適應(yīng)，推動(dòng)學(xué)生更好地就業(yè)。

（一）加強(qiáng)宣傳，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)

高校應(yīng)采取多種方式對(duì)學(xué)生的檔案意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，在一個(gè)持續(xù)的時(shí)段內(nèi)開展宣傳教育。雖然目前有部分高校檔案部門采取辦展覽、辦校史館等方式培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)，但其宣傳與教育的效果并不明顯。因此，部分學(xué)者提出應(yīng)將檔案教育視作高校的一項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃，將其設(shè)置成公共選修課程，讓學(xué)生對(duì)檔案有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，或者在新生入學(xué)之時(shí)對(duì)其進(jìn)行檔案知識(shí)與運(yùn)用技能培訓(xùn)，同圖書館建立合作關(guān)系，共同開設(shè)信息綜合運(yùn)用技能課程。其實(shí)，基于檔案與圖書情報(bào)一體化的視角，公共課程的開設(shè)是有其可行性的，在新生入學(xué)的第一學(xué)期，利用學(xué)生樂于接受新事物與新知識(shí)的心態(tài)對(duì)其展開宣傳教育，勢(shì)必是對(duì)最佳時(shí)機(jī)的把握。此外，課程的教學(xué)應(yīng)對(duì)檔案館與圖書館的人力與物力等資源進(jìn)行充分的利用，采取多樣化的方式培養(yǎng)并提高高校學(xué)生的檔案意識(shí)。

（二）網(wǎng)絡(luò)化與信息化學(xué)生檔案，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

由于以傳統(tǒng)與單一的紙質(zhì)為載體的學(xué)生檔案已無法對(duì)現(xiàn)實(shí)所需予以滿足，學(xué)生檔案載體單一性的改變便成為高校檔案管理工作與新時(shí)期發(fā)展所需相適應(yīng)的新出路。相同于其他檔案，學(xué)生檔案亦可以對(duì)大容量載體，例如磁盤、光盤等予以采用，在對(duì)更多原本可能銷毀的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存的同時(shí)推動(dòng)學(xué)生檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理。此外，作為檔案工作的主體，檔案管理人員在管理工作中發(fā)揮著主觀能動(dòng)作用，他們決定著高校學(xué)生檔案管理工作能否得到真正的改善，因而需對(duì)檔案人員隊(duì)伍的建設(shè)予以足夠的重視。第一，配備接受過正規(guī)檔案教育的專職檔案人員從事學(xué)生檔案的管理工作，并在這部分人員之間定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與職業(yè)教育活動(dòng)，提高其業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)道德與責(zé)任感。第二，穩(wěn)定檔案管理工作人員隊(duì)伍，不能過于頻繁地更換檔案人員，以向檔案工作的周期性與連貫性提供切實(shí)的保證。

（三）完善管理制度，拓寬就業(yè)渠道

針對(duì)高校畢業(yè)生面臨就業(yè)壓力的嚴(yán)峻形勢(shì)，各高校應(yīng)對(duì)就業(yè)管理體制與工作機(jī)制予以完善，進(jìn)行學(xué)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查以及就業(yè)情況追蹤等信息反饋檔案的建立與健全，提供多方位的參考于高校學(xué)生就業(yè)思路的創(chuàng)新以及就業(yè)渠道的參考，在學(xué)生在校期間的各個(gè)階段針對(duì)性地指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)，強(qiáng)化就業(yè)指導(dǎo)工作機(jī)制，采取多種形式向?qū)W生提供就業(yè)形式、技巧等各方面的指導(dǎo)服務(wù)。提高對(duì)就業(yè)信息服務(wù)工作的重視，對(duì)就業(yè)信息的發(fā)布、傳遞以及反饋體系予以完善，及時(shí)且準(zhǔn)確地跟蹤畢業(yè)生質(zhì)量，做好就業(yè)情況信息反饋檔案，借助校園網(wǎng)信息交流平臺(tái)，開設(shè)就業(yè)信息專欄，向?qū)W生提供專門性的就業(yè)信息服務(wù)。其一，提供就業(yè)直接信息，發(fā)布明確且有價(jià)值的供需與供求信息于在校畢業(yè)生。其二，提供就業(yè)間接信息，反映當(dāng)前社會(huì)對(duì)學(xué)生的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能、職業(yè)道德以及心理素質(zhì)等要求。借助于這些信息，高校學(xué)生可以有意識(shí)地對(duì)自己進(jìn)行設(shè)計(jì)與塑造，以逐步適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展所提出的具體要求。

四、結(jié)語

高校學(xué)生檔案管理工作的完善不僅能夠推動(dòng)學(xué)生更好就業(yè)，還能強(qiáng)化高校自身的建設(shè)，促進(jìn)學(xué)生管理工作不斷完善，提高高校的社會(huì)信譽(yù)度與社會(huì)公信力。在實(shí)際工作中，高校學(xué)生檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，在不斷調(diào)查與研究中扎實(shí)管理工作，提高管理成效，為學(xué)生的鍛煉與成長(zhǎng)鋪路，奠定我國(guó)人事檔案的系統(tǒng)化與規(guī)范化管理基礎(chǔ)。

[1]鄭布光.嚴(yán)峻就業(yè)形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理初探[J].中國(guó)電力教育，2009，(7)：163-165.

[2]丘如華.強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的思考[J].廣西社會(huì)科學(xué)，2009，(7)：133-136.

[3]侯英杰.新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理改革初探[J].蘭臺(tái)世界，2008，(7)：33-34.

[責(zé)任編輯 李曉群]

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1673-291X（2017）21-0178-02

2017-02-28

王爽（1975-），女，陜西西安人，館員，從事學(xué)生檔案管理、教學(xué)檔案管理研究。