丁婷婷

社會(huì)信息化背景下的檔案工作要點(diǎn)研究論述

丁婷婷

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，社會(huì)也逐步進(jìn)入了信息化時(shí)代，現(xiàn)如今的很多行業(yè)也在不斷地引入信息化的一些科技成果其中就包括檔案的管理工作。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案工作逐步變得高效準(zhǔn)確。并且逐步解放了很多的人力資源?？梢哉f信息化時(shí)代的到來推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展。

信息化 檔案工作 整合與共享 檔案資源

一、前言

近年來隨著信息化的迅速發(fā)展，我國的檔案工作必須要做一定的調(diào)整，包括在態(tài)度，服務(wù)，制度，方式等方面，只有這樣才能更好的適應(yīng)新時(shí)代，將信息化的作用發(fā)揮到最好。本文就將對(duì)信息化背景下的檔案管理工作做一個(gè)簡要的探討研究。

二、信息化社會(huì)的特征

顧名思義，信息化社會(huì)就是一個(gè)有多樣化，綜合化，分類化特征的社會(huì)。在信息化的社會(huì)背景下，很多的行業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。甚至我們可以說信息化的到來使得我們又有了一次對(duì)我們影響非常大的革新。其中信息化主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）知識(shí)

知識(shí)一定會(huì)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)力量。在我們的生活中，有數(shù)不清的信息擺在我們面前，面對(duì)這些信息，我們必須采取一定的行動(dòng)，因?yàn)楹芏嗟男畔⒐ぷ麝P(guān)系到個(gè)人，企業(yè)，國家的發(fā)展。所以說，我們應(yīng)該給以充分的重視。

（二）信息技術(shù)

現(xiàn)如今，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主導(dǎo)要素是信息技術(shù)，我們都知道，在歷史的發(fā)展中，是技術(shù)革命推動(dòng)了社會(huì)的變革和社會(huì)的發(fā)展，也是信息技術(shù)推動(dòng)各國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。我們既然出生在這個(gè)時(shí)代，我們就應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，做一個(gè)積極為社會(huì)服務(wù)的人。相關(guān)部門應(yīng)該塑造良好的形象，共同來促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

（三）綜合型人才

當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，需要的是有著綜合能力的優(yōu)秀人才，信息人員，技術(shù)人員。只有這些綜合性人才的數(shù)目不斷增多我們才能真正的適應(yīng)當(dāng)今這個(gè)社會(huì)的發(fā)展速度。

三、信息化背景下的檔案工作

這個(gè)信息化背景下的檔案工作，對(duì)我們產(chǎn)生了很大的影響。一方面，檔案管理的工作強(qiáng)度被大大的降低，另一方面，檔案管理的工作效率也得到了相應(yīng)的提高。不過更值得我們注意的是，當(dāng)今我國的政治經(jīng)濟(jì)形勢也給這個(gè)信息化背景下的檔案工作帶來了許多沖擊。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案工作的對(duì)象范圍也在逐漸擴(kuò)大，在市場上相繼出現(xiàn)了一些機(jī)讀檔案，但是這些還是處于輔助的地位，對(duì)檔案工作并沒有造成太大的影響。在如今這個(gè)時(shí)代，利益是首位的，隨著社會(huì)一步步的轉(zhuǎn)型，人們越來越關(guān)注這些復(fù)雜的利益關(guān)系，更加突出強(qiáng)調(diào)了科學(xué)發(fā)展，建設(shè)和諧社會(huì)。除非這些利益關(guān)系都得到有效的解決，否則我國不能更好地發(fā)展。在這個(gè)檔案工作信息化的背景下，這些利益關(guān)系應(yīng)該得到人們的重視。

四、檔案工作的一些問題

（一）傳統(tǒng)的檔案工作的局限性

傳統(tǒng)的檔案工作的觀念比較落后，創(chuàng)新意識(shí)比較淡。目前，有許多檔案部門還存在著安于現(xiàn)狀的思想。在這個(gè)變化速度非常快的時(shí)代，新的技術(shù)不斷在完善，這些傳統(tǒng)的思想不可能一成不變，如果只會(huì)守舊的話就會(huì)限制檔案工作的發(fā)展。我們只有在新形勢下逐步創(chuàng)新才能更好地使得檔案管理工作更加完善。

（二）費(fèi)用問題

檔案工作要發(fā)展，必須投入大量的精力，而且需要大量的人和資金，只有這些問題得到很好的解決我們才能真正的使得檔案管理工作有一個(gè)更好地發(fā)展前景。

（三）檔案的安全性問題

我們大家都知道，現(xiàn)在電腦病毒瘟疫橫行，還有許許多多的黑客圍繞在我們的身邊，我們的檔案信息的安全隨時(shí)都會(huì)有危險(xiǎn)。除此之外，人們的防范意識(shí)不夠強(qiáng)烈，這也是造成這個(gè)問題的原因之一。

（四）檔案工作適應(yīng)新的形勢的對(duì)策

相關(guān)部門應(yīng)該努力做好有利于檔案工作在新形勢下良好發(fā)展的事情，同時(shí)也要提升自己的綜合素質(zhì)。對(duì)于從事檔案管理工作的工作人員來說，我們可以相關(guān)的公司部門可以定期的對(duì)這些工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作。這樣我們才能保證這些工作人員盡快的適應(yīng)當(dāng)今的新形勢，并且可以把當(dāng)今的檔案管理工作做得更加信息化。更加具有新形式的特點(diǎn)。還有就是政府以及相關(guān)部門應(yīng)該制定一些有利于檔案工作在新形勢下發(fā)展的有利政策及方案。只有我們做好了這些我國的檔案管理工作才能在新形勢下有一個(gè)更好地發(fā)展前景。

（五）檔案本身的管理

檔案本身的信息會(huì)因?yàn)榈貐^(qū)限制到達(dá)一個(gè)共同享用的目的，和檔案資源一起管制更好的對(duì)檔案實(shí)施布局，管理者在空間的角度對(duì)信息進(jìn)行調(diào)配。通過對(duì)檔案的管制把不同地區(qū)的檔案信息統(tǒng)一到一起，保管部門要做好對(duì)它的整合工作，這樣來實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共同享用，然而在整合過程中不能隨意的將文檔轉(zhuǎn)移位置，要對(duì)它實(shí)行正確的整理。在大范圍的整合中，除了大量相同的檔案，也可能重新組成新的檔案文件，使得新的文檔更容易被查找到。檔案實(shí)體的整合有利于資源的共同享用，但是在整合過程中很困難，要求工作人員做到對(duì)文檔的轉(zhuǎn)移、整理等工作，并且也要做好相互之間的交接。

（六）管理模擬檔案

在檔案的分布上采用模擬整合的方式，可以更好的整理組合文檔信息。采用模擬檔案管理僅需解析文檔信息，優(yōu)化到一定的程度，也可以用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享的功能。采用虛擬檔案集成時(shí)，第一步是要設(shè)置檔案信息點(diǎn)，解析檔案信息平臺(tái)的擴(kuò)展要求，建立對(duì)應(yīng)的檔案信息服務(wù)站。正確運(yùn)用科技信息技術(shù)對(duì)檔案的整理，將其 轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式，使文檔的信息庫得以豐富，與此同時(shí)，也要做到有自己獨(dú)到的地方。第二部是有效的分配檔案信息，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源的共享的方法必須可靠，截至現(xiàn)在，整理檔案文件的主要方法有很多：綜合性檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心、數(shù) 字檔案館和檔案網(wǎng)站等。不同的這幾個(gè)方法，可以使不同區(qū)域的文檔上信息實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。

（七）文檔信息的虛擬現(xiàn)實(shí)相結(jié)合的管理模式

文檔的集中管理有效的把虛擬和現(xiàn)實(shí)相結(jié)合更快更高效。采用虛擬現(xiàn)實(shí)相結(jié)合管理方式，優(yōu)化組合檔案信息，更加有效地實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔資源的信息共享。

（八）信息化背景下的檔案工作的特點(diǎn)

信息化背景下的檔案工作共有以下幾個(gè)特點(diǎn)：多元化，穩(wěn)定性，效益性。

多元化。在社會(huì)上多個(gè)層面都需要大量的文檔信息，而且對(duì)文檔信息的利用也是多種多樣的，這也促使了信息化背景下的檔案工作具有了多元化特點(diǎn)。

穩(wěn)定性。檔案不能夠被隨意更改。相關(guān)的人員必須考慮好這一點(diǎn)，做好充分的準(zhǔn)備，保證檔案工作的可信度。這是因?yàn)橛袝r(shí)候你覺得自己改變了一個(gè)，其實(shí)剩下的都跟著改變了。

效益性。檔案中所有的信息對(duì)于大家和社會(huì)都有一定的保存價(jià)值和利用價(jià)值。在實(shí)際生活中，我們必須要考慮好這一點(diǎn)，盡可能完全的發(fā)揮它的潛能。

（九）檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

管理思想現(xiàn)代化。不瞞大家說，一直以來人們都認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的把檔案保管好，檔案根本不重要。其實(shí)不是這樣的，檔案對(duì)我們每個(gè)人來說都很重要，正是因?yàn)檫@樣，檔案管理才有著很重要的作用。

管理手段現(xiàn)代化。這個(gè)是檔案管理的核心。就是運(yùn)用一定的技術(shù)手段進(jìn)行高科技的管理。

管理人才現(xiàn)代化。這個(gè)是檔案管理的關(guān)鍵部分。只有經(jīng)過一定的培訓(xùn)之后的人員才可以勝任。

（十）信息化背景下的檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)也變得發(fā)達(dá)。這無疑就為我們的檔案工作提供了很大的優(yōu)勢，加上這種技術(shù)，檔案工作有了使用方便等特點(diǎn)。這樣來看的話，檔案工作管理者的大量的時(shí)間都可以節(jié)省下來，工作效率也可以得到提高，這是必不或缺的。

不得不說，這也對(duì)我們的檔案工作人員有了更高的要求，對(duì)于他們，這又是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。如今這個(gè)社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境一點(diǎn)也不安全，有部分人盜用我們的信息做一些非法的事情，這就會(huì)對(duì)我們的生活帶來一定的影響。就算是檔案工作人員不小心泄露了一點(diǎn)信息，這都有可能導(dǎo)致犯罪行為，可能會(huì)威脅到人們的安全。

五、結(jié)語

綜上所述，信息化背景下的檔案工作在我們的生活中起著非常重要的作用。社會(huì)需要發(fā)展，傳統(tǒng)的思維方式與當(dāng)今時(shí)代的飛速發(fā)展有許多不同的地方，作為新時(shí)期的我們應(yīng)該樹立自己的思想觀念，提高自己的多方面意識(shí)和自己的綜合能力，努力做一個(gè)優(yōu)秀的好青年。在信息化的背景下，檔案工作的實(shí)際應(yīng)用越來越高。我們更應(yīng)該盡自己最大的努力去完善自己。在信息化的背景下，檔案工作管理人員要根據(jù)不同的情況來改變自己，讓自己融入進(jìn)去，我們也應(yīng)該有這樣的意識(shí)，讓我們一起攜手創(chuàng)建和諧美好的社會(huì)。

[1]劉爭．淺析社會(huì)信息化對(duì)大學(xué)生思想政治教育的影響[J]．科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2014(34)．

[2]譚雁玲．社會(huì)信息化的發(fā)展和檔案工作的對(duì)策[J]．赤子(上中旬),2014(11)．

[3]姜楠．社會(huì)化、開放式的人事檔案管理模式淺析[J]．中小企業(yè)管理與科技(中旬刊),2014(12)．

（作者單位：煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院外事處）

丁婷婷（1980-），女，漢族，山東煙臺(tái)人，函授本科，助理館員，研究方向：檔案管理。