李軍平

中國國際科技交流中心，北京 100081

為國際學(xué)術(shù)交流提供外事服務(wù)策略探析
——以回復(fù)電子郵件為例

李軍平

中國國際科技交流中心，北京 100081

當(dāng)今國際化大背景下，為國際學(xué)術(shù)交流提供良好的外事服務(wù)非常重要。良好的國際學(xué)術(shù)交流有助于推動科技成果的共享和普及、科技創(chuàng)新以及創(chuàng)新型國家建設(shè)。根據(jù)筆者的外事經(jīng)驗，本文以給外賓回復(fù)電子郵件為例，探討為國際學(xué)術(shù)交流提供外事服務(wù)的幾點思考，包括：郵件回復(fù)要及時，要有針對性，要有耐心，且態(tài)度要誠懇等。

國際學(xué)術(shù)交流；外事服務(wù)；電子郵件

1 相關(guān)概念的界定

1.1 國際學(xué)術(shù)交流

“學(xué)術(shù)交流（Academic exchanges），是指針對規(guī)定的課題，由相關(guān)專業(yè)的研究者、學(xué)習(xí)者參加，為了交流知識、經(jīng)驗、成果，共同分析討論解決問題的辦法，而進(jìn)行的探討、論證、研究活動?？梢圆捎米?、討論、演講、展示、實驗、發(fā)表成果等方式進(jìn)行?！盵1]“學(xué)術(shù)交流是交流中的一種特殊類型，它是指較為專門的、有系統(tǒng)的學(xué)問交流，是學(xué)術(shù)研究活動中提供、傳遞、轉(zhuǎn)換、獲取學(xué)術(shù)的信息、知識、思想、觀點、方法的系統(tǒng)過程。”[2]“一般而言，學(xué)術(shù)交流概念是狹義學(xué)術(shù)交流的定義，即學(xué)術(shù)共同體內(nèi)部成員之間的、與學(xué)術(shù)有關(guān)的交流。而現(xiàn)代廣義的學(xué)術(shù)交流，包括學(xué)術(shù)共同體對內(nèi)、對外的一切形式的、與學(xué)術(shù)有關(guān)的交流?！盵3]

而國際學(xué)術(shù)交流指為了傳遞和獲取知識、觀點、思想和方法等，國與國之間就某個研究領(lǐng)域進(jìn)行專門的、有深度的、有系統(tǒng)的交流。那么，開展國際學(xué)術(shù)交流的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：“1）國際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)科技創(chuàng)新，是獲取創(chuàng)新源泉的重要途徑，促進(jìn)學(xué)科間的相互滲透；2）國際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)學(xué)術(shù)規(guī)范，促進(jìn)科學(xué)承認(rèn)范式形成，孕育新的學(xué)科；3）國際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)科技人員培養(yǎng)和成長，彰顯科技人員的學(xué)術(shù)能力；4）國際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)科技成果共享普惠，是發(fā)布科研最新研究成果的途徑，促進(jìn)科技成果的傳播與普及?！盵4]開展國際學(xué)術(shù)交流還有利于科技創(chuàng)新，創(chuàng)新型國家建設(shè)。在這樣的大背景下，應(yīng)當(dāng)大力開展高質(zhì)量的國際學(xué)術(shù)交流，采取“送出去，請進(jìn)來”的方法，吸引更多國外專家、學(xué)者來華參加學(xué)術(shù)交流活動，同時，鼓勵我國科學(xué)家、學(xué)者到國際上參與高質(zhì)量的學(xué)術(shù)交流活動，提高中國在有關(guān)研究領(lǐng)域的聲音，為國際事務(wù)、政策研究等貢獻(xiàn)中國智慧。

1.2 外事服務(wù)

顧名思義，外事服務(wù)是國與國之間的交流需要所產(chǎn)生的一切與國外有關(guān)的業(yè)務(wù)，比如，為出國人員辦理簽證，為來華參加會議的外賓報銷機票等等。本文提到的外事服務(wù)特指為來華參加國際學(xué)術(shù)會議的外賓提供的一切服務(wù)，主要是如何回復(fù)郵件內(nèi)容。

2 國際學(xué)術(shù)交流外事服務(wù)中，電子郵件回復(fù)的幾點思考

“電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以以非常低廉的價格（不管發(fā)送到哪里，都只需負(fù)擔(dān)網(wǎng)費）、非?？焖俚姆绞剑◣酌腌娭畠?nèi)可以發(fā)送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系?！盵5]由此可以得出，電子郵件具有“傳播速度快，便捷，成本低廉，信息多樣化，比較安全等優(yōu)點”。正是由于電子郵件具備這些無可比擬的優(yōu)點，自從誕生以來，它就深受大眾青睞，被廣泛地用于各種交流、交際活動中，國際學(xué)術(shù)交流活動也不例外。筆者現(xiàn)在從事的工作與國際學(xué)術(shù)交流、外事活動有關(guān)。根據(jù)多年的外事服務(wù)經(jīng)驗，總結(jié)出在給外賓回復(fù)郵件時，應(yīng)該注意以下問題，這對于國際學(xué)術(shù)交流得以順利開展具有極為重要的作用。

2.1 回復(fù)人員需具備良好的外語水平

“當(dāng)今社會，是科技的社會，更是人才的社會，可以說，哪個國家掌握了科技制高地，哪個國家擁有更多國際化人才，哪個國家就會在國際競爭中掌握先機，甚至脫穎而出。所以當(dāng)今各個國家都重視培養(yǎng)國際化人才，而培養(yǎng)國家化人才的手段與方法便是鼓勵學(xué)習(xí)英語?！盵6]因為英語是世界上使用最廣泛的語言，其地位和作用日益重要，英語在國際學(xué)術(shù)交流中同樣扮演著重要的作用，工作人員擁有良好的英語水平可以為國際學(xué)術(shù)交流涉及的外事工作提供更好的服務(wù)，讓彼此的交流更順暢。筆者通過自己對幾年的國際學(xué)術(shù)交流外事服務(wù)工作進(jìn)行反思，深刻體會到，英語水平的修煉和提高是一個持續(xù)的動態(tài)且互動的過程，需要在工作中不斷提升。

首先，在郵件回復(fù)的過程中，千萬不要出現(xiàn)最基本的語法錯誤，否則給外賓留下不好的印象。比如，每句話的第一個單詞的首字母需要大寫。筆者發(fā)現(xiàn)，很多人在寫或者回復(fù)英文郵件時，顯得比較隨意，比較口語化。郵件內(nèi)容應(yīng)盡量顯得正式點，要重視語法、修辭和句子結(jié)構(gòu)等。比如，一般在給外賓回復(fù)時，我們經(jīng)常會用到Dear...， 很多人不注意，很隨意，把本應(yīng)該大寫的D寫成d“dear...”。然后進(jìn)入正文部分，另起一行，即第二段，此時，第二段的第一句話的第一個單詞的首字母也要大寫，比如“Thank you foryourletter ”， “Thank” 中 的“T” 應(yīng)該是大寫的?？傊?，根據(jù)以上分析，每一個以句號為標(biāo)志的句子里的第一個單詞的首字母都需要大寫。

其次，郵件的落款，即感謝部分，要盡量顯得簡潔誠懇。一般情況下，“Regards! Sincerely yours! With regards! Yours sincerely!”等落款都是可行的。此外，千萬記得要把自己的身份寫上，一般是“姓名+聯(lián)系方式+工作單位”，因為服務(wù)的對象一般是國際某個學(xué)術(shù)領(lǐng)域的頂尖專家、學(xué)者，他們每天要處理很多的事情，如果給他們一封沒有說明自己身份和情況的郵件，他們有時會感到莫名其妙，甚至?xí)肛?zé)發(fā)郵件的人員，給彼此的溝通帶來不便和困難。

2.2 回復(fù)要及時

及時回復(fù)信息，包括回復(fù)郵件信息是一個人綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)之一。及時回復(fù)意味著十分重視他人的事情，及時處理，能讓當(dāng)事人放心，剔除焦急等待的情緒。根據(jù)慣常經(jīng)驗，在國際學(xué)術(shù)交流中，郵件的回復(fù)最好能夠當(dāng)天完成。比如，一個大型的國際學(xué)術(shù)會議可能會有幾百名外賓參會，從發(fā)會議通知、邀請信、機票報銷等，就會有數(shù)百、數(shù)千次，甚至更多的郵件往來。工作量雖然很大，但必須要做，而且最好當(dāng)日完成。也許有時由于工作忙碌，雜事太多，就漏掉了幾個外賓的回復(fù)信息。我們可能有時會想，這么多外賓，需要回復(fù)那么多郵件，漏掉幾個是很正常的事，我們可能自己就原諒了自己。但是外賓很少這么想，他不會想到你有多少郵件要回復(fù)，他會把他的事情記得一清二楚，記得把郵件發(fā)給你，你沒有及時回復(fù)。如果沒有得到及時的回復(fù)，有的外賓會發(fā)牢騷，會指責(zé)你，甚至，他們會向你的上級領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況，投訴你。自己被指責(zé)被投訴，倒還不是特別嚴(yán)重的事情，只怕外賓會因此事對咱們中國的會議舉辦單位產(chǎn)生不滿，甚至影響他們對咱們國家的看法，會認(rèn)為中國的工作人員做事都不認(rèn)真等等。所以，為了更好地為國際學(xué)術(shù)交流提供良好的外事服務(wù)，及時回復(fù)郵件內(nèi)容顯得非常重要，最好以當(dāng)天回復(fù)為妥，最多不要超過兩天。

2.3 回復(fù)要有針對性

參加國際學(xué)術(shù)交流活動，特別是參加國際學(xué)術(shù)會議的外賓往往來自不同的國家，有著不同的文化背景和民族習(xí)慣。在回復(fù)郵件時，要謹(jǐn)慎，且考慮周到。參加國家學(xué)術(shù)交流的外賓一般是他們所在研究領(lǐng)域的翹楚，是具有旗幟性和號召性的人物。在稱呼他們時，應(yīng)該特別謹(jǐn)慎，根據(jù)其身份情況，進(jìn)行稱呼。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，在回復(fù)郵件時，不能把所有的國際交流人員統(tǒng)統(tǒng)稱之為“Dear Prof.”。有些人即便沒有達(dá)到教授的身份，這樣被人稱呼，他們會感到很高興，好像一下子自己的身份被抬高了；而有的人卻會感到不高興，他們會關(guān)于身份職稱的問題，發(fā)一堆郵件內(nèi)容和你辯解，這樣的類型屬于比較較真型的。在這種情形下，最好通過各種渠道和工具，做好功課，事先了解國際交流人員的身份稱呼，避免造成不必要的麻煩。如果身份是教授的，就稱之為“Dear Prof.”，如果身份是博士，但職稱還沒有達(dá)到教授的，就稱之為“Dear Doctor.”等等。此外，一定要加上身份稱呼，外國專家學(xué)者，專家一般會介意這個問題。譬如，如果他是教授身份，在回復(fù)郵件時，稱他為，“Dear+人名”，他會顯得不高興的，應(yīng)該是“Dear Prof.+人名”，因而，對身份的恰當(dāng)尊稱非常必要。

2.4 回復(fù)時要有耐心，態(tài)度要誠懇

回復(fù)郵件就如同打電話一樣。有的人打電話對方愛聽，而有的人打電話，對方卻不愛聽，為什么呢？就是態(tài)度問題，耐心問題。有的人打電話，可以感受到他的誠懇，爽朗的笑聲，這樣的電話肯定別人愛聽；而有的人打電話，一聽就是心不在焉，敷衍了事，這樣的電話肯定不受待見?；貜?fù)國際郵件也是一樣的道理，態(tài)度是否誠懇，是否細(xì)致，是否耐心，幾個回合的郵件往來就能感受到。比如，來華參加國際學(xué)術(shù)交流的重要邀請外賓，中方一般會給他們一定數(shù)額的講課費和機票報銷。但現(xiàn)在國家對外匯管理，特別是國際匯款管理比較嚴(yán)格，造成國際匯款是一項非常瑣細(xì)的工作，匯款的信息不能有一點錯誤，否則需要重新整理資料，重匯。有時一個外賓的匯款就需要來回幾次，甚至更多。此時考驗的就是我們的耐心、細(xì)心、恒心。外賓催促匯款時，作為工作人員，要耐心地回復(fù)，向?qū)Ψ秸f明情況，請求對方的原諒。我們不能因為麻煩、折騰而放棄。

3 結(jié)論

外事工作無小事，外事是體現(xiàn)國家良好形象的重要窗口之一。國際學(xué)術(shù)交流是我國外事服務(wù)的重要組成部分之一，提供良好的外事服務(wù)會為國際學(xué)術(shù)交流增添色彩，提供良好的后勤保障。在當(dāng)今國際大背景下，特別是全球化、信息化不斷推進(jìn)的大背景下，應(yīng)當(dāng)充分利用高科技信息手段，為國際學(xué)術(shù)交流活動提供良好、便捷的服務(wù)。從而為我國學(xué)術(shù)交流、科技人才培養(yǎng)、科技成果普及，以及創(chuàng)新型國家建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

在國際學(xué)術(shù)交流中，充分利用電子郵件等現(xiàn)代科技手段是最為常見和便捷的方式之一。在回復(fù)郵件時，需要做到及時、耐性和細(xì)致，使來華進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的外賓能夠切實感到中國人的真誠、微笑和周到的服務(wù)。

[1]http://baike.baidu.com/link?url=eEpT7-Jfd1dwMsUBB8j PBWbQ1v4m1QpobGD8UIhIql2Nz3Dz3IFAx7Tn6T20cQd2PGaAY HmzfZCnboqyuP7JxWCyfUvk3FQKbz0tkgtICR9BGejnvaxB1v9 uejzQgn5Z.

[2]中國科協(xié)學(xué)會學(xué)術(shù)部.現(xiàn)代學(xué)術(shù)交流概論[M]，北京：中國科學(xué)技術(shù)出版社，2011：6-7.

[3]中國科協(xié)學(xué)會學(xué)術(shù)部.現(xiàn)代學(xué)術(shù)交流概論[M]，北京：中國科學(xué)技術(shù)出版社，2011：7

[4]中國科協(xié)學(xué)會學(xué)術(shù)部.現(xiàn)代學(xué)術(shù)交流概論[M]，北京：中國科學(xué)技術(shù)出版社，2011：19-30.

[5]http://baike.baidu.com/link?url=cwMbikbXhVYgeoeZRal 3lescNh5EqpTguclaN7SIly2ePvZQ9faKK78HW21Wfqpjzx8MO dYpjsRrYexMlZvvmFx-S9B7v7h_LofVJmRaI5lmKRgTnzgXQrG buHz7JFoi.

[6]王麗娟.論學(xué)好英語的重要性[EB/OL].http://wenku.baidu.com/link?url=NAE6-JVrj9gJh9SuyLUVyGN8rakSaHI b4i70rnyrJ0jt63PHFDSsrsojjG-VsvsWtsZaitog4ifzWQ8v1 rOqUSVsnQFD8oUCS4iqVejZR8G.

G2

A

1674-6708（2017）192-0001-02

此論文為中國科協(xié)調(diào)研宣傳部資助課題（課題編號：2015DCYJ06）。

李軍平，管理工程師，博士，畢業(yè)院校為中央民族大學(xué)，中國科普研究所2012級博士后，現(xiàn)工作單位為中國國際科技交流中心，研究方向為國際學(xué)術(shù)會議市場與開發(fā)、科技外交等。