邱世梅

（四川省自貢市富順縣人民醫(yī)院 ，四川 富順 643200）

淺析信息化系統(tǒng)在醫(yī)院物資管理中的應(yīng)用效果

邱世梅

（四川省自貢市富順縣人民醫(yī)院 ，四川 富順 643200）

物資管理是醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院物資管理工作的內(nèi)容繁雜、工作量大，與各個(gè)部門之間的溝通頻繁。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理，能極大地方便物資管理部門與其他部門的溝通，規(guī)范數(shù)據(jù)信息管理行為，促進(jìn)醫(yī)院物資管理的規(guī)范化。

信息化系統(tǒng)；醫(yī)院；物資管理

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，智能化、數(shù)字化管理成為現(xiàn)代管理工作發(fā)展的主流趨勢(shì)。使用智能化、數(shù)字化的管理方法開(kāi)展管理工作能有效地提高管理工作的效率和準(zhǔn)確度，避免因人工管理不當(dāng)而發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況，從而提高整體管理工作的水平。隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院物資的品種和規(guī)格逐漸增多。使用傳統(tǒng)的人工物資管理方法進(jìn)行醫(yī)院物資管理不能再滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。因此，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化醫(yī)院物資管理工作、提升醫(yī)院的整體管理水平，成為目前醫(yī)院管理工作者共同關(guān)注的課題。在本文中，筆者就信息化系統(tǒng)在醫(yī)院物資管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀及優(yōu)勢(shì)，闡述幾點(diǎn)看法。

1 關(guān)于醫(yī)院物資管理及信息化系統(tǒng)的簡(jiǎn)介

醫(yī)院物資是確保醫(yī)院各項(xiàng)基礎(chǔ)醫(yī)療活動(dòng)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院物資管理是指醫(yī)院對(duì)所需物資的采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備等情況進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制的行為。醫(yī)院的物資種類繁多，對(duì)其進(jìn)行人工物資管理既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，可導(dǎo)致物資的采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、使用及損耗等登記不及時(shí)及相關(guān)工作溝通不到位，并可造成物資流向不明、物資實(shí)際數(shù)量與財(cái)務(wù)賬目不統(tǒng)一等情況。

使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理，是指以新一代信息技術(shù)為核心，針對(duì)醫(yī)院物資管理工作中物資使用的計(jì)劃、物資采購(gòu)、物資存儲(chǔ)及物資支出等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。用于進(jìn)行醫(yī)院物資管理的信息化系統(tǒng)具有對(duì)物資分類管理、編制物資供應(yīng)計(jì)劃、定額管理物資及物資采購(gòu)運(yùn)輸管理等功能。物資管理人員可使用信息化系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)部搭建物資管理平臺(tái)，監(jiān)控物資的流向，使醫(yī)院工作人員申領(lǐng)和使用物資的流程更規(guī)范，提高物資管理信息的共享率，促進(jìn)醫(yī)院物資管理工作的發(fā)展。

2 醫(yī)院使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的流程

醫(yī)院的物資管理工作較為繁雜。針對(duì)不同的工作內(nèi)容，使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的流程也存在一定的差異。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的詳細(xì)流程見(jiàn)圖1。

圖1 使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的流程

3 醫(yī)院使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的現(xiàn)狀及優(yōu)勢(shì)

3.1 現(xiàn)階段醫(yī)院使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的情況

3.1.1 對(duì)物資進(jìn)行計(jì)劃管理 物資計(jì)劃管理是指針對(duì)每一種物資設(shè)置庫(kù)存下限、庫(kù)存上限及標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存量。信息化系統(tǒng)可自動(dòng)提醒物資管理人員庫(kù)存積壓及物資臨缺的情況，使物資管理人員結(jié)合醫(yī)院各部門的物資申領(lǐng)要求，制定科學(xué)、合理的物資采購(gòu)計(jì)劃。

3.1.2 對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理 醫(yī)療物資的價(jià)格受多種因素的影響，長(zhǎng)期處于波動(dòng)、變化的狀態(tài)。信息化系統(tǒng)可同時(shí)比較不同渠道商品的價(jià)格，為采購(gòu)人員提供最優(yōu)化的采購(gòu)組合，在保障物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，盡量降低物資采購(gòu)的成本。物資采購(gòu)?fù)瓿珊螅畔⒒到y(tǒng)可自動(dòng)完成物資購(gòu)進(jìn)、入庫(kù)、盤虧、盤盈、退貨等多項(xiàng)入庫(kù)操作。

3.1.3 對(duì)物資出庫(kù)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理 物資出庫(kù)主要包括出庫(kù)、調(diào)撥、物資移庫(kù)及移除報(bào)廢物資等工作內(nèi)容。物資管理人員可通過(guò)信息化系統(tǒng)準(zhǔn)確地核對(duì)物資出庫(kù)的信息，并將該信息在系統(tǒng)內(nèi)共享，讓物資申領(lǐng)人員確認(rèn)物資出庫(kù)的要求，以免申領(lǐng)物資與實(shí)際發(fā)放物資不符。同時(shí)，信息化系統(tǒng)可以詳細(xì)地記錄物資出庫(kù)的流程，方便相關(guān)人員查閱。

3.1.4 對(duì)物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理 信息化系統(tǒng)可根據(jù)物資出庫(kù)、物資入庫(kù)、各部門物資申領(lǐng)及物資庫(kù)存等情況自動(dòng)生成各種物資管理情況報(bào)表。這些報(bào)表可通過(guò)醫(yī)院的管理網(wǎng)絡(luò)共享至各個(gè)部門，方便醫(yī)院的工作人員了解醫(yī)院物資的儲(chǔ)備和流向等情況，使醫(yī)院的工作人員能夠根據(jù)這些信息制定和完善自己的工作計(jì)劃。

3.1.5 對(duì)物資進(jìn)行查詢管理 醫(yī)院管理人員可借助信息化系統(tǒng)查詢一定期限內(nèi)的所有物資管理操作及使用的情況。

3.1.6 對(duì)物資管理工作進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)及質(zhì)量控制 物資管理人員可利用信息化系統(tǒng)為醫(yī)院物資管理工作制定相應(yīng)的科學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系和控制體系，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決物資管理中存在的問(wèn)題，從而促進(jìn)醫(yī)院物資管理水平的不斷提升。

3.1.7 對(duì)物資管理系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化管理 物資管理人員可根據(jù)醫(yī)院不同職務(wù)人員對(duì)物資管理的需求，在信息化系統(tǒng)中為其設(shè)定相應(yīng)的物資管理權(quán)限。

3.2 使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的優(yōu)勢(shì)

3.2.1 優(yōu)化物資庫(kù)房管理方案 傳統(tǒng)的醫(yī)院物資庫(kù)房管理方法無(wú)法及時(shí)更新物資的出庫(kù)和入庫(kù)信息，時(shí)常出現(xiàn)登記資料與實(shí)物不符的問(wèn)題。物資管理人員需要人工統(tǒng)計(jì)物資的使用情況，一旦出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)失誤或信息延遲的情況，極易導(dǎo)致庫(kù)存積壓，浪費(fèi)大量的資金，或?qū)е聨?kù)存緊張，使醫(yī)院的工作無(wú)法順利進(jìn)行。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理，申領(lǐng)物資的人員需在系統(tǒng)中完成物資申請(qǐng)、確認(rèn)等工作。信息化系統(tǒng)對(duì)物資出入庫(kù)信息的記錄與對(duì)物資的實(shí)際操作幾乎同時(shí)完成，并能實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)信息資源共享，以確保登記資料與實(shí)物一致。同時(shí)，物資管理人員可以根據(jù)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的庫(kù)存信息科學(xué)地制定采購(gòu)計(jì)劃，在保障醫(yī)院物資不間斷供應(yīng)的基礎(chǔ)上，合理地安排物資庫(kù)存占用資金的比重，避免資金浪費(fèi)。

3.2.2 規(guī)范物資采購(gòu)、配送流程 使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行醫(yī)院物資管理對(duì)采購(gòu)、配送環(huán)節(jié)的管理較為薄弱，無(wú)法有效地控制采購(gòu)和配送工作的質(zhì)量。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)和物資來(lái)源公開(kāi)化，避免了人為采購(gòu)的漏洞。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理時(shí)，將過(guò)去的物資領(lǐng)用模式改為物資配送模式。即，所有物資申請(qǐng)工作均在線上完成，然后由物資管理人員將物資配送到申請(qǐng)部門或人員手中。

3.2.3 實(shí)現(xiàn)對(duì)物資進(jìn)行分類管理 醫(yī)院物資種類眾多，不同的物資在使用及管理上有不同的要求。使用傳統(tǒng)模式進(jìn)行醫(yī)院物資管理不能對(duì)物資進(jìn)行分類管理，管理效率低下。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理可針對(duì)不同物資的管理要求，制定有針對(duì)性的分類管理方法。如，建立骨科手術(shù)的植入器具等高值耗材追蹤制度，并由物資管理人員到使用現(xiàn)場(chǎng)與申領(lǐng)人一同填寫確認(rèn)使用此類耗材的表格。

3.2.4 提高醫(yī)院進(jìn)行物資盤點(diǎn)的效率 過(guò)去，醫(yī)院物資管理人員需要人工進(jìn)行物資盤點(diǎn)工作。醫(yī)院物資的種類繁雜、規(guī)格眾多且名稱獨(dú)特，人工進(jìn)行物資盤點(diǎn)需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且效率較低，易因人為因素使結(jié)果出現(xiàn)誤差。信息化系統(tǒng)采用現(xiàn)代條碼管理技術(shù)輔助管理人員進(jìn)行物資盤點(diǎn)。管理人員可使用手持掃碼終端完成物資盤點(diǎn)，這樣不僅解放了勞動(dòng)力，而且有效地提高了物資盤點(diǎn)工作的效率和準(zhǔn)確度，節(jié)約了盤點(diǎn)的時(shí)間。

3.2.5 協(xié)調(diào)物資管理與財(cái)務(wù)工作 在傳統(tǒng)醫(yī)院物資管理工作中，財(cái)務(wù)管理工作通常會(huì)在完成物資管理工作后進(jìn)行，物資管理與財(cái)務(wù)管理工作嚴(yán)重脫節(jié)。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理可將所有工作資料集中輸入到信息管理平臺(tái)上，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的信息交流，使財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)接收物資變動(dòng)信息，完善相關(guān)的工作流程。

3.2.6 有利于對(duì)醫(yī)院物資進(jìn)行質(zhì)量控制 信息化系統(tǒng)中可記錄醫(yī)院物資的有效期、批次、產(chǎn)地、品牌及批準(zhǔn)文號(hào)等信息，能及時(shí)提示物資管理人員相關(guān)物資即將到達(dá)存放期限或使用期限，提高物資的合理利用率，避免發(fā)生物資存放過(guò)期，院內(nèi)工作人員使用過(guò)期無(wú)效的產(chǎn)品等情況，減少醫(yī)院及患者的損失，降低醫(yī)患糾紛的發(fā)生率。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院物資管理是一項(xiàng)系統(tǒng)且繁雜的工作。對(duì)醫(yī)院進(jìn)行物資管理時(shí)，可涉及醫(yī)院多個(gè)部門。使用傳統(tǒng)模式進(jìn)行醫(yī)院物資管理的效率和準(zhǔn)確度均較低。使用現(xiàn)代信息化系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院物資管理可統(tǒng)一、規(guī)范地管理物資，協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作，提高醫(yī)院的整體管理水平和工作效率，降低醫(yī)院物資的管理成本，提高醫(yī)院的綜合經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院物資管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

[1] 陳大聯(lián).信息化系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院物資管理工作的促進(jìn)[J].中國(guó)管理信息化,2015，18(2):56.

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[3] 黃應(yīng)斌,徐紅霞,王涓，等.軍隊(duì)醫(yī)院經(jīng)費(fèi)物資管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)與思考[J].中國(guó)數(shù)字醫(yī)學(xué),2010，5(11):77-79.

R197.32

A

2095-7629-（2017）7-0011-02

Summary Material management is an important part of hospital management. Because of heavy workload, complicated content and frequent communication of each department of hospital, apply information system to material management will make more easy of communication of material management department to other departments,regulate data information management, promote material management standardzation.