張璐

（包頭市中心醫(yī)院工會，內(nèi)蒙古包頭014000）

淺議事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設

張璐

（包頭市中心醫(yī)院工會，內(nèi)蒙古包頭014000）

隨著全球經(jīng)濟一體化和數(shù)字化的不斷加速，國內(nèi)法制化體系的不斷健全，以全新知識、商業(yè)信息、全優(yōu)服務等為特征的新經(jīng)濟時代，對傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。針對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，從不同角度著重探討了檔案管理中信息化建設的指導思想、人事檔案管理目前存在的問題、檔案管理隊伍建設、檔案管理信息化建設等問題。希望通過加強上述工作重點，不斷地發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院中的指導作用。

事業(yè)單位；人事檔案；數(shù)字化管理；醫(yī)院

我們單位屬于事業(yè)單位，建院多少年來收治各類病人2萬多，通過醫(yī)生的努力，為當?shù)蒯t(yī)療事業(yè)和建設作出了巨大貢獻。建各類檔案13 697冊套，其中，人事檔案就是重要內(nèi)容。以前，一直采用的是手工書寫、人工查找的辦法，不僅不能適應科技的飛速發(fā)展，而且滯后，同時還不能快速查找相關信息。鑒于此，急需改進醫(yī)院數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化信息建設系統(tǒng)，加快社會信息化進程。獲取信息就是占有資源，這種理念已經(jīng)被越來越多的人認可。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 領導對人事檔案的重視程度不夠

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣聲勢浩大，不易被人們重視，也不易取得明顯成果。這一因素屬于一種潛在的因素。長期以來，領導對人事檔案的重視程度不夠，部分干部認為人事檔案就是抄抄寫寫一些瑣碎細事，認識上存在一定的誤區(qū)，他們錯誤地認為人事檔案管理就是“你查我調(diào)”“閉架借閱”。這種思想落后，認識淺薄，趕不上飛速發(fā)展的時代節(jié)奏。

1.2 對人事檔案的管理信息化認識不足

隨著科技的發(fā)展和計算機技術的應用，檔案管理不斷向網(wǎng)絡化發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理走向現(xiàn)代化管理，為事業(yè)單位人事檔案信息管理提供了高效和可靠的保證。由于部分領導在思想上對檔案管理認識不足，以各種借口不投資檔案管理，導致多年來檔案流失，嚴重影響查閱資料的進程。為充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的主體作用，事業(yè)單位應該主動、積極地將信息技術與檔案管理技術結(jié)合起來，采取靈活的方法，加大檔案經(jīng)費投資力度，促進檔案的信息化管理，從而實現(xiàn)檔案管理一體化和數(shù)字化服務的突破。

2 如何做好人事檔案信息化管理

目前，我們的人事檔案管理還沒實現(xiàn)完全信息化，需要加快信息化建設的進程，改變傳統(tǒng)模式，徹底向檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化變革。其主要工作有：①我們可以將檔案信息化檢索方法由脫機檢索、聯(lián)機檢索不斷發(fā)展為智能檢索，逐步實現(xiàn)檔案信息化、傳遞網(wǎng)絡化；②人事檔案可以通過計算機來管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，然后就可以直接提高檔案工作的效益；③與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，實現(xiàn)了無紙化檔案管理。

3 人事檔案管理信息系統(tǒng)設計

3.1 系統(tǒng)分析與設計

信息系統(tǒng)架構(gòu)與功能設計：在一個多層的立體體系結(jié)構(gòu)中，整個人事檔案管理系統(tǒng)是由硬件設施、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問、業(yè)務邏輯、應用表現(xiàn)等6個層次組成。

3.2 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設計

人事檔案涉及以下幾項內(nèi)容：①干部職工各種信息的輸入。②干部職工各種信息的修改。③對轉(zhuǎn)出、辭職、離退休信息的整理。④查詢?nèi)耸聶n案目錄數(shù)據(jù)庫建設是一個極其漫長的過程，通常一個人的人事檔案需經(jīng)過幾十年的收集整理，甚至還需更長時間，因此要妥善保存，系統(tǒng)推進；對于那些使用頻繁、容量大的重要檔案，更要妥善管理。

4 增強檔案管理的現(xiàn)代意識

在日益飛速發(fā)展的信息化時代，從潛意識中強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，這在不斷加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的職能轉(zhuǎn)變中屬于非常重要的一環(huán)。增加檔案人員計算機技能管理的內(nèi)容是十分必要的。在檔案管理中，管理員應用計算機技術時，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，不斷探索知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到為知識經(jīng)濟服務，推進各項事業(yè)發(fā)展，提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。建立健全而周到的服務體系，不斷提升服務意識和服務質(zhì)量，讓員工能快捷而安全地查到自己的檔案資料，不會出現(xiàn)缺漏、褪色、遺失等不應該出現(xiàn)的問題。

5 增強檔案信息化管理的安全意識

由于使用了計算機，新技術為檔案管理提供了高效、快捷的方法，但也存在弊端，有時會帶來安全隱患，造成人為的流失。主要體現(xiàn)為一些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識不強，造成個別檔案信息流失和個人信息泄露，帶來不可挽回的損失。對于電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性，存儲文件材料及載體時，容易損毀，一些問題早就存在，但沒有予以足夠的重視，往往會造成重要檔案信息資料丟失。在管理中，信息管理員一定要對人事檔案管理的政策進行認真研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用計算機的加密功能。通過數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，根據(jù)使用權限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理檔案資料的保密關系，既要摒棄不思進取、求穩(wěn)怕險的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的思想，做到每個人的信息資料都不會泄露，也不會隨意讓外人看到個人信息。

6 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)方面，可從以下3點做起：①增強檔案管理人員職業(yè)道德和政治思想素質(zhì)，讓他們具有較高的政治思想覺悟、堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力，從而認識檔案管理的重要性，做到對每一位員工負責。②廣泛學習。檔案管理除了要求有較強的責任心之外，還要求不斷掌握文學、檔案學、檔案編輯保護學和中外檔案管理的先進知識，不斷拓寬視野，不斷擴大自己的知識面，提高自己的文字駕馭能力和綜合分析能力。③不斷掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力早日成為既懂得計算機管理技術，又熟悉檔案管理業(yè)務知識雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才，不斷提高計算機操作水平，同時設置的個人密碼要具有中級程度，避免單一的數(shù)字被人盜取或破譯。近年來，計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用，使檔案管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列，并為檔案信息管理提供了高效、可靠的保證。傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。信息化的人事信息管理模式以及人事檔案管理現(xiàn)代化建設，對實現(xiàn)事業(yè)單位的人事人才信息管理的社會化服務具有非常重要的意義。事業(yè)單位檔案管理人員要積極主動地創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的不斷變化。同時，為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的作用，事業(yè)單位應該積極地將信息技術與檔案管理技術結(jié)合起來，促進檔案的信息化管理，促進計算機處理和檔案管理不斷完善。

總之，隨著檔案管理的改革和計算機的出現(xiàn)，我們的檔案管理員在新時期應該以創(chuàng)新的姿態(tài)，不斷加強工作的常態(tài)化，不斷學習新的管理檔案的方法，不斷銳意進取，不斷改革。讓我們從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中找到不足，從電子檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢，不斷克服存在的弊端，做到保密、安全，同時隨時可以查出個人資料，真正實現(xiàn)檔案管理全優(yōu)化。

〔編輯：劉曉芳〕

G275.9

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10.15913/j.cnki.kjycx.2017.15.090

2095-6835（2017）15-0090-02