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        企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展

        2017-11-28 10:38:59向曉梅
        商情 2017年38期
        關(guān)鍵詞:檔案創(chuàng)新信息化

        向曉梅

        [摘要]檔案是企業(yè)發(fā)展的重要體現(xiàn)載體,企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源,企業(yè)檔案建設(shè)也是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要體現(xiàn)。在有限的檔案資源中,能體現(xiàn)出無限的企業(yè)生命力和創(chuàng)造力。企業(yè)檔案的信息化和管理創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。

        [關(guān)鍵詞]企業(yè);檔案;信息化;創(chuàng)新;發(fā)展

        現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,對(duì)檔案工作提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今先進(jìn)企業(yè)發(fā)展的需求了。隨著科技的發(fā)展,新型的現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制成為企業(yè)發(fā)展必須。企業(yè)檔案包含對(duì)企業(yè)發(fā)展的翔實(shí)紀(jì)錄,其中也有重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)全過程活動(dòng)的相當(dāng)內(nèi)容,是國家的寶貴財(cái)富和不可再生的信息資源,也是國家財(cái)產(chǎn)管理的依據(jù)和憑證,加強(qiáng)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,對(duì)于保存重點(diǎn)工程的歷史,指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)和今后發(fā)展具有不可替代的作用。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的加速,檔案信息管理如何標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?檔案管理工作如何創(chuàng)新?檔案管理隸屬關(guān)系變更的思考?如何按公司的實(shí)際需要建立信息平臺(tái),成為企業(yè)在工作中能充分利用資源?這些都是作為一名企業(yè)檔案工作人員必須思考的重要問題。

        一、企業(yè)檔案管理信息化與企業(yè)發(fā)展

        檔案管理信息化,就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中,以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益隨著企業(yè)計(jì)算機(jī)運(yùn)用、辦公自動(dòng)化的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn),檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對(duì)的新課題,也是必須解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理能否跟上整個(gè)企業(yè)管理信息化的步伐,使之真正成為企業(yè)信息化不可分割的一部分,已經(jīng)成為衡量企業(yè)檔案工作成敗與否的重要標(biāo)志。

        企業(yè)檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理,因此企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個(gè)方面:檔案信息的數(shù)字化:檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化:檢索的自動(dòng)化:檔案信息接收、存儲(chǔ)和利用的一體化。需要注意的是檔案信息化管理必須解決安全問題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全,比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等,還包括檔案信息傳播的安全,即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決,在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性,把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段,還要依靠完備的規(guī)章制度,防治不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息,避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。

        二、企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)

        企業(yè)文化以企業(yè)精神為核心,以企業(yè)文化理念群、企業(yè)價(jià)值取向、企業(yè)文化形態(tài)、企業(yè)亞文化精髓為主要內(nèi)容,以企業(yè)物質(zhì)文化、企業(yè)制度文化為支撐,以企業(yè)文化符號(hào)為外部記載、傳播與輸出的工具,融企業(yè)的宗旨、行為規(guī)范、倫理體系、價(jià)值準(zhǔn)則、習(xí)俗、信仰、制度規(guī)定等為一體,是企業(yè)賴以生存的精神支柱。企業(yè)檔案、圖書、情報(bào)等信息管理方面的文化建設(shè)。實(shí)質(zhì)上這既是企業(yè)文化的基礎(chǔ)建設(shè),又是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)檔案中的文化因素。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性,但其內(nèi)容的實(shí)質(zhì)則是它的文化性質(zhì)。檔案是人類文化的記錄者,其中蘊(yùn)含著豐富的歷史文化知識(shí),是人類必需的文化營養(yǎng)和精神財(cái)富,是人類文明進(jìn)步的階梯。企業(yè)檔案作為檔案的一個(gè)門類、一個(gè)分支,同樣具有這種文化性質(zhì)。管理也是一種文化,企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容,同時(shí)也是一種管理文化。企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)資質(zhì)、科技成果、專利含量、工藝工法、管理水平、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)、榮譽(yù)記載以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營現(xiàn)狀等重要內(nèi)容,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中起著不可估量的作用??傊?,企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過程。企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性,因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展,這是企業(yè)一代又一代職工的勞動(dòng)結(jié)晶:企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),是企業(yè)勞動(dòng)者不可多得的寶貴精神財(cái)富:企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動(dòng)者的創(chuàng)業(yè)事跡,從而匯成一種企業(yè)精神,是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動(dòng)力。綜觀企業(yè)檔案本身,就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè),只有管好企業(yè)檔案,才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn),企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長。

        三、企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與企業(yè)發(fā)展

        隨著國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》等綱領(lǐng)性文件的頒布實(shí)施,新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)迎來了快速發(fā)展的機(jī)遇,但從目前企業(yè)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢(shì)看,可謂形勢(shì)有喜有憂,外部困境和內(nèi)部矛盾并存,其中體制性障礙是顯性的突出矛盾。企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須在改革和創(chuàng)新中求發(fā)展,轉(zhuǎn)變觀念是前提,提高質(zhì)量是核心,體制改革是關(guān)鍵,管理創(chuàng)新任重道遠(yuǎn)。

        第一,思想觀念創(chuàng)新。思想觀念創(chuàng)新是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ),是保證檔案事業(yè)發(fā)展的首要條件。在長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,檔案部門蒙著一層神秘的面紗,處于封閉狀態(tài)。在不斷發(fā)展的新形勢(shì)下,檔案工作者只有解放思想、更新觀念、開拓創(chuàng)新,才能研究新情況、解決新問題、實(shí)現(xiàn)新突破。

        第二,理論知識(shí)創(chuàng)新。延續(xù)了幾十年的檔案學(xué)理論,對(duì)中國檔案事業(yè)的發(fā)展起到了很大的作用,隨著形勢(shì)的發(fā)展,特別是計(jì)算機(jī)、無紙檔案、電子文件的出現(xiàn),必將給整個(gè)檔案學(xué)理論帶來一個(gè)革命性變化。目前,應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案主要是用計(jì)算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫,生成檔案目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄等,整個(gè)管理還是模擬手工操作,隨著計(jì)算機(jī)檢索功能的健全,案卷目錄、全引目錄,都將失去作用,甚至案卷號(hào)、目錄號(hào)都有不存在的可能。電子文件的出現(xiàn),也將給人們的工作和生活帶來巨大的變化。電子文件不同于紙質(zhì)文件,它具有依賴性、易更改性等多種特點(diǎn)。這些知識(shí)對(duì)于我們來說都比較陌生,要掌握和利用它,必須全面加強(qiáng)檔案管理,不斷擴(kuò)展檔案信息,在檔案信息化建設(shè)中走在前列,絕不能當(dāng)“座上客”和“配角”。也就是說,我們要有運(yùn)用現(xiàn)代化工具獲取信息的能力,要有綜合處理信息的能力,要有開展信息協(xié)作的能力,使檔案信息成為“零距離”交往的中介,與同行建立起和諧的協(xié)作關(guān)系。要有接受國外信息的能力,突破語言障礙,使國外先進(jìn)的企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)為我所用,否則,就無法跟上飛速發(fā)展的時(shí)代步伐。

        第三,技術(shù)與管理創(chuàng)新。加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新,發(fā)展高科技,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化,是堅(jiān)定不移地實(shí)施黨的科教興國戰(zhàn)略和可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重大舉措。檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù),離不開科學(xué)管理。技術(shù)創(chuàng)新就是要把以手工管理為主、計(jì)算機(jī)管理為輔,轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)管理為主、手工管理為輔。管理創(chuàng)新就是對(duì)舊的管理模式進(jìn)行改革,將傳統(tǒng)的人工管理納入計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)上管理和虛擬管理等模式。通過技術(shù)與管理創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,電子檔案信息化,以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)功能,大力開發(fā)檔案信息資源,為提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

        當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代,信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分,檔案作為一種信息資源,作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理,是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱,建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系,使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度,它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件,對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。endprint

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