朱飛豐

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展腳步的加快，社會(huì)上很多行業(yè)也已經(jīng)逐漸進(jìn)入了信息化的時(shí)代，在事業(yè)單位中進(jìn)行的檔案管理任務(wù)也受到了信息化技術(shù)的影響，在工作水平及質(zhì)量方面有了顯著地進(jìn)步，并為檔案信息管理提供了可靠的保障。正因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理方式面臨著越來(lái)越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，所以事業(yè)單位中的檔案管理工作在未來(lái)也將會(huì)轉(zhuǎn)變成信息化的管理模式，將會(huì)促進(jìn)事業(yè)單位檔案的管理更加快速、科學(xué)、規(guī)范。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化管理；有效途徑

檔案管理工作中包含有極其多的重要資料，正以為如此，很多的事業(yè)單位對(duì)其是十分重視的。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位中的檔案工作也將從從前傳統(tǒng)的管理方式逐漸進(jìn)化為信息化模式。與此同時(shí)，這種管理模式的改變也將給檔案管理的工作、檔案管理人員帶來(lái)機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對(duì)這種不可避免的挑戰(zhàn)，我們必須要以積極的心態(tài)去對(duì)待它，讓檔案管理工作更加完善，從而轉(zhuǎn)變成為真正的信息化檔案管理。

1 事業(yè)單位中檔案信息化管理存在的優(yōu)勢(shì)

一個(gè)事業(yè)單位如果不能快速的和時(shí)代接軌，那便是落后于社會(huì)發(fā)展的。社會(huì)是由多個(gè)整體及個(gè)體組成的，事業(yè)單位就是其中的一個(gè)整體。事業(yè)單位如果想要打破這種限制，就要有合理有效的利用新興的信息化設(shè)備，并在原有基礎(chǔ)上有所改良創(chuàng)新。簡(jiǎn)單來(lái)講，管理信息化其實(shí)就是把信息存放在一個(gè)不占實(shí)際空間中的虛擬空間。在事業(yè)單位中有很多存在規(guī)律性的規(guī)章制度，檔案管理信息化其實(shí)也是這些規(guī)律性的生產(chǎn)物。事業(yè)單位中的檔案管理只有向著信息化的大方向前進(jìn)，才能在未來(lái)有更好更廣闊的發(fā)展前景。當(dāng)然，對(duì)信息化的檔案管理方法要進(jìn)行一次次的改革才能使其得到完善。在當(dāng)代，電子產(chǎn)品時(shí)時(shí)刻刻充斥在人類的生活當(dāng)中，可是關(guān)鍵問(wèn)題在于我們應(yīng)該怎么樣的去有效而又合理的去利用它。所以，在現(xiàn)有的社會(huì)背景要求下，事業(yè)單位必須要勇敢創(chuàng)新、發(fā)現(xiàn)、利用，讓現(xiàn)代化設(shè)備充分的展示出它的價(jià)值所在。就目前來(lái)看，大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)開(kāi)始了檔案信息化管理新模式，這樣的一個(gè)工作進(jìn)步不管從個(gè)人還是到集體都是一個(gè)大的進(jìn)步。通過(guò)對(duì)檔案信息化的管理建設(shè)，可以成為使經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力馬達(dá)，并且還能夠確保事業(yè)單位檔案管理工作更加高效、快捷的開(kāi)展。

2 事業(yè)單位中如何實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

2.1 為檔案信息建設(shè)專門(mén)的網(wǎng)站

在事業(yè)單位中建立起專門(mén)的檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)中建設(shè)信息網(wǎng)點(diǎn)，其實(shí)這也是一種檔案信息以網(wǎng)頁(yè)為承載進(jìn)行信息提供及服務(wù)的。檔案管理實(shí)行信息化的管理最主要的目的是為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線查詢，實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔，將原本的檔案管理方式改變，并更完善的實(shí)現(xiàn)信息化管理模式。

事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案時(shí)，第一步應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)體系添加到事業(yè)單位的整體管理機(jī)制中，從而真正實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)化。第二步，將事業(yè)單位中不同部門(mén)的相關(guān)信息進(jìn)行整合，形成資源共享等，這表現(xiàn)出了綜合管理體系的最大效益。檔案管理怎么樣才能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，那么檔案管理體系中的開(kāi)發(fā)以及更新功能就要不斷進(jìn)行完善。網(wǎng)絡(luò)管理的不斷完善，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)索引功能，把計(jì)算機(jī)特有的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出最大功能，給使用者一個(gè)高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)化，產(chǎn)品選擇時(shí)按照國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)，讓產(chǎn)品能得到最及時(shí)有效的更新，防止重新開(kāi)發(fā)。

2.2 事業(yè)單位中的信息化檔案管理要不斷強(qiáng)化

事業(yè)單位在進(jìn)行信息化檔案管理的強(qiáng)化作業(yè)時(shí)，要以提高管理者的綜合素質(zhì)為首要任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作者向來(lái)以默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)而為人稱贊，但封閉意識(shí)較強(qiáng)時(shí)他們的普遍弱點(diǎn)。要改變這種局面，就要不斷的更新觀念、勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論，關(guān)注改革開(kāi)放的新形勢(shì)、新問(wèn)題，把檔案工作與社會(huì)或等結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。在信息化的時(shí)代，要強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)。盡管技術(shù)的進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)成有著重要的作用，但是人依舊是決定性因素，所以就要求管理者要主動(dòng)提高自身的工作意識(shí)，提高文字能力、綜合分析能力、積極主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練掌握操作方式，培養(yǎng)出一支專業(yè)化干部隊(duì)伍。事業(yè)單位要經(jīng)常開(kāi)展管理者培訓(xùn)活動(dòng)、評(píng)估工作活動(dòng)，對(duì)工作上有重大進(jìn)步的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)支持，以優(yōu)勝劣汰的方式鼓勵(lì)員工的工作積極性，讓檔案管理者的工作意識(shí)增強(qiáng)。只有高素質(zhì)的管理人員才能把信息化的檔案管理真正落實(shí)到實(shí)處，將信息化的管理方式深入探索研究，使信息化的管理體系進(jìn)一步得到完善。

2.3 擴(kuò)充事業(yè)單位中的相關(guān)檔案信息資源，并且加快建設(shè)技術(shù)設(shè)備

為了使檔案的信息化資源得到進(jìn)一步的豐富，檔案信息化的管理就顯得至關(guān)重要。檔案信息化管理模式中，從業(yè)者可以多多利用網(wǎng)絡(luò)所特有的優(yōu)勢(shì)，比如說(shuō)利用搜索引擎進(jìn)行檔案資源信息的整理及收集，對(duì)檔案信息進(jìn)行不斷的實(shí)時(shí)更新以及完善，使得資源充分發(fā)揮出共享性和及時(shí)性的作用。事業(yè)單位中的建設(shè)管理信息化設(shè)備的腳步要加快，在信息化的管理模式中，計(jì)算式是最最基本的條件，所增添的工作設(shè)備必須是質(zhì)量良好，能有長(zhǎng)久的使用壽命年限，避免檔案信息出現(xiàn)丟失以及損壞等的不必要的麻煩出現(xiàn)，從而產(chǎn)生不良的影響。在信息化設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)及設(shè)備維護(hù)方面，事業(yè)單位在資金投入上要加大其投資力度，采購(gòu)信息化設(shè)備是要以大儲(chǔ)存量的設(shè)備為首要考慮條件因素。為了更好的保護(hù)計(jì)算機(jī)不受到影響，防毒殺毒軟件一定要是專業(yè)放心的，硬盤(pán)的性能必須要強(qiáng)大，以保證信息檔案資源不受到影響，讓信息化的檔案管理工作得到進(jìn)一步的更好完善。

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法的同時(shí)，也給檔案管理帶來(lái)了安全隱患。目前、一些單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，安全意識(shí)往往不夠，造成了檔案信息的丟失和泄密，帶來(lái)了巨大的損失。所以，在管理中，一定要對(duì)檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密。另外，電子檔案對(duì)保存環(huán)境和保存方式手段的要求高，工作人員要注意檔案室的防潮、防高溫、防輻射、防病毒等工作。

2.4 單位信息化檔案管理中建設(shè)及搜索引擎

在進(jìn)行信息化的檔案管理時(shí)管理者、使用者可以多使用搜索引擎，方便查閱檔案資源。計(jì)算機(jī)里邊本身就自帶搜索引擎，人們輸入里相關(guān)的關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞之后就可以搜索島人們所需要的資料，這不僅僅節(jié)省了時(shí)間，更是能更加出色的完成工作任務(wù)。事業(yè)單位中在進(jìn)行信息化的檔案管理工作時(shí)，還可以把計(jì)算機(jī)中自帶的搜索功能合理的利用到其中，將內(nèi)部的信息資源建立起搜索引擎，方便從業(yè)者進(jìn)行管理工作，也方便了領(lǐng)導(dǎo)了解相關(guān)信息內(nèi)容，讓信息化的檔案管理得到了進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)，讓信息化管理特有的作用發(fā)揮出最大的力量，讓檔案管理工作在效率及質(zhì)量上都有了大幅度的提高與保障。

3 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)的電子應(yīng)用技術(shù)一直在不斷地發(fā)展當(dāng)中，并且是日趨成熟，而事業(yè)單位里建立起信息化的檔案管理也是未來(lái)的共同發(fā)展方向。所以，信息化的檔案管理要不斷的時(shí)時(shí)完善，讓檔案管理的工作逐漸走向合理化、便捷化以及規(guī)范化，建立起良好的檔案管理體系，讓事業(yè)單位中的檔案信息資源能夠最有效的利用及保護(hù)。

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