何亞潔

摘 要：學(xué)校教學(xué)檔案反映了教學(xué)管理的全過程，教學(xué)檔案和教學(xué)質(zhì)量評估相輔相成，兩者相互促進。要重視檔案信息的安全性內(nèi)容，嚴格執(zhí)行國家頒布的信息安全法律法規(guī)，防止機密事件的丟失發(fā)生。要保護數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全，需要對其進行長期的監(jiān)控和維護。目前，教學(xué)檔案管理還存在很多問題。在分析現(xiàn)狀和存在的問題的基礎(chǔ)上，提出加強高校檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理工作；解決對策

高校在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，信息安全問題需要引起檔案管理人員高度重視，找到切實可行的辦法。對于目標數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，開展全面的24小時監(jiān)控，時序評估并進行安全整合，確保服務(wù)器的安全可靠運行。還要提高文件管理人員信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識。職業(yè)學(xué)院檔案管理人員對信息安全保護現(xiàn)有保護措施，如防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、防病毒軟件等充分利用網(wǎng)絡(luò)安全，加強學(xué)習技術(shù)方面的突發(fā)情況，這個問題可以及時處理。其次，檔案管理部門要加強對信息的保密性和安全教育，提高文件檔案管理員的責任感、安全意識和保密意識。

1 高校教學(xué)檔案的特點

1.1 多樣性

教學(xué)檔案具有較強的專業(yè)和多樣性特征，這是因為教學(xué)管理和教學(xué)活動是一個非常復(fù)雜的做法，隨著學(xué)校擴大招生規(guī)模，入學(xué)情況的多樣性和學(xué)校領(lǐng)域拓展新的專業(yè)，有時新興學(xué)科的出現(xiàn)，使教學(xué)文件內(nèi)容越多越豐富。因此，這種實踐活動的教學(xué)文件內(nèi)容和載體的記錄變得非常復(fù)雜，形式也越來越多樣化。不僅是紙質(zhì)教學(xué)課程，教學(xué)大綱、教學(xué)材料等，還有錄音、錄像、課件等材料。[1]每所學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面有所不同，教學(xué)和教學(xué)管理活動是一項非常專業(yè)的活動，其書面形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科的教學(xué)活動和教學(xué)管理的專業(yè)性。

1.2 分散性

教學(xué)檔案的特點還有權(quán)力下放和集中，由于教學(xué)活動和管理活動的分工，學(xué)校教材往往分散在各個教學(xué)部門。大學(xué)教學(xué)檔案由上級和學(xué)校兩級教育教學(xué)活動，即由上級頒發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)文件，還負責教學(xué)部門教學(xué)改革的形成、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)目標、學(xué)科設(shè)置、課程等方面的材料，以及部門的日常教學(xué)組成教學(xué)檔案。這使得生產(chǎn)部門的檔案檔案在保存一定時間之內(nèi)具有有效性，為了保證檔案的完整性，必須按照統(tǒng)一集中管理的原則。

2 目前教學(xué)檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理人員分工不明確

對于學(xué)術(shù)事務(wù)辦公室來說，例如負責一個事務(wù)的工作人員，導(dǎo)致了文件管理分散，難以收集。教學(xué)文件的收集落后于此他的部門，有些老師對檔案進行倉促整理，導(dǎo)致大量寶貴的教學(xué)文件不能及時歸檔，導(dǎo)致一些有價值的物質(zhì)損失，很難發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

2.2 檔案信息不完整

據(jù)前幾年的學(xué)校檔案分析，教學(xué)檔案已經(jīng)收集程，教學(xué)檔案給學(xué)生資料、教學(xué)時間表、入學(xué)時間表，優(yōu)秀畢業(yè)論文和設(shè)計、技能、競賽材料，科學(xué)研究相關(guān)材料稀缺雖然隨著教學(xué)檔案館的范圍根據(jù)學(xué)校的實際情況進行了修訂和完善，但仍有一些檔案部門和部門門傳文件重復(fù)，沒有統(tǒng)一的昭和點。每年教學(xué)文件歸檔目錄的觀點，沒有規(guī)律性，年檔案內(nèi)容是有不同的教學(xué)經(jīng)理和教師不了解教學(xué)檔案的重要性足夠參加教學(xué)文件的收集缺乏動力，導(dǎo)致文件收集也是因為文件分散，存放不規(guī)范，不能統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)讓，教學(xué)文件的出現(xiàn)丟失，類型不完整。

2.3 檔案沒有進行分類

目前大多數(shù)院系仍然以傳統(tǒng)的方式管理教學(xué)文件，一般仍然采用按目錄排序的方式，查詢?nèi)狈π畔⑹侄危瑳]有建立完整的教學(xué)文件電子查詢系統(tǒng)。[2]主要體現(xiàn)在雖然每個文件人員幾乎都有辦公電腦，但只限于某些信息進入電腦或相關(guān)的電子數(shù)據(jù)打印出來。檔案也主要通過教材需要編寫的教材很多，電子和紙質(zhì)材料較為分散，由于缺乏網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，造成資源共享不暢，重復(fù)歸檔現(xiàn)象突出。今天高度發(fā)達的信息技術(shù)中的這種歸檔和管理工具長期以來一直無法滿足教學(xué)檔案的需要。

2.4 缺乏管理檔案的模式

教學(xué)過程材料歸檔重點不突出，收集不完整不僅涉及到整個教師教學(xué)檔案館的建設(shè)問題，而且與文件的使用有關(guān)。一是在具體的收集和整理過程中，往往無法把握重點，往往按照學(xué)院辦公室等部門的紅頭收集信息，并忽略教學(xué)過程中形成參考資料的價值；也一般只保留結(jié)果，忽略材料收集的過程，要求一些文件批準，缺乏過程；沒有文字和附件。如青少年微型競賽，通常只有比賽的最終結(jié)果，缺乏各種材料和評論的過程中的內(nèi)容；部分文件發(fā)布時間不一致或缺乏相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準信息。其次，部分部門只是文件資料收集檔案的一部分內(nèi)容和問題，其他文件材料的重要事項尚未提交。例如，在視聽材料的教學(xué)活動中，科研項目在實驗階段的文件資料缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)管理模式。

3 解決教學(xué)檔案管理工作漏洞的對策

3.1 建立科學(xué)的檔案管理模式

教學(xué)檔案作為大學(xué)歷史教學(xué)史的后期教學(xué)材料之一，科研管理具有重要的參考價值，立法部門要高度重視教學(xué)檔案工作，歸檔過程應(yīng)結(jié)合實際情況、突出重點、質(zhì)量和數(shù)量。為提高教學(xué)檔案工作水平和意識水平，教學(xué)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督部門要做好檔案工作的思想工作，建立學(xué)校和建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)體系，加強和教師教學(xué)文件人員溝通溝通，提高他們對教學(xué)檔案的了解程度，使部門教學(xué)檔案的立法從被動主動提升教學(xué)檔案工作的責任。

3.2 優(yōu)化歸檔過程

為了使具體和運行的內(nèi)容需要歸檔，我們必須全面梳理教學(xué)檔案的內(nèi)容，加強檔案工作規(guī)章制度，制定具體規(guī)范的文件管理方法，按照實用主義和科學(xué)管理原則減少不必要的項目，調(diào)整施工標準，突出教學(xué)檔案建設(shè)科學(xué)實用。通過這種方式，可以減少檔案工作者的主觀因素對教學(xué)檔案工作的影響。[3]具體方法如下：細化過程，易于實施。首先要開展科學(xué)實用的檔案館檔案工作，要體現(xiàn)教學(xué)檔案工作的基本原則，也要符合學(xué)校實際情況；檔案要求必須清晰明確。對于有關(guān)部門的學(xué)校有各種文件和材料的歸檔過程，

3.3 使用現(xiàn)代管理工具

大學(xué)電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與建立，是科學(xué)有效地新型管理工具，應(yīng)該得到引用。紙上教紙管理文件，入學(xué)記錄等數(shù)字化，通過傳統(tǒng)紙質(zhì)制度文件進入電子信息，使用電腦技術(shù)存儲，檢索方便在計算機上直接查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，內(nèi)置要教授文件數(shù)據(jù)庫和管理站點，使文件信息及時，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生提供文件查詢，進行學(xué)校教學(xué)改革和開發(fā)服務(wù)。

3.4 提高管理人員的素養(yǎng)

首先要完善文件管理的穩(wěn)定性，建立檔案管理團隊。改善文件管理業(yè)務(wù)質(zhì)量和專業(yè)知識。加強各方面的能力部門教學(xué)檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，加強交流加強大的信息技術(shù)培訓(xùn)，打造優(yōu)質(zhì)教學(xué)檔案管理團隊。隨著教育改革和發(fā)展，教學(xué)檔案是學(xué)校重要的參考衡量標尺，管良好的教學(xué)文件是文件工人的公義現(xiàn)任責任文件管理人員和學(xué)院，所有部門的文件案件應(yīng)充分意識到教學(xué)文件在學(xué)校教育和教學(xué)中的重要性正義，運用科學(xué)規(guī)范的管理手段和現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)信科技，使教學(xué)檔案真正成為學(xué)校教育教學(xué)工作助理。特別是學(xué)校的私立高校限制資源進行文件制作這是一項艱巨的任務(wù)。

4 結(jié)語

對于目前高校繁雜的教學(xué)檔案管理工作，應(yīng)該建立績效機制，完善監(jiān)督評估。檔案管理部門的重要職能之一是有效控制檔案管理工作。高校應(yīng)納入考核范圍的績效評估范圍，建立相應(yīng)的績效評估小組，職能部門對相關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)有效性進行客觀公正的評估。此外，高等院校應(yīng)將檔案資料積累到文件管理人員責任制度中，實行定量評估，使報酬明確。建立相應(yīng)的檔案管理組織和領(lǐng)導(dǎo)制度，各部門檔案工作進行檢查和評估。只有這樣，才能充分調(diào)動檔案館的積極性和創(chuàng)造力，增強檔案管理的力量，提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]何嬌.高校教學(xué)檔案管理的思考盯l中國成人教育，2016（14）.

[2]王艷娟.教學(xué)檔案在高校檔案信息服務(wù)中的地位和作用田蘭臺世界.2014（11）.

[3]王凱宏.在教學(xué)評估中如何做好材料整理工作m隴東學(xué)院學(xué)報，2015（9）.endprint