張志偉
摘 要:在信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展下,使中等職業(yè)學校每天產生的數(shù)據(jù)量越來越大,給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn),無法滿足現(xiàn)代學校發(fā)展的需求。將信息化技術應用在檔案管理工作中,能有效提高工作質量,保障工作效率,實現(xiàn)其應有的效益。對此,本文對中等職業(yè)學校檔案管理信息化建設進行了分析。
關鍵詞:中等職業(yè)學校;檔案管理工作;信息化建設
隨著新課改的發(fā)展,要求中等職業(yè)學校發(fā)展現(xiàn)代化教育,促使信息化技術被廣泛應用于教育管理工作中。尤其是對于學校檔案管理工作來說,能有效改變傳統(tǒng)管理理念的限制,發(fā)展一體化管理模式,有利于提高檔案管理人員的工作效率,降低工作量,從而提高檔案管理效果,實現(xiàn)其應有的效益。
1 我國中等職業(yè)學校檔案管理工作存在的問題
1.1 缺乏重視程度
我國很多中等職業(yè)學校的領導,過于注重培養(yǎng)學生的專業(yè)知識,往往會忽略檔案管理工作的重要性,片面的認為只是收集數(shù)據(jù)信息。在這種情況下,使學校缺少相應的管理措施,無法提高檔案管理質量。另外,很多中等職業(yè)學校開始將信息化設施應用在教育管理上,在檔案管理方面投入較少。
1.2 缺乏正確的管理理念
目前,許多中等職業(yè)學校在檔案管理工作方面配備了信息化設施,但還缺少相應的開發(fā)力度。其信息化技術只停留在數(shù)據(jù)的收集與管理上,無法提高工作效率。另外,很多檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的影響較深,仍在使用手工管理模式,使其工作質量、效率受到了限制。
1.3 檔案管理人員素質水平低
加強學校檔案信息化建設,不僅需要完善的信息化設施,還需要專業(yè)的信息化人才,能自主進行維護、開發(fā)、管理等多種工作。但很多管理人員的素質水平較低,缺少專業(yè)的管理能力和信息化水平,導致學校檔案管理信息化建設發(fā)展緩慢[1]。
2 我國中等職業(yè)學校檔案管理信息化建設的對策
2.1 提高重視程度
很多中等職業(yè)學校的領導對檔案管理工作缺乏重視程度,不能正確了解其作用和意義,無法正常開展檔案管理信息化建設工作,使管理效率受到了影響。而檔案管理工作,能準確的將學校的經(jīng)營數(shù)據(jù)收集起來,并進行數(shù)據(jù)管理,有利于領導了解學校的實際發(fā)展現(xiàn)狀,從而制定正確的發(fā)展決策,對學校的發(fā)展有重要的推動作用。因此,要求相關領導強化學校檔案管理信息化建設的認識,以提高檔案管理信息化的建設水平。例如,一是,學校應將檔案管理信息化建設列入年度發(fā)展計劃當中,有利于提高領導和管理人員的重視程度。當進行年度總結時,可對實際發(fā)展情況進行分析,找出存在的問題,并制定相應的解決策略,有利于提高信息化水平,從而保障學校檔案管理效率。二是,學校應將檔案信息化建設的投入納入預算中,有利于管理人員及時更新軟硬件設施,使用先進的信息化設備,保障檔案管理工作順利進行。三是,很多中等職業(yè)學校在信息化檔案管理工作上缺少相應的管理制度,不能對管理人員形成約束力,無法提高其工作積極性,使其工作效率受到了影響。因此,學校領導應制定相應的管理措施,對檔案管理工作進行績效考核,有利于提高監(jiān)管力度,從而保障工作質量。
2.2 轉變管理理念
現(xiàn)階段,很多檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的影響比較嚴重,仍在使用手工管理模式,導致現(xiàn)有的信息化設施成了擺設,無法實現(xiàn)其應有的價值。同時,既不能提高工作人員的管理效率,也造成了嚴重的資源浪費,對學校的發(fā)展造成了嚴重的影響。因此,要求檔案管理人員轉變管理理念,發(fā)展信息化管理模式,以提高管理效率。例如,隨著現(xiàn)代教育的發(fā)展,大多數(shù)中等職業(yè)學校都配備了完善信息化設施,檔案管理人員可利用校園網(wǎng)絡來收集檔案信息,并根據(jù)實際需要建立網(wǎng)絡資源共享數(shù)據(jù)庫,將其與校園網(wǎng)進行對接,有利于進行查詢、檢索、管理等工作。同時,檔案管理部門應與其他部門加強合作,可通過網(wǎng)絡來傳輸數(shù)據(jù),比如圖片、文本、視頻、音頻等多種資源,有利于提高檔案管理效率。另外,傳統(tǒng)的手工管理模式,容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題,使檔案的安全性受到了影響。而利用信息化技術,可設置用戶權限,能有效避免其他人隨意查詢機密資料,從而保障檔案信息的安全性。但需要注意的是,信息化系統(tǒng)容易受到病毒、黑客的攻擊,因此,還應安裝網(wǎng)絡防火墻、殺毒軟件等程序,以保障系統(tǒng)的安全性。
2.3 提高檔案管理人員的素質水平
第一,學校應加大人才引進力度,提高檔案信息化人才建設水平。比如,學??砷_展招聘活動,并根據(jù)實際需要來提高招聘門檻。要求應聘人員不僅具備相應的專業(yè)能力,還要有良好的信息化水平,以滿足現(xiàn)代化管理的需要[2]。
第二,學校應對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓,以強化工作人員的信息化能力,促使其高效完成檔案管理工作。對此,學校可開展內部培訓工作,提高管理人員信息化技術的運用能力,便于熟練操作檔案信息管理系統(tǒng),以強化檔案管理信息化水平。
第三,學校可組織檔案管理人員去外部進修,學習先進的管理技術和方法,促使其與實際管理需要相結合,以開發(fā)相應的軟件系統(tǒng),能有效提高檔案管理工作的質量和效率,從而提高中等職業(yè)學校檔案管理信息化建設水平。
3 結束語
隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展,使中等職業(yè)學校每天產生的數(shù)據(jù)量越來越多,給檔案管理工作帶來了很大的難度。因此,要求學校提高檔案管理信息化建設的重視程度,促使工作人員轉變管理理念、創(chuàng)新管理方法,以提高工作質量和效率,推動中等職業(yè)學??焖侔l(fā)展。
參考文獻
[1]賀莉莉.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策研究[J].科技資訊,2017,15(09):156+256.
[2]邱振嘉.中等職業(yè)技術學校檔案信息化建設安全問題探討[J].人才資源開發(fā),2015,(24):154-155.endprint