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        現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

        2017-11-28 09:58:43宋瑩瑩
        卷宗 2017年32期
        關(guān)鍵詞:檔案管理現(xiàn)狀對(duì)策

        宋瑩瑩

        摘 要:隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,各種檔案資料的重要性越來越突出,加強(qiáng)檔案管理工作已經(jīng)勢(shì)在必行。各單位要想實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展,需要不斷優(yōu)化檔案管理工作流程,確保各項(xiàng)檔案信息的完整性。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

        當(dāng)前,社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在快速發(fā)展,每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料,這為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,不斷創(chuàng)新檔案管理方法,提升管理成效,才能最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值,便于制定科學(xué)、正確的決策,實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外,還要通過做好檔案管理工作,將相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)明確下來,才能加快檔案資料的利用與開發(fā)。并在檔案管理工作中注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段,不斷簡(jiǎn)化工作流程,讓各種檔案資料得到高效管理。

        1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

        (一)缺乏完善的制度。當(dāng)前,很多檔案人員工作不夠認(rèn)真,思想懈怠,對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解,尤其是在制度不健全的情況下,操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題,為檔案的利用帶來了不利影響。對(duì)于檔案管理部門而言,相關(guān)職責(zé)未明確下來,造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯(cuò)位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T,導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范,從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

        (二)硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平,需要建立專門的檔案室,讓檔案資料得到妥善保存,為今后的利用提供方便。但是當(dāng)前很多單位為了省事,隨意堆放檔案,從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒有專門的檔案室,為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響,檔案保管與查閱也很難進(jìn)行。甚至有很多單位還沒有配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備,也沒有做好防火、防盜、防潮等措施,給檔案資料造成了巨大的安全隱患。

        (三)檔案查閱方式落后。對(duì)于檔案管理工作而言,很多地方還做的不夠規(guī)范,如未能及時(shí)立卷與歸檔,也沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀,造成很多過了保管期限的檔案仍然占據(jù)庫(kù)房空間,這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中,很多都通過手工完成,導(dǎo)致一些珍貴的文件、案卷在反復(fù)調(diào)閱的過程中,將難以避免出現(xiàn)損壞。此外,很多單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí),認(rèn)為僅僅需要將紙質(zhì)信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)即可,仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。

        (四)人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前,檔案管理人員素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升。對(duì)于檔案管理工作而言,很多單位思想上不夠重視,未安排專職的檔案管理人員,現(xiàn)有人員基本上是兼職的,很難將全部時(shí)間與精力投入檔案管理工作中。此外,很多檔案管理人員未通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作,不能完全勝任檔案管理工作,如文件的收集、整理、歸檔、利用等,這樣對(duì)檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高,給檔案信息的查詢與利用帶來不便,容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。

        2 檔案管理工作的對(duì)策

        (一)完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多,工作任務(wù)重,專業(yè)性較強(qiáng),需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,與實(shí)際情況結(jié)合起來,盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度,并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí),確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容,將具體的要求明確下來,這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范,不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性,同時(shí)也提升了工作效率,為今后資料的查閱與使用提供方便,將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作,對(duì)資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門或個(gè)人,應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì),而對(duì)疏忽大意,不履行自身職責(zé)的部門或個(gè)人,應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng),并要求其盡快整改,避免對(duì)檔案管理工作造成影響。對(duì)檔案管理人員而言,也要提起重視,正確認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的意義,而單位要規(guī)范檔案管理體制,并把這項(xiàng)工作納入議事日程,并制定相關(guān)規(guī)定,加大對(duì)相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度,督促他們履職盡責(zé),能夠不斷規(guī)范自己的行為。

        (二)增加投入,購(gòu)置設(shè)備。要充分考慮到實(shí)際情況,建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室,并配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、防磁柜等設(shè)備。在當(dāng)前信息時(shí)代下,以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰,要加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用,加快檔案管理軟件的開發(fā),確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等可以正常開展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式,使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,可以有效提升信息儲(chǔ)存量,提升檢索的速度,讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來,實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升,讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室,用于保存管理檔案,并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)入權(quán)限,做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外,如果條件允許、資金充足,還要建立局域網(wǎng),以此共享檔案信息資源,為查閱提供方便。并設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu),安排專人管理,將專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對(duì)于已經(jīng)超過保管期限的檔案,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。

        (三)主動(dòng)提供檔案服務(wù)。第一,對(duì)檔案實(shí)行精細(xì)化管理,讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規(guī)范、高效。第二,充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的作用,如利用計(jì)算機(jī)、光盤等,讓檔案管理工作再上新臺(tái)階。第三,要有正確的檔案服務(wù)意識(shí),改變以往被動(dòng)的狀態(tài);要主動(dòng)了解檔案利用者的需求,以便提供相應(yīng)的服務(wù)。第四,要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎(chǔ)上,認(rèn)真開展分析工作,全面掌握各方對(duì)檔案的需求情況,確保能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案資料準(zhǔn)確、快速地提供給查閱者,滿足他們的需求。第五,檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)流程與規(guī)范,將檔案資料及時(shí)收集起來,防止出現(xiàn)混亂、丟失、損壞的問題,盡快整理成卷,為之后的查詢與利用創(chuàng)造條件。

        (四)加強(qiáng)檔案信息化管理。在社會(huì)發(fā)展與變革的過程中,檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化,這需要抓住歷史機(jī)遇,逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì),真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作,從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外,還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好,發(fā)揮出其作用,這樣一來,不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率,還確保了檔案資料的完整性,無論是之后的檢索、查閱還是利用,都可以高效進(jìn)行。還要將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)利用起來,在檔案管理工作中,能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)檢索,確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息,讓檔案信息有更高的利用率。要注重運(yùn)用正規(guī)的信息管理平臺(tái),讓檔案信息更加完善,從而有效共享信息資源,提升檔案管理工作的信息化水平。

        (五)提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念,加強(qiáng)學(xué)習(xí),跟上時(shí)代發(fā)展步伐,掌握更多先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù),如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等,確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)要不斷拓寬知識(shí)面,懂得檔案的標(biāo)引、檢索、編研等業(yè)務(wù),并能夠自覺落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。此外,也要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作,加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳,切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感,能夠主動(dòng)完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù),避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問題。要精通業(yè)務(wù),做好檔案服務(wù)工作。

        3 結(jié)語(yǔ)

        總之,現(xiàn)階段形勢(shì)為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn),需要盡快提升信息化水平,規(guī)范工作流程,才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。對(duì)此,需要提高對(duì)檔案管理工作的重視,通過健全各項(xiàng)規(guī)章制度,增加資金投入,加快人才隊(duì)伍建設(shè),為檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)保障,確保檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到體現(xiàn)。endprint

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