周金霞

[摘要]我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)也隨之不斷得到發(fā)展，但我國(guó)的企業(yè)中仍存在著一些因素?zé)o法滿足快速發(fā)展的社會(huì)與科技，企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式就是其中的一個(gè)因素，由于其在企業(yè)發(fā)展中具有十分重要的作用，因此必須對(duì)企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革，發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題，并就其存在的問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性地改進(jìn)，只有這樣，才能使企業(yè)檔案管理真正發(fā)揮其作用。本研究主要從三方面出發(fā)對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理困惑及相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入探討，分別為：我國(guó)企業(yè)檔案管理的重要性、我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題以及解決我國(guó)企業(yè)檔案管理困惑的措施，以此三方面的分析能夠?qū)ο嚓P(guān)的理論研究與企業(yè)檔案管理的實(shí)踐有所助益。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；重要性；困惑；措施

企業(yè)檔案管理是我國(guó)企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)的管理工作中占有十分重要的地位，我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展為企業(yè)檔案管理提出了一系列更高的要求，企業(yè)只有在檔案管理方面積極適應(yīng)時(shí)代的變化，順應(yīng)新的檔案管理趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到自身仍存在的問(wèn)題，并積極解決問(wèn)題才能夠在時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)中的檔案主要是指企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各個(gè)方面，如管理、生產(chǎn)等方面保存下來(lái)的具有一定價(jià)值的資料。它對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分重要的資產(chǎn)和資源，能夠記錄下企業(yè)從起步到各個(gè)發(fā)展階段的狀況，對(duì)于企業(yè)了解自身的發(fā)展歷史，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意義重大。隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)大，科技含量日益提高。尤其是在相對(duì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，企業(yè)轉(zhuǎn)型更是日新月異，這就對(duì)企業(yè)檔案管理的速度與效率提出了雙重的要求。此外，隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，越來(lái)越多的企業(yè)從單純的國(guó)內(nèi)市場(chǎng)拓展到國(guó)內(nèi)國(guó)外兩個(gè)市場(chǎng)，在為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也使得企業(yè)面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，尤其是我國(guó)在加入世貿(mào)組織之后，不僅面臨著競(jìng)爭(zhēng)壓力，而且還要應(yīng)對(duì)反傾銷(xiāo)等的爭(zhēng)端，只有做好必要的檔案管理工作，記錄相關(guān)的有效數(shù)據(jù)與資料，才能夠在國(guó)際貿(mào)易爭(zhēng)端中維護(hù)自身的合法權(quán)益，并且在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)做好檔案管理工作是保證其自身可持續(xù)發(fā)展的重要舉措，我國(guó)企業(yè)要想經(jīng)營(yíng)地更加穩(wěn)定與安全，必須積累與發(fā)展自身的企業(yè)文化，管理好發(fā)展的各項(xiàng)資源，做好檔案管理工作。

二、我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

盡管我國(guó)大部分企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中已經(jīng)意識(shí)到了檔案管理的重要作用，并且在原有基礎(chǔ)上對(duì)自身的檔案管理工作做出了較大程度的改善，但在實(shí)際的檔案管理工作中仍然存在著很多問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，也在一定程度上影響了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，因此，筆者結(jié)合相關(guān)的理論知識(shí)以及根據(jù)自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行梳理，期望對(duì)企業(yè)的實(shí)際工作有所啟發(fā)。

（一）檔案管理領(lǐng)域缺乏專(zhuān)業(yè)人員

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，而在現(xiàn)實(shí)中，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者仍沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，這就造成了很多企業(yè)未安排專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員去負(fù)責(zé)檔案的收集與管理工作，并且很多時(shí)候是從企業(yè)的其他部門(mén)調(diào)用人員來(lái)完成此項(xiàng)工作。檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性要求具有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)能力的人員來(lái)負(fù)責(zé)，而檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人員的缺乏是目前我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題，這將直接導(dǎo)致檔案管理領(lǐng)域的工作無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需要，從而限制企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

現(xiàn)如今，部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺乏一定的規(guī)范性，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：首先，檔案編號(hào)缺乏規(guī)范性。其次，組卷混亂現(xiàn)象較為嚴(yán)重。第三，檔案標(biāo)題缺乏規(guī)范性。第四，檔案卷宗缺乏目錄項(xiàng)目。這些問(wèn)題的存在限制了相關(guān)管理工作的開(kāi)展，容易造成企業(yè)的檔案管理的作用難以發(fā)揮。

（三）檔案資料內(nèi)容的價(jià)值有待提高

所有企業(yè)在進(jìn)行檔案資料收集的時(shí)候都會(huì)進(jìn)行篩選，然而不同的企業(yè)在資料篩選過(guò)程中篩選的質(zhì)量有很大的差異，一些企業(yè)更加注重檔案資料收集的“量”，從而忽視了資料的“質(zhì)”，這就導(dǎo)致盡管企業(yè)的檔案資料表面上很豐富，并且企業(yè)也做了大量的檔案收集與整理工作，但檔案資料內(nèi)容的利用價(jià)值并不高。同時(shí)，很多企業(yè)的檔案管理資料大多記錄過(guò)去的狀況，資料更新速度較緩慢，對(duì)當(dāng)前的狀況記錄較少。最后，企業(yè)檔案管理中還存在資料記錄較為空洞，并未對(duì)現(xiàn)實(shí)狀況作出客觀、公正的評(píng)價(jià)的現(xiàn)象。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案不協(xié)調(diào)

紙質(zhì)檔案是比較傳統(tǒng)的檔案留存形式，在企業(yè)檔案管理中占有十分重要的地位，即使隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)在檔案管理中不斷提高電子檔案的運(yùn)用比例，但紙質(zhì)檔案仍擁有著不可替代性，它是一個(gè)企業(yè)的標(biāo)志與根本所在，在可信度方面也比電子檔案要高出很多。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理中，既要重視紙質(zhì)檔案的收集與整理，也要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的運(yùn)用相結(jié)合，充分發(fā)揮每一種檔案形式的優(yōu)勢(shì)，利用各自的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)彼此的不足之處。而在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)未能做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)調(diào)，有些企業(yè)偏重于紙質(zhì)檔案，雖然具有較高的可信度，但檢索信息相對(duì)較為繁瑣，并且會(huì)占有較大的空間。而有些企業(yè)偏重于電子檔案的形式，雖然節(jié)省了大量的空間資源，并且在檢索過(guò)程中表現(xiàn)出了極大的優(yōu)越性，但其安全性與可靠性受到了一定的質(zhì)疑。

三、解決我國(guó)企業(yè)檔案管理問(wèn)題的措施

企業(yè)檔案管理中存在的上述問(wèn)題，嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，對(duì)于企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)水平的提高以及最終企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)都有一定的限制作用。因此，筆者在對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行梳理之后，對(duì)解決我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施，希望對(duì)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展有所幫助。

（一）培訓(xùn)或引進(jìn)相關(guān)的檔案管理人員

檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的缺乏使得企業(yè)的檔案管理工作難以順利進(jìn)行，因此，企業(yè)因根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行有針對(duì)性地改進(jìn)，檔案管理工作交由專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)可以通過(guò)兩個(gè)主要途徑實(shí)現(xiàn)，一是培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)人員。如果在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)有相關(guān)的人員負(fù)責(zé)，但人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高并且該人員有學(xué)習(xí)的潛質(zhì)，則企業(yè)可以對(duì)已經(jīng)擁有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)能力的機(jī)會(huì)，從而在工作中表現(xiàn)出更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，推動(dòng)檔案管理工作的順利開(kāi)展。二是引進(jìn)。如果相應(yīng)的職位上缺乏工作人員，企業(yè)可直接引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，這一方法盡管企業(yè)會(huì)花費(fèi)一定的資金，但其具有專(zhuān)業(yè)人員上手快的優(yōu)點(diǎn)。

（二）制定與完善相關(guān)的檔案管理制度與條例

針對(duì)檔案管理工作不規(guī)范這一問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該從制度與條例方面人手制定與完善相關(guān)的檔案管理制度與條例。健全的檔案管理制度是企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展的保證，企業(yè)需要通過(guò)制度與條例對(duì)檔案標(biāo)題、編號(hào)、目錄以及組卷進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）提高檔案資料的質(zhì)量

企業(yè)在進(jìn)行檔案資料收集的過(guò)程中既要注重資料的“量”，也要注重資料的“質(zhì)”。并且將“質(zhì)”放在比“量”更加重要的位置上。檔案資料也要進(jìn)行及時(shí)地更新，這樣才能夠發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值。在進(jìn)行資料的記錄與整理時(shí)也要切忌空洞與流與形式，對(duì)現(xiàn)實(shí)狀況做盡量客觀、公正地評(píng)價(jià)。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合

紙質(zhì)檔案與電子檔案各有其優(yōu)勢(shì)，也均是企業(yè)在檔案管理中不可缺少的一部分。企業(yè)在檔案管理中，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，使兩種檔案形式優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，切忌只注重其中一種檔案形式。同時(shí)，無(wú)論是哪一種檔案留存形式，企業(yè)必須采取必要的措施對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，尤其是電子檔案的安全問(wèn)題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其為人類(lèi)帶來(lái)便利的同時(shí)也存在著很多的安全隱患，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)要做好電子檔案的安全保護(hù)工作，留存?zhèn)浞?，同時(shí)做好保密工作。

四、小結(jié)

本研究中筆者結(jié)合所學(xué)習(xí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、查閱到的相關(guān)理論以及多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就我國(guó)企業(yè)管理的困惑進(jìn)行探討，從重要性、存在的問(wèn)題以及解決措施三方面進(jìn)行深入研究。檔案管理工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)具有十分重要的作用，因此筆者選擇以企業(yè)檔案管理作為研究對(duì)象。本研究中梳理出的我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在主要問(wèn)題包括檔案管理領(lǐng)域缺乏專(zhuān)業(yè)人員、檔案管理工作不規(guī)范、檔案資料內(nèi)容的價(jià)值有待提高以及紙質(zhì)檔案與電子檔案不協(xié)調(diào)。針對(duì)所存在的問(wèn)題提出的相應(yīng)的解決措施主要有：培訓(xùn)或引進(jìn)相關(guān)的檔案管理人員、制定與完善相關(guān)的檔案管理制度與條例、提高檔案資料的質(zhì)量以及紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。

本研究的不足之處在于，由于本人所學(xué)知識(shí)以及閱歷的有限性，并未能夠做到對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施做到面面俱到的梳理與分析，這是筆者今后努力的方向。endprint