張學(xué)成+李云華+陳麗+鄧秀武+趙明星

摘 要：檔案管理包含社會(huì)生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的大量信息資料，蘊(yùn)藏著巨大的可利用價(jià)值。但是，當(dāng)前檔案管理中普遍對(duì)檔案信息的價(jià)值利用效率低下，檔案管理方式和手段落后，難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案數(shù)量劇增，檔案管理的難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以前，給檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，亟須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。因此，通過(guò)對(duì)新時(shí)期檔案管理的發(fā)展方向進(jìn)行分析，明確了現(xiàn)代化檔案管理的必然性；對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并提出提高大數(shù)據(jù)背景下檔案管理效率的對(duì)策，以期促進(jìn)新時(shí)期檔案管理效率的提升，更好地讓檔案管理發(fā)揮社會(huì)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)；挑戰(zhàn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）29-0183-02

檔案管理是記錄以及存儲(chǔ)各類技術(shù)信息與生產(chǎn)知識(shí)的重要手段。隨著社會(huì)的發(fā)展、信息化程度的提高，大量的現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被應(yīng)用到了檔案管理的工作之中，促進(jìn)了檔案管理水平快速提升。利用一定的信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的歷史性突破，取得極大的發(fā)展與進(jìn)步，并同時(shí)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中的檔案管理工作發(fā)展還出現(xiàn)了許多新的方向。大數(shù)據(jù)時(shí)代，其數(shù)據(jù)呈爆炸式增長(zhǎng)，對(duì)各行各業(yè)都帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以前，如何在新的時(shí)代條件下對(duì)檔案進(jìn)行管理，成為亟待解決的問(wèn)題。檔案管理作為信息管理的重要內(nèi)容，大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的影響不可估量。相關(guān)人員須要正確面對(duì)大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，不斷完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，才能更加有效地進(jìn)行檔案管理。

一、新時(shí)期檔案管理的發(fā)展方向

（一）無(wú)紙?zhí)摂M化發(fā)展方向

隨著社會(huì)的進(jìn)步、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域之中。就檔案管理工作來(lái)說(shuō)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的辦公方式，因?yàn)橐酝堎|(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展，需要被摒棄。無(wú)紙化檔案管理資金投入少、可存儲(chǔ)容量大、資源占用的面積較小，同時(shí)管理也具有便捷性，若是用戶想要獲取到相關(guān)的信息資源是一件十分容易的事情。

（二）微縮數(shù)字化發(fā)展方向

通過(guò)將微縮攝影與數(shù)碼影像等技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理工作中，可以更直接的推動(dòng)檔案管理工作向著數(shù)字化方向發(fā)展。使用數(shù)碼縮微技術(shù)可以將數(shù)量極多的傳統(tǒng)紙質(zhì)類型的文件資源進(jìn)行縮小直到成為體積特別小的微縮品，然后將其制作為電子文件。所謂數(shù)碼影像技術(shù)則是借助于光磁轉(zhuǎn)換和數(shù)碼相機(jī)來(lái)對(duì)影像進(jìn)行高清晰度的處理。上述技術(shù)手段的共同特點(diǎn)就是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)電子化文件資源進(jìn)行存儲(chǔ)、甄別和管理，通過(guò)對(duì)一定數(shù)量的電子文件資源進(jìn)行積累就能產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。借助于計(jì)算機(jī)對(duì)文件信息進(jìn)行登記存儲(chǔ)，只需要輸入一次信息就能實(shí)現(xiàn)無(wú)限次數(shù)、多種形式的輸出，可極大程度提升用戶對(duì)文件信息進(jìn)行查找的便捷性，并且還為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。微縮數(shù)字化能夠很方便地將檔案資料進(jìn)行快捷的存儲(chǔ)，并且管理也更加方便，但是同樣帶來(lái)了檔案資料價(jià)值量降低，檔子資料數(shù)量大大增加，給檔案管理帶來(lái)了不便，體現(xiàn)了鮮明的大數(shù)據(jù)特點(diǎn)。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方向

如今，無(wú)論是我國(guó)的政府部門、國(guó)有企事業(yè)得單位或者是民營(yíng)企業(yè)之中都構(gòu)建了較為全面的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為了將文件資料保密性進(jìn)行加強(qiáng)，一些單位明文規(guī)定本單位的網(wǎng)絡(luò)不得接入互聯(lián)網(wǎng)，一些單位甚至還采取了直接與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的方式。對(duì)于文件信息真假的辨別，也因?yàn)殡娮游募暮炇鸺夹g(shù)大量的應(yīng)用而在各部門、單位中建立起了良好的信用基礎(chǔ)。電子文件簽署和平常的紙質(zhì)文件存在較為明顯的差別，其簽署的方式為在電子文件之中留下特有的“印記”標(biāo)志。這代表著電子文件的簽署人身份的認(rèn)證，同時(shí)還有預(yù)防盜竊利用、修改等功能。同樣，這種方法帶來(lái)了極大便捷的同時(shí)，檔案信息量的增加也給檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，需要更加尋找更加有效的檔案管理方式。

（四）多元智能化發(fā)展

隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得到了快速發(fā)展。檔案資源載體發(fā)展趨勢(shì)表現(xiàn)為更加多元化，檔案資源的管理工作可以選擇的傳播載體、存儲(chǔ)以及記錄方式已不僅僅限制于傳統(tǒng)的圖片、紙質(zhì)等形式，已經(jīng)出現(xiàn)了磁盤、光盤等多種類型的存儲(chǔ)方式；同時(shí)，可以存儲(chǔ)檔案資源的形式也不僅僅只局限于圖片、文字，還可以存儲(chǔ)視頻和音頻，進(jìn)行檔案資源的管理工作時(shí)用以存儲(chǔ)檔案的手段有了極大的豐富。多種多樣的檔案載體的存在也會(huì)極大程度地促進(jìn)檔案館藏種類和數(shù)量的多元化發(fā)展，以往的檔案獲取方式和管理方式很明顯已經(jīng)跟不上新時(shí)代發(fā)展的需求，因此，相關(guān)的用以檔案管理的設(shè)備就需要跟上時(shí)代發(fā)展的潮流。

二、大數(shù)據(jù)的基本概念

自從2012年美國(guó)政府在《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》中提出大數(shù)據(jù)時(shí)代以來(lái)，世界各國(guó)對(duì)大數(shù)據(jù)的支持力度越來(lái)越大。美國(guó)政府在2012年斥資2億美元啟動(dòng)“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計(jì)劃”；同年在我國(guó)政府的大力支持下，廣東省率先制訂了“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略工作方案”，成為我國(guó)第一個(gè)開(kāi)啟大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的省份。

大數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)量異常大，需要通過(guò)新的數(shù)據(jù)處理模式才能使用的信息資產(chǎn)，對(duì)數(shù)據(jù)的處理模式需要具備更加強(qiáng)的決策力、流程優(yōu)化能力?！按髷?shù)據(jù)”的出現(xiàn)是隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)設(shè)備等技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來(lái)的新技術(shù)。生活中大量的移動(dòng)設(shè)備、無(wú)線傳感設(shè)備等每時(shí)每刻都產(chǎn)生著海量數(shù)據(jù)，對(duì)這些信息進(jìn)行處理需要新的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。

“大數(shù)據(jù)”技術(shù)是一場(chǎng)新的信息革命，大數(shù)據(jù)對(duì)生產(chǎn)生活有著重大影響，將很大程度上改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)生活方式。在云計(jì)算的發(fā)展下，“大數(shù)據(jù)”成為新的信息技術(shù)熱點(diǎn)，大量數(shù)據(jù)被收集起來(lái)并進(jìn)行分析利用，將會(huì)給各行各業(yè)帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，大數(shù)據(jù)將為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。

我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)過(guò)了相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間的發(fā)展，但是發(fā)展水平依舊不理想。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)同檔案管理結(jié)合的情況下，依舊難以滿足檔案管理的需要。當(dāng)前我國(guó)檔案管理面臨著管理工作向數(shù)據(jù)化信息轉(zhuǎn)變，對(duì)信息數(shù)據(jù)服務(wù)的要求越來(lái)越高，檔案管理環(huán)節(jié)還有待于進(jìn)一步變革。endprint

三、檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理思維的轉(zhuǎn)變和突破

同傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中檔案數(shù)據(jù)的完整性、多樣性、混雜性特點(diǎn)更加突出。大數(shù)據(jù)條件下，檔案管理人員需要對(duì)檔案管理問(wèn)題有充分的認(rèn)識(shí)，必須既重視檔案資料的獲取，又要重視檔案的的使用，發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。大數(shù)據(jù)的核心在于從龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中挖掘出有價(jià)值的信息。因此，檔案管理人員需要對(duì)傳統(tǒng)檔案由藏向用進(jìn)行轉(zhuǎn)變。要牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，進(jìn)行發(fā)散性思維，深層次挖掘檔案的價(jià)值和作用。檔案管理人員需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)分析，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行再認(rèn)識(shí)，通過(guò)大數(shù)據(jù)進(jìn)行啟發(fā)式思維，改變過(guò)去粗放式數(shù)據(jù)管理的模式，利用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)企業(yè)和組織發(fā)展，為企業(yè)管理和決策提供更加科學(xué)、合理的信息，促進(jìn)企業(yè)管理能力的提高。

（二）檔案館融人智慧城市需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)給國(guó)家治理帶來(lái)新的手段。我國(guó)在2013年開(kāi)始進(jìn)行智慧城市建設(shè)，并不斷擴(kuò)大試點(diǎn)。我國(guó)城市建設(shè)逐步通過(guò)技術(shù)革新，通過(guò)大數(shù)據(jù)促進(jìn)城市發(fā)展。根據(jù)智慧城市建設(shè)的原則，智慧城市處處都透露著大數(shù)據(jù)的痕跡。檔案館作為智慧城市重要的組成部分，大數(shù)據(jù)是城市化發(fā)展的必然需要。檔案館目前的主要功能還停留在保存檔案的地位，很多檔案都是永久性保存，但是檔案寶貴的信息資源卻不能得到有效利用。出現(xiàn)這一問(wèn)題的根本原因是檔案館的管理方式落后，不能適應(yīng)新的時(shí)代條件下檔案管理的要求，檔案管理缺少大數(shù)據(jù)人才。我們要意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的機(jī)遇，擴(kuò)大信息資源的存儲(chǔ)，重視對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為生產(chǎn)生活提供更多有價(jià)值的資源。

（三）檔案工作從實(shí)體管理上升到知識(shí)管理需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

在大數(shù)據(jù)條件下僅僅對(duì)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行查詢和利用的方案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，檔案用戶更希望通過(guò)檔案挖掘數(shù)據(jù)背后隱藏的價(jià)值，提高信息資源的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式必須改變，除了提供檔案中的數(shù)據(jù)之外，還要提供其背后的信息。技術(shù)引擎是為檔案管理服務(wù)的核心技術(shù)，目前針對(duì)檔案服務(wù)的技術(shù)引擎還沒(méi)有，需要通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，為大數(shù)據(jù)服務(wù)。

四、檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)的策略

（一）對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份

大數(shù)據(jù)需要具備海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理的能力，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一備份和管理。我國(guó)已經(jīng)建成超過(guò)十個(gè)大數(shù)據(jù)園區(qū)，陜西、天津、重慶等地的大數(shù)據(jù)園區(qū)規(guī)劃較明確。2015年陜西灃西新城成功獲得國(guó)家新型工業(yè)化（大數(shù)據(jù)）產(chǎn)業(yè)示范基地，成為我國(guó)唯一一個(gè)以大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)為主導(dǎo)的國(guó)家新型工業(yè)化產(chǎn)業(yè)示范基地。預(yù)計(jì)到2020年西咸大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)基地和各市建設(shè)的大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)的大數(shù)據(jù)產(chǎn)值將達(dá)到1 000億元以上。如今，在這個(gè)產(chǎn)業(yè)園區(qū)中，中國(guó)聯(lián)通西安數(shù)據(jù)基地里，每天流動(dòng)著200G—300G的數(shù)據(jù)量，占據(jù)陜西省全省日均流量的十分之一。目前，產(chǎn)業(yè)園區(qū)已經(jīng)引進(jìn)的中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)電信、中國(guó)移動(dòng)、陜西廣電網(wǎng)絡(luò)四大運(yùn)營(yíng)商。伴隨著如此龐大的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)檔案的安全性不得不重視。要綜合掌握檔案資料就要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)備份。目前，對(duì)檔案進(jìn)行備份主要采用電子備份的方式，如今隨著大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)數(shù)量的增多，僅僅采用電子備份已經(jīng)難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)的需要，在有必要時(shí)可以在大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)建立全國(guó)性或者區(qū)域性檔案?jìng)浞葜行?，這也是檔案管理要面對(duì)的問(wèn)題。

（二）合作開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

由于大數(shù)據(jù)的信息量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，一個(gè)行業(yè)要想使用大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)發(fā)展，就要突破產(chǎn)業(yè)、專業(yè)、資金、技術(shù)等的限制。檔案管理單位可以同數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行合作，開(kāi)發(fā)適用于檔案行業(yè)的分析工具設(shè)備。有著大量數(shù)據(jù)的電力公司可以同擅長(zhǎng)數(shù)據(jù)分析的研究院、科技單位進(jìn)行合作，共同進(jìn)行數(shù)據(jù)分析工具的開(kāi)發(fā)。一些有著檔案分析經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，可以與進(jìn)行數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)的單位進(jìn)行深度合作，共同參與大數(shù)據(jù)分析設(shè)備和工具的研發(fā)。在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要注意以下方面。

明確檔案管理的目的，制定周密計(jì)劃，穩(wěn)步推動(dòng)相關(guān)工作。（1）實(shí)現(xiàn)檔案史料的數(shù)字化，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；（2）通過(guò)合作開(kāi)發(fā)、研究，對(duì)檔案管理、適用范圍的理論和實(shí)踐進(jìn)行分析，提高檔案分類管理效率，減少檔案管理工作量；（3）建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)進(jìn)行檔案史料匯編，公布相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)用性；（4）保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的資金、人力、物力投入到位。

（三）提高檔案館員綜合素質(zhì)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理作為社會(huì)服務(wù)的重要工具，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)管理新技術(shù)、新方法。檔案管理員要提高檔案管理觀念，意識(shí)到檔案管理的重要性，改變傳統(tǒng)檔案單純保管的方式，重視對(duì)檔案的綜合利用，建立信息一體化管理模式。檔案管理員要了解大數(shù)據(jù)，掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需要，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段開(kāi)發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案信息價(jià)值，提高檔案信息資源的共享效率。

（四）增大檔案宣傳力度

檔案包含了社會(huì)發(fā)展各行各業(yè)的信息，是時(shí)代發(fā)展的詳細(xì)記錄，蘊(yùn)涵著豐富的社會(huì)文化。檔案作為文化的“母資源”，已經(jīng)受到了很多國(guó)家的重視。2015年總理李克強(qiáng)在政府工作報(bào)告中明確指出要發(fā)展檔案事業(yè)。要想更好地讓檔案服務(wù)社會(huì)建設(shè)，就要讓更多的人意識(shí)到檔案的重要性，并充分利用檔案帶來(lái)的價(jià)值。在人們?nèi)粘Ｉ钪校瑱n案的重要性常常被忽視，對(duì)檔案的利用不夠重視，對(duì)檔案重要性的宣傳也不夠重視。所以，要提高對(duì)檔案的宣傳力度，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的優(yōu)勢(shì)，讓社會(huì)大眾意識(shí)到檔案潛在的價(jià)值，在進(jìn)行宣傳時(shí)強(qiáng)調(diào)檔案的價(jià)值性，通過(guò)對(duì)檔案作用的全面的宣傳，更好促進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案管理的發(fā)展。

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[責(zé)任編輯 柯 黎]endprint