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        新形勢下高校圖書館檔案管理工作初探

        2017-11-27 14:11:25張倩
        檔案管理 2017年6期
        關(guān)鍵詞:收集整理電子化檔案管理

        張倩

        摘 要:文章從高校圖書館檔案管理工作的實際現(xiàn)狀出發(fā),指出了高校圖書館檔案管理中存在的問題,梳理了圖書館檔案管理工作的特點,分析了高校圖書館檔案管理的作用,總結(jié)了高校圖書館檔案的歸檔內(nèi)容,闡述了新形勢下圖書館檔案管理的具體措施。

        關(guān)鍵詞:圖書館;檔案管理;收集整理;電子化; 服務(wù)

        近年來,隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴大,高校圖書館檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯。然而,隨著圖書館管理工作的深入展開,檔案管理工作過程中出現(xiàn)的一些問題不容忽視,抓緊解決檔案管理工作中面臨的一些問題,促進新形勢下圖書館工作取得新發(fā)展,同時,總結(jié)圖書館檔案管理工作勢在必行。

        1 高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀分析

        高校圖書館是高校三大支柱之一,高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分,其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。[1]然而,目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后,在管理制度、管理方式、應(yīng)急備份、工作創(chuàng)新等方面普遍存在著一些問題。

        1.1 在檔案管理制度方面不完善,有的甚至沒有專門的檔案管理人員進行圖書館檔案管理工作,而是由圖書館官員或辦公室人員兼管,忽視了檔案管理的重要性和必要性,導(dǎo)致檔案資料不完整,甚至散軼、缺失,嚴重影響圖書館管理、服務(wù)讀者和運營的有效性。

        1.2 在圖書館檔案管理方式上,存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作,導(dǎo)致管理方式單一、檔案管理方式與圖書館的發(fā)展實際不相符、檔案管理工作整體效率低下的情況,管理效果不明顯,影響圖書館的長遠發(fā)展和圖書館業(yè)務(wù)的有效開展。

        1.3 在出現(xiàn)意外的情況下,如果圖書館檔案管理資料有應(yīng)急備份,就不會丟失大部分檔案資料甚至全部館藏圖書資源,對各種圖書檔案破壞情況有應(yīng)急備份,就不會對高校和社會資源造成浪費。

        1.4 在移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)等不斷發(fā)展的信息時代的當(dāng)下,現(xiàn)有部分高校圖書館檔案管理工作缺乏與時俱進的創(chuàng)新精神。固有的傳統(tǒng)的檔案管理模式及方式會導(dǎo)致圖書館檔案管理工作效率降低,已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏。[2]

        2 高校圖書館檔案管理工作的特點

        圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產(chǎn)生的具有查考價值并歸檔保存起來的材料,是圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄,它作為一種文獻資源,也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財富。[3]

        高校圖書館檔案管理具有以下三個特點:

        首先,圖書館檔案管理具有從屬性。圖書館檔案從屬于高校檔案室,是高校檔案室的二級管理單位,服從于高校檔案室的統(tǒng)一管理并接受工作上的指導(dǎo)。就圖書館檔案內(nèi)容而言,為使得圖書館檔案成系統(tǒng)和相對完整,圖書館檔案中的一部分是學(xué)校檔案的復(fù)制品,如上級發(fā)至學(xué)校的有關(guān)圖書館的文件材料等。與此同時,圖書館檔案中每年又有一部分是要移交學(xué)校檔案館歸檔的,如圖書館的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃工作總結(jié)、會議記錄等。為了便于使用,這部分移交學(xué)校檔案館歸檔的檔案,以復(fù)制留存為好。

        其次,圖書館檔案管理具有非全宗性。全宗是指獨立的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或人物在社會生活中所形成的檔案的有機整體。一個全宗就是一個機關(guān)在工作活動中所形成的全部檔案材料。只有一個獨立從事活動的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位(在行政、財務(wù)、人事上具有獨立性)才能成為立檔單位,其檔案才能構(gòu)成一個全宗。圖書館在行政、財務(wù)、人事上都不具有獨立性,不是獨立活動的機構(gòu),行政歸屬學(xué)校統(tǒng)一管理,財務(wù)由財務(wù)處管理,人事檔案由人事處統(tǒng)一管理,因此,圖書館檔案不具有全宗性。

        最后,圖書館檔案管理具有針對性。圖書館檔案材料的收集,要密切圍繞著圖書館的需要進行,如上級所下發(fā)的文件中,只收那些與圖書館工作密切相關(guān)的文件、今后需要經(jīng)常對照使用的政策性文件等。如果把那些只具有時效性并且與圖書館無直接關(guān)系、日后又沒有檢索意義的文件資料(如學(xué)校組織部、宣傳部所下發(fā)的學(xué)期工作計劃文件,則是學(xué)校檔案部門和組織部、宣傳部主要歸檔范圍,而不應(yīng)該是圖書館檔案的歸檔范圍)都歸入圖書館檔案中,那么勢必會造成圖書館檔案內(nèi)容的龐雜,針對性不突出。因此,圖書館檔案一定要有針對性,要反映圖書館的個性特征,否則,就不是圖書館檔案了。[4]

        3 高校圖書館檔案管理的作用

        3.1 為高校圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考。檔案是圖書館活動的原始記錄,是圖書館各項工作最真實最可靠的信息。圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策、政策的制定、未來的規(guī)劃是以這些及時、全面、準確反映圖書館發(fā)展概貌、活動規(guī)律的檔案信息資料為依據(jù)的;系統(tǒng)、翔實的檔案信息資料,是圖書館領(lǐng)導(dǎo)進行人才規(guī)劃、人員培訓(xùn)、圖書館內(nèi)部職務(wù)認定、專業(yè)職稱考評的重要參考;圖書館業(yè)務(wù)檔案收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)流程中各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表,客觀真實地再現(xiàn)了圖書館業(yè)務(wù)活動實際情況,是分析總結(jié)業(yè)務(wù)工作時必不可少的一手資料。

        3.2 是高校圖書館科學(xué)管理的中介和載體。高校圖書館檔案是在工作中形成的,直接反映工作中的成果和教訓(xùn),能夠體現(xiàn)圖書館的工作特點和活動規(guī)律,由此成為管理活動的中介和載體,為高校圖書館的科學(xué)管理提供了一個平臺。

        3.3 為圖書館學(xué)研究和教學(xué)科研提供文獻保障。高校圖書館的檔案信息資料,詳細記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構(gòu)、人員編制和各時期取得的成績和科研成果等信息,翔實可靠,因而可以為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)論文的撰寫提供可靠的文獻保障。

        4 高校圖書館檔案的歸檔內(nèi)容

        隨著時代的發(fā)展,社會及科學(xué)技術(shù)的進步,不同時期的圖書館檔案管理工作有著不同的特點,高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容也存在著異同。在經(jīng)濟社會信息高速發(fā)展的今天,高校圖書館管理的內(nèi)容主要包括以下幾個方面:

        一是圖書館日常管理檔案。圖書館日常管理檔案是圖書館檔案的基礎(chǔ),它包括圖書館經(jīng)費、預(yù)測、匯報等文書檔案。

        二是圖書館的業(yè)務(wù)檔案。圖書館業(yè)務(wù)檔案,包羅文獻采購、讀者登記、圖書借閱、情報交流等形成的檔案。做好業(yè)務(wù)檔案的每一項檔案工作,才更有利于開展圖書館工作。其中,業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。文獻資源采購檔案歸采編部;情報交流檔案、課題跟蹤服務(wù)檔案歸信息咨詢部收集管理;文獻典藏檔案、借閱檔案歸流通部管理;讀者借閱檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結(jié)合原則,有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進行管理與利用。endprint

        5 新形勢下圖書館檔案管理的具體措施

        為適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求,充分發(fā)揮高校圖書館檔案的優(yōu)勢與潛能,解決高校圖書館檔案工作中存在的問題,建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法是當(dāng)務(wù)之急。為做好高校圖書館檔案管理工作,圖書館檔案管理應(yīng)加快圖書館檔案的電子化進程,不斷完善檔案管理體系,使檔案管理走上標(biāo)準化、規(guī)范化的科學(xué)軌道,實現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

        首先,應(yīng)建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法。根據(jù)高校圖書館檔案歸檔內(nèi)容范圍,在實際工作中按照《高校檔案實體分類法和高校檔案管理規(guī)范》的要求,以圖書館的全部檔案為分類對象,以方便讀者借閱為目的進行分類。

        其次,要完善管理體系。為保障檔案工作健康有序地發(fā)展,做好高校圖書館檔案管理工作,需要完善管理體系,增強圖書館全體工作人員的檔案意識,提高管理人員素質(zhì)。做好高校圖書館檔案管理工作,既要圖書館領(lǐng)導(dǎo)的重視,認識到圖書館檔案同圖書館資料一樣,也是一種寶貴的信息資源,對圖書館工作有著非常重要的參考意義,使得檔案管理工作得以順利開展;也要專職檔案員負責(zé)全館的檔案管理工作,檔案管理工作比較瑣碎、細致,要求工作人員腦勤、口勤、手勤,積極主動地做好檔案工作,因此需要提高管理人員綜合素質(zhì),了解檔案專業(yè)的最新發(fā)展動態(tài)等;更要各部門配合專職檔案人員的工作,使各部門能夠及時準確地提交歸檔材料。

        最后,加強檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的,只有積極開發(fā)利用信息資源,圖書館檔案才有生機和活力。在開發(fā)利用方面,檔案人員應(yīng)做到以下幾點:一是加快圖書館檔案的信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時代,用戶對信息的需求是快捷、方便、準確,檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行科學(xué)管理和深層次的開發(fā)。二是在圖書館的日常管理中,圖書館檔案管理人員應(yīng)及時準確地提供檔案資料配合領(lǐng)導(dǎo)決策,配合館內(nèi)各項工作,為圖書館的各項工作服務(wù)。三是搞好宣傳工作,根據(jù)教學(xué)和科研發(fā)展的需求,發(fā)揮自身優(yōu)勢,創(chuàng)新服務(wù)機制,建設(shè)開放性的檔案管理,為教學(xué)、科研提供所需要的檔案資料,以便更好地促進發(fā)展。在為學(xué)校其他部門提供最有效的檔案服務(wù)的同時,體現(xiàn)圖書館檔案工作的價值和形象,使檔案工作獲得認同和支持。 [5]

        6 結(jié)語

        總之,檔案管理是圖書館管理工作的中心和關(guān)鍵,應(yīng)該加強重視,與時俱進地進行檔案管理改革,提高管理效率,更好地提高檔案的利用率,做好圖書館服務(wù)師生、服務(wù)高校、服務(wù)教育的工作。

        參考文獻:

        [1]丁鳳玲.高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對策研究[J].中小學(xué)圖書情報世界,2009(2):63.

        [2]李敬.做好高校圖書館檔案管理工作的幾點思考[J].中國證券期貨,2011(8):51.

        [3]許惠羨.圖書館檔案管理探究[J].圖書館建設(shè),2009(09):95

        [4]梁繼宏.高校圖書館檔案管理存在的問題及解決措施[J].蘭臺世界,2008(2):5~6

        [5]劉麗輝.高校圖書館檔案管理工作探討[J].河南圖書館學(xué)刊,2010(8):32~33.

        (作者單位:駐馬店黃淮學(xué)院 來稿日期:2017-07-20)endprint

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