封永泰+趙傳玉

油氣地質(zhì)資料“是指在石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)工作中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式、不同載體的科技文件材料”[1]。其記錄了對油氣勘探與開發(fā)工作區(qū)域的地質(zhì)認識，是油氣勘探與開發(fā)工作的主要成果之一。歸檔作為油氣地質(zhì)資料進館保存的入口環(huán)節(jié)，是確保各級館藏機構(gòu)館藏油氣地質(zhì)資料齊全完整、長期保管與高效利用服務的基礎(chǔ)。

1 油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1 提高油氣地質(zhì)資料歸檔及時性。建設(shè)并實施油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系（下文簡稱歸檔管控體系），通過歸檔協(xié)調(diào)機制的優(yōu)化，歸檔制度、標準的建設(shè)與完善，歸檔流程的優(yōu)化，以及地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的建設(shè)，規(guī)范項目業(yè)務主管部門的歸檔管理職責，細化對地質(zhì)資料形成單位的歸檔要求，可以大大提高地質(zhì)資料歸檔的及時性。

1.2 提高油氣地質(zhì)資料歸檔齊全性。建設(shè)并實施歸檔管控體系，與專業(yè)主管部門保持動態(tài)信息溝通，跟蹤油氣勘探與開發(fā)生產(chǎn)科研項目進展情況，掌握年度應歸檔項目明細，定期統(tǒng)計各項目歸檔情況，并及時進行通報、催歸，可以提高年度生產(chǎn)科研項目的歸檔率。通過歸檔范圍的細化與動態(tài)調(diào)整，在合同條款中明確約定歸檔內(nèi)容，歸檔前業(yè)務主管部門內(nèi)容審查、歸檔時地質(zhì)資料管理部門形式審查等措施，可以提高每一個生產(chǎn)科研項目地質(zhì)資料的歸檔齊全率。

1.3 提高油氣地質(zhì)資料的歸檔質(zhì)量。建設(shè)并實施歸檔管控體系，發(fā)布地質(zhì)資料編寫格式標準、地質(zhì)資料電子文件制作標準，通過定期培訓，標準主要內(nèi)容封裝入地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，與油氣勘探與開發(fā)業(yè)務系統(tǒng)集成等信息化手段來強化標準的執(zhí)行力度，可以有效提高油氣地質(zhì)資料的歸檔質(zhì)量。

2 油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的理論基礎(chǔ)

2.1 嵌入理論。1944年匈牙利學者卡爾·波蘭尼首次提出“嵌入”概念[2]。1985年斯坦福大學馬克·格蘭諾維特教授發(fā)表了《經(jīng)濟行動與社會結(jié)構(gòu)：嵌入問題》，提出“嵌入”是普遍社會現(xiàn)象的觀點。自此，學術(shù)界正式對“嵌入”理論進行研究[3]，圖書情報與檔案界也進行了相關(guān)研究。嵌入理論強調(diào)關(guān)注嵌入客體和嵌入主體之間的相互影響，對于油氣地質(zhì)資料歸檔工作具有指導意義，將歸檔工作深度嵌入到油氣勘探與開發(fā)生產(chǎn)科研工作實際中，必然有利于提高歸檔工作質(zhì)量。

2.2 流程管理理論。流程管理，是一種以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務績效為目的的系統(tǒng)化方法，主要以規(guī)范化、流程化、持續(xù)化、系統(tǒng)化為核心建立管理的過程，近幾年來，美國、日本以及西歐部分國家的企業(yè)都先后進行了流程管理的探索與實踐。應用流程管理理論，以油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動的開始為輸入端，以油氣地質(zhì)資料的移交歸檔為輸出端，在地質(zhì)資料形成單位、地質(zhì)資料管理部門、勘探開發(fā)業(yè)務主管部門之間建立新的協(xié)作方式，建立規(guī)范的歸檔流程和通暢的信息交流渠道，以此來提高歸檔工作質(zhì)量。

2.3 全程管理理論。全程管理理論是由文件生命周期理論發(fā)展而來的，是對現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案整個過程的全面控制和科學管理[4]?，F(xiàn)代檔案管理理論強調(diào)文件、檔案管理的動態(tài)過程，強調(diào)文件材料的將要形成而不是已經(jīng)形成，而全程管理理論正是通過控制過程實現(xiàn)控制結(jié)果的理念建立起來的。油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動具有時間緊、環(huán)節(jié)多、周期長、參與單位多等特點，通過實施全程管理，將油氣地質(zhì)資料歸檔工作與項目立項、中檢、結(jié)項、推廣應用等環(huán)節(jié)同步，跟蹤、控制前期、中期、后期各環(huán)節(jié)形成的地質(zhì)資料，確保歸檔油氣地質(zhì)資料的系統(tǒng)、完整、準確。

3 油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系的主要內(nèi)容和具體實施

3.1 歸檔管控體系的目的和主要內(nèi)容。這是歸檔管控體系建設(shè)的首要內(nèi)容，其目的和主要內(nèi)容，一是通過制度，明確油氣勘探開發(fā)業(yè)務主管部門、各管理部門的地質(zhì)資料歸檔職責，以便其在履行相關(guān)管理職責時嵌入地質(zhì)資料歸檔管理要求，將“三納入”（地質(zhì)資料的立卷歸檔工作，納入計劃管理、生產(chǎn)管理和科研管理的責任范圍）、“四同步”（下達計劃任務與提出地質(zhì)資料立卷歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查地質(zhì)資料的形成情況同步，評審、鑒定、驗收項目成果與驗收歸檔地質(zhì)資料同步，上報登記、評審獎勵項目成果以及生產(chǎn)、科研人員考核與檔案部門出具項目歸檔情況證明材料同步）的管理要求落到實處。二是明確并細化對油氣地質(zhì)資料形成單位的歸檔要求，包括歸檔整理要求，歸檔責任，歸檔時間、數(shù)量等，確保歸檔工作規(guī)范有序。三是規(guī)范對歸檔工作完成情況的監(jiān)督、檢查與考核，對內(nèi)、外部單位分別提出具體的檢查考核措施與手段，確保歸檔工作情況符合制度要求。

3.2 標準建設(shè)。歸檔標準建設(shè)的目的和主要內(nèi)容，一是制定和定期修訂油氣地質(zhì)資料立卷歸檔方面的標準，厘清油氣地質(zhì)資料的立卷歸檔范圍，劃定保管期限，并根據(jù)油氣勘探開發(fā)工藝、技術(shù)、方法等的更新進行定期調(diào)整，確保歸檔油氣地質(zhì)資料的齊全完整，同時明確立卷歸檔的質(zhì)量要求，確?？刹僮?、可執(zhí)行。二是制定有關(guān)油氣地質(zhì)成果報告編寫格式方面的標準，從報告的組成、各組成部分的必備項以及編寫具體格式、印制要求等方面規(guī)范歸檔油氣地質(zhì)資料的格式，改變專業(yè)標準從專業(yè)內(nèi)容角度規(guī)范油氣地質(zhì)成果報告的現(xiàn)狀，從內(nèi)容編寫格式、印制要求等方面進行具體規(guī)范，保障歸檔油氣地質(zhì)資料的質(zhì)量。三是制定有關(guān)地質(zhì)資料電子文件制作方面的標準，規(guī)范電子文件的分類、命名、格式、制作及其在介質(zhì)中的組織形式，確保歸檔電子文件及其載體符合長期保管和利用服務的要求。

在實際工作中，應由石油企業(yè)制定此方面的企業(yè)標準，下發(fā)各油氣勘查、開采實施單位，在油氣地質(zhì)資料歸檔驗收工作中統(tǒng)一執(zhí)行，確保歸檔油氣地質(zhì)資料的齊全、完整、準確。

3.3 流程優(yōu)化。流程優(yōu)化的目的是利用流程管理的理念，將油氣地質(zhì)資料歸檔工作進行梳理，按照不同的責任主體劃分為若干依次推進的工作環(huán)節(jié)，并對每一環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和要求進行規(guī)范。油氣地質(zhì)資料的歸檔工作可劃分為地質(zhì)資料形成、積累、歸檔鑒定、整理與立卷、內(nèi)容審查、格式審查、給予歸檔標識、歸檔入庫等各環(huán)節(jié)，其中形成、積累由具體的地質(zhì)資料形成者負責，歸檔鑒定、整理與立卷由項目組專人負責，內(nèi)容審查由相關(guān)業(yè)務主管部門專人負責，格式審查、給予歸檔標識、歸檔入庫由地質(zhì)資料管理工作人員負責。endprint

在實際工作中，可將上述各環(huán)節(jié)按照時間順序進行區(qū)分，細化、明確每一環(huán)節(jié)的工作要求、責任內(nèi)容。除首末環(huán)節(jié)之外，其他每一環(huán)節(jié)既作為上一環(huán)節(jié)的輸出端，又作為下一環(huán)節(jié)的輸入端，通過端到端的規(guī)范、優(yōu)化，減少重復勞動，提高工作效率。

3.4 系統(tǒng)建設(shè)與嵌入。系統(tǒng)建設(shè)與嵌入的目的，就是將相關(guān)管理理念與信息技術(shù)相結(jié)合，利用信息化手段來加強歸檔工作。其內(nèi)容包括兩個方面，一是油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)（或系統(tǒng)歸檔模塊）的研發(fā)和實施。在此過程中，既要嵌入流程管理的思想，以促進歸檔相關(guān)管理制度的實施，也要嵌入歸檔相關(guān)標準的主要內(nèi)容，通過信息技術(shù)手段來保障歸檔齊全性，并減少油氣地質(zhì)資料形成者學習、執(zhí)行標準以及管理工作者在內(nèi)容、格式審查方面的時間投入。二是按照前端控制、全程管理的理念，將油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)嵌入到相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)級的嵌入，確保歸檔相關(guān)制度、標準的貫徹執(zhí)行，以提高歸檔工作的效率以及歸檔資料的質(zhì)量。

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的研發(fā)與應用正在有序推進之中，而油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)的嵌入，目前部分單位正在試點，這也正是下一步推進油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的重點和難點。

3.5 歸檔協(xié)調(diào)機制建設(shè)。油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的目的，是通過嵌入、流程化、前端控制以及全程管理的一系列措施、方法，來提高油氣地質(zhì)資料的歸檔率，實現(xiàn)應歸盡歸。這一系列措施、方法的實施，必須與勘探、開發(fā)等業(yè)務主管部門，以及計劃、財務、合同、審計、市場、企管等管理部門聯(lián)合開展。基于此，油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系的建設(shè)還需建設(shè)完善的歸檔協(xié)調(diào)機制，其目的，一是對地質(zhì)資料形成單位或部門建立有效的歸檔工作控制、考核措施與手段；二是使地質(zhì)資料管理部門掌握應歸檔資料的項目進度情況，便于及時催辦歸檔。

在實際工作中，歸檔協(xié)調(diào)機制可以通過定期召開歸檔工作聯(lián)席會、歸檔工作推進會等形式實現(xiàn)。會議一般由油氣地質(zhì)資料主管部門組織，勘探、開發(fā)、計劃、財務、合同、審計、市場、企管等管理部門參加，主要內(nèi)容可包括：通報項目設(shè)置、進展、鑒定、報獎等情況；通報已歸檔、應歸未歸情況；討論對地質(zhì)資料形成單位歸檔完成情況的考核與獎懲方案、市場準入控制措施等；討論各專業(yè)合同中對地質(zhì)資料歸檔相關(guān)條款的約定，等等。

4 結(jié)語

電子文件的大規(guī)模應用，對油氣地質(zhì)資料歸檔工作帶來了巨大的影響。在信息化時代，既要注重對傳統(tǒng)紙質(zhì)地質(zhì)資料歸檔的管控，更要注重對電子文件歸檔的管控，信息化時代油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系的建設(shè)，仍需不斷完善。

參考文獻：

[1]國土資源部. 國土資源部關(guān)于加強地質(zhì)資料管理的通知（國土資規(guī)〔2017〕1號）[EB/OL]. http：//www.mlr.gov.cn/zwgk/zytz/201702/t20170206_1435322.htm， 2017-01-18.

[2]Karl Polanyi. The Great Transformation： The Political and Economic Origins of Our Times [M]. Boston： Bearcon Press ， 1944.

[3]Granovetter M. Economic Action and Social Structure： the Problem of Embeddedness[J]. American Journal of Sociology， 1985，91（3）：481-510.

[4]黃霄羽.文件、檔案全程管理的理論依據(jù)[J]. 中國檔案， 2009 （6）： 13～15.

（作者單位：封永泰，中國石油化工股份有限公司油田勘探開發(fā)事業(yè)部；趙傳玉，中國石油化工股份有限公司油田勘探開發(fā)研究院 來稿日期：2017-08-18）endprint