文/防城港市民政局 陳子港

數(shù)字化檔案管理在民政系統(tǒng)檔案管理中的應(yīng)用

文/防城港市民政局 陳子港

信息化時(shí)代的不斷發(fā)展在無(wú)形中為各社會(huì)各方面的發(fā)展提供了很大的便利性，尤其是在民政系統(tǒng)檔案管理中，倘若實(shí)現(xiàn)該方面工作的數(shù)字化管理，則勢(shì)必能在很大程度上提高各民政機(jī)關(guān)系統(tǒng)檔案管理效率的同時(shí)推動(dòng)其他相關(guān)工作良好發(fā)展。因此，各民政系統(tǒng)檔案管理應(yīng)在實(shí)際工作中充分發(fā)揮數(shù)字化管理的作用，將工作效率逐漸提升，從而為各民政單位其他方面的工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最大化地滿足各方面工作的檔案需求。

數(shù)字化；檔案管理；民政系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，各民政機(jī)關(guān)單位在系統(tǒng)檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化不僅順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，同時(shí)也是個(gè)民政單位在該方面工作的客觀發(fā)展趨勢(shì)之一。實(shí)現(xiàn)民政系統(tǒng)檔案的數(shù)字化和信息化管理，不僅在一定程度上對(duì)傳統(tǒng)檔案管理措施產(chǎn)生強(qiáng)有力的沖擊，更重要的是進(jìn)一步體現(xiàn)了社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。同時(shí)，為對(duì)各民政機(jī)關(guān)單位的系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的完善，推動(dòng)其在該方面工作中的數(shù)字化發(fā)展，本文就數(shù)字化檔案管理在民政系統(tǒng)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行全面性和深入性探究，并提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，現(xiàn)總結(jié)如下。

一、推動(dòng)民政系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的意義和作用

（一）有利于進(jìn)一步推動(dòng)各方面相關(guān)工作的良好發(fā)展。實(shí)現(xiàn)民政系統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理不僅能夠?qū)⒌谝皇仲Y料進(jìn)行及時(shí)性的歸整，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提高各類檔案的利用率。實(shí)際上，各類文件形式的檔案經(jīng)數(shù)字化后的信息更為準(zhǔn)確可靠，能夠?yàn)楦髅裾嚓P(guān)部門(mén)在進(jìn)行決策時(shí)提供更好的依據(jù)和服務(wù)。與此同時(shí)，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，還可實(shí)現(xiàn)檔案的智能查詢功能，提高辦公人員開(kāi)展相關(guān)工作的便利性和快捷性，從而進(jìn)一步提高整個(gè)工作鏈的工作效率。

（二）有利于進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案原件的保護(hù)力度。在各民政機(jī)關(guān)單位的系統(tǒng)檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，就相當(dāng)于在潛移默化中對(duì)其各類檔案罩上了一層強(qiáng)有力的“防護(hù)罩”，不僅能夠有效確保各類檔案的完整性、清晰性和可辨識(shí)性，并且還可進(jìn)一步延長(zhǎng)其檔案的使用壽命。除此之外，即便是在管理工作中發(fā)現(xiàn)某檔案出現(xiàn)破損或遭到破壞，亦可以對(duì)其進(jìn)行第一時(shí)間的修補(bǔ)或直接利用備用副本來(lái)替代。實(shí)際上，在檔案原件與備用副本的保存工作方面，各民政機(jī)關(guān)單位通常都會(huì)將其分開(kāi)存放，一次便能夠盡可能地將系統(tǒng)檔案受到侵害和破壞的可能性最小化，進(jìn)而有效強(qiáng)化了各類系統(tǒng)檔案的完整性和安全性。與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化管理，能夠?qū)⒏黝愔匾到y(tǒng)檔案尤其是具備保存價(jià)值較高的檔案直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式進(jìn)行保存，這樣不僅提高了檔案管理的便利性，同時(shí)也在潛移默化中強(qiáng)化了檔案的安全可靠性。

（三）有利于進(jìn)一步優(yōu)化各民政機(jī)關(guān)的經(jīng)濟(jì)效益。實(shí)現(xiàn)各民政機(jī)關(guān)單位在系統(tǒng)檔案相關(guān)工作方面的數(shù)字化管理，旨在將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步減少其在該方面中的管理成本，同時(shí)為系統(tǒng)檔案管理人員提供更多的工作便利，例如加快檔案查閱和傳閱效率等。除此之外，該舉措還能夠幫助各民政機(jī)關(guān)單位進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部管理，從而達(dá)到盡可能降低管理成本，實(shí)現(xiàn)最大化工作效益和經(jīng)濟(jì)效益的目的。

二、當(dāng)前民政系統(tǒng)檔案管理所存在的缺陷與不足

（一）檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)較為薄弱。意識(shí)決定行為，即各民政機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員對(duì)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)程度的高低在很大程度上直接決定著其文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展和結(jié)果。但實(shí)際上，受檔案自身保密性等特點(diǎn)的影響，加之傳統(tǒng)落后管理觀念的限制，導(dǎo)致各民政機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)階層以及檔案管理工作者對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化管理的意識(shí)相對(duì)較薄弱，因而在該方面的投入亦相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備與其他工作設(shè)備相比十分簡(jiǎn)陋和落后。甚至還有部分民政機(jī)關(guān)單位直接將雜物室與檔案室設(shè)為一處，使得檔案無(wú)法得到妥善性的管理，由此，各類檔案的可利用價(jià)值自然而然會(huì)不斷下降。

（二）各民政機(jī)關(guān)單位的檔案管理措施過(guò)于落后。受傳統(tǒng)文件和檔案管理模式和觀念的影響，雖然目前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已應(yīng)用至社會(huì)各階層和各領(lǐng)域中，但工作人員手工修訂和整理各類檔案與文件的傳統(tǒng)方式依然在實(shí)際工作中沿用。由此不僅使得各民政機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作效率大打折扣，也使得管理結(jié)果不甚理想，不利于其他方面工作的有效開(kāi)展，同時(shí)也將傳統(tǒng)檔案管理措施的弊端與缺陷暴露無(wú)遺。除此之外，由于各民政機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面的知識(shí)技能參差不齊，從而導(dǎo)致其在檔案管理工作中的形式各有千秋，沒(méi)有統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）各民政單位檔案管理數(shù)字化推進(jìn)人員的綜合素質(zhì)偏低。從當(dāng)前來(lái)看，各民政相關(guān)部門(mén)以及大中小企業(yè)在檔案數(shù)字化和信息化管理方面依舊只處于起步階段，尤其是在各民政機(jī)關(guān)單位的檔案實(shí)際管理工作中，數(shù)字化管理的實(shí)施受到各方面的限制，要想有效實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，依舊任重而道遠(yuǎn)。比如，在財(cái)務(wù)文件或檔案數(shù)字化管理方面，目前僅限于財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和極少數(shù)相關(guān)人員接觸和負(fù)責(zé)，傳統(tǒng)手工處理賬務(wù)的方式或借助計(jì)算機(jī)的半自動(dòng)處理賬務(wù)方式依舊是大部分民政機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)工作人員的主要工作形式。除此之外，各民政單位以及各企事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化推進(jìn)工作人員的專業(yè)水平以及職業(yè)道德水平落差較大，參差不齊，從而使得如何進(jìn)一步優(yōu)化民政機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員推進(jìn)數(shù)字化發(fā)展的能力是當(dāng)前各民政機(jī)關(guān)單位的重點(diǎn)研究方向之一。

三、推動(dòng)我國(guó)民政系統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的建議

（一）不斷提高數(shù)字化管理軟件的先進(jìn)性。數(shù)字化管理設(shè)備不夠完善是當(dāng)前各民政相關(guān)部門(mén)在檔案管理工作中的“通病”，也正因如此，才導(dǎo)致檔案管理工作日益不規(guī)范化。所以，要想有效提升民政系統(tǒng)檔案的管理效率及規(guī)范性，各民政部門(mén)首先就應(yīng)引進(jìn)較先進(jìn)的數(shù)字化管理軟件，為相關(guān)工作人員的工作提供良好的設(shè)備，只有確保基礎(chǔ)設(shè)施的完善，才能確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的規(guī)范性。

（二）不斷強(qiáng)化各民政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視意識(shí)。

民政系統(tǒng)檔案管理工作并不只是該崗位工作人員一個(gè)人的事，各民政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)階層同樣要扛起應(yīng)有的責(zé)任和履行應(yīng)有的義務(wù)。所以，各民政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)在不斷提高自身檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上將檔案管理工作以及對(duì)檔案管理工作者的培養(yǎng)提到日常會(huì)議上來(lái)，并定時(shí)定期聽(tīng)取相關(guān)工作人員匯報(bào)，積極聽(tīng)取其意見(jiàn)和建議。另外，還應(yīng)安排特定的時(shí)間來(lái)研究民政系統(tǒng)檔案相關(guān)工作，以幫助相關(guān)工作人員更好地開(kāi)展檔案管理工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的良好發(fā)展。

（三）不斷加大對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)表的完善力度。各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)表的建立和完善是民政系統(tǒng)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要步驟。這就需要各民政機(jī)關(guān)不斷加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)表的完善力度，將各類已歸檔的檔案一一錄入相應(yīng)的數(shù)字化管理系統(tǒng)中，同時(shí)還應(yīng)對(duì)檔案實(shí)物進(jìn)行掃描或拍照錄入系統(tǒng)。

（四）不斷加大對(duì)民政機(jī)關(guān)檔案工作管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。首先，鼓勵(lì)和支持民政檔案管理人員參加檔案數(shù)字化管理專業(yè)的相關(guān)考試，或積極參加相關(guān)培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高自身的檔案管理水平。其次，通過(guò)組織開(kāi)展民政檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等方式給工作人員不斷灌輸先進(jìn)的管理知識(shí)和管理理念。最后，各民政機(jī)關(guān)單位管理層應(yīng)定時(shí)定期召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，通過(guò)展示檔案數(shù)字化管理成果等方式，不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員推動(dòng)數(shù)字化管理發(fā)展的意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，為進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)民政部門(mén)各方面的良好發(fā)展，不斷加大其檔案數(shù)字化管理推進(jìn)力度很有必要。因各民政機(jī)關(guān)所采用的傳統(tǒng)檔案管理方式中存在著各種各樣的缺陷與不足，所以易導(dǎo)致各方面相關(guān)工作的開(kāi)展受到程度不一的影響，而不斷加大各民政部門(mén)在檔案工作中的數(shù)字化管理力度，則能夠?yàn)槠涓鞣矫婀ぷ鞯拈_(kāi)展提供先進(jìn)的技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

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