文/鄒平縣檔案局 張倩
信息時代數(shù)字化檔案館建設探討
文/鄒平縣檔案局 張倩
我國現(xiàn)階段正處于信息化時代,傳統(tǒng)檔案館管理方式已慢慢落伍,不能適應時代發(fā)展的特征?;诖?,本文主要針對檔案館步入新時代后所需要作出的改變進行分析,從而有效地實現(xiàn)檔案數(shù)字化。
信息時代;數(shù)字化;檔案館建設
我國信息化事業(yè)的完成離不開檔案館的建設,它是對大部分信息的存儲與保留,能夠使信息更好地被運用在各個方面。如今,傳統(tǒng)的檔案館建設模式正逐步被時代所淘汰,信息更新、增加、刪減過慢,難以滿足龐大的信息交流。因此,一種新型的檔案館建設模式興起——數(shù)字化檔案館。這種模式的檔案館無論是工作模式還是服務類型都與傳統(tǒng)管理模式有很大的差異,它加大了信息共享程度,增加了功能,同時利用許多先進的技術來對信息進行便捷式的管理。
(一)資源數(shù)字化。檔案館信息資源豐富且復雜,更以多種載體形式來記錄和保存。為了使信息實現(xiàn)便捷化管理,首先要將館藏內容全部轉換為數(shù)字化信息,由于技術、時間精力等條件的限制,可以先將重要的信息進行轉換,涉及到的主要載體包括文本、音像、圖片等。轉換過程需要一系列的技術手段來對文本信息進行掃描,再對轉換后的數(shù)字信息進行整理、分類、歸檔。主要利用的技術有數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建技術、掃描和信息壓縮技術。同時為了節(jié)約空間,需要對一些大容量的信息進行壓縮,以此來提高用戶的檢索速度,也有利于管理員對館藏資源的應用。
(二)資源共享化。傳統(tǒng)檔案館模式下,檔案資源的使用率低下,難以發(fā)揮出它的真正價值。一些資源信息被一人占用,其他人就失去使用它的機會。這種資源的使用方式存在很大的局限性。而數(shù)字化檔案管理模式下提供網絡信息共享平臺,使更多的人能夠不受時間、地域、行業(yè)市場等客觀因素的限制。通過網絡傳輸,檔案館的資源信息也越來越豐富,資源得到有效的整合。當用戶的需求在這個檔案館平臺上找不到所需要的資源時,還能從這個“檔案館”到其他的“檔案館”查詢,努力滿足用戶的需求,提高他們的滿意度。
(三)空間虛擬化。數(shù)字化檔案館其實是一個系統(tǒng),具有開放化的特征,以分布式形態(tài)呈現(xiàn)在用戶面前。同時它也作為一個聯(lián)合體,是由不同的地域或國家中的大多數(shù)檔案館組成。利用網絡遠程技術來進行一系列操作,完成查詢和信息傳遞服務。從根本上改變了檔案館資源使用的方式。網絡技術對傳統(tǒng)檔案館進行分類。一種類型被稱為信息源檔案館,它是作為源頭來為檔案館的數(shù)字化建設提供源源不斷的信息,而另一種是終端檔案館。它的主要職能是向用戶提供不同的服務。一般情況下,后者都應該在虛擬的環(huán)境中操作。
(一)優(yōu)化檔案資源數(shù)據(jù)庫。高質量的檔案資源數(shù)據(jù)庫能夠為信息資源提供許多保障。對于用戶來說,也可以提高獲取信息的速度和質量。在檔案館建設過程中,創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫主要以文件性和檢索性為主。兩者的性質和主要功能都有所不同。其中,檢索性數(shù)據(jù)庫一般是通過檔案的標題、關鍵詞、文章的類型等來進行檢索,而文字型數(shù)據(jù)庫適用于載入完整文件,然后通過網絡來獲取全面的信息。數(shù)據(jù)庫是資源以數(shù)字的形式集合而成的檔案存放區(qū)域。信息的組織形式變成以計算機為基礎的網狀的模式。信息是通過自身邏輯關系而形成的具有相互聯(lián)系的網狀,再利用智能化技術來對信息進行處理,檢索出最符合需求的資源,從而為用戶提供一個方便的服務。擁有一個高質量的信息數(shù)據(jù)庫,要滿足準確性、完整性、規(guī)范性要求。
(二)樹立新觀念。學會運用長遠的目光來看待數(shù)字化檔案館建設,樹立新觀念,逐漸摒棄不合時宜的舊思想。許多檔案館在建設中存在重保管輕利用的現(xiàn)象,部分領導層也未認識到檔案工作的重要性,總是一味地追求經濟利益,將經濟工作擺在首位。目前正處于信息時代,信息量大且復雜,存在太多真真假假的信息需要辨別。只有真實的信息資料才有利于管理層進行決策,進而提高決策的準確性。同時也為員工的工作考察提供一個標準,增加公平性。因此,要樹立新觀念,明白檔案數(shù)字化建設的重要性,將檔案工作提到議程上來,要使它與經濟工作并駕齊驅,促進高效信息交流渠道的建立。
(三)提高檔案工作人員的素質和能力。數(shù)字化檔案館是一種新型的建設模式,必須要有一支高素質的精英隊伍才能更好地發(fā)展它。因此,要對每一個檔案管理者的素質和能力提出更高的要求,主要包括技術水平、信息素養(yǎng)以及對專業(yè)知識的掌握程度等。首先,檔案工作者要熟悉計算機和網絡技術的操作,能夠利用先進的技術來對信息進行處理,高效地完成信息管理工作。同時要擁有豐富的專業(yè)知識底蘊,廣闊的知識領域,以此來更好地處理突發(fā)的狀況。其次,具備一定的英語水平。檔案管理主要是通過網絡來進行處理,而互聯(lián)網上大約80%的信息都是以英文的形式來展示。如果沒有良好的英語基礎,很難展開工作,增加了獲取信息的難度,甚至不能滿足用戶的需求。
綜上所述,伴隨著信息時代的成熟化發(fā)展,檔案管理工作也發(fā)生了重大的改變。尤其是在數(shù)字化檔案管理方面,大大提高資源的利用率。通過互聯(lián)網平臺,拓寬信息共享渠道。檔案館的數(shù)字化建設本質上是一項系統(tǒng)性的工程,需要很長一段時間來完成。因此,為了促進檔案館實現(xiàn)全面數(shù)字化,要從各個方面著手來完善,提高人員的能力,加大建設資金的投入,改變傳統(tǒng)觀念。這些措施都能夠或大或小地影響到數(shù)字化檔案館的建設,所以各部門要重視檔案工作,推動檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。
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[2]朱進.論圖書館與檔案館數(shù)字化信息共享平臺建設[J].檔案管理,2017(3).