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        信息時(shí)代數(shù)字化檔案館建設(shè)探討

        2017-11-26 01:21:35鄒平縣檔案局張倩
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年24期
        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代檔案館檔案管理

        文/鄒平縣檔案局 張倩

        信息時(shí)代數(shù)字化檔案館建設(shè)探討

        文/鄒平縣檔案局 張倩

        我國現(xiàn)階段正處于信息化時(shí)代,傳統(tǒng)檔案館管理方式已慢慢落伍,不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的特征?;诖?,本文主要針對(duì)檔案館步入新時(shí)代后所需要作出的改變進(jìn)行分析,從而有效地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

        信息時(shí)代;數(shù)字化;檔案館建設(shè)

        我國信息化事業(yè)的完成離不開檔案館的建設(shè),它是對(duì)大部分信息的存儲(chǔ)與保留,能夠使信息更好地被運(yùn)用在各個(gè)方面。如今,傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)模式正逐步被時(shí)代所淘汰,信息更新、增加、刪減過慢,難以滿足龐大的信息交流。因此,一種新型的檔案館建設(shè)模式興起——數(shù)字化檔案館。這種模式的檔案館無論是工作模式還是服務(wù)類型都與傳統(tǒng)管理模式有很大的差異,它加大了信息共享程度,增加了功能,同時(shí)利用許多先進(jìn)的技術(shù)來對(duì)信息進(jìn)行便捷式的管理。

        一、我國現(xiàn)階段數(shù)字化檔案館管理的主要特征

        (一)資源數(shù)字化。檔案館信息資源豐富且復(fù)雜,更以多種載體形式來記錄和保存。為了使信息實(shí)現(xiàn)便捷化管理,首先要將館藏內(nèi)容全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息,由于技術(shù)、時(shí)間精力等條件的限制,可以先將重要的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換,涉及到的主要載體包括文本、音像、圖片等。轉(zhuǎn)換過程需要一系列的技術(shù)手段來對(duì)文本信息進(jìn)行掃描,再對(duì)轉(zhuǎn)換后的數(shù)字信息進(jìn)行整理、分類、歸檔。主要利用的技術(shù)有數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建技術(shù)、掃描和信息壓縮技術(shù)。同時(shí)為了節(jié)約空間,需要對(duì)一些大容量的信息進(jìn)行壓縮,以此來提高用戶的檢索速度,也有利于管理員對(duì)館藏資源的應(yīng)用。

        (二)資源共享化。傳統(tǒng)檔案館模式下,檔案資源的使用率低下,難以發(fā)揮出它的真正價(jià)值。一些資源信息被一人占用,其他人就失去使用它的機(jī)會(huì)。這種資源的使用方式存在很大的局限性。而數(shù)字化檔案管理模式下提供網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái),使更多的人能夠不受時(shí)間、地域、行業(yè)市場等客觀因素的限制。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,檔案館的資源信息也越來越豐富,資源得到有效的整合。當(dāng)用戶的需求在這個(gè)檔案館平臺(tái)上找不到所需要的資源時(shí),還能從這個(gè)“檔案館”到其他的“檔案館”查詢,努力滿足用戶的需求,提高他們的滿意度。

        (三)空間虛擬化。數(shù)字化檔案館其實(shí)是一個(gè)系統(tǒng),具有開放化的特征,以分布式形態(tài)呈現(xiàn)在用戶面前。同時(shí)它也作為一個(gè)聯(lián)合體,是由不同的地域或國家中的大多數(shù)檔案館組成。利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程技術(shù)來進(jìn)行一系列操作,完成查詢和信息傳遞服務(wù)。從根本上改變了檔案館資源使用的方式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行分類。一種類型被稱為信息源檔案館,它是作為源頭來為檔案館的數(shù)字化建設(shè)提供源源不斷的信息,而另一種是終端檔案館。它的主要職能是向用戶提供不同的服務(wù)。一般情況下,后者都應(yīng)該在虛擬的環(huán)境中操作。

        二、對(duì)數(shù)字化檔案館建設(shè)提供一些措施

        (一)優(yōu)化檔案資源數(shù)據(jù)庫。高質(zhì)量的檔案資源數(shù)據(jù)庫能夠?yàn)樾畔①Y源提供許多保障。對(duì)于用戶來說,也可以提高獲取信息的速度和質(zhì)量。在檔案館建設(shè)過程中,創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫主要以文件性和檢索性為主。兩者的性質(zhì)和主要功能都有所不同。其中,檢索性數(shù)據(jù)庫一般是通過檔案的標(biāo)題、關(guān)鍵詞、文章的類型等來進(jìn)行檢索,而文字型數(shù)據(jù)庫適用于載入完整文件,然后通過網(wǎng)絡(luò)來獲取全面的信息。數(shù)據(jù)庫是資源以數(shù)字的形式集合而成的檔案存放區(qū)域。信息的組織形式變成以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的網(wǎng)狀的模式。信息是通過自身邏輯關(guān)系而形成的具有相互聯(lián)系的網(wǎng)狀,再利用智能化技術(shù)來對(duì)信息進(jìn)行處理,檢索出最符合需求的資源,從而為用戶提供一個(gè)方便的服務(wù)。擁有一個(gè)高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫,要滿足準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性要求。

        (二)樹立新觀念。學(xué)會(huì)運(yùn)用長遠(yuǎn)的目光來看待數(shù)字化檔案館建設(shè),樹立新觀念,逐漸摒棄不合時(shí)宜的舊思想。許多檔案館在建設(shè)中存在重保管輕利用的現(xiàn)象,部分領(lǐng)導(dǎo)層也未認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,總是一味地追求經(jīng)濟(jì)利益,將經(jīng)濟(jì)工作擺在首位。目前正處于信息時(shí)代,信息量大且復(fù)雜,存在太多真真假假的信息需要辨別。只有真實(shí)的信息資料才有利于管理層進(jìn)行決策,進(jìn)而提高決策的準(zhǔn)確性。同時(shí)也為員工的工作考察提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),增加公平性。因此,要樹立新觀念,明白檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性,將檔案工作提到議程上來,要使它與經(jīng)濟(jì)工作并駕齊驅(qū),促進(jìn)高效信息交流渠道的建立。

        (三)提高檔案工作人員的素質(zhì)和能力。數(shù)字化檔案館是一種新型的建設(shè)模式,必須要有一支高素質(zhì)的精英隊(duì)伍才能更好地發(fā)展它。因此,要對(duì)每一個(gè)檔案管理者的素質(zhì)和能力提出更高的要求,主要包括技術(shù)水平、信息素養(yǎng)以及對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握程度等。首先,檔案工作者要熟悉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作,能夠利用先進(jìn)的技術(shù)來對(duì)信息進(jìn)行處理,高效地完成信息管理工作。同時(shí)要擁有豐富的專業(yè)知識(shí)底蘊(yùn),廣闊的知識(shí)領(lǐng)域,以此來更好地處理突發(fā)的狀況。其次,具備一定的英語水平。檔案管理主要是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行處理,而互聯(lián)網(wǎng)上大約80%的信息都是以英文的形式來展示。如果沒有良好的英語基礎(chǔ),很難展開工作,增加了獲取信息的難度,甚至不能滿足用戶的需求。

        三、結(jié)束語

        綜上所述,伴隨著信息時(shí)代的成熟化發(fā)展,檔案管理工作也發(fā)生了重大的改變。尤其是在數(shù)字化檔案管理方面,大大提高資源的利用率。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),拓寬信息共享渠道。檔案館的數(shù)字化建設(shè)本質(zhì)上是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程,需要很長一段時(shí)間來完成。因此,為了促進(jìn)檔案館實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化,要從各個(gè)方面著手來完善,提高人員的能力,加大建設(shè)資金的投入,改變傳統(tǒng)觀念。這些措施都能夠或大或小地影響到數(shù)字化檔案館的建設(shè),所以各部門要重視檔案工作,推動(dòng)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

        [1]付志瓊.關(guān)于數(shù)字化檔案室建設(shè)的研究與思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(05).

        [2]朱進(jìn).論圖書館與檔案館數(shù)字化信息共享平臺(tái)建設(shè)[J].檔案管理,2017(3).

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