文/黑龍江大學(xué)研究生學(xué)院 閻爽

檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用分析

文/黑龍江大學(xué)研究生學(xué)院 閻爽

隨著科技的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代化社會(huì)的主要標(biāo)志，尤其是大數(shù)據(jù)廣泛運(yùn)用的前提下，極大地提升了工作效率，對(duì)于檔案管理工作同樣如此。本文在分析檔案管理與大數(shù)據(jù)特征的基礎(chǔ)之上，從三方面提出了促進(jìn)檔案管理與大數(shù)據(jù)結(jié)合的措施。

大數(shù)據(jù)；檔案信息化

一、檔案資源與大數(shù)據(jù)結(jié)合的前提分析

（一）檔案數(shù)據(jù)體量巨大。由于我國(guó)區(qū)域分布不均衡，各個(gè)檔案館的資源總量之間存在較大差異，部分大型檔案館的資源數(shù)據(jù)超過了TB級(jí)。結(jié)合此發(fā)展趨勢(shì)，在未來發(fā)展中必將達(dá)到PB級(jí)甚至EB級(jí)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2011年，各級(jí)國(guó)家檔案館館藏已達(dá)3.3億卷，到2020年，館藏將達(dá)到6億多卷。如果加上企事業(yè)各類檔案部門館藏，將是一個(gè)海量資源庫(kù)。當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多檔案館正在逐步進(jìn)行信息化建設(shè)或升級(jí)換代，提升信息化管理的能力。例如，鄭州市檔案館不僅對(duì)內(nèi)部卷宗開展了數(shù)字化處理而且計(jì)劃將市內(nèi)檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，研發(fā)共用的信息化平臺(tái)，以提升全市檔案管理工作的便利性。

（二）檔案價(jià)值高，密度低。檔案記錄著各類歷史信息與人文信息，是人類社會(huì)發(fā)展中寶貴財(cái)務(wù)，具有極高的價(jià)值，必須要得到足夠的保護(hù)。然而，由于此類信息的特性，在實(shí)際運(yùn)用中的利用率相對(duì)較少，即高價(jià)值信息的密度較低，而要將高價(jià)值信息挖掘出來或加以利用，則需要人力與技術(shù)之間的有效配合。

（三）檔案資源種類繁多。檔案管理不僅僅是常見的文本資料還有音頻、視頻、圖片等內(nèi)容，甚至還包括網(wǎng)頁等日志文件，這些資源大多具有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的特征，但是在轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息過程中需要結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，這也是大數(shù)據(jù)過程中的主要特征，兩者之前具有共同性也即具備了結(jié)合的基礎(chǔ)，可以將之引入到檔案管理之中。

（四）處理速度要求高。在運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理時(shí)，要求具備一定的工作效率也即運(yùn)營(yíng)速度要快，但是由于管理體制的影響，檔案館在此方面雖不如企業(yè)那般靈活應(yīng)變，看似存在一定的制約性但不盡然，傳統(tǒng)檔案利用方式是被動(dòng)等待用戶來查找原始信息，給社會(huì)留下“故紙堆”印象。如果改被動(dòng)服務(wù)為及時(shí)、準(zhǔn)確的主動(dòng)服務(wù)，這種主動(dòng)服務(wù)不僅提供檔案原始信息，還應(yīng)提供BI、預(yù)測(cè)分析、內(nèi)容分析、輔助決策分析等。

二、建立與完善大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的措施

（一）打造網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提升檔案管理的信息安全。在信息化時(shí)代環(huán)境下，檔案管理工作與大數(shù)據(jù)結(jié)合的基礎(chǔ)在于建立一個(gè)連接用戶與管理者的工作平臺(tái)，便于雙方的工作與聯(lián)系。首先，要改進(jìn)檔案管理單位的信息化的條件，使之擁有相關(guān)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。其次，基于大數(shù)據(jù)的特性將之與檔案管理工作的要求相結(jié)合，并由此制定相應(yīng)的工作與管理流程。再次，在信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)的安全性存在較大挑戰(zhàn)，應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)之上強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，避免因?yàn)橥獠恳蛩鼗蛉藶椴僮饕蛩貙?dǎo)致檔案的丟失。

（二）建立有效的大數(shù)據(jù)背景下檔案管理監(jiān)管體系。當(dāng)今，信息化技術(shù)與設(shè)備更新?lián)Q代越來越快，在提升社會(huì)工作與生產(chǎn)效率的同時(shí)亦要求相關(guān)單位增加對(duì)信息化技術(shù)運(yùn)用的投入。對(duì)于檔案管理工作而言，企業(yè)與政府應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)增加相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的引入，以改善檔案管理工作的條件。同時(shí)，檔案管理部門要積極提升檔案管理的信息化水平，要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，要不斷擴(kuò)充新的技術(shù)力量，做好大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的人才儲(chǔ)備。

（三）強(qiáng)化大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的準(zhǔn)入與管理機(jī)制。

就檔案管理的對(duì)象而言，基本上面對(duì)的是智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者群體，在當(dāng)今各類信息很容易造假的前提下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的建立與考核。同時(shí)，由于檔案的重要性，不僅要求管理部門完善部門建設(shè)而且要建立崗位責(zé)任制，便于發(fā)生問題追究個(gè)人責(zé)任，以提升工作人員的責(zé)任意識(shí)。此外，還要強(qiáng)化安保措施建設(shè)，尤其預(yù)防黑客與病毒的侵襲，確保檔案的絕對(duì)安全。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于社會(huì)信息的管理優(yōu)化至關(guān)重要，在以往紙質(zhì)化的管理方式不僅增加了工作人員的工作量，而且造成了社會(huì)資源的極大浪費(fèi)。在信息化與大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作的特征與大數(shù)據(jù)極為吻合，具備融合發(fā)展的前提。因此，相關(guān)企業(yè)與政府部門應(yīng)當(dāng)基于現(xiàn)在強(qiáng)化大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的升級(jí)，轉(zhuǎn)變思路，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)與設(shè)備，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

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