文/黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 段紅艷

服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作探究

文/黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 段紅艷

高校在發(fā)展進(jìn)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，其中包含了記錄高校發(fā)展史、成長(zhǎng)的檔案，還有學(xué)生檔案、教工檔案、資產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案等，數(shù)量龐大，選擇合適的檔案管理方法是很必要的。就目前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題，制約著檔案管理水平，成為當(dāng)前需要解決的一項(xiàng)關(guān)鍵性問(wèn)題。為應(yīng)對(duì)當(dāng)前問(wèn)題，本文針對(duì)服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作展開(kāi)了分析與研究。

服務(wù)意識(shí)；高校；檔案管理

在我國(guó)檔案管理體系中，高校檔案管理工作極為重要，其對(duì)高校的發(fā)展與建設(shè)影響很大。新時(shí)期，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)重視對(duì)檔案資源的合理性開(kāi)發(fā)與利用，發(fā)揮好檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)而為高校發(fā)展、師生提供一定的檔案服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案管理的實(shí)際效率。目前，影響檔案服務(wù)水平與管理效率的因素較多，再加之相關(guān)設(shè)備相對(duì)匱乏，無(wú)法滿(mǎn)足師生的實(shí)際需求，影響檔案服務(wù)水平，是目前高校建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、高校檔案管理工作增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的必要性

高校檔案資源繁多，涉及學(xué)生檔案、學(xué)校建設(shè)檔案、高校發(fā)展檔案與管理檔案等多種資源，檔案的類(lèi)型、管理容量等都呈現(xiàn)復(fù)雜、多樣的狀態(tài)?，F(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)得到全方位的發(fā)展，這對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)提出了更高的要求，檔案管理也應(yīng)及時(shí)更新，配備相應(yīng)的機(jī)械設(shè)備與操作技術(shù)，以求更大程度上提高檔案管理效果。通過(guò)分析，了解到檔案管理呈現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)性、現(xiàn)代化與規(guī)范化等多種特點(diǎn)。檔案管理工作的實(shí)施，應(yīng)全面強(qiáng)調(diào)專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)，結(jié)合高校人才培養(yǎng)的實(shí)際目標(biāo)，發(fā)揮好檔案的重要價(jià)值，制定出合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，將其應(yīng)用到教學(xué)管理體系中，這對(duì)于專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)效果與學(xué)科建設(shè)等具有重要意義，提高檔案管理水平很是關(guān)鍵。實(shí)施檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)充分建立完善的規(guī)章機(jī)制，借助規(guī)章制度來(lái)約束一系列檔案管理行為，明確檔案管理的各項(xiàng)權(quán)責(zé)，以保證檔案管理工作實(shí)施的科學(xué)性與合理性。此外，還要將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理體系中，構(gòu)建完善的檔案信息化管理平臺(tái)，借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的電子化管理，形成數(shù)字化檔案系統(tǒng)，能大大減少手工勞動(dòng)量，還可大大提高檔案管理效率。

二、服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的實(shí)施策略

對(duì)于高校而言，檔案資源管理很是關(guān)鍵，其是學(xué)校發(fā)展的一筆重要財(cái)富。檔案管理工作的實(shí)施，為充分提高檔案管理水平，應(yīng)先從意識(shí)與思想上出發(fā)，增強(qiáng)相關(guān)人員的服務(wù)意識(shí)，打造更為完善的檔案服務(wù)水平，能及時(shí)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生等提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，能保證檔案資料供應(yīng)的及時(shí)性與高效性。

（一）增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)。新時(shí)期，高校檔案管理工作的實(shí)施，必須不斷提高檔案管理水平，制定科學(xué)的檔案管理指標(biāo)，及時(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，合理劃分權(quán)責(zé)，進(jìn)而提高檔案管理效率。為應(yīng)對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，相關(guān)管理者應(yīng)充分意識(shí)到實(shí)施檔案管理實(shí)施的關(guān)鍵性與價(jià)值意義，及時(shí)了解個(gè)人的權(quán)責(zé)問(wèn)題，在檔案管理上要具備主動(dòng)服務(wù)的思想與意識(shí)，運(yùn)用多元化的手段來(lái)適度減少檔案信息查詢(xún)的時(shí)間，進(jìn)而提高檔案管理的實(shí)際效率，以為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、師生等提供高質(zhì)量的服務(wù)，全面提高檔案管理水平。

（二）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式。開(kāi)展高校檔案管理工作時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)對(duì)整個(gè)服務(wù)體系進(jìn)行完善，順應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，及時(shí)提供一系列的創(chuàng)新性服務(wù)，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案服務(wù)意識(shí)，要求檔案管理者要熟練掌握檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，營(yíng)造更為融洽的檔案管理氛圍，打造更具創(chuàng)新性的服務(wù)管理機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)施的高效性與科學(xué)性。檔案信息化平臺(tái)的構(gòu)建，能及時(shí)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，這樣管理起來(lái)更加便捷、合理，輸入關(guān)鍵詞后，點(diǎn)擊查詢(xún)，即可獲取目標(biāo)性檔案，查詢(xún)速度更快，且查詢(xún)結(jié)果更為精準(zhǔn)。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理制度。新時(shí)期，為全面促進(jìn)高校檔案管理工作的有效實(shí)施，應(yīng)構(gòu)建相配套的檔案管理制度，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理行為的科學(xué)性規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范與劃分檔案管理的權(quán)責(zé)問(wèn)題，達(dá)到檔案管理工作實(shí)施的統(tǒng)一化與規(guī)范性。在檔案管理制度中，應(yīng)具備足夠的服務(wù)意識(shí)，將服務(wù)滲透到檔案管理制度，設(shè)置科學(xué)的檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以保障檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，這可為后續(xù)檔案資源的管理與利用提供基礎(chǔ)條件。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為從本質(zhì)上提高高校的檔案管理水平，應(yīng)具備足夠的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作實(shí)效性的有效方法。服務(wù)意識(shí)條件下，必須要構(gòu)建專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)一定的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新與優(yōu)化整個(gè)檔案服務(wù)形式，構(gòu)建完善的檔案管理制度，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以求為檔案服務(wù)提供條件，可實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)施的現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化與規(guī)范化，這對(duì)于高校發(fā)展與建設(shè)具有重要意義。

[1]許紅婷.對(duì)于服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的探討[J].吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2016(06)：86-88.

[2]叢日麗,劉云超.對(duì)于服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2015(03)：142-144.