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        服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作探究

        2017-11-26 14:34:23黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院段紅艷
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年15期

        文/黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 段紅艷

        服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作探究

        文/黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 段紅艷

        高校在發(fā)展進(jìn)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源,其中包含了記錄高校發(fā)展史、成長(zhǎng)的檔案,還有學(xué)生檔案、教工檔案、資產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案等,數(shù)量龐大,選擇合適的檔案管理方法是很必要的。就目前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看,服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng),檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題,制約著檔案管理水平,成為當(dāng)前需要解決的一項(xiàng)關(guān)鍵性問(wèn)題。為應(yīng)對(duì)當(dāng)前問(wèn)題,本文針對(duì)服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作展開(kāi)了分析與研究。

        服務(wù)意識(shí);高校;檔案管理

        在我國(guó)檔案管理體系中,高校檔案管理工作極為重要,其對(duì)高校的發(fā)展與建設(shè)影響很大。新時(shí)期,開(kāi)展檔案管理工作時(shí),應(yīng)重視對(duì)檔案資源的合理性開(kāi)發(fā)與利用,發(fā)揮好檔案資源的應(yīng)用價(jià)值,進(jìn)而為高校發(fā)展、師生提供一定的檔案服務(wù),提高服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)而提高檔案管理的實(shí)際效率。目前,影響檔案服務(wù)水平與管理效率的因素較多,再加之相關(guān)設(shè)備相對(duì)匱乏,無(wú)法滿(mǎn)足師生的實(shí)際需求,影響檔案服務(wù)水平,是目前高校建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

        一、高校檔案管理工作增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的必要性

        高校檔案資源繁多,涉及學(xué)生檔案、學(xué)校建設(shè)檔案、高校發(fā)展檔案與管理檔案等多種資源,檔案的類(lèi)型、管理容量等都呈現(xiàn)復(fù)雜、多樣的狀態(tài)?,F(xiàn)如今,科學(xué)技術(shù)得到全方位的發(fā)展,這對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)提出了更高的要求,檔案管理也應(yīng)及時(shí)更新,配備相應(yīng)的機(jī)械設(shè)備與操作技術(shù),以求更大程度上提高檔案管理效果。通過(guò)分析,了解到檔案管理呈現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)性、現(xiàn)代化與規(guī)范化等多種特點(diǎn)。檔案管理工作的實(shí)施,應(yīng)全面強(qiáng)調(diào)專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn),結(jié)合高校人才培養(yǎng)的實(shí)際目標(biāo),發(fā)揮好檔案的重要價(jià)值,制定出合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃,將其應(yīng)用到教學(xué)管理體系中,這對(duì)于專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)效果與學(xué)科建設(shè)等具有重要意義,提高檔案管理水平很是關(guān)鍵。實(shí)施檔案管理工作時(shí),還應(yīng)充分建立完善的規(guī)章機(jī)制,借助規(guī)章制度來(lái)約束一系列檔案管理行為,明確檔案管理的各項(xiàng)權(quán)責(zé),以保證檔案管理工作實(shí)施的科學(xué)性與合理性。此外,還要將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理體系中,構(gòu)建完善的檔案信息化管理平臺(tái),借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的電子化管理,形成數(shù)字化檔案系統(tǒng),能大大減少手工勞動(dòng)量,還可大大提高檔案管理效率。

        二、服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的實(shí)施策略

        對(duì)于高校而言,檔案資源管理很是關(guān)鍵,其是學(xué)校發(fā)展的一筆重要財(cái)富。檔案管理工作的實(shí)施,為充分提高檔案管理水平,應(yīng)先從意識(shí)與思想上出發(fā),增強(qiáng)相關(guān)人員的服務(wù)意識(shí),打造更為完善的檔案服務(wù)水平,能及時(shí)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生等提供高質(zhì)量的檔案服務(wù),能保證檔案資料供應(yīng)的及時(shí)性與高效性。

        (一)增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)。新時(shí)期,高校檔案管理工作的實(shí)施,必須不斷提高檔案管理水平,制定科學(xué)的檔案管理指標(biāo),及時(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),合理劃分權(quán)責(zé),進(jìn)而提高檔案管理效率。為應(yīng)對(duì)此類(lèi)問(wèn)題,相關(guān)管理者應(yīng)充分意識(shí)到實(shí)施檔案管理實(shí)施的關(guān)鍵性與價(jià)值意義,及時(shí)了解個(gè)人的權(quán)責(zé)問(wèn)題,在檔案管理上要具備主動(dòng)服務(wù)的思想與意識(shí),運(yùn)用多元化的手段來(lái)適度減少檔案信息查詢(xún)的時(shí)間,進(jìn)而提高檔案管理的實(shí)際效率,以為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、師生等提供高質(zhì)量的服務(wù),全面提高檔案管理水平。

        (二)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式。開(kāi)展高校檔案管理工作時(shí),應(yīng)強(qiáng)調(diào)與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)對(duì)整個(gè)服務(wù)體系進(jìn)行完善,順應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化,及時(shí)提供一系列的創(chuàng)新性服務(wù),增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案服務(wù)意識(shí),要求檔案管理者要熟練掌握檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)信息技術(shù),營(yíng)造更為融洽的檔案管理氛圍,打造更具創(chuàng)新性的服務(wù)管理機(jī)制,進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)施的高效性與科學(xué)性。檔案信息化平臺(tái)的構(gòu)建,能及時(shí)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù),這樣管理起來(lái)更加便捷、合理,輸入關(guān)鍵詞后,點(diǎn)擊查詢(xún),即可獲取目標(biāo)性檔案,查詢(xún)速度更快,且查詢(xún)結(jié)果更為精準(zhǔn)。

        (三)構(gòu)建完善的檔案管理制度。新時(shí)期,為全面促進(jìn)高校檔案管理工作的有效實(shí)施,應(yīng)構(gòu)建相配套的檔案管理制度,以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理行為的科學(xué)性規(guī)范,嚴(yán)格規(guī)范與劃分檔案管理的權(quán)責(zé)問(wèn)題,達(dá)到檔案管理工作實(shí)施的統(tǒng)一化與規(guī)范性。在檔案管理制度中,應(yīng)具備足夠的服務(wù)意識(shí),將服務(wù)滲透到檔案管理制度,設(shè)置科學(xué)的檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),以保障檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性,這可為后續(xù)檔案資源的管理與利用提供基礎(chǔ)條件。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,為從本質(zhì)上提高高校的檔案管理水平,應(yīng)具備足夠的服務(wù)意識(shí),強(qiáng)調(diào)檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性,這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作實(shí)效性的有效方法。服務(wù)意識(shí)條件下,必須要構(gòu)建專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì),增強(qiáng)一定的服務(wù)意識(shí),創(chuàng)新與優(yōu)化整個(gè)檔案服務(wù)形式,構(gòu)建完善的檔案管理制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),以求為檔案服務(wù)提供條件,可實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)施的現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化與規(guī)范化,這對(duì)于高校發(fā)展與建設(shè)具有重要意義。

        [1]許紅婷.對(duì)于服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的探討[J].吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2016(06):86-88.

        [2]叢日麗,劉云超.對(duì)于服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2015(03):142-144.

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