文/湖南省核工業(yè)地質(zhì)局地質(zhì)礦產(chǎn)分析測試研究中心（湖南省核工業(yè)技校） 孫春麗

檔案管理中存在的問題及對策分析

文/湖南省核工業(yè)地質(zhì)局地質(zhì)礦產(chǎn)分析測試研究中心（湖南省核工業(yè)技校） 孫春麗

檔案的管理工作對企事業(yè)單位來說有重要的作用，通過對檔案的管理，可以清晰準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄信息，以便對信息進(jìn)行保存和再次使用。信息化時(shí)代對信息的需求量更大，檔案的管理工作迫在眉睫。因此，企事業(yè)單位要重視對檔案的管理，科學(xué)高效地解決檔案管理問題。

檔案管理；問題；措施

檔案是記錄憑證，檔案管理的情況可以直接反映出單位的實(shí)際情況。檔案管理工作的開展，有利于完整的保存各種重要信息，并能及時(shí)地呈現(xiàn)出來，可以說是企事業(yè)單位發(fā)展的窗口，促進(jìn)企事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

一、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作往往被忽視。由于檔案管理工作一直都不是企事業(yè)單位發(fā)展中的重點(diǎn)內(nèi)容，甚至一度被認(rèn)為是可有可無的工作，這就造成企事業(yè)單位在認(rèn)識層面上沒有足夠的重視。這樣一來，檔案管理工作被看作沒用的工作，逐漸打消了工作人員的積極性。在對檔案管理中還存在這一種誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是把一些資料進(jìn)行裝訂規(guī)整，對現(xiàn)實(shí)的工作沒有太大的作用，認(rèn)為檔案規(guī)整后也不會再有人看。這種情況將對檔案管理產(chǎn)生非常大的不利影響。由于認(rèn)識程度的不夠，實(shí)際操作中也不會重視，最終就算有崗位的人員想要做好，也無法完全標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。

（二）檔案管理硬件設(shè)備過于落后。我們在上面提到，企事業(yè)單位普遍對檔案管理沒有足夠的重視，影響檔案管理工作的開展。比如說有的企事業(yè)單位的檔案管理中，檔案隨意存放，就算出現(xiàn)檔案的遺失也不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)。還有的由于沒有專門的檔案管理配套設(shè)施，檔案規(guī)整存放的過程中發(fā)生霉變和蟲蛀的情況也不重視。這些情況都極大地影響了對檔案的管理工作，造成檔案難以進(jìn)行再次使用。造成這種現(xiàn)象主要是沒有相關(guān)的制度進(jìn)行約束，不能形成制度化的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。也沒有相應(yīng)配套的檢查工作，檔案管理逐漸隨意化。由于檔案室的分配不合理，對檔案的管理過于隨意，查找起來不方便。這些因素使得檔案管理工作流于形式，不能切實(shí)地展開工作。

（三）檔案管理人員缺乏專業(yè)性。通常情況下，檔案都是設(shè)計(jì)面比較寬泛，包含內(nèi)容多樣化，在進(jìn)行檔案管理過程中有專業(yè)性、技術(shù)性方面的要求。這就造成檔案管理工作對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能有一定的要求。但是企事業(yè)單位的大部分人員都沒有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技能，檔案管理崗位的人員流動(dòng)性強(qiáng)，不能持續(xù)地進(jìn)行檔案管理工作。有些檔案管理人員還存在著僥幸心理，認(rèn)為不認(rèn)真進(jìn)行檔案管理工作也不會對個(gè)人利益造成什么影響，在進(jìn)行檔案管理中受隨意性的支配，使檔案管理不具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這對于檔案管理工作的正常展開極為不利。

二、檔案管理工作中問題的對策

（一）提高對檔案管理工作的認(rèn)識水平。要想做好檔案的管理工作，首先要做的就是思想上的認(rèn)可并付諸實(shí)際行動(dòng)。企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，以及檔案管理中出現(xiàn)的問題，并及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整，確保檔案管理工作的順利開展；檔案管理的工作人員要有職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，學(xué)習(xí)新的管理理念，并應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。這樣既提高了自身的綜合能力，又能做好檔案管理工作，面對高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，可以提出自己的一些認(rèn)識，并向相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，盡可能地引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，并獲得支持。

（二）配備相應(yīng)的設(shè)施，提供良好的管理環(huán)境?，F(xiàn)今社會信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷地應(yīng)用到辦公中。我們都知道，企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)和材料也在逐步地增多，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，所以必須要依托現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理，才能進(jìn)一步提高檔案管理的效率。企事業(yè)單位可以通過制定相關(guān)的管理制度，保證檔案管理工作在制度化的基礎(chǔ)下進(jìn)行。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)對于檔案管理工作的展開情況也有重要的影響。因此，相關(guān)的管理人員要有學(xué)習(xí)意識和探索意識，首先認(rèn)識到自己專業(yè)方面的不足之處，并能通過自我的學(xué)習(xí)不斷的改進(jìn)。檔案管理工作以期達(dá)到社會發(fā)展對企事業(yè)單位的需要。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)習(xí)的途徑也逐漸增多，只要自己能有一顆上進(jìn)心，并尋求現(xiàn)代科技的幫助，一定會取得成效。職業(yè)道德修養(yǎng)是一個(gè)人在工作中首先應(yīng)該具備的品質(zhì)，對于個(gè)人的良好發(fā)展有重要的引導(dǎo)作用。企事業(yè)單位也可以根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，選擇相對優(yōu)秀的人員予以重用，提高員工的積極性和主動(dòng)性。最后是人員之間的互相交流上，包括對檔案管理工作以及學(xué)術(shù)上的問題的交流和探究，通過交流，完善自我，促進(jìn)發(fā)展。

三、結(jié)語

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，信息的重要性在逐漸提升。檔案的管理加入信息化管理方式，可以更加準(zhǔn)確的對企事業(yè)單位的相關(guān)信息進(jìn)行管理，以便更好地應(yīng)用在實(shí)際的工作當(dāng)中。企事業(yè)單位的檔案管理有利于自身的不斷發(fā)展，保證檔案管理工作的順利開展，對企事業(yè)單位的發(fā)展帶來積極的影響。

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