文/蘇州熱工研究院有限公司 范麗莉

探析信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革

文/蘇州熱工研究院有限公司 范麗莉

大學(xué)畢業(yè)生增多，企業(yè)形式不斷增加，這使得檔案管理和分類變得困難。目前，企業(yè)和檔案管理處已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理基本被取代，提高了檔案管理的效率。當(dāng)然，這一過程中還存在明顯的問題，要求管理者不斷的推進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理改革，正確地應(yīng)用信息化手段，完善檔案管理。

信息化；傳統(tǒng)檔案管理；計(jì)算機(jī)；改革

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)明顯演變成信息化社會(huì)，在各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電子信息管理均發(fā)揮了積極的作用。檔案管理是人力資源管理中最重要也是最繁雜的環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，分類、查找和保存都存在一定的困難，隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化。只有不斷進(jìn)行改革，緊跟技術(shù)的步伐，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理性和高效性，使企業(yè)資源得到合理利用。

一、傳統(tǒng)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變的必要性

從手工時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯r(shí)代經(jīng)歷了很長(zhǎng)的過程，目前我國(guó)信息化水平已經(jīng)達(dá)到空前新高，以紙質(zhì)為主的檔案是我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)檔案的管理方式，很多人習(xí)慣傳統(tǒng)的管理方法后不愿意改變，但是事實(shí)上信息化管理和傳統(tǒng)的管理在效率上、正確率上均存在較大的差別，信息化檔案在鑒定、分類、管理等所有環(huán)節(jié)上均具有較高的效率，減輕了工作量，因此我們說(shuō)，傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)向信息化檔案是一種必然。尤其是現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)形式、人才的多樣性表現(xiàn)明顯，檔案管理的任務(wù)量極大提高，其傳遞、存儲(chǔ)和使用都需要更強(qiáng)大的技術(shù)支撐。我國(guó)已經(jīng)進(jìn)行了全面的檔案管理改革，將信息化作為檔案管理的一個(gè)重要手段，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理也存在一種必然性。

二、基于信息化背景的傳統(tǒng)檔案管理改革過程

現(xiàn)代社會(huì)，信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要模式之一，信息化可以更有效地發(fā)揮資源的作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，其具體的改革和轉(zhuǎn)變過程如下：

（一）提高有關(guān)部門對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。檔案信息系統(tǒng)的建立可以提高檔案管理效率，防止檔案受損或者丟失。因此相關(guān)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念，全面推進(jìn)檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化，建立信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)，充分考慮檔案數(shù)量、形態(tài)的改變，建立完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，解決以往電子檔案管理系統(tǒng)落后的問題。對(duì)于管理人員，更應(yīng)改變觀念，有計(jì)劃、有安排地實(shí)現(xiàn)并執(zhí)行檔案管理。

（二）檔案信息的數(shù)字化。信息化是檔案管理的基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，紙質(zhì)檔案容易丟失，信息化時(shí)代要改變以往紙質(zhì)的信息，主要過程是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案掃描成為信息化數(shù)字，使檔案進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理考試，保證信息的日常管理效率。另外，將檔案接收、發(fā)送均轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式。設(shè)計(jì)一套可行的信息化管理系統(tǒng)，完成資源共享和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換等過程。

（三）提高管理人員的素質(zhì)。檔案管理的信息化最終是依靠人員的管理水平，目前我國(guó)信息化管理水平較高，但是毫無(wú)疑問，需要進(jìn)一步的提高，從管理技術(shù)、管理水平上進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握最基本的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，并且要使其更加了解檔案的發(fā)展，以推進(jìn)檔案管理工作，并且要提高其對(duì)檔案管理的重視程度，認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任與價(jià)值，保證工作效率。

（四）完善電子檔案管理機(jī)制。企業(yè)和其他管理人員都應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，了解檔案的管理方式，建立完善的管理制度，明確組織和個(gè)人的責(zé)任。逐步推進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，提高其管理效率。時(shí)刻以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理為目標(biāo)，降低企業(yè)檔案管理中的人力資源管理壓力，并且降低人力資源和財(cái)力成本，實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享模式，實(shí)現(xiàn)信息化管理過程。為此，企業(yè)還應(yīng)制定信息化建設(shè)檔案，制定有效的信息化檔案，并且要將檔案信息化管理細(xì)節(jié)化，要求相關(guān)部門之間相互配合完成檔案管理工作。

（五）信息化檔案與傳統(tǒng)檔案管理并存。傳統(tǒng)檔案雖然落后于電子檔案管理，但是目前狀態(tài)下信息化檔案并不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，只有兩者之間相互配合才能提高管理效率，電子檔案存在一定的漏洞，丟失成為一大問題。因此對(duì)于一些重要文件和常查閱的文件，還需要準(zhǔn)備傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，比如大學(xué)畢業(yè)生的檔案。整體上，針對(duì)電子檔案的缺點(diǎn)，進(jìn)行修改和防護(hù)，利用傳統(tǒng)檔案的安全性保證檔案的保存，并且要加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案的管理。首先，將傳統(tǒng)檔案作為信息化管理的基礎(chǔ)，大力推行電子檔案，更新電子檔案管理方法，信息化的輸入依然離不開傳統(tǒng)檔案，因此必須保留傳統(tǒng)檔案，并且要加強(qiáng)對(duì)資源的管理。

三、總結(jié)

在信息化的檔案管理過程中，管理人員的素質(zhì)和技術(shù)是主要提高對(duì)象，要求相關(guān)部門積極進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，保證檔案工作的順利進(jìn)行，將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用于檔案管理中。不僅可以提高管理效率，節(jié)省管理人員的時(shí)間和精力，還可以降低管理成本，改變傳統(tǒng)檔案管理和存儲(chǔ)不方便的問題，因此檔案管理的信息化成為一種必然。

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