文/浙江舟山醫(yī)院 徐淑異

完善醫(yī)院電子檔案登記備份工作 推進智慧檔案建設(shè)

文/浙江舟山醫(yī)院 徐淑異

本文通過對醫(yī)院檔案登記備份范圍、程序及存在問題的分析，提出推進智慧檔案建設(shè)的對策，使醫(yī)院電子檔案更好地服務(wù)大眾、服務(wù)民生。

電子檔案；登記備份；智慧檔案

推進智慧檔案建設(shè)是浙江省2017年強化檔案公共服務(wù)能力建設(shè)的重要內(nèi)容，完善檔案登記備份工作是增強老百姓利用檔案的有力舉措。因此，我們要在如何規(guī)范電子檔案登記備份上下功夫，在檔案數(shù)據(jù)開放共享示范工程基礎(chǔ)平臺建設(shè)、向社會開放以及方便快捷查閱利用檔案數(shù)據(jù)等方面加以思考。

一、登記備份范圍

包括電子公文、數(shù)字化成果、醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及其他電子文件等。

1.電子公文：綜合職能活動通過計算機等電子設(shè)備形成的電子文件（包括公文、圖表及相關(guān)元數(shù)據(jù)和機讀目錄）。

2.數(shù)字化成果：永久、長期保存的檔案數(shù)字化掃描形成的機讀目錄和數(shù)字化成果；對信息系統(tǒng)備份的數(shù)字檔案，保障信息系統(tǒng)安全運行。

3.醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，由HIS，LIS，PACS、CR、DR和醫(yī)生工作站4大系統(tǒng)形成的電子病歷、健康檔案、出生證明、各類影像圖片等。HIS（信息系統(tǒng)），包含患者就診信息、醫(yī)囑處方、醫(yī)療費用、查詢資料、系統(tǒng)運行等醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包含財物、報表等信息。LIS（檢驗系統(tǒng)），包含門急診、住院患者的檢驗及手工信息。實現(xiàn)從申請—標(biāo)本收集—送檢—核收—檢測—審核—確認—結(jié)果反饋全過程監(jiān)控，并自動記錄操作者及操作時間。PACS、CR、DR（醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)），圖像存儲與傳輸系統(tǒng)是醫(yī)療儀器如CT、MR、X線、B超、電子內(nèi)鏡、病理切片等產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)圖像信息。醫(yī)生工作站是病歷書寫—瀏覽—打印—醫(yī)囑—質(zhì)控—查詢統(tǒng)計于一體的綜合工作平臺，大大減輕醫(yī)生工作量，便于查詢利用。

4.其他電子文件是除以上三項外，列入登記備份范圍的CAD、音視頻、數(shù)碼照片等電子文件。醫(yī)院信息系統(tǒng)建立在Windows2000操作平臺上，現(xiàn)有多臺運行服務(wù)器，系統(tǒng)在運行服務(wù)器時作本地數(shù)據(jù)存儲，并在指定時間通過批處理命令將數(shù)據(jù)備份。

二、操作程序與時間要求

（一）操作程序。1.前期準(zhǔn)備包括環(huán)境配置、數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)整理等。環(huán)境配置：配備專用備份服務(wù)器和TB級磁帶機，采用高性能四核處理器，2G以上內(nèi)存，TB級磁帶機，雙千兆網(wǎng)卡，高速光盤刻錄機，安裝Windows2003Server操作系統(tǒng)、Nero等數(shù)據(jù)刻錄軟件及浙江檔案登記打包系統(tǒng)軟件。數(shù)字化處理：實行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案掃描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多頁或單頁TIFF格式保存（同一批次備份只能選LZW壓縮或不壓縮）。存儲載體、目錄、全文及掛接關(guān)系都符合本區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)。對不屬于進館范圍的紙質(zhì)檔案，報批后按以上要求保存，正本與定稿一并掃描。數(shù)據(jù)整理：醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)?？捎胑xp、dump數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出命令導(dǎo)出成dmp文件，拷貝或傳輸?shù)絺浞莘?wù)器。文件服務(wù)器數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)、醫(yī)療數(shù)據(jù)，如PDF文件拷貝到備份服務(wù)器或磁帶上。2.數(shù)據(jù)備份采用“浙江檔案登記打包系統(tǒng)”工具存儲在備份服務(wù)器上。一是建立移交批次號（J157-2015-001全宗號-年度號-批次號），填寫備份表；創(chuàng)建備份載體包，填寫備份載體目錄表。第一批次備份是數(shù)字化成果和醫(yī)療數(shù)據(jù)，分別建立備份載體包。其中數(shù)字化成果按文件形成時間劃分，可單獨建立4GB大小備份載體包（DVD光盤）。醫(yī)療數(shù)據(jù)可建立備份載體包（CD或DVD光盤）。建立備份載體包并填寫目錄表后，應(yīng)用ZIP格式壓縮軟件對該備份載體包內(nèi)容整體打包，并將實體數(shù)據(jù)包輸出到指定目錄下，工具會自動生成數(shù)字摘要形成該備份載體包唯一認證信息。在包內(nèi)容沒有被修改的情況下不會隨包的傳輸、復(fù)制而變化，通過對備份工作各環(huán)節(jié)核實，確保備份數(shù)據(jù)原始性。備份數(shù)據(jù)加密由醫(yī)院決定。備份中心僅負責(zé)備份數(shù)據(jù)保存，無法讀取信息。所有備份載體包信息登記及打包輸出后，采用“上報登記”工具報到指定目錄，再用“打印”工具打印備份表。二是用刻錄軟件將備份上報數(shù)據(jù)及實體數(shù)據(jù)包刻錄到光盤。按備份載體包序號，將實體數(shù)據(jù)包刻錄到光盤上并編號。3.報送移交。首次備份申報需填寫檔案登記表，說明醫(yī)院檔案及電子檔案管理情況，報市備份中心審核并交光盤。4.受理審核。市備份中心按醫(yī)院報送材料和備份數(shù)據(jù)，對材料和技術(shù)檢測實行審核。材料審核包括范圍及材料符合要求、完整有效。技術(shù)檢測包括備份載體符合要求、質(zhì)量完好、介質(zhì)沒有攜帶病毒，備份載體（包）摘要與登記信息一致等。5.反饋。市備份中心按審核結(jié)果，填寫“備份數(shù)據(jù)移交接收檢驗表”后反饋。不符要求的重新移交報送。

（二）時間。按醫(yī)院數(shù)據(jù)安全確定，醫(yī)療數(shù)據(jù)半年備份一次，數(shù)字化成果年底備份。

三、存在問題

（一）對登記備份功能認識不到位。電子檔案存在動態(tài)性和依賴性強，易修改、易丟失、易損毀以及難以永久完整保存等共性特點。因此電子檔案不被社會承認，也不能作為法律依據(jù)，其安全保障跟不上要求，存在安全隱患。電子檔案丟失、損毀甚至被篡改偽造現(xiàn)象時有發(fā)生，其法律憑證存在疑惑。自然災(zāi)害、病毒、黑客及他人為因素造成的損壞，影響醫(yī)療業(yè)務(wù)開展。在信息化環(huán)境下電子檔案真實性、完整性和永久性保存面臨挑戰(zhàn)，如電子病歷檔案、健康檔案、出生證明，各類放射、B超、腔鏡、病理影像圖片報告等。以紙張為載體形成的病歷檔案被人們認可，但隨著時間推移，紙質(zhì)檔案的存儲空間、傳輸、攜帶、利用等存在困惑，雖然建立了電子病歷，但每年電子病歷檔案打印成紙質(zhì)檔案保存，存儲量不斷增加，給保存、查尋工作及存儲空間帶來了困惑。

（二）業(yè)務(wù)流程、技術(shù)路線不規(guī)范。檔案登記備份是全新的概念，接受需要過程，各單位即使開展此項工作，但未作為一個概念提出來，也沒有統(tǒng)一的模式和規(guī)范。因此存在“四個不規(guī)范”現(xiàn)象，即登記備份范圍、內(nèi)容、方法不規(guī)范；臺賬資料不規(guī)范；備份實施過程不規(guī)范，無備份計劃，隨意性大；技術(shù)路線不到位，未經(jīng)專家論證和實踐評估等情況。

（三）備份數(shù)據(jù)質(zhì)量及管理不到位。體現(xiàn)在“四個不到位”，即備份前處理工作不到位；備份數(shù)據(jù)質(zhì)量把關(guān)不到位，未預(yù)檢、質(zhì)檢并形成報告；備份數(shù)據(jù)管理工作不規(guī)范，未開展雙套保存、恢復(fù)測試；數(shù)字化加工管理不到位。綜合檔案室自身的條件保障不到位。

（四）缺乏統(tǒng)籌考慮觀念和超前意識。在信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、頂層設(shè)計上，缺乏統(tǒng)籌考慮觀念和超前意識；檔案庫房、機房、信息化建設(shè)的設(shè)施設(shè)備等有待進一步完善。

四、對策

（一）正確把握檔案登記備份的功能定位。把登記備份與數(shù)據(jù)災(zāi)備工作結(jié)合起來，注重發(fā)揮綜合檔案室登記管理職能，確保其功能及正確方向。把傳統(tǒng)檔案與電子文件安全監(jiān)管結(jié)合起來，注重安全監(jiān)管，強化電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的災(zāi)備工作，尤其加強醫(yī)院重大活動檔案、病歷檔案、出生證明、健康檔案及各類檢查報告等檔案的管理。把登記備份基礎(chǔ)性建設(shè)與發(fā)揮服務(wù)功能結(jié)合起來，注重發(fā)揮服務(wù)社會和服務(wù)民生作用，加強災(zāi)備能力和服務(wù)功能建設(shè)。實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的平穩(wěn)過渡，加強紙質(zhì)病歷檔案管理，尤其做好防蟲、防霉、防火、防盜、防災(zāi)等五防工作。電子病歷檔案實施信息化管理，不再打印成紙質(zhì)檔案，減少存儲空間，便于存儲、查詢、傳輸、利用。

（二）不斷完善登記備份的業(yè)務(wù)技術(shù)路線。在登記管理環(huán)節(jié)中，加強對綜合檔案及病歷檔案災(zāi)備工作的規(guī)劃和指導(dǎo)，制定重要檔案災(zāi)備計劃，建立科學(xué)的分級災(zāi)備體系。在登記備份實施環(huán)節(jié)中，加強登記備份工作的前期把關(guān)和可行性論證；確定合理可行的備份策略；注重在實踐中完善備份技術(shù)路線；借助數(shù)字檔案室創(chuàng)建，夯實醫(yī)院登記備份技術(shù)路線基礎(chǔ)。

（三）強化公共服務(wù)能力，推進智慧檔案建設(shè)。加快檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，以實施大數(shù)據(jù)示范工程和服務(wù)政務(wù)網(wǎng)為契機，加快推進智慧檔案建設(shè)。推進登記備份管理的安全保障能力和規(guī)范化建設(shè)。在人、財、物、場地等方面給予支持。

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